Principais perguntas sobre dar saída, dar entrada e versões

Principais perguntas sobre dar saída, dar entrada e versões

Como fazer check-out, fazer check-in ou descartar alterações nos ficheiros de uma biblioteca.

Não, verificar um ficheiro só altera o estado do ficheiro para permitir apenas que edite o ficheiro.

Se verificar um ficheiro e não o guardar de volta, as suas alterações não serão guardadas. Se quiser manter as alterações, guarde sempre o ficheiro.

A forma como guarda o ficheiro depende do editor ou da ferramenta que está a usar. Se editar um ficheiro de texto online, tem de clicar explicitamente em Guardar. No entanto, se editar numa aplicação Microsoft 365, como no Word ou Excel, pode fechar o documento e irá guardar automaticamente.

Se verificar um ficheiro, guardá-lo e, em seguida, descartar o check-out, as suas alterações não serão guardadas de volta para a biblioteca.

Por predefinição, qualquer pessoa com permissão de edição numa biblioteca de documentos pode alterar um ficheiro. No entanto, pode definir a biblioteca para exigir que alguém verifique primeiro o ficheiro antes de o alterar.

Tem de ser o proprietário da biblioteca de documentos ou administrador do site ou ter permissões comparáveis para fazer esta definição.

  1. Abra a biblioteca que deseja fazer check-out.

  2. Em SharePoint, clique em Definições Botão de definições em forma de engrenagem e, em seguida, clique em Definições de Biblioteca .

    Menu de definições com Definições de Biblioteca selecionadas

    Em SharePoint 2013 e SharePoint 2016, clique em Páginae, em seguida, clique em Definições de Biblioteca.

    Botões de definição de biblioteca sharePoint na fita
  3. Na página Definições, clique em Definições de Versão.

    Diálogo de definições de biblioteca com versão selecionada.
  4. Na página Definições de Versão, desloque-se para baixo e clique em Sim para que os documentos exijam o check-out antes de poderem ser editados.

    Definições Diálogo com Sim destacado em Requerer documentos a serem verificados para serem editados

Por predefinição, uma biblioteca de documentos permite aos membros com a permissão de edição modificar e editar ficheiros sem os verificar. Para evitar isto, ative o check-out necessário na biblioteca. Tem de ser o proprietário da biblioteca de documentos ou administrador do site ou ter permissões comparáveis para fazer esta definição.

  1. Abra a biblioteca que deseja fazer check-out.

  2. Em SharePoint, clique em Definições Botão de definições em forma de engrenagem e, em seguida, clique em Definições de Biblioteca .

    Menu de definições com Definições de Biblioteca selecionadas

    Em SharePoint 2013 e SharePoint 2016, clique em Páginae, em seguida, clique em Definições de Biblioteca.

    Botões de definição de biblioteca sharePoint na fita
  3. Na página Definições, clique em Definições de Versão.

    Diálogo de definições de biblioteca com versão selecionada.
  4. Na página Definições de Versão, desloque-se para baixo e clique em Sim para que os documentos exijam o check-out antes de poderem ser editados.

    Definições Diálogo com Sim destacado em Requerer documentos a serem verificados para serem editados

Uma forma rápida de ver quem tem uma coluna verificada é pairar sobre o ícone Check-Out icon image ver uma dica que lhe diga quem tem o ficheiro verificado.

Também pode adicionar a coluna Check out By à vista predefinida da biblioteca. Desta forma, todos podem facilmente ver quem tem um documento verificado. Para saber como adicionar uma coluna Check out By em SharePoint, consulte Criar uma coluna numa lista ou biblioteca.

Mais informações

O controlo de versões é uma forma de criar um histórico de alterações a um documento que necessita de um ciclo de publicação controlado de versões principais ou de versões principais e secundárias.

Histórico de Versões com versão secundária eliminada

Ligue a versão

Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca

Clicar em Adicionar para Arrastar Ficheiros para uma Biblioteca Usando arrastar e largar   

A forma mais comum de carregar ficheiros é arrastá-los de um computador ou de uma pasta de rede para a biblioteca de documentos. Comece por abrir a biblioteca no seu site. Em seguida, localize os documentos que pretende carregar no seu computador, selecione-os e arraste-os para o local na biblioteca que diz arrastar ficheiros para aqui.

Se não vir a opção de arrastar e largar ficheiros, instale a versão mais recente do software do seu navegador ou do Microsoft Office. Esta funcionalidade requer um mínimo de Office 2013, ou a versão mais recente do Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox ou Chrome.

Uma janela Abrir o Explorador Usando o comando Open com o Explorador   

Este comando abre o Explorador do Windows no computador, mas apresenta a estrutura de pastas no computador servidor que está subjacente ao site. Ocasionalmente, poderá ter a necessidade de copiar ou mover muitos documentos numa biblioteca para outra.

Nota: Abra com o Explorer em SharePoint 2013 e SharePoint 2016, ou Vista no Explorador de Ficheiros com SharePoint apenas funcione no Internet Explorer 10 ou 11. Não é suportado pelo Microsoft Edge, Google Chrome ou Mozilla FireFox.

Por exemplo, poderá pretender mover todos os documentos criados há mais de um ano de uma biblioteca para outra, para arquivar as informações. Em alternativa poderá querer copiar os documentos de uma biblioteca da qual é proprietário de um site para outra biblioteca num subsite, à medida que muda de grupos de trabalho.

Também pode manipular os ficheiros na pasta e fazer operações como copiar, alterar o nome, eliminar e assim sucessivamente.

Arrastar ficheiros para a biblioteca Usando o novo comando do documento   

No balão Criar novo ficheiro, clique em CARREGAR FICHEIRO EXISTENTE. Na caixa de diálogo apresentada, clique em Procurar para carregar ficheiros individuais.

A vantagem desta abordagem é que funciona independentemente do browser ou da versão do browser que utiliza atualmente.

Sugestões relacionadas sobre dar saída, dar entrada e versões   

Independentemente da forma que utilizar para carregar, tenha em atenção os seguintes aspetos relativamente a dar saída, dar entrada e a versões quando estiverem ativadas:

  • Se estiver a carregar um ficheiro para uma biblioteca que requeira que seja dada saída dos ficheiros, inicialmente é dada saída do ficheiro para si. Para que as pessoas possam vê-lo e editá-lo, tem de dar entrada do mesmo.

  • Se a biblioteca estiver configurada para controlar as versões dos ficheiros, regra geral, irá adicionar o ficheiro carregado como versão nova, que, depois, se torna parte do histórico de versões do ficheiro.

  • Se for necessário adicionar valores a uma ou mais colunas da biblioteca, como o nome do departamento ou o número do projeto, tem de editar os valores e dar entrada do documento antes da conclusão da operação de carregamento.

Mais informações

Pode obter um novo documento para ser adicionado, uma vez que uma nova versão é para verificar a saída e substituir todos os conteúdos pela nova versão. Uma vez modificada a versão check-out, volte a fazê-la. O SharePoint fará uma nova cópia, mantendo versões anteriores (desde que a tenha configuradas para isso). Para mais informações sobre o controlo de versões, consulte Como funciona o controlo de versões numa lista ou biblioteca?.

Não, infelizmente do ambiente SharePoint não há uma maneira de definir um lembrete ou obter a data em que um documento foi verificado. Existem Interfaces de Programação de Aplicações (APIs) que o permitirão, mas exigem que seja escrito um programa personalizado. Fale com o seu administrador ou designer de site.

Como um trabalho visual ao redor, observe o ícone verificado icon image , ou adicione uma coluna Check out By à biblioteca. Para aprender a adicionar uma coluna Check out By em SharePoint ver Criar uma coluna numa lista ou biblioteca.

Se carregar ficheiros para uma biblioteca com requisito de registo de saída dos ficheiros, o ficheiro ficará inicialmente com saída dada para si. Pode ver os ficheiros, mas as outras pessoas não poderão fazê-lo e é fácil contornar este problema. Antes de as outras pessoas poderem visualizar ou editar os ficheiros, certifique-se de que preenche todas as propriedades necessárias e, em seguida, dê entrada aos ficheiros.

Mais informações

Se uma pessoa lhe enviar uma ligação para um ficheiro do SharePoint e o utilizador clicar na mesma, certifique-se de que lê sempre a barra de título e vê a mensagem só de leitura antes de começar a editar. Se for esse o caso e a biblioteca tiver a saída dada ativada, tem de dar saída do ficheiro. Pode sempre navegar para a biblioteca ao analisar o URL para a localizar.

No entanto, se o ficheiro for um documento do Office, como o Word, o Excel ou o PowerPoint, esta tarefa é muito mais fácil. Em primeiro lugar, coloque o documento no Modo de edição, clique no separador Ficheiro e localize o botão Gerir Versões, que pode utilizar para dar saída do ficheiro.

Contudo, é preciso ter em conta que existe a possibilidade de outra pessoa já ter dado saída do ficheiro, pelo que, nesse caso, o comando Dar Saída não estará disponível.

Quantas vezes já viu isto?

Caixa de mensagem que oferece a oportunidade de manter o ficheiro com saída dada numa pasta de rascunhos local

A funcionalidade de pasta de rascunhos local já é disponibilizada há muitas versões. Se selecionar Utilizar a pasta de rascunhos local, pode colocar o ficheiro offline e fazer com que seja mais fácil localizá-lo no computador, caso precise de o abrir mais tarde e não estiver ligado a uma rede. Por predefinição, a pasta é denominada Rascunhos do SharePoint e encontra-se na pasta Documentos ou Os Meus Documentos. A propósito, não verá esta caixa de diálogo se selecionar dois ou mais ficheiros para dar saída.

Mas os tempos mudaram. Se pretender trabalhar com ficheiros offline, a melhor alternativa nos dias que correm é utilizar o OneDrive para Empresas, que permite disponibilizar rapidamente as bibliotecas de documentos offline e sincronizar de forma automática as alterações. O OneDrive para Empresas vem com o Office 2013 e também existe uma versão autónoma.

Mais informações

Por vezes, uma biblioteca organizada em pastas possui uma vista predefinida que apresenta todas as pastas. Se pretende dar entrada a muitos ficheiros em muitas pastas, crie uma nova vista que “nivele” a biblioteca para que possa ver todos os ficheiros numa vista sem pastas. Para o fazer, selecione Mostrar todos os itens sem pastas em Pastas na página Editar Vista. Enquanto o faz, pode aumentar o limite de ficheiros para que possa ver todos os ficheiros de uma vez ao aumentar também o Número de itens a apresentar em Limite de itens. Assim, torna mais fácil selecionar todos os ficheiros aos quais necessita de dar entrada numa operação.

Mais informações

Se sincronizou uma biblioteca com OneDrive para Empresas, ainda pode verificar ficheiros no navegador. Pode ver o ícone check-out icon image no navegador para indicar que o ficheiro é verificado. No entanto, não existe nenhum ícone check-out no ficheiro na pasta local do seu dispositivo porque a pasta local não tem conhecimento do check-out/check-out no estado do ficheiro no SharePoint.

No entanto, pode efetuar o seguinte procedimento na sua pasta local:

  1. Clique com o botão direito do rato no nome do ficheiro.

  2. Selecione Ver Online ou selecione OneDrive para Empresase, em seguida, clique em Ir ao navegador.

Agora, pode ver rapidamente a biblioteca do SharePoint e o estado de saída dada/entrada dada de todos os ficheiros da biblioteca.

Não é preciso esperar que essa pessoa regresse ao trabalho.

Os administradores de sites ou de bibliotecas podem utilizar a permissão Anular Saída Dada, o que permite que outros utilizadores deem entrada de documentos ou que rejeitem a saída dada. Todavia, tenha atenção às consequências desta operação. O seu colega que foi de férias poderá pretender adicionar novamente a cópia local das alterações dele ao documento na biblioteca e é necessário reconciliar as duas versões, seja manualmente ou com as ferramentas de comparação, como, por exemplo, as que estão disponíveis no Word e no Excel.

Mais informações

Resumidamente, dar entrada e saída de ficheiros é uma forma de bloquear os ficheiros para edição exclusiva e, depois, remover o bloqueio para outras pessoas. Analise o seu estilo de colaboração quando criar bibliotecas, organizar os seus ficheiros e decidir qual é a melhor forma de colaborar. Existem várias formas de colaborar com outras pessoas nos documentos. A tabela que se segue pode ajudá-lo a escolher a melhor opção para si.

Estilo de colaboração

Utilizações comuns

Prática recomendada

Informal

Documentos de equipa quotidianos, edição ligeira ou pouco frequente e conflitos de edição ocasionais

Desativar o requisito de dar saída (é a definição de bibliotecas predefinida), mas continua a poder dar saída de ficheiros individuais, conforme necessário.

Cocriação

Colaboração em documentos simples e em tempo real com produtos do Office em computadores cliente e através do Office na Web

Desativar o requisito de dar saída e evitar dar saída de ficheiros porque não são compatíveis com a cocriação

Formal

Aprovação sequencial de comentários e revisões e de documentos

Ativar o requisito de dar saída

Seguem-se algumas sugestões e conselhos adicionais se ativar a opção dar saída numa biblioteca:

  • Evite manter os ficheiros com saída dada durante muito tempo. 

  • Adicione a coluna Saída Dada Por à vista predefinida da biblioteca. Desta forma, as outras pessoas podem ver facilmente quem deu a saída dos documentos. Se esta coluna não estiver numa vista, ainda pode pairar sobre o ícone Check-Out icon image ver uma dica que lhe diga quem tem o ficheiro verificado.

  • Pergunte antes de sobressarar o check-out de outra pessoa.

  • Evite editar ficheiros que já estão verificados.

  • Lembre-se que as alterações não são visíveis para os outros até ao check-in.

Mais informações

Se os problemas persistirem ou se se deparar com comportamentos inesperados, talvez esteja na altura de enviar um pedido de assistência técnica.

Suporte de contato para produtos empresariais - Ajuda de Administração.

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

Aumente os seus conhecimentos do Office
Explore as formações
Seja o primeiro a obter novas funcionalidades
Adira ao Office Insider

As informações foram úteis?

Obrigado pelos seus comentários!

Obrigado pelo seu feedback! Parece que poderá ser benéfico reencaminhá-lo para um dos nossos agentes de suporte do Office.

×