No local de trabalho híbrido, pode ser necessário avaliar o ritmo de negócio da sua equipa e das organizações, como em como e quando trabalha em conjunto estrategicamente para garantir a produtividade geral da equipa. Isto pode significar decidir quais os dias mais adequados para reuniões presenciais e que tipo de trabalho pode ser feito remotamente. Além disso, é importante pensar sobre como a sua organização deve planear trabalhar em torno dos objetivos e objetivos mensais, trimestrais ou semianuais.
Para configurar a sua equipa para o sucesso, considere dar um passo atrás para ver o panorama geral e responder às seguintes perguntas:
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Como podemos estruturar agendas de reuniões em torno de objetivos e/ou pontos de verificação específicos?
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Quando serão necessárias reuniões (presencialmente ou remotas)? E quando são opcionais?
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Como saberemos quando tivermos agendado demasiadas reuniões?
Em seguida, reveja exemplos que formam cenários de equipa fictícios para se inspirar na utilização de ferramentas do Microsoft 365 para planear e estruturar a agenda de reuniões da sua equipa e os canais oficiais de colaboração.
Como uma equipa de marketing é configurada para o sucesso
Neste exemplo fictício, uma equipa de marketing concebe a agenda de reuniões da equipa em torno dos lançamentos de produtos planeados ao longo do ano. A equipa decide que tipo de ferramentas e canais de colaboração se alinharão melhor com os objetivos organizacionais.
Em primeiro lugar, a equipa documenta as necessidades e os objetivos conhecidos
Fatores que afetam a forma como a equipa agenda reuniões de equipa:
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Os produtos são lançados trimestralmente
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Os lançamentos de produtos são mundiais e as agendas internacionais são consideradas
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Os objetivos da equipa de marketing são reportados duas vezes por ano
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A equipa prefere trabalhar 2 dias por semana para formar o escritório e 3 dias a partir de uma localização remota
Fatores que afetam as ferramentas e os canais de comunicação que são utilizados:
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A equipa trabalha com vários parceiros externos de diferentes organizações
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Os recursos de marketing serão acedidos a partir de aplicações móveis e de ambiente de trabalho
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A equipa é responsável por comunicar o estado do projeto e as notícias de marketing
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A equipa precisa de ajuda para armazenar e partilhar ficheiros em segurança na organização
Em seguida, a equipa configura os sites do SharePoint e os canais do Microsoft Teams
A equipa dá prioridade a três cenários de colaboração e cria uma combinação de equipas e sites de colaboração do SharePoint que não suportam várias funções de marketing descritas acima.
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Colaboração em equipa |
Colaboração organizacional |
Colaboração externa |
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Em seguida, a equipa planeia e agenda reuniões
A equipa decidiu que as reuniões de equipa são mais valiosas pessoalmente e devem ocorrer de duas em duas semanas. Outras reuniões de equipa são específicas dos produtos e só ocorrem antes do lançamento do produto.
Exemplo de um agendamento trimestral de reuniões de equipa:
Mês 1
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Segunda-feira |
Terça-feira |
Quarta-feira |
Quinta-feira |
Sexta-feira |
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Reunião de equipa |
Product A meeting (Product A meeting) |
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Product A meeting (Product A meeting) |
Product A meeting (Product A meeting) |
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Reunião de equipa |
Product A meeting (Product A meeting) |
Lançamento do Produto A |
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Mês 2
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Segunda-feira |
Terça-feira |
Quarta-feira |
Quinta-feira |
Sexta-feira |
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Reunião do Produto B |
Reunião do Produto B |
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Reunião de equipa |
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Reunião do Produto B |
Reunião do Produto B |
Lançamento do Produto B |
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Reunião de equipa |
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Mês 3
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Segunda-feira |
Terça-feira |
Quarta-feira |
Quinta-feira |
Sexta-feira |
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Reunião de equipa |
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Reunião do produto C |
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Reunião de equipa |
Reunião do produto C |
Reunião do produto C |
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Reunião do produto C |
Lançamento do Produto C |
