Publique listas de tarefas para criar e acompanhar o trabalho na sua organização

Publique listas de tarefas para criar e acompanhar o trabalho na sua organização

Como utilizador de Equipas que foi habilitado para publicação de tarefas pela sua organização,pode criar uma lista de tarefas para enviar para qualquer número de equipas no seu org. Cada equipa obtém a sua própria cópia da lista para atribuir e completar tarefas e rastrear o progresso da equipa. Se é um gestor de equipa, descubra como atribuir e rastrear tarefas em Equipas.

Cria e publica listas de tarefas a partir de um local: O separador listas publicadas na aplicação Tarefas. 

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Nota: O separador Todas as suas listas mostra as suas tarefas individuais para si e para as tarefas em que está a trabalhar diretamente com os colegas de equipa (nas suas Equipas/Canais). O separador de listas publicadas permite-lhe publicar amplamente para equipas das quais não é membro. Como resultado, os planos em Todas as suas listas não podem ser publicados.  

A publicação da lista de tarefas é a forma como os gestores de operações e outros planeadores de organização distribuem tarefas às equipas que realizam o trabalho. Cada equipa recebe uma cópia da lista, para que os gestores locais possam atribuir tarefas aos seus trabalhadores. Os gestores que fazem parte de equipas na hierarquia entre o gestor local e o editor da lista de tarefas podem acompanhar a atribuição e a conclusão de tarefas, mas não podem alterar nada. 

Por exemplo, digamos que Anna é gestora de operações na sede da Contoso Markets, uma cadeia de 250 lojas, organizada em Equipas por região. Cada região tem pelo menos uma loja, e os trabalhadores de cada loja recebem instruções de trabalho através de tarefas na app Teams. A Anna está a planear uma venda de verão, e preparou uma lista de tarefas que publicará para toda a cadeia. 

  • Anna vai à aplicação Tasks em Equipas e cria uma lista de tarefas para configurar a venda, e dá-lhe o nome de Summer Sale. Ela anexa alguns arranjos de produtos visuais para orientar o Então publica a sua lista de tarefas em todas as 250 lojas.

  • A Srina gere a região Oeste, cujas lojas têm uma categoria extra de produtos: os produtos desportivos. Ela decide duplicar a lista de tarefas da Summer Sale, adicionar tarefas para bens desportivos, e publicá-las nas lojas da sua região como Summer Sale Western.

  • Frank gere a Loja 004, a maior loja da região Oeste. Abre equipas no seu PC um dia antes do início da preparação das vendas. Vê as duas novas listas publicadas e tem um olhar. Atribui tarefas aos seus trabalhadores da linha da frente e a alguns para si mesmo.  

  • Will, um escriturário na Loja 004, abre equipas no seu telemóvel para ver o que lhe espera. Ele revê os arranjos de produtos visuais que a Anna anexou à sua tarefa e começa a implementá-lo na sua loja.

Quando publica uma lista, os gestores podem editar qualquer um dos campos de tarefa, exceto o título de tarefa e as notas. Os gestores não podem apagar tarefas publicadas. 

  1. Na parte inferior esquerda do separador listas publicadas, selecione Nova lista.

  2. Diga a sua lista.

  3. Se pertencer a mais do que uma equipa em Tarefas, selecione a equipa para publicar. As equipas que receberem a publicação da lista de tarefas poderão ver de que equipa a lista de tarefas foi publicada.

  4. Selecione Criar. A nova lista aparece em Drafts,à esquerda.

  5. No título de Tarefa, dê à primeira tarefa um título e selecione Enter.

  6. Selecione o título de tarefa para abrir a tarefa e adicione ou edite qualquer um dos seguintes.   

    • O título

    • Data de início ou de vencimento

    • Prioridade (urgente, importante, média ou baixa)

    • Balde (usar para categorizar tarefas – por exemplo, baldes de Armazém ou Mesa de Vendas poderia ser usado para identificar o grupo de trabalho que irá executar a tarefa)

    • Um anexo 

    • Notas

  7. Para adicionar outra tarefa, introduza um nome de tarefa no campo de tarefas Novo. 

    Nota: Se acabou de voltar à lista de tarefas depois de fazer outra coisa, antes de introduzir um nome em Nova tarefa, poderá primeiro ter de selecionar Adicionar uma tarefa.

Sugestão: Uma vez criadas tarefas, pode editar em massa a prioridade, data de vencimento ou balde para todas as tarefas selecionadas. Para obter instruções, consulte Alterar muitas tarefas ao mesmo tempo

Pode copiar uma lista de rascunhos ou uma lista publicada. Em seguida, pode editar a cópia para prepará-la para publicação separada. 

  1. No separador listas publicadas, selecione a lista de tarefas que pretende duplicar, selecione Mais opções Botão Mais opções e selecione Duplicate. A cópia da lista de tarefas aparece nos Esboços.

     

    Nota: Quando recebe uma lista de tarefas publicada, se também pode publicar listas de tarefas, a nova lista aparece no separador listas publicadas, no painel esquerdo, em Recebido.  

    Selecionando duplicado no menu para uma lista selecionada em Recebido

  2. Uma vez duplicada a lista, pode interagir com a lista tal como outras listas de projetos.  

É melhor mudar o nome de uma lista de rascunho antes de publicá-la. Pode renomear qualquer lista de tarefas no estado de projeto.

  1. No separador listas publicadas, em Drafts,fique na lista que pretende renomear.

  2. Selecione Mais opções Botão Mais opções e, em seguida, selecione Lista de Renome.

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  3. Introduza o novo nome na caixa do título. As equipas verificam o nome para se certificarem de que não há conflitos. Se aparecer uma marca de verificação na borda da caixa do título, o nome funcionará. Selecione Guardar para aplicar a alteração de nome.

Nota: Uma lista que foi publicada mas que agora não é publicada já não é publicável. Mas podes duplicar e a cópia é publicável.

  1. No separador 'Rascunhos', selecione a lista de tarefas que pretende editar. 

  2. Para alterar uma tarefa, selecione o seu título para abrir a tarefa e, em seguida, faça uma das seguintes:

    • Para alterar qualquer um dos campos de tarefas, selecione o campo e edite conforme necessário. Também pode adicionar notas e anexos.  

    • Para eliminar a tarefa, à direita do nome da tarefa selecione Mais opções Botão Mais opções e, em seguida, selecione Eliminar.

Importante: Não pode apagar uma lista publicada a menos que não a publique primeiro. (Após a não sua assinatura, aparecerá nos esboços.)

Pode eliminar qualquer lista de tarefas em Drafts , incluindo listasque não publicou.

  1. No separador ListasPublicadas, em Rascunhos,fique na lista de tarefas que pretende eliminar.

  2. Selecione Mais opções Botão Mais opções e, em seguida, selecione Delete.

Quando a sua lista de tarefas estiver pronta para ir, publique-a às equipas cujos membros farão o trabalho. 

Aviso: Depois de publicar, não pode fazer quaisquer alterações a uma lista de tarefas - por isso certifique-se de que tem o título, tarefas e detalhes certos antes de publicar uma lista de tarefas. No entanto, pode não publicar uma lista de tarefas, copiá-la, e depois editar e publicar essa cópia - mas se alguém tiver recebido a lista e tiver feito qualquer trabalho nos itens de tarefa, esse trabalho será perdido.   

  1. Na aplicação Tarefas, selecione listas publicadas.
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  2. Na lista De Rascunhos, selecione uma lista de tarefas e, em seguida, selecione Publicar no canto superior direito.

  3. Selecione as equipas que receberão a lista de tarefas. Utilize a lista principal de Equipas e/ou quaisquer filtros disponíveis para localizar as equipas a incluir.

    Diálogo para escolher quem recebe a lista de tarefas publicada

    • Para selecionar todos os grupos numa categoria, selecione a caixa de verificação para o título de categoria. No caso seguinte, a seleção da "Região 1" seleciona todas as lojas daquela região. 

    • Para publicar apenas as lojas da Região 1 que possuem um departamento de vestuário, selecione o filtro "Vestuário" para além do título da região.
       

  4. Selecione Seguinte para rever o seu plano de publicação. Para escoar as alterações, selecione Back.  

  5. Selecione Confirmar para prosseguir e, em seguida, publicar

    Notas: 

    • Assim que o processo de publicação começar, a lista de tarefas passará de Rascunhos para Publicados para indicar que as tarefas estão a ser enviadas e a tornar-se visíveis para os destinatários. 

    • Em vários pontos do processo de publicação, as Equipas verificam as suas instruções de publicação e informam-no de quaisquer problemas que encontre.

    • A publicação de tarefas pode demorar um pouco se houver um grande número de tarefas na sua lista de tarefas ou se selecionar um grande número de equipas recetoras. Não há problema em deixar o ecrã editorial e voltar mais tarde: as tarefas continuarão a publicar em segundo plano. 

  6. Uma vez feita a publicação, no topo do separador listas publicadas, uma mensagem indica que as suas tarefas foram entregues com sucesso.

    Importante: Se aparecerem ícones de alerta, selecione Ver detalhes para ajudar a resolver o problema.

Se precisar de não publicar, o melhor é fazê-lo o mais rapidamente possível para reduzir a atribuição e a conclusão de tarefas que são eliminadas. Uma lista não publicada passa para a secção Rascunhos e pode ser duplicada, mas não pode ser republicada.  

Atenção: Não publicar uma lista de tarefas removerá todas as tarefas da lista de todas as equipas que as receberam.

  • Perderão todos os comentários e anexos que possam ter acrescentado.

  • Não verá mais relatórios sobre a atribuição e o estado de conclusão da lista.

  1. Ao lado da lista que pretende não publicar, selecione Mais opções Botão Mais opções e, em seguida, selecione Unpublish.

  2. Depois de a lista estar de volta na sua secção De Rascunhos, pode copiá-la, editar a cópia e publicar a cópia editada.

Depois de publicar uma lista de tarefas, provavelmente quererá acompanhar o progresso das equipas na atribuição e preenchimento das tarefas que lhes enviou. Pode ver detalhes das tarefas publicadas de várias maneiras. 

Nota: Os utilizadores da sua organização podem ver o reporte de qualquer equipa em que faça parte e para quaisquer equipas que reportem à sua equipa/s na hierarquia definida pela sua organização.

A visão de Tarefas mostra-lhe o progresso desacompodo por tarefa. Pode selecionar uma tarefa para ver detalhes adicionais para a atribuição e conclusão dessa tarefa entre as equipas que a receberam. 

O separador Tarefas de uma lista de tarefas publicada

  • Selecione Botão Mais opções para o direito de uma tarefa para rever os detalhes da tarefa.

A visão das Equipas permite-lhe ver o progresso equipa-a-equipa para todas as tarefas da lista. Você pode selecionar agrupamentos como regiões ou distritos para expandi-los, e você pode selecionar uma equipe individual que recebeu a lista de tarefas para ver os detalhes para essa equipe.. 

O separador Equipas de uma lista de tarefas publicada

E para ver como uma equipa está a fazer em cada tarefa, selecione o nome da equipa. 

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Para voltar a uma visão de alto nível depois de ver os detalhes, clique no nome da lista de tarefas à esquerda do nome da equipa. 

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