Resumo dados utilizando uma consulta

Resumo dados utilizando uma consulta

Este artigo explica como usar um tipo de função chamado função agregada para resumir os dados num conjunto de resultados de consulta. Este artigo também explica brevemente como utilizar outras funções agregadas, tais como COUNT e AVG para contar ou média os valores em um conjunto de resultados. Além disso, este artigo explica como usar a Linha Total, uma funcionalidade em Access que utiliza para resumir dados sem ter de alterar o design das suas consultas.

O que pretende fazer?

Compreender formas de resumir dados

Pode resumir uma coluna de números numa consulta utilizando um tipo de função chamada função agregada. As funções agregadas realizam um cálculo numa coluna de dados e devolvem um único valor. O acesso proporciona uma variedade de funções agregadas, incluindo Soma,Conde,Avg (para médias de computação), Min e Max. Soma os dados adicionando a função Sum à sua consulta, conta os dados utilizando a função Count, e assim por diante.

Além disso, Access fornece várias formas de adicionar Sum e outras funções agregadas a uma consulta. É possível:

  • Abra a sua consulta na vista da folha de dados e adicione uma linha total. A Linha Total, uma funcionalidade em Access, permite-lhe utilizar uma função agregada numa ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem ter de alterar o design da sua consulta.

  • Crie uma consulta de totais. Uma consulta de totais calcula subtotals em grupos de registos; uma linha total calcula totais grandiosos para uma ou mais colunas (campos) de dados. Por exemplo, se quiser subtotalizar todas as vendas por cidade ou por trimestre, use uma consulta de total para agrupar os seus registos pela categoria desejada e, em seguida, soma os números de vendas.

  • Crie uma consulta de crosstab. Uma consulta crosstab é um tipo especial de consulta que exibe os seus resultados numa grelha que se assemelha a uma folha de cálculo do Excel. As consultas de crosstab resumem os seus valores e, em seguida, agrupam-nos por dois conjuntos de factos — um definido para baixo (rubricas de linha) e o outro através do topo (rubricas das colunas). Por exemplo, pode utilizar uma consulta de crosstab para exibir totais de vendas para cada cidade nos últimos três anos, como mostra a tabela seguinte:

Cidade

2003

2004

2005

Paris

254,556

372,455

467,892

Sydney

478,021

372,987

276,399

Jacarta

572,997

684,374

792,571

...

...

...

...

Nota: As secções de como fazer neste documento enfatizam a utilização da função Sum, mas lembre-se que pode utilizar outras funções agregadas nas suas linhas e consultas Totais. Para obter mais informações sobre a utilização das outras funções agregadas, consulte a referência de função agregada da secção mais tarde neste artigo.

Para obter mais informações sobre formas de utilizar as outras funções agregadas, consulte os totais da coluna display do artigo numa folha de dados.

Os passos nas secções seguintes explicam como adicionar uma linha Total, usar uma consulta de totais para resumir dados entre grupos, e como usar uma consulta de crosstab que subtota os dados entre grupos e intervalos de tempo. À medida que avança, lembre-se que muitas das funções agregadas funcionam apenas em dados em campos definidos para um tipo de dados específico. Por exemplo, a função SUM funciona apenas com campos definidos para os tipos de dados Número, Decimal ou Moeda. Para obter mais informações sobre os tipos de dados que cada função necessita, consulte a secção Referência de função agregada, mais tarde neste artigo.

Para obter informações gerais sobre tipos de dados, consulte o artigo Modifique ou altere o conjunto de tipo de dados para um campo.

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Preparar alguns dados da amostra

As secções de como fazer neste artigo fornecem tabelas de dados de amostragem. Os passos de como fazer usam as tabelas de amostras para ajudá-lo a entender como as funções agregadas funcionam. Se preferir, pode opcionalmente adicionar as tabelas de amostras numa base de dados nova ou existente.

O acesso fornece várias formas de adicionar estas tabelas de amostras a uma base de dados. Pode introduzir os dados manualmente, pode copiar cada tabela num programa de folha de cálculo como o Excel e depois importar as folhas de cálculo para o Access, ou pode colar os dados num editor de texto como o Notepad e importar os dados dos ficheiros de texto resultantes.

Os passos nesta secção explicam como introduzir os dados manualmente numa folha de dados em branco e como copiar as tabelas de amostras para um programa de folha de cálculo e, em seguida, importar essas tabelas para o Access. Para obter mais informações sobre a criação e importação de dados de texto, consulte o artigo Importar ou ligar os dados num ficheiro de texto.

Os passos de como fazer neste artigo utilizam as seguintes tabelas. Utilize estas tabelas para criar os seus dados de amostragem:

A tabela Categorias:

Categoria

Bonecas

Jogos e Puzzles

Arte e Enquadramento

Jogos de Vídeo

DVDs e Filmes

Modelos e Hobbies

Esportes

A tabela Produtos:

Nome do Produto

Preço

Categoria

Figura de ação do programador

$12.95

Bonecas

Diversão com C# (Um jogo de tabuleiro para toda a família)

$15.85

Jogos e Puzzles

Diagrama de dados relacional

$22,50

Arte e Enquadramento

O Chip de Computador Mágico (500 Peças)

$32.65

Jogos e Puzzles

Acesso! O jogo!

$22.95

Jogos e Puzzles

Geeks de computador e criaturas míticas

$78,50

Jogos de Vídeo

Exercício para Cromos de Computador! O DVD!

$14.88

DVDs e Filmes

Ultimate Flying Pizza

$36.75

Esportes

Unidade externa de disquet de disquet de 5.25 polegadas (escala de 1/4)

$65,00

Modelos e Hobbies

Figura de não ação burocrata

$78.88

Bonecas

Tristeza

$53.33

Jogos de Vídeo

Construa o seu próprio teclado

$77.95

Modelos e Hobbies

A tabela encomendas:

Data da Encomenda

Data do Navio

Cidade do Navio

Taxa de envio

11/14/2005

11/15/2005

Jacarta

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

11/17/2005

11/18/2005

Jacarta

$43,00

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

Estugarda

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Viena

$215,00

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Viena

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Jacarta

$92,00

A tabela de detalhes da encomenda:

ID da Encomenda

Nome do Produto

ID do Produto

Preço Unitário

Quantidade

Desconto

1

Construa o seu próprio teclado

12

$77.95

9

5%

1

Figura de não ação burocrata

2

$78.88

4

7.5%

2

Exercício para Cromos de Computador! O DVD!

7

$14.88

6

4%

2

O Chip mágico do computador

4

$32.65

8

0

2

Geeks de computador e criaturas míticas

6

$78,50

4

0

3

Acesso! O jogo!

5

$22.95

5

15%

4

Figura de ação do programador

1

$12.95

2

6%

4

Ultimate Flying Pizza

8

$36.75

8

4%

5

Unidade externa de disquet de disquet de 5.25 polegadas (escala de 1/4)

9

$65,00

4

10%

6

Diagrama de dados relacional

3

$22,50

12

6,5%

7

Tristeza

11

$53.33

6

8%

7

Diagrama de dados relacional

3

$22,50

4

9%

Nota: Lembre-se que numa base de dados típica, uma tabela de detalhes de encomendas conterá apenas um campo de Identificação de Produto, não um campo de Nome de Produto. A tabela de amostras utiliza um campo de Nome de Produto para facilitar a leitura dos dados.

Introduzir os dados de exemplo manualmente

  1. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

    O Access adiciona uma nova tabela em branco à sua base de dados.

    Nota: Não tem de seguir este passo se abrir uma nova base de dados em branco, mas terá de segui-lo sempre que precisar de adicionar uma tabela à base de dados.

  2. Clique duas vezes na primeira célula da linha do cabeçalho e introduza o nome do campo na tabela de amostras.

    Por predefinição, o Access indica campos em branco na linha de cabeçalho com o texto Adicionar Novo Campo, como no seguinte exemplo:

    Novo campo numa folha de dados

  3. Utilize as teclas de seta para mover-se para a próxima célula do cabeçalho em branco , e digite o segundo nome de campo (também pode premir TAB ou clicar duas vezes na nova célula). Repita este passo até introduzir todos os nomes do campo.

  4. Introduza os dados na tabela de exemplo.

    Ao introduzir os dados, o Access infere um tipo de dados para cada campo. Se não estiver familiarizado com bases de dados relacionais, deve definir um tipo de dados específico, como Número, Texto ou Data/Hora, para cada um dos campos nas suas tabelas. Definir o tipo de dados ajuda a garantir a entrada precisa de dados e também ajuda a prevenir erros, como por exemplo, usar um número de telefone num cálculo. Para estas tabelas de exemplo, deve deixar que o Access infira os tipos de dados.

  5. Quando terminar de introduzir os dados, clique em Guardar.

    Atalho do teclado  Prima Ctrl+G.

    A caixa de diálogo Guardar Como é apresentada.

  6. Na caixa De Nome de Tabela, insira o nome da tabela de amostras e, em seguida, clique em OK.

    É utilizado o nome de cada tabela de exemplo porque as consultas nas secções de instruções utilizam esses nomes.

  7. Repita estes passos até ter criado cada uma das tabelas de exemplo indicadas no início desta secção.

Se não quiser introduzir os dados manualmente, siga os próximos passos para copiar os dados para um ficheiro de folha de cálculo e, em seguida, importe os dados do ficheiro da folha de cálculo para o Access.

Criar folhas de cálculo de exemplo

  1. Inicie o seu programa de folha de cálculo e crie um novo ficheiro em branco. Se utilizar o Excel, cria um novo livro em branco por predefinição.

  2. Copie a primeira tabela de amostras fornecida acima e cole-a na primeira folha de cálculo, a partir da primeira célula.

  3. Utilizando a técnica fornecida pelo seu programa de folha de cálculo, mude o nome da folha de cálculo. Dê à folha de cálculo o mesmo nome que a tabela de amostras. Por exemplo, se a tabela de amostras for nomeada Categorias,dê à sua folha de cálculo o mesmo nome.

  4. Repita os passos 2 e 3, copiando cada mesa de amostra para uma folha de cálculo em branco e renomeando a folha de cálculo.

    Nota: Pode ser necessário adicionar folhas de cálculo ao seu ficheiro de folha de cálculo. Para obter informações sobre a tarefa, consulte a ajuda do seu programa de folha de cálculo.

  5. Guarde o livro num local conveniente no seu computador ou na sua rede e avance para o próximo conjunto de passos.

Criar tabelas de base de dados a partir das folhas de cálculos:

  1. No separador Dados Externos, no grupo Importar, clique em Excel.

    – ou –

    Clique em Mais e, em seguida, selecione um programa de folha de cálculo da lista.

    É apresentada a caixa de diálogo Obter Dados Externos – Folha de Cálculo do Nome do Programa.

  2. Clique em Procurar, abra o ficheiro de folha de cálculo que criou no passo anterior e, em seguida, clique em OK.

    É iniciado o Assistente de Importação de Folhas de Cálculo.

  3. Por predefinição, o assistente seleciona a primeira folha de cálculo na folha de cálculo (a folha de cálculo do Cliente, se seguiu os passos na secção anterior) e os dados da folha de cálculo aparecem na secção inferior da página do assistente. Clique em Seguinte.

  4. Na página seguinte do assistente, clique na primeira linha contém títulosde coluna e, em seguida, clique em Seguinte.

  5. Opcionalmente, na página seguinte, utilize as caixas de texto e listas em Opções de Campo para alterar nomes de campo e tipos de dados ou omitir campos da operação de importação. Caso contrário, clique em Seguinte.

  6. Deixe a opção Deixar o Access adicionar uma chave primária selecionada e clique em Seguinte.

  7. Por predefinição, o Access aplica o nome da folha de cálculo à sua nova tabela. Aceite o nome ou introduza outro nome e, em seguida, clique em Concluir.

  8. Repete os passos 1 a 7 até criar uma tabela a partir de cada folha de cálculo na folha de cálculo.

Mude o nome dos principais campos-chave

Nota: Quando importou as folhas de cálculo, o Access adicionou automaticamente uma coluna-chave primária a cada tabela e, por padrão, o Access nomeou essa coluna "ID" e definiu-a para o tipo de dados AutoNumber. Os passos neste explicam como renomear cada campo chave primário. Fazê-lo ajuda a identificar claramente todos os campos numa consulta.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito de cada uma das tabelas que criou nos passos anteriores e clique em Design View.

  2. Para cada mesa, localize o campo de chaves primárias. Por predefinição, o Access nomeia cada ID decampo .

  3. Na coluna Field Name para cada campo de chave primária, adicione o nome da tabela.

    Por exemplo, renomearia o campo de ID para a tabela Categorias para "Categoria ID" e o campo para a tabela Encomendas para "ID de encomenda". Para a tabela Detalhes da Ordem, mude o nome do campo para "Detail ID". Para a tabela Produtos, mude o nome do campo para "ID do produto".

  4. Guarde as suas alterações.

Sempre que as tabelas de amostras aparecem neste artigo, incluem o campo de chaves primárias, e o campo é renomeado como descrito usando os passos anteriores.

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Sum dados usando uma linha total

Pode adicionar uma linha Total a uma consulta abrindo a sua consulta na vista da folha de dados, adicionando a linha e, em seguida, selecionando a função agregada que pretende utilizar, como Sum, Min,Maxou Avg. Os passos nesta secção explicam como criar uma consulta básica selecionada e adicionar uma linha Total. Não é necessário utilizar as tabelas de amostras descritas na secção anterior.

Criar uma consulta básica selecionada

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Clique duas vezes na tabela ou nas tabelas que pretende utilizar na sua consulta.

    A mesa ou mesas selecionadas aparecem como janelas na parte superior do designer de consultas.

  3. Faça duplo clique nos campos das tabelas que pretende utilizar na sua consulta.

    Pode incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas deve incluir um campo que contenha dados numéricos ou cambiais.

    Cada campo aparece numa célula na grelha de design.

  4. Clique em executar Imagem de botão para executar a consulta.

    O conjunto de resultados de consulta aparece na vista da folha de dados.

  5. Opcionalmente, mude para a vista de Design e ajuste a sua consulta. Para tal, clique com o botão direito no separador documento para a consulta e clique em Design View. Em seguida, pode ajustar a consulta, se necessário, adicionando ou removendo campos de mesa. Para remover um campo, selecione a coluna na grelha de design e prima DELETE.

  6. Guarde a sua consulta.

Adicione uma linha total

  1. Certifique-se de que a sua consulta está aberta na vista da folha de dados. Para tal, clique com o botão direito no separador documento para a consulta e clique em Datasheet Ver.

    - ou -

    No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta. Isto executa a consulta e carrega os resultados numa folha de dados.

  2. No separador Base, no grupo Registos, clique em Totais.

    Uma nova linha Total aparece na sua folha de dados.

  3. Na linha Total, clique na célula no campo que pretende resumir e, em seguida, selecione Sum da lista.

Esconda uma linha total

  • No separador Base, no grupo Registos, clique em Totais.

Para obter mais informações sobre a utilização de uma linha total, consulte os totais da coluna display num conjunto de dados.

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Calcular grandes totais usando uma consulta

Um total grande é a soma de todos os valores numa coluna. Pode calcular vários tipos de totais, incluindo:

  • Um simples total que soma os valores numa única coluna. Por exemplo, pode calcular os custos totais de envio.

  • Um total calculado que soma os valores em mais de uma coluna. Por exemplo, pode calcular as vendas totais multiplicando o custo de vários itens pelo número de artigos encomendados e, em seguida, totalizando os valores resultantes.

  • Um total que exclui alguns registos. Por exemplo, só pode calcular as vendas totais para a última sexta-feira.

Os passos nas secções seguintes explicam como criar cada tipo de total. Os passos utilizam as tabelas Encomendas e Detalhes da Encomenda.

A tabela encomendas

ID da Encomenda

Data da Encomenda

Data do Navio

Cidade do Navio

Taxa de envio

1

11/14/2005

11/15/2005

Jacarta

$55,00

2

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

3

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

4

11/17/2005

11/18/2005

Jacarta

$43,00

5

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

6

11/17/2005

11/18/2005

Estugarda

$112,00

7

11/18/2005

11/19/2005

Viena

$215,00

8

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525,00

9

11/20/2005

11/21/2005

Viena

$198,00

10

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

12

11/23/2005

11/24/2005

Jacarta

$92,00

A tabela de detalhes da encomenda

ID de detalhe

ID da Encomenda

Nome do Produto

ID do Produto

Preço Unitário

Quantidade

Desconto

1

1

Construa o seu próprio teclado

12

$77.95

9

0,05

2

1

Figura de não ação burocrata

2

$78.88

4

0.075

3

2

Exercício para Cromos de Computador! O DVD!

7

$14.88

6

0.04

4

2

O Chip mágico do computador

4

$32.65

8

0,00

5

2

Geeks de computador e criaturas míticas

6

$78,50

4

0,00

6

3

Acesso! O jogo!

5

$22.95

5

0,15

7

4

Figura de ação do programador

1

$12.95

2

0,06

8

4

Ultimate Flying Pizza

8

$36.75

8

0.04

9

5

Unidade externa de disquet de disquet de 5.25 polegadas (escala de 1/4)

9

$65,00

4

0,10

10

6

Diagrama de dados relacional

3

$22,50

12

0.065

11

7

Tristeza

11

$53.33

6

0,08

12

7

Diagrama de dados relacional

3

$22,50

4

0,09

Calcular um simples total

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Clique duas vezes na tabela que pretende utilizar na sua consulta.

    Se utilizar os dados da amostra, clique duas vezes na tabela Encomendas.

    A mesa aparece numa janela na parte superior do designer de consultas.

  3. Clique duas vezes no campo que deseja resumir. Certifique-se de que o campo está definido para o tipo de dados Número ou Moeda. Se tentar resumir valores em campos não numéricos, como um campo de Texto, o Access apresenta o desfasamento do tipo de Dados na mensagem de erro de expressão de critérios quando tenta executar a consulta.

    Se utilizar os dados da amostra, clique duas vezes na coluna Taxa de Envio.

    Pode adicionar campos numéricos adicionais à grelha se quiser calcular totais para esses campos. Uma consulta total pode calcular totais em mais de uma coluna.

  4. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais. Imagem de botão

    A linha Total aparece na grelha de design e o Grupo By aparece na célula na coluna Taxa de Envio.

  5. Altere o valor da célula na linha total para Sum.

  6. Clique em executar Imagem de botão para executar a consulta e mostrar os resultados na visualização da folha de dados.

    Sugestão: Note que o Access anexa "SumOf" ao início do nome do campo que soma. Para alterar a coluna que se dirige para algo mais significativo, como o Envio Total,volte para a vista De design e clique na linha de campo da coluna De taxa de envio na grelha de design. Coloque o cursor ao lado da Taxa de Envio e digite as palavras Total Shipping,seguido de um cólon, assim: Envio Total: Taxa de envio.

  7. Opcionalmente, guarde a consulta e feche-a.

Calcular um total grandioso que exclui alguns registos

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Clique duas vezes na tabela 'Pedido' e na tabela Detalhes da Encomenda.

  3. Adicione o campo Data encomenda da tabela Encomendas à primeira coluna na grelha de design de consultas.

  4. Na linha de critérios da primeira coluna, tipo Data() -1. Esta expressão exclui os registos do dia atual do total calculado.

  5. Em seguida, crie a coluna que calcula o valor de venda de cada transação. Digite a seguinte expressão na linha de campo da segunda coluna na grelha:

    Valor total das vendas: (1-[Detalhes da encomenda].. Desconto]/100)*[Detalhes da encomenda].[ Preço Unitário]*[Detalhes da encomenda]. [Quantidade])

    Certifique-se de que os campos de referência de expressão definidos para os tipos de dados Número ou Moeda. Se a sua expressão se referir a campos definidos para outros tipos de dados, o Access apresenta a mensagem O tipo de dados desajusta na expressão de critérios quando tenta executar a consulta.

  6. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

    A linha Total aparece na grelha de design e o Grupo By aparece na primeira e segunda colunas.

  7. Na segunda coluna, altere o valor da célula da linha total para Sum. A função Sum adiciona os números de vendas individuais.

  8. Clique em executar Imagem de botão para executar a consulta e mostrar os resultados na visualização da folha de dados.

  9. Guarde a consulta como Vendas Diárias.

    Nota: Da próxima vez que abrir a consulta na vista Design, poderá notar uma ligeira alteração nos valores especificados no Campo e linhas Totais da coluna Valor Total de Vendas. A expressão aparece fechada dentro da função Sum, e a linha Total exibea sessãoExpreem vez de Sum.

    Por exemplo, se utilizar os dados da amostra e criar a consulta (como mostrado nos passos anteriores), vê:

    Valor total da venda: Soma ((1-[Detalhes da encomenda]. Desconto/100)*([Detalhes da encomenda]. Unitprice*[Detalhes da Ordem]. Quantidade))

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Calcular os totais do grupo utilizando uma consulta de totais

Os passos nesta secção explicam como criar uma consulta de totais que calcula subtotals entre grupos de dados. À medida que avança, lembre-se que, por padrão, uma consulta de totais pode incluir apenas o campo ou campos que contêm os dados do seu grupo, como um campo de "categorias", e o campo que contém os dados que pretende resumir, como um campo de "vendas". As consultas totais não podem incluir outros campos que descrevem os itens numa categoria. Se quiser ver esses dados descritivos, pode criar uma segunda consulta selecionada que combine os campos nos seus totais com os campos de dados adicionais.

Os passos nesta secção explicam como criar um total e selecionar consultas necessárias para identificar as vendas totais de cada produto. Os passos pressupõem a utilização destas tabelas de amostras:

A tabela Produtos

ID do Produto

Nome do Produto

Preço

Categoria

1

Figura de ação do programador

$12.95

Bonecas

2

Diversão com C# (Um jogo de tabuleiro para toda a família)

$15.85

Jogos e Puzzles

3

Diagrama de dados relacional

$22,50

Arte e Enquadramento

4

O Chip de Computador Mágico (500 Peças)

$32.65

Arte e Enquadramento

5

Acesso! O jogo!

$22.95

Jogos e Puzzles

6

Geeks de computador e criaturas míticas

$78,50

Jogos de Vídeo

7

Exercício para Cromos de Computador! O DVD!

$14.88

DVDs e Filmes

8

Ultimate Flying Pizza

$36.75

Esportes

9

Unidade externa de disquet de disquet de 5.25 polegadas (escala de 1/4)

$65,00

Modelos e Hobby

10

Figura de não ação burocrata

$78.88

Bonecas

11

Tristeza

$53.33

Jogos de Vídeo

12

Construa o seu próprio teclado

$77.95

Modelos e Hobby

A tabela de detalhes da encomenda

ID de detalhe

ID da Encomenda

Nome do Produto

ID do Produto

Preço Unitário

Quantidade

Desconto

1

1

Construa o seu próprio teclado

12

$77.95

9

5%

2

1

Figura de não ação burocrata

2

$78.88

4

7.5%

3

2

Exercício para Cromos de Computador! O DVD!

7

$14.88

6

4%

4

2

O Chip mágico do computador

4

$32.65

8

0

5

2

Geeks de computador e criaturas míticas

6

$78,50

4

0

6

3

Acesso! O jogo!

5

$22.95

5

15%

7

4

Figura de ação do programador

1

$12.95

2

6%

8

4

Ultimate Flying Pizza

8

$36.75

8

4%

9

5

Unidade externa de disquet de disquet de 5.25 polegadas (escala de 1/4)

9

$65,00

4

10%

10

6

Diagrama de dados relacional

3

$22,50

12

6,5%

11

7

Tristeza

11

$53.33

6

8%

12

7

Diagrama de dados relacional

3

$22,50

4

9%

Os passos seguintes assumem uma relação entre os campos de ID do Produto na tabela Encomendas e Detalhes da Encomenda, com a tabela Encomendas no lado "um" da relação.

Criar a consulta de totais

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Selecione as tabelas com as quais pretende trabalhar e, em seguida, clique em Adicionar.

    Cada tabela aparece como janela na parte superior do estruturador de consultas.

    Se utilizar as tabelas de amostras listadas anteriormente, adicione as tabelas Produtos e Detalhes da Encomenda.

  3. Faça duplo clique nos campos das tabelas que pretende utilizar na sua consulta.

    Em regra, adicione apenas o campo de grupo e o campo de valor à consulta. No entanto, pode utilizar um cálculo em vez de um campo de valor – os próximos passos explicam como fazê-lo.

    1. Adicione o campo Categoria da tabela Produtos à grelha de design.

    2. Criar a coluna que calcula o valor de venda de cada transação digitando a seguinte expressão na segunda coluna da grelha:

      Valor total das vendas: (1-[Detalhes da encomenda].. Desconto]/100)*[Detalhes da encomenda].[ Preço Unitário]*[Detalhes da encomenda]. [Quantidade])

      Certifique-se de que os campos que refere na expressão são dos tipos de dados Número ou Moeda. Se referenciar campos de outros tipos de dados, o Access apresenta a mensagem de erro O tipo de dados desajusta na expressão de critérios quando tenta mudar para a vista da folha de dados.

    3. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

      A linha Total aparece na grelha de design, e nessa linha, o Grupo By aparece na primeira e segunda colunas.

    4. Na segunda coluna, altere o valor da linha total para Sum. A função Sum adiciona os números de vendas individuais.

    5. Clique em executar Imagem de botão para executar a consulta e mostrar os resultados na visualização da folha de dados.

    6. Mantenha a consulta aberta para utilização na secção seguinte.

      Utilizar critérios com uma consulta de totais

      A consulta que criou na secção anterior inclui todos os registos nas tabelas subjacentes. Não exclui qualquer encomenda no cálculo dos totais, e apresenta os totais para todas as categorias.

      Se precisar de excluir alguns registos, pode adicionar critérios à consulta. Por exemplo, pode ignorar transações inferiores a $100 ou calcular totais para apenas algumas das suas categorias de produtos. Os passos desta secção explicam como utilizar três tipos de critérios:

    7. Critérios que ignoram certos grupos no cálculo dos totais.    Por exemplo, você calculará totais apenas para as categorias de Videojogos, Arte e Enquadramento, e Esportes.

    8. Critérios que escondem certos totais depois de calculá-los.    Por exemplo, só pode exibir os totais superiores a $150.000.

    9. Critérios que excluem que os registos individuais sejam incluídos no total.    Por exemplo, pode excluir transações de vendas individuais quando o valor (Preço Unitário * Quantidade) cai abaixo de $100.

      Os seguintes passos explicam como adicionar os critérios um a um e ver o impacto no resultado da consulta.

      Adicionar critérios à consulta

    10. Abra a consulta a partir da secção anterior na vista Design. Para tal, clique com o botão direito no separador documento para a consulta e clique em Design View.

      - ou -

      No painel de navegação, clique à direita na consulta e clique em Design View.

    11. Na linha de critérios da coluna categoria ID, tipo =Bonecas Ou Desportos ou Arte e Enquadramento.

    12. Clique em executar Imagem de botão para executar a consulta e mostrar os resultados na visualização da folha de dados.

    13. Volte para a vista de Design e, na linha de critérios da coluna Valor Total de Vendas, escreva >100.

    14. Executar a consulta para ver os resultados e, em seguida, voltar para a vista Design.

    15. Adicione agora os critérios para excluir transações de vendas individuais inferiores a $100. Para isso, é preciso adicionar outra coluna.

      Nota: Não é possível especificar os terceiros critérios na coluna Valor Total de Vendas. Quaisquer critérios que especifique nesta coluna aplicam-se ao valor total e não aos valores individuais.

    16. Copie a expressão da segunda coluna para a terceira coluna.

    17. Na linha Total para a nova coluna, selecione Onde e, na linha Criteria, escreva>20.

    18. Executar a consulta para ver os resultados e, em seguida, guardar a consulta.

      Nota: Da próxima vez que abrir a consulta na vista Design, poderá notar ligeiras alterações na grelha de design. Na segunda coluna, a expressão na linha de campo aparecerá fechada dentro da função Sum, e o valor na linha Total exibe Expressão em vez de Soma.

      Valor total da venda: Soma ((1-[Detalhes da encomenda]. Desconto/100)*([Detalhes da encomenda]. Unitprice*[Orde r Details]. Quantidade))

      Também verá uma quarta coluna. Esta coluna é uma cópia da segunda coluna, mas os critérios especificados na segunda coluna realmente aparecem como parte da nova coluna.

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Soma dados em vários grupos usando uma consulta de crosstab

Uma consulta crosstab é um tipo especial de consulta que exibe os seus resultados numa grelha semelhante a uma folha de cálculo do Excel. As consultas de crosstab resumem os seus valores e, em seguida, agrupam-nos por dois conjuntos de factos — um definido para baixo no lado (um conjunto de cabeçalhos de linha) e o outro em cima (um conjunto de cabeçalhos de coluna). Este número ilustra parte do conjunto de resultados para consulta de crosstab de amostra:

Uma consulta de crosstab de amostra.

À medida que avança, lembre-se que uma consulta de crosstab nem sempre preenche todos os campos do conjunto de resultados porque as tabelas que utiliza na consulta nem sempre contêm valores para cada ponto de dados possível.

Quando cria uma consulta de crosstab, normalmente inclui dados de mais de uma tabela, e sempre inclui três tipos de dados: os dados utilizados como títulos de linha, os dados utilizados como títulos de coluna, e os valores que pretende resumir ou de outra forma calcular.

Os passos desta secção assumem as seguintes tabelas:

A tabela encomendas

Data da Encomenda

Data do Navio

Cidade do Navio

Taxa de envio

11/14/2005

11/15/2005

Jacarta

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

11/17/2005

11/18/2005

Jacarta

$43,00

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

Estugarda

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Viena

$215,00

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Viena

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Jacarta

$92,00

A tabela de detalhes da encomenda

ID da Encomenda

Nome do Produto

ID do Produto

Preço Unitário

Quantidade

Desconto

1

Construa o seu próprio teclado

12

$77.95

9

5%

1

Figura de não ação burocrata

2

$78.88

4

7.5%

2

Exercício para Cromos de Computador! O DVD!

7

$14.88

6

4%

2

O Chip mágico do computador

4

$32.65

8

0

2

Geeks de computador e criaturas míticas

6

$78,50

4

0

3

Acesso! O jogo!

5

$22.95

5

15%

4

Figura de ação do programador

1

$12.95

2

6%

4

Ultimate Flying Pizza

8

$36.75

8

4%

5

Unidade externa de disquet de disquet de 5.25 polegadas (escala de 1/4)

9

$65,00

4

10%

6

Diagrama de dados relacional

3

$22,50

12

6,5%

7

Tristeza

11

$53.33

6

8%

7

Diagrama de dados relacional

3

$22,50

4

9%

Os passos seguintes explicam como criar uma consulta crosstab que agruba o total de vendas por cidade. A consulta utiliza duas expressões para devolver uma data formatada e um total de vendas.

Criar uma consulta cruzada

  1. No separador Criar, no grupo Outro, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Clique duas vezes nas tabelas que pretende utilizar na sua consulta.

    Cada tabela aparece como janela na parte superior do estruturador de consultas.

    Se utilizar as tabelas de amostras, clique duas vezes na tabela Encomendas e na tabela 'Detalhes da Encomenda'.

  3. Clique duas vezes nos campos que pretende utilizar na sua consulta.

    Cada nome de campo aparece numa célula em branco na linha de campo da grelha de design.

    Se utilizar as tabelas de amostras, adicione os campos Ship City e Ship Date da tabela Encomendas.

  4. Na célula em branco seguinte na linha field, copiar e colar ou escrever a seguinte expressão: Vendas totais: Soma (CCur([Detalhes da Encomenda].. Preço Unitário]*[Quantidade]*(1-[Desconto])/100)*100)

  5. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Cruzada.

    A linha Total e a linha Crosstab aparecem na grelha de design.

  6. Clique na célula na linha Total no campo City e selecione Grupo Por. Faça o mesmo para o campo Data do Navio. Alterar o valor na célula Total do campo De Vendas Totais para Expressão.

  7. Na linha Crosstab, coloque a célula no campo City para Row Heading, descreva o campo Data do Navio para a Posição de Coluna, e descreva o campo de Vendas Totais para Valor.

  8. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.

    Os resultados da consulta aparecem na vista da folha de dados.

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Referência de função agregada

Esta tabela lista e descreve as funções agregadas que o Access fornece na linha Total e em consultas. Lembre-se que o Access fornece mais funções agregadas para consultas do que para a linha Total. Além disso, se trabalhar com um projeto Access (uma extremidade frontal de acesso ligada a uma base de dados do Microsoft SQL Server), pode utilizar o conjunto maior de funções agregadas que o SQL Server fornece. Para obter mais informações sobre este conjunto de funções, consulte o Microsoft SQL Server Books Online.

Função

Descrição

Nós e com o(s) tipo de dados(s)

Média

Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna tem de conter dados numéricos, monetários ou de data/hora. A função ignora valores nulos.

Número, Moeda, Data/Hora

Contar

Conta o número de itens numa coluna.

Todos os tipos de dados, exceto dados escalares repetidos complexos, tais como uma coluna de listas com múltiplos valores.

Para obter mais informações sobre listas multivalorizadas, consulte os artigos Guia para campos multivalorizados e crie ou elimine um campo multivalorizado.

Máximo

Devolve o item com o valor mais alto. Para os dados de texto, o valor mais elevado é o último valor alfabético — O acesso ignora o caso. A função ignora valores nulos.

Número, Moeda, Data/Hora

Mínimo

Devolve o item com o valor mais baixo. Para os dados de texto, o valor mais baixo é o primeiro valor alfabético — O acesso ignora o caso. A função ignora valores nulos.

Número, Moeda, Data/Hora

Desvio Padrão

Mede a dispersão de valores a partir de um valor médio (uma média).

Para obter mais informações sobre a utilização desta função, consulte os totais da coluna display do artigo numa folha de dados.

Número, Moeda

Soma

Soma os itens numa coluna. Funciona apenas com dados numéricos e monetários.

Número, Moeda

Variância

Mede a variância estatística de todos os valores numa coluna. Apenas pode utilizar esta função em dados numéricos e monetários. Se a tabela contiver menos de duas linhas, o Access devolve um valor nulo.

Para obter mais informações sobre funções de variação, consulte os totais da coluna display do artigo numa folha de dados.

Número, Moeda

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