Tarefas básicas para uma base de dados de ambiente de trabalho do Access

As bases de dados de acesso ao ambiente de trabalho podem ajudá-lo a armazenar e rastrear qualquer tipo de informação, tais como inventário, contactos ou processos de negócio. Vamos dar um passeio pelos caminhos que pode seguir para criar uma base de dados de desktop do Access, adicionar dados e, em seguida, aprender sobre os próximos passos para personalizar e usar a sua nova base de dados.

Neste artigo

Escolher um modelo

Os modelos de acesso têm mesas, consultas, formulários e relatórios incorporados que estão prontos a usar. Uma escolha de modelos é a primeira coisa que vai notar quando iniciar o Access, e pode pesquisar online por mais modelos.

Vista de modelos no ecrã de arranque do Access

  1. In Access clique em 'Arquivar > Novo'

  2. Selecione um modelo de base de dados de ambiente de trabalho e introduza um nome para a sua base de dados em Nome de Ficheiro. (Se não vir um modelo que funcione para si,utilize a caixa de modelos online Search.)

  3. Pode utilizar a localização predefinida que o Access mostra abaixo da caixa nome de ficheiro ou clicar no ícone da pasta para escolher um.

  4. Clique em Criar.

Criar uma base de dados de ambiente de trabalho do Access a partir de um modelo

Dependendo do modelo, poderá ter de fazer qualquer um dos seguintes para começar:

  • Se o Access apresentar uma caixa de diálogo de início de sessão com uma lista vazia de utilizadores:

    1. Clique em Novo Utilizador.

    2. Preencha o formulário 'Dados do Utilizador'.

    3. Clique em Guardar & fechar.

    4. Selecione o nome de utilizador que acabou de introduzir e, em seguida, clique em Iniciar sessão.

  • Se o Access apresentar uma mensagem de aviso de segurança na barra de mensagens e confiar na origem do modelo, clique em Ativar o Conteúdo. Se a base de dados necessitar de um login, faça o login novamente.

Para mais informações, consulte criar uma base de dados de ambiente de trabalho de acesso a partir de um modelo.

Criar uma base de dados de raiz

Se nenhum dos modelos se adequar às suas necessidades, poderá começar com uma base de dados de ambiente de trabalho em branco.

  1. A partir do Access, clique na base de dados de desktop New> Blank .

  2. Digite um nome para a sua base de dados na caixa de Nome de Ficheiros.

  3. Pode utilizar a localização predefinida que o Access mostra abaixo da caixa nome de ficheiro ou clicar no ícone da pasta para escolher um.

  4. Clique em Criar.

Adicionar uma tabela

Numa base de dados, a sua informação é armazenada em várias tabelas relacionadas. Para criar uma tabela:

  1. Quando abrir a sua base de dados pela primeira vez, verá uma tabela em branco na vista da Folha de Dados onde pode adicionar dados. Para adicionar outra tabela, clique no separador Criar > Tabela. Pode começar a introduzir dados no campo vazio (célula) ou colar dados de outra fonte como um livro do Excel.

  2. Para mudar o nome de uma coluna (campo), faça duplo clique no cabeçalho da coluna e, em seguida, escreva o novo nome.

Sugestão:  Nomes significativos ajudam-no a saber o que cada campo contém sem ver o seu conteúdo.

  1. Clique em Ficheiro > Guardar.

  • Para adicionar mais campos, digite a coluna Click to Add.

  • Para mover uma coluna, selecione-a clicando na sua direção da coluna e, em seguida, arraste-a para onde a deseja. Também pode selecionar colunas contíguas e arrastá-las todas para um novo local.

Para mais informações, consulte Introdução às tabelas.

Copiar e colar dados

Pode copiar e colar dados de outro programa como Excel ou Word numa tabela de Acesso. Isto funciona melhor se os dados forem separados em colunas. Se os dados estiverem num programa de processamento de palavras, como o Word, utilize etiquetas para separar as colunas ou converter-se num formato de tabela antes de copiar.

  1. Se os dados precisarem de edição, como separar nomes completos em nomes de primeiro e último, faça-o primeiro no programa de origem.

  2. Abra a fonte e copie os dados (Ctrl + C).

  3. Abra a tabela Access onde pretende adicionar os dados na vista da folha de dados e colá-lo (Ctrl + V).

  4. Clique duas vezes em cada cabeça de coluna e escreva um nome significativo.

  5. Clique em 'Arquivar > Guardar e dar à sua nova tabela um nome.

    Nota:  O acesso define o tipo de dados de cada campo com base nas informações que colam na primeira linha de cada coluna, por isso certifique-se de que as informações nas linhas seguintes correspondem à primeira linha.

Importar ou ligar a dados

Opções do separador Dados Externos do Access

O processo difere ligeiramente dependendo da fonte de dados, mas estas instruções vão começar:

  1. No separador Dados Externos, clique no formato de dados a que irá importar ou a ligar. Se não vir o formato certo, clique em Mais.

Nota:  Se ainda não conseguir encontrar o formato certo, poderá ter de exportar os dados primeiro para um formato de ficheiro que o Access suporta (como um ficheiro de texto delimitado ).

  1. Siga as instruções na caixa de diálogo de dados externos.

Quando se liga, alguns formatos estão disponíveis apenas para leitura. Aqui estão as fontes externas que pode importar dados ou ligação a partir de:

Importar

Ligação

Microsoft Excel

Sim

Sim
(só leitura)

Microsoft Access

Sim

Sim

Bases de Dados ODBC, como, por exemplo, SQL Server

Sim

Sim

Ficheiros de texto ou de valores separados por vírgula (CSV, Comma-separated Value)

Sim

Sim
(adicionar apenas novos registos)

Lista do SharePoint

Sim

Sim

XML

Sim

Serviços de Dados

Sim
(só leitura)

Documento HTML

Sim

Sim

Pasta do Outlook

Sim

Sim

Para mais informações, consulte Import ou ligue os dados a outra base de dados do Access.

Organizar dados com o Analisador de Tabelas

Pode utilizar o Assistente de Analisador de Tabelas para identificar rapidamente dados redundantes. Em seguida, o assistente fornece uma forma simples de organizar os dados em tabelas separadas. O acesso preserva a mesa original como reserva.

  1. Abra a base de dados Access que contém a tabela que pretende analisar.

  2. Clique em Ferramentas de Base de Dados > tabela de análise.

    As duas primeiras páginas do feiticeiro contêm um pequeno tutorial com exemplos. Se vir uma caixa de verificação com a etiqueta De mostrar páginas introdutórias? Se não quiser voltar a ver as páginas introdutórias, desmarque as páginas introdutórias do Programa?

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Passos seguintes

O resto do processo de design varia dependendo do que você quer fazer, mas você provavelmente quer considerar a criação de consultas, formulários, relatórios e macros. Estes artigos podem ajudar:

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