Top 10 razões para usar o Access with Excel

Ao utilizar a família de produtos do Office, deve utilizar o Excel ou utilizar o Access para gerir os seus dados tabulares? Um artigo de companhia, Utilizando o Access ou o Excel para gerir os seus dados,discute os benefícios de cada produto e o que trazem para a mesa. Mas por que escolher entre um ou outro? Se armazenar os seus dados no Access e conectá-los a partir do Excel, ganha os benefícios de ambos. Aqui estão dez razões pelas quais a utilização do Excel e do Access juntos faz muito sentido.

Embora o Excel não seja uma base de dados, é amplamente utilizado para armazenar dados, e é frequentemente utilizado para resolver problemas simples de base de dados. No entanto, o Excel é uma base de dados de ficheiros planos, não uma base de dados relacional. Quando as tabelas simples precisam evoluir para várias tabelas de dados relacionados, o Access é a primeira escolha para os trabalhadores da informação criarem rapidamente uma aplicação de base de dados. O acesso sempre foi uma grande "plataforma de aterragem de dados" para a recolha e consolidação de dados díspares em toda a empresa, grande parte dos quais vive dentro dos livros do Excel. Uma vez que os seus dados estão no Access, pode adicionar mais tabelas e juntar-se a elas, criar consultas (ou visualizações dos seus dados), estruturar os dados e definir tipos de dados para ajudar a garantir a integridade dos dados, partilhar e atualizar dados entre muitos utilizadores, e criar relatórios e formulários poderosos.

Ao contrário do layout simples da folha de cálculo do Excel, o Access é organizado de forma diferente com vários objetos interrelacionados que podem parecer assustadores no início. Mas não é preciso ser perito para usar o Access. O acesso é projetado para todos os tipos de utilizadores, e você pode levá-lo apenas o mais longe que você precisa ir.

Descasque a devolta Aceda a uma camada de cada vez.

Camadas de acesso

1. Utilize o Acesso de três formas: como utilizador ocasional, utilizador de energia ou desenvolvedor.

2. Tabelas, consultas, formulários e relatórios baseiam-se uns nos outros e compõem o coração de uma aplicação de base de dados.

3. Os utilizadores ocasionais têm assistentes, construtores de propriedades, a interface de utilizador fluente do Office e funcionalidades semelhantes ao Excel para fazer rapidamente um trabalho.

4. Os utilizadores de energia têm macros, o painel de propriedades, expressões e ferramentas de design de base de dados para aprofundar e fazer mais.

5. Os desenvolvedores podem trabalhar com módulos e desenvolver código VBA para criar soluções de base de dados personalizadas e implementar aplicações de tempo de execução.

copiar dados do Excel no Access

Uma boa maneira de começar é copiar dados do Excel para o Access. Pode criar uma tabela de Acesso e exibi-la na vista da folha de dados, que se assemelha muito a uma folha de cálculo do Excel. Pode fazer tarefas comuns de criação de tabelas, tais como definir um tipo de dados, um nome de campo ou um novo campo, mesmo na vista da folha de dados. Por exemplo, se introduzir uma data num campo em branco, o Acesso define o tipo de dados Data/Hora para esse campo. Se introduzir textos como um nome, o Access aplica o tipo de dados de texto ao campo. Se quiser mover um campo, clique e arraste.

Quando copia dados do Excel e os cola no Access, nem precisa de criar uma tabela primeiro, ou de abrir uma tabela na visualização da folha de dados. O acesso pergunta-lhe automaticamente se os seus dados têm cabeçalhos, faz bons palpites ao utilizar o tipo de dados correto, e cria uma tabela de Acesso. Não podia ser mais simples.

Para mais informações, consulte Abrir uma folha de dados em branco.

ligar dados do Excel ao Access

Uma das formas mais fáceis de obter os benefícios tanto do Excel como do Access é ligar uma folha de cálculo do Excel a uma tabela de Acesso. Utilize um link Access quando planeia manter os dados no Excel, mas também alavancar regularmente algumas das muitas funcionalidades do Access, como reporte e consulta. Ligaos dados do Access, e não do Excel.

O acesso suporta duas formas fundamentalmente diferentes de criar tabelas de bases de dados. Os utilizadores podem criar novas tabelas nativas para armazenar os dados numa base de dados do Access, ou podem criar links para os dados existentes fora da base de dados access. Os dados em tabelas ligadas aparecem e comportam-se de muitas formas, tal como as mesas nativas. O Assistente do Gestor de Tabelas Linked ajuda-o a rastrear, localizar e atualizar a folha de cálculo do Excel ou outra fonte de dados se se mover e o link se quebrar.

Quando liga a uma folha de cálculo do Excel ou a uma gama nomeada, o Access cria uma nova tabela que está ligada aos dados do Excel. Se quiser adicionar, editar ou eliminar dados, efetua as alterações no Excel e atualização (ou reconsulta) os dados na tabela Access. No entanto, não é possível editar o conteúdo da tabela no Access. Com os seus dados ligados ao Excel, pode criar relatórios, consultas e formulários apenas de leitura no Access.

Para mais informações, consulte Importar ou ligar a dados num livro do Excel.

importar dados do excel para aceder

Se decidir cortar o cabo de dados, pode mover os dados para excel importando os dados para o Access. Note que a palavra importação tem dois significados diferentes entre Excel e Access. No Excel, quando importa (ou liga), faz uma ligação permanente aos dados que podem ser atualizados. No Access, quando importa, traz dados para o Access uma vez, mas sem uma ligação permanente de dados. Quando importa dados, o Access armazena os dados numa tabela nova ou existente sem alterar os dados no Excel. No Access, pode importar todas ou todas as folhas de cálculo num livro do Excel numa única operação.

O Importador Assistente percorre-o através dos passos de importação e ajuda-o a tomar decisões importantes sobre se muda os tipos de dados e adiciona cabeçalhos. Se encontrar erros ao importar os dados, o Access alerta-o e guarda os erros numa tabela para que possa encontrá-los e corrigi-los rapidamente. Por exemplo, pode haver um código postal alfanumérico enterrado no fundo de uma coluna que pensava ser tudo numérico, ou foi detetado um ID duplicado para um campo-chave primário. Pode fazer as alterações no livro excel e reimportar os dados, ou efetuar as alterações na nova tabela Access. Quando completar a operação, pode guardar os passos que utilizou e até criar uma tarefa do Outlook para lembrá-lo quando fazer a operação de importação regularmente.

Uma vez importados os dados, é agora nativo do Access, e pode usar folhas de dados e formulários para adicionar, editar e eliminar os dados. Depois de importar os dados, pode decidir se elimina os dados do Excel. Normalmente é uma boa ideia ter apenas um local para atualizar os dados.

Nota: Importar dados do Excel para o Access não importa fórmulas, apenas os resultados dessas fórmulas.

Para obter mais informações, consulte:

ligar para aceder a dados no Excel

Também pode reconectar os dados do Access ao Excel. Para tal, crie uma ligação no Excel, muitas vezes armazenada num ficheiro de Ligação de Dados do Office (.odc), à base de dados de Acesso e recupere todos os dados de uma tabela ou consulta. Depois de se ligar aos dados, também pode atualizar automaticamente (ou atualizar) os seus livros excel a partir da base de dados original de Acesso sempre que a base de dados for atualizada com novas informações.

Para obter mais informações, consulte:

Relatório de empregados num esquema de tabela

Uma vez que os seus dados estão no Access, você pode aproveitar a maravilhosa variedade de ferramentas de criação de relatórioe personalização. Quer criar um relatório com apenas alguns cliques? Use o Assistente de Relatório. Quer projetar e modificar o layout do relatório em tempo real com dados ao vivo, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos, e ver instantaneamente as mudanças à medida que o constrói? Utilize a vista Layout. Quer interagir com o relatório para pesquisar, filtrar e classificar dados ao vivo? Use a vista relatório. Quer adicionar botões de comando, números de página, imagens, hiperligações e estilos de aparência profissional, todos por conta própria? Utilize os muitos assistentes de controlo e galerias nos grupos Controlos e Layout no separador Design da Fita. Ao utilizar o Access, pode facilmente criar relatórios simples, relatórios de grupo e resumo, etiquetas de correio, relatórios gráficos e sub-relatórios.

Uma vez criado o relatório, utilize o Acesso para distribuir eletronicamente o relatório. Por exemplo, pode enviar o relatório através de uma mensagem de e-mail ou guardar o relatório em diferentes formatos, como um instantâneo de Acesso ou um ficheiro PDF, para adicioná-lo a uma página web ou site do SharePoint.

Para obter mais informações, consulte:

formulário de amostra

Uma vez que os seus dados estão no Access, você pode aproveitar as muitas ferramentas de criação e personalização de formulários. Quer criar um formulário com apenas alguns cliques? Utilize o Assistente de Formulário. Quer projetar e modificar o layout do formulário em tempo real com dados ao vivo, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos, e ver instantaneamente as mudanças à medida que o constrói? Utilize a vista Layout. Quer adicionar botões de comando, caixas de listas, caixas de combinação, grupos de opções, imagens, máscaras de entrada, gráficos, hiperligações e estilos de aparência profissional, tudo por conta própria? Utilize os muitos assistentes de controlo e galerias nos grupos Controlos e Layout no separador Design da Fita. Ao utilizar o Access pode facilmente criar formas simples, formas atabadas, formas contínuas, formas pop-up, caixas de diálogo modais e subformas.

No Access, pode facilmente criar um formulário dividido, que apresenta uma folha de dados sincronizada e uma visão de formulário para que possa tirar o melhor partido de ambos. Uma vez criado um formulário polido, é fácil deslocar, filtrar e até pesquisar os dados por trás do formulário utilizando os botões de navegação padrão e a caixa de pesquisa na parte inferior do formulário.

Formulário dividido

Para obter mais informações, consulte:

Filtro Automático

Qualquer produto que utilize, filtra os dados para trabalhar com um subconjunto de dados, e classifica os dados para encomendar da forma que pretende. No Access, os utilizadores do Excel podem filtrar e classificar os dados numa visão de folha de dados sem terem de reaprender uma interface de utilizador completamente nova. Os ícones, menus de comando, comandos, critérios e caixas de diálogo são muito semelhantes, quer esteja a trabalhar com texto, números, datas ou espaços em branco. Pode até guardar os filtros e separa-se juntamente com a vista da folha de dados.

Você pode criar uma consulta no Access, e nem mesmo saber o que sQL significa. Quatro assistentes de consulta ajudam-no a criar consultas simples, a encontrar duplicados, a localizar registos incomparáveis e a criar consultas de crosstab. Nem precisa criar uma consulta; simplesmente filtrar e classificar os dados da forma que pretende que pareça e é guardado com uma folha de dados.

Critérios PaísRegião

Para obter mais informações, consulte:

Primeira página do assistente de etiquetas

Agora que a tua família cresceu, a tua lista de cartões de férias subitamente aumentou e precisas de acompanhar muito mais aniversários e aniversários. Não há problema. Pode utilizar uma tabela de acesso ou consulta como fonte de dados de fusão de correio, e criar uma operação de fusão de correio utilizando o Assistente de Fusão word mail, para cartas, cartões, mensagens de correio eletrónico e envelopes. Se apenas precisar de criar etiquetas de correio, utilize o Assistente de Etiquetano Acesso para criar e imprimir as suas etiquetas a partir de um relatório que cria. Pode até adicionar automaticamente um código de barras correspondente a cada endereço do cliente.

Para obter mais informações, consulte:

Tanto o Access como o Excel fornecem comandos para se conectarem aos dados nas listas do SharePoint. O Excel fornece uma ligação apenas para leitura (de ida) às listas de SharePoint ligadas; enquanto o Access permite ler e escrever dados (bidirecionais) nas listas de SharePoint ligadas. As listas de acesso e SharePoint funcionam muito bem em conjunto. Os tipos de dados de acesso e de SharePoint — como texto rico, apêndice apenas (para apoiar o histórico de revisão de rastreio num campo de memorandos), anexos, AutoNumber, procurações e campos de vários valores – fazem uma integração suave e poucas, se houver, inconsistências de dados.

Assim que ligar os dados da sua lista SharePoint a uma base de dados de Acesso, pode até desativar os dados da lista SharePoint numa base de dados de Acesso local, trabalhar com os dados localmente e, em seguida, voltar a ligar-se ao site SharePoint para fazer o upload de quaisquer alterações. Quaisquer alterações de dados contraditórias efetuadas por outros utilizadores serão tratadas por um assistente de resolução de conflitos. Os formulários e relatórios que criou no Access baseiam-se nos mesmos dados, mas ligados às listas do SharePoint.

O Excel fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.

Pontos de integração com foco nos dados do Excel

1. Importar uma vez dados da folha de cálculo do Excel para uma lista do SharePoint ou exportar dados da folha de cálculo do Excel para uma lista do SharePoint para criar uma ligação de dados unidirecional e permanente.

2. Utilizar a ligação unidirecional e permanente para atualizar dados numa folha de cálculo do Excel a partir da lista do SharePoint.

3. Publique os livros excel em Serviços do Excel, e exiba e interaja com dados utilizando a Peça Web de Acesso Web excel numa página de peça web.

4. Importar (ligar) dados num livro excel a partir de servidores OLAP, bases de dados De Servidor e Acesso SQL e ficheiros planos.

O acesso fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.

1. Importar ou exportar uma vez dados entre as vistas do Access e uma lista do SharePoint.

2. Link dados entre tabelas de Acesso e uma lista sharePoint criando uma ligação permanente bidirecional. (Os dados atualizados da lista podem ser vistos numa tabela de Acesso; os dados atualizados da tabela de acesso podem ser vistos numa lista.)

3. Colocar os dados de lista offline, atualizar no Access, voltar a colocar online, sincronizar atualizações e resolver conflitos.

4. Apresentar e editar dados de lista em vistas de relatório, formulários e folhas de dados do Access.

Para obter mais informações, consulte:

Pode criar aplicações de base de dados de desktop bastante sofisticadas sem nunca escrever uma linha de código VBA. Cada objeto de Acesso tem um vasto conjunto de propriedades e eventos facilmente acessíveis a partir de uma folha de propriedade para ajudá-lo a personalizar a sua solução. Cada objeto tem designers detalhados que revelam todas as funcionalidades disponíveis para si. Modelos de base de dados adicionais estão disponíveis no Office Online. Os modelos de campo e mesa ajudam-no a criar e a personalizar rapidamente novas tabelas. Pode desenhar uma nova base de dados de raiz com ferramentas de design de base de dados incorporadas.

As macros de acesso usam um ambiente declarativo que não requer a escrita de qualquer código VBA, por isso não precisa de ser um desenvolvedor. Cada ação macro executa uma tarefa, como abrir um formulário, executar uma consulta, encontrar registos ou exibir uma mensagem. Pode incorporar macros em qualquer caso de relatório, formulário ou controlo. A maioria das macros tem argumentos, e pode adicionar-lhes lógica condicional para que façam o que quiserem. Pode até definir variáveis e fazer verificação de erros, novamente sem escrever código VBA.

Desenhe um protótipo e execute-o pelo departamento de TI. Crie uma solução para a sua equipa quando precisarem o mais rápido possível, e faça-o num sapateiro com uma equipa de ossos nus. Acompanhe os bilhetes vendidos para uma festa da empresa, acompanhe o prazo de validade dos materiais de fabrico ou imprima etiquetas de aceitação para peças. Acompanhe tarefas, problemas e entregas em projetos de equipa. Crie uma base de dados de gasodutos de vendas para monitorizar as potenciais vendas dentro de um pequeno grupo de profissionais de vendas.

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