Trabalhar offline com tabelas ligadas a listas do SharePoint

Pode utilizar o Access para trabalhar offline com dados que estão ligados às listas do SharePoint. Isto pode ser útil, por exemplo, se precisar de estar longe do escritório ou precisar de continuar a trabalhar quando um servidor não está disponível ou se perdeu ligações ao servidor.

Descrição Geral

Antes de trabalhar offline com dados de um site sharePoint, primeiro tem de criar ligações entre as tabelas Access e SharePoint. Em seguida, pode retirar as listas offline para a atualizá-las ou analisá-las utilizando o Access. Quando se reconectar, pode sincronizar os dados, de modo a que a base de dados e as listas sejam atualizadas. Se a sua base de dados tiver consultas e relatórios, pode usá-los para analisar os dados ligados.

Se atualizar quaisquer dados enquanto estiver offline, pode sincronizar as suas alterações quando o Access voltar a ligar ao servidor. Se ocorrerem conflitos de dados – por exemplo, se alguém atualizar um registo no servidor enquanto uma pessoa diferente atualiza o mesmo registo offline – pode resolver o conflito quando sincroniza.

Pode ligar as tabelas de Acesso às listas utilizando vários métodos. Por exemplo, pode mover a sua base de dados para um site do SharePoint, que também liga as tabelas da base de dados às listas do site. Ou pode exportar dados de uma lista na vista de uma folha de dados num site do SharePoint para uma tabela de Acesso. Por exemplo, pode utilizar um relatório no Access para resumir os dados. Para obter mais informações sobre a ligação aos dados do SharePoint a partir do Access, consulte Import ou ligue-se a dados numa lista do SharePoint.

Trabalhar offline com as listas sharePoint no Access

A partir do Access 2010, trabalhar offline com listas de SharePoint ligadas é mais um processo automático mantido pelo Access. Se o Access não conseguir ligar-se ao site SharePoint onde residem as listas do SharePoint, talvez porque perdeu a conectividade da Internet, o Access muda para o modo offline. Na Barra de Estado no lado inferior direito da janela Access verá uma mensagem a dizer que todas as tabelas SharePoint estão desligadas. Se clicar em Informações de >de Ficheiros, também verá uma mensagem semelhante indicando que tem tabelas desligadas. Quando estiver em modo offline, pode continuar a adicionar, editar e apagar dados numa cópia local em cache dos dados da Lista SharePoint.

O acesso continua a tentar reconectar-se a intervalos regulares com as listas ligadas no servidor SharePoint. Assim que o Access restabelecer uma ligação ao site SharePoint, verá uma barra de mensagens abaixo da fita a perguntar se pretende sincronizar os seus dados offline com o servidor.

Clique em Sincronizar para reconectar-se com o Servidor SharePoint.

Clique em Sincronizar e aceder reconecta-se com as listas ligadas do SharePoint e, em seguida, tenta fundir quaisquer alterações de dados.

Resolução de alterações de dados contraditórias

Um conflito surge quando dois utilizadores fazem uma alteração para a mesma parte dos dados ou estrutura de uma lista. O utilizador que apresentar uma alteração primeiro conseguirá cometer as suas alterações, mas o segundo utilizador será notificado de um conflito.

Por exemplo, o utilizador A muda a coluna City da terceira linha de Dallas para Seattle e, ao mesmo tempo, muda a célula de Dallas para Houston. As alterações do utilizador A são submetidas primeiro ao servidor, seguidas das alterações. O servidor informa-o de um conflito e permite-lhe resolver o conflito.

Nota: Um conflito ocorrerá mesmo quando os utilizadores editam diferentes células na mesma linha.

Não poderá fazer alterações a um registo que tenha um conflito até resolver o conflito.

Se o Access detetar quaisquer conflitos de dados enquanto sincroniza as alterações offline com o servidor SharePoint, verá a caixa de diálogo Resolve Conflicts.

Utilize as opções disponíveis na caixa de diálogo Resolve Conflicts para resolver conflitos de dados.

Siga um dos seguintes procedimentos:

  • Para resolver o conflito ou erro atualmente apresentado ignorando as alterações que escoou para o registo, clique em Descartar As Minhas Alterações. As tuas mudanças perder-se-ão.

  • Para resolver todos os conflitos e erros pendentes ignorando todas as suas alterações na lista, clique em Descartar Todas as Minhas Alterações.

  • Para resolver o conflito ou erro atualmente apresentado, recandidatando as suas alterações, clique em Retry My Changes. Em caso de conflito, se você e o outro utilizador alterarem a mesma coluna, as suas alterações substituirão as alterações do outro utilizador. Se editar diferentes colunas, as suas alterações serão fundidas com as alterações do outro utilizador.

  • Para resolver todos os conflitos e erros pendentes, recandidatando as suas alterações, clique em Retry All My Changes.

  • Para ver os detalhes do próximo conflito ou erro, clique em Seguinte no canto superior direito da caixa de diálogo.

  • Para ver os detalhes do conflito ou erro anterior, clique em Previous no canto superior direito da caixa de diálogo.

  • Para resolver conflitos e erros posteriormente, clique em Fechar a barra de título da caixa de diálogo.

Notas

  • A grelha de detalhes mostra todas as colunas na sua visão atual. Se as colunas não forem visíveis, utilize a barra de deslocamento horizontal para deslocar ou arraste a borda direita da caixa de diálogo para aumentar a largura da grelha de pormenores.

    Para ampliar o conteúdo de uma coluna, clique na coluna na grelha de detalhes. As alterações e as alterações do outro utilizador serão apresentadas na caixa de diálogo Detalhes de Campo. A caixa de diálogo também é útil para visualizar alterações de formatação de texto ricas.

  • A grelha de detalhes exibe linha Deleted, em vez de uma linha de dados, se você ou o outro utilizador eliminar uma linha. Se o outro utilizador eliminar a linha, a caixa de diálogo não apresenta o nome do utilizador nem a data e hora da eliminação. Além disso, não poderá repetir as suas alterações.

Definir a opção Colocação em Cache do Serviço Web e tabelas do SharePoint

A definição predefinida para as novas bases de dados no Access 2010 e em versões posteriores é a colocação em cache do serviço e das tabelas ligadas do SharePoint. Se quiser alterar este comportamento e, em vez disso, utilizar o comportamento que existe no Access 2007, clique em 'Opções de > de Ficheiros' para abrir a caixa de diálogo 'Opções de Acesso'. Clique em Base de Dados Atual para ver as definições listadas nas tabelas Caching Web Service e SharePoint.

  • Utilizar o formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 e superior Selecione esta opção para que o Access coloque em cache uma cópia local dos dados ligados. Esta definição pode melhorar o desempenho quando estiver a trabalhar com dados ligados. Se utilizar esta opção, o carregamento e a visualização de dados ligados serão mais rápidos. Se quiser utilizar o comportamento de colocação em cache que existia no Access 2007, anule a seleção desta opção.

  • Limpar cache ao fechar Selecione esta opção para que o Access limpe todos os dados em cache locais da memória ao fechar a sua base de dados.

  • Nunca colocar em cache Selecione esta opção para que o Access não coloque em cache uma cópia local dos dados enquanto trabalha nas suas origens de dados ligadas do SharePoint.

    Nota: As opções Limpar cache ao fechar e Nunca colocar em cache não estão disponíveis se a definição Utilizar o formato de cache compatível com o Microsoft Access 2010 e superior não estiver selecionada.

Posso trabalhar offline manualmente no Access 2010 e superior?

Para ter o controlo manual de trabalhar offline com dados do SharePoint ligados no Access 2010 e superiores, terá de limpar o formato cache que é compatível com o Microsoft Access 2010 e posterior definição para a base de dados atual encontrada na caixa de diálogo Opções de Acesso. Consulte a secção anterior sobre como encontrar e definir esta opção.

Nota: Pode ser solicitado que feche e reabrifique a sua base de dados depois de alterar a definição.

Depois de ter limpo o formato cache que é compatível com o Microsoft Access 2010 e posterior definição, verá um grupo de comandos web Linked Lists no separador Dados Externos.

Neste grupo, verá comandos como Work Offline, Synchronize,Relink Lists e outros. Estes são os mesmos comandos que estavam no Access 2007 no grupo SharePoint Lists no separador Dados Externos.

Para trabalhar offline com os dados da sua lista SharePoint neste modo, clique em Work Offline.

Para sincronizar as suas listas offline com dados do servidor, clique em Sincronização.

Para voltar a ligar as tabelas ligadas depois de trabalhar offline, clique em Work Online.

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Utilização do Access 2007?

Para realizar este procedimento, primeiro tem de ligar as suas tabelas de Acesso às listas Do SharePoint.

Nota: Se tiver uma base de dados que já esteja publicada num site do SharePoint, primeiro tem de guardar uma cópia local da base de dados e, em seguida, retirar as listas offline.

  1. Abra a base de dados que está ligada às listas SharePoint.

  2. No separador Dados Externos, no grupo SharePoint Lists, clique em Work Offline.

Nota: Se o botão Work Offline não estiver disponível, ou as suas tabelas não estão ligadas às listas do SharePoint, ou já retirou os dados da lista offline.

  1. Abra a base de dados que está ligada às suas listas SharePoint.

  2. No separador Dados Externos, no grupo SharePoint Lists, clique em Sincronização.

Se ocorrer um conflito sobre uma mudança que fez offline e uma alteração que alguém fez no servidor, aparece a caixa de diálogo Resolve Conflicts.

A caixa de diálogo apresenta informações sobre o conflito, tais como o motivo do erro ocorrido, e fornece opções para que tente submeter os dados novamente ou descartar as suas alterações. Se houver vários erros, pode ver os detalhes de cada erro clicando nos botões Anterior e Seguinte na caixa de diálogo. Alguns erros só podem ser resolvidos descartando as suas alterações.

A grelha de detalhes na caixa de diálogo Resolve Errors exibe todas as colunas na sua visão atual. Para a linha afetada, a grelha de detalhes mostra a mudança que fez. Não é possível editar os valores, mas pode clicar em cada coluna para ver mais detalhes.

  • Na caixa de diálogo Resolve Errors, faça uma das seguintes:

    • Se pretender manter as alterações efetuadas no servidor para um item selecionado, clique em Descartar as Minhas Alterações.

    • Se pretender submeter as suas alterações novamente a um item selecionado, clique em Retry My Changes.

      Dependendo da situação, poderá ter de esperar até que o problema seja resolvido. Por exemplo, se não conseguir sincronizar as suas alterações devido a um problema de conectividade de rede, deve esperar até voltar a ligar.

    • Se pretender manter as alterações que foram feitas no servidor a todos os itens, clique em Descartar Todas as Minhas Alterações.

    • Se pretender submeter as suas alterações novamente a todos os itens, clique em Retry All My Changes.

      Dependendo da situação, poderá ter de esperar até que o problema seja resolvido. Por exemplo, se não conseguir sincronizar as suas alterações devido a um problema de conectividade de rede, deve esperar até voltar a ligar.

      Notas: 

      • Se o erro só puder ser resolvido descartando as suas alterações, os botões para voltar a tentar as suas alterações podem não estar disponíveis.

      • Pode fechar a caixa de diálogo sem tomar qualquer ação, mas não poderá sair ou atualizar a lista ou fazer alterações numa coluna calculada até resolver o erro.

Depois de voltar a ligar as tabelas ligadas, quaisquer alterações que faça aos dados ou objetos são sincronizadas.

  1. Abra a base de dados que está ligada às listas SharePoint.

  2. No separador Dados Externos, no grupo SharePoint Lists, clique em Work Online.

    Nota: Se quiser descartar as alterações que fez offline, clique em Rejeitar Alterações no grupo SharePoint Lists.

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