Tudo sobre fluxos de trabalho Aprovação

SharePoint fluxos de trabalho podem ajudá-lo a automatizar os seus processos de negócio, tornando-os mais consistentes e eficientes. O fluxo de trabalho Aprovação permite-lhe encamlhe documentos e outros itens armazenados no SharePoint para uma ou mais pessoas para aprovação.

Nota: Os fluxos de trabalho do SharePoint 2010 foram desmantelados desde 1 de agosto de 2020 para novos inquilinos e removidos dos inquilinos existentes a 1 de novembro de 2020. Se estiver a utilizar fluxos de trabalho do SharePoint 2010, recomendamos que migrar para o Power Automate ou outras soluções suportadas. Para mais informações, consulte Des reformulação do fluxo de trabalho do SharePoint 2010.

Para obter mais informações, consulte Acerca dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

Importante: Por predefinição, o fluxo de trabalho Aprovação não está ativado e não está listado na caixa de listagem Selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para disponivelá-lo para utilização, o administrador do site tem de ativá-lo ao nível da coleção de site. Vá para Definições do Site >funcionalidades da Coleção > a funcionalidade Fluxos de Trabalho. Além disso, SharePoint 2013 fornece estes modelos de fluxo de trabalho baseados no SharePoint 2010 de compatibilidade. Para criar um fluxo SharePoint 2013 baseado em fluxos de trabalho com uma lógica semelhante, utilize SharePoint Designer 2013.

Se tudo o que precisa de fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Aprovação    Desloco-se para baixo até ao segmento Concluir e expanda-o. Por enquanto, poderá não precisar de nenhum dos outros segmentos.

Comparação do processo manual com o fluxo de trabalho automatizado

SharePoint fluxos de trabalho são:

  • Eficiente e consistente    Um fluxo de trabalho de Aprovação encaminha automaticamente o documento ou item, atribui tarefas de revisão e acompanhar o respetivo progresso e envia lembretes e notificações quando necessário. A atividade num fluxo de trabalho pode ser monitorizada e ajustada a partir de uma página de estado central e o histórico de eventos numa execução de fluxo de trabalho é mantido durante 60 dias após a conclusão.

  • Menos trabalho para si    Um fluxo de trabalho Aprovação poupa-lhe tempo e problemas e, ao mesmo tempo, simplifica e padroniza o seu processo de aprovação.

Eis um diagrama de uma versão muito simples do fluxo de trabalho Aprovação.

Diagrama de um fluxo de trabalho Aprovação simples

As informações neste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.

Clique aqui para obter algumas sugestões sobre como tirar o máximo partido deste artigo

Se tudo o que precisa de fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Aprovação    Desloco-se para baixo até ao segmento Concluir e expanda-o. Por enquanto, poderá não precisar de nenhum dos outros segmentos.

Se quiser adicionar, iniciar, monitorizar e manter fluxos de trabalho    Se ainda não estiver familiarizado com estas tarefas, poderá achar útil trabalhar neste artigo, segmentar por segmento, na primeira vez que cria e adiciona um fluxo de trabalho. Assim que estiver familiarizado com as informações e o esquema do artigo, poderá ir diretamente para o segmento de que precisa em quaisquer visitas de devolução.

Aprovação de conteúdo e aprovação de publicação    Poderá querer que as listas ou bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou novas versões dos itens atuais sejam revistos para a precisão dos conteúdos ou para a precisão do seu formulário e estilo, antes de estes ficarem visíveis para todas as pessoas que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo e pode utilizar um fluxo de trabalho aprovação para controlar a aprovação de conteúdo numa lista ou biblioteca. (Também existe um fluxo de trabalho Aprovação de Publicação muito semelhante, criado especialmente para utilização em sites do SharePoint que publicam páginas Web na Internet.)

Uma palavra sobre como imprimir este artigo    Este é um artigo longo. Se quiser imprimir apenas os segmentos selecionados, certifique-se de que apenas esses segmentos são expandidos quando imprimir. (Além disso, se quiser incluir os gráficos completos na sua cópia impressa, imprima na orientação paisagista e não na orientação portrait.)

E uma palavra sobre a pesquisa    Antes de procurar texto ou termo neste artigo, certifique-se de que todos os segmentos em que pretende procurar estão expandidos.

Um fluxo de trabalho de Aprovação é uma funcionalidade do SharePoint que encaminho um documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas para aprovação ou rejeição. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza todo o processo.

Diagrama de um fluxo de trabalho Aprovação simples

O fluxo de trabalho Aprovação básico incluído nos produtos SharePoint funciona como um modelo. Ao utilizar este modelo, pode adicionar múltiplos fluxos de trabalho de Aprovação aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que adicionar é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho Aprovação básico, cada uma com a sua própria forma de trabalho especializada, com base nas definições que especificar ao adicioná-lo.

Secções neste segmento

  1. O que pode fazer um fluxo de trabalho de Aprovação por mim?

  2. O que não pode fazer um fluxo de trabalho de Aprovação?

  3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?

  4. Como planeia, adiciona, executa e mantém este tipo de fluxo de trabalho?

1. O que pode fazer um fluxo de trabalho aprovação por mim?

  • Quando adicionar um fluxo de trabalho Aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de site pela primeira vez, pode especificar quantos participantes quer incluir e indicar se as tarefas são atribuídas umas a seguir a outras (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo). Pode até decidir se quer dividir as tarefas dos participantes em duas ou mais fases separadas, bem como especificar uma data para conclusão final e/ou o tempo permitido para a conclusão de cada tarefa. Sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente num item, pode modificar qualquer uma destas definições.

  • O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: para aprovar ou rejeitar o item, para pedir uma alteração ao item, para rea atribuir a tarefa ou para cancelar ou eliminar a tarefa.

  • Enquanto o fluxo de trabalho estiver em execução, pode monitorizar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir de uma página única e central de Estado do Fluxo de Trabalho.

  • Durante 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho que ocorreram durante este fluxo de trabalho (ou instância)do fluxo de trabalho ainda está disponível na página Estado do Fluxo de Trabalho, para referência informal.

Também pode utilizar um fluxo de trabalho Aprovação para gerir um processo de aprovação de conteúdo de uma lista ou biblioteca. Para obter mais informações, consulte o segmento de Controlo deste artigo.

2. O que não pode fazer um fluxo de trabalho de Aprovação?

Normalmente, os participantes num fluxo de trabalho de Aprovação não têm permissão para fazer alterações no item que está a ser revisto. Em vez disso, os participantes podem pedir que sejam feitas alterações ao item no decorrer da instância de fluxo de trabalho. Se quiser adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes inserem comentários e alterações no item em si, consulte o artigo Tudo sobre fluxos de trabalho de Recolha de Comentários,na secção Consulte Também.

Além disso, os fluxos de trabalho de Aprovação não são concebidos para recolher assinaturas. Se quiser utilizar um fluxo de trabalho para recolher assinaturas num documento do Microsoft Word, num livro do Microsoft Excel ou num formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo Tudo sobre fluxos de trabalho de Recolha deAssinaturas,na secção Consulte Também.

Início do segmento

3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo de trabalho   Por predefinição, tem de ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e o grupo Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo de trabalho   Também por predefinição, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já tenha sido adicionado. (Por predefinição, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm a permissão Editar Itens; o grupo Visitantes não.)

Em alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para tal, selecione a caixa de verificação Exigir Permissões de Gestão de Listas para iniciar este fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como planeia, adiciona, executa e mantém este tipo de fluxo de trabalho?

Estas são as fases básicas:

  • ANTES de o fluxo de trabalho ser executado (plano, adicionar, iniciar)   
    Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeia onde o pretende adicionar (para uma única lista ou biblioteca ou para toda a coleção de site) e os detalhes sobre como irá funcionar. Após adicionar e configurar o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho num item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. A ação automática pode ser ativada com base num ou em ambos os dois eventos a acionáveis: quando um item é adicionado ou criado numa lista ou biblioteca ou quando um item numa lista ou biblioteca é alterado.

  • ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (concluído, monitor, ajustar)   
    Enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem as tarefas que lhes foram atribuídas. Os lembretes automáticos são enviados aos participantes que não cumprem os prazos das tarefas. Entretanto, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorizado a partir de uma página central estado do Fluxo de Trabalho para essa instância específica do fluxo de trabalho. Os ajustes ao fluxo de trabalho enquanto é executado podem ser feitos a partir da mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou cessado a partir daí.

  • APÓS executar o fluxo de trabalho (rever, relatório, alterar)   
    Quando o fluxo de trabalho estiver concluído, o histórico completo (ou instância)da mesma pode ser revisto até 60 dias na página Estado do Fluxo de Trabalho. Na mesma página, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho desta versão do fluxo de trabalho. Por fim, se quiser alterar alguma coisa sobre a forma como o fluxo de trabalho funciona, pode abrir e editar o formulário de associação que concluiu quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O seguinte fluxograma ilustra estas fases da perspetiva da pessoa que está a adicionar um novo fluxo de trabalho.

Processo do Fluxo de Trabalho

Neste segmento, identificamos as decisões que precisa de tomar e as informações que precisa de reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho Aprovação.

Se já estiver familiarizado com como adicionar este tipo de fluxo de trabalho e apenas precisar de um lembrete sobre os passos específicos, pode ir diretamente para o segmento Adicionar (Lista/biblioteca ou Coleção de site)adequado deste artigo.

Secções neste segmento

  1. Modelos e versões

  2. Introdução ao formulário de associação

  3. Doze perguntas a responder

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos em produtos SharePoint funcionam como modelos mestre nos quais os fluxos de trabalho individuais específicos que adiciona às suas listas, bibliotecas e coleção de site se baseiam.

Por exemplo, sempre que adicionar um fluxo de trabalho Aprovação, está a adicionar uma versão do modelo geral de fluxo de trabalho Aprovação. Pode dar o nome próprio a cada versão e as suas próprias definições, que pode especificar no formulário de associação quando adicionar essa versão específica. Desta forma, pode adicionar múltiplos fluxos de trabalho, todas as versões com base no modelo global de fluxos de trabalho Aprovação, mas cada uma das versões com nome e adaptadas de acordo com a forma específica como o irá utilizar. As versões com nome também podem ser denominadas instâncias de fluxo de trabalho.

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2. Introdução ao formulário de associação

Sempre que adicionar uma nova versão de fluxo de trabalho baseada num dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preencha um formulário de associação para especificar como pretende que a nova instância funcione.

Na secção seguinte, encontrará uma lista de perguntas que o vão preparar para preencher o formulário de associação. No entanto, em primeiro lugar, demova um ou dois momentos para ver o formulário e os seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Primeiro formulário de iniciação

Segunda página do formulário de associação

Formulário para introduzir informação específica da execução

Os campos na caixa vermelha desta segunda página também aparecem no formulário de iniciação ,que é apresentado sempre que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente e que pode ser editado nessa única operação.

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3. Doze perguntas a responder

Assim que tiver a resposta a todas as perguntas nesta secção, está pronto para adicionar o seu fluxo de trabalho.

  1. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

  2. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de site? e Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

  3. O que é um bom nome?

  4. Listas de tarefas e listas de histórico: Existente ou novo?

  5. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

  6. Os tipos de conteúdo que herdam deste fluxo de trabalho também o obterão?

  7. Participantes: Que pessoas, em que ordem?

  8. De que informações adicionais necessitam os participantes?

  9. Quando é que as tarefas têm de ser encenadas?

  10. Quando é que este fluxo de trabalho termina?

  11. Quem precisa de ser notificado?

  12. Este fluxo de trabalho irá controlar a aprovação de conteúdo?

01. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

Existem vários modelos de fluxo de trabalho que têm a palavra "Aprovação" nos nomes. Este artigo refere-se ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Aprovação – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para si, consulte o segmento SAIBA deste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo Sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint,na secção Consulte Também.

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02. Uma lista ou biblioteca ou toda a coleção de site? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

Pode disponibilizar a sua nova versão do fluxo de trabalho Aprovação apenas numa única lista ou biblioteca ou disponivelá-la em toda a coleção de site.

  • Se adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, pode configurar a mesma para ser executada em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.

  • No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho a toda a coleção de site, tem de o configurar para ser executado apenas num único tipo de conteúdo de site.

Mapa da coleção de sites com 3 formas de adicionar explicadas

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como Documento ou Uma Descrição do Excel,ou ser altamente especializado como Contrato Legal ou Especificação de Estrutura do Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis em produtos do SharePoint por predefinição, mas pode personalizá-los e adicionar outros criados por si. Para obter mais informações, consulte criar ou personalizar um tipo de conteúdo de site e Adicionar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca.

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03. Qual é um bom nome?

Dê um nome à sua versão do fluxo de trabalho:

  • Indica claramente para que é utilizado.

  • Distingue claramente dos outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagine que é membro de um grupo de editores. O seu grupo quer utilizar dois fluxos de trabalho de Aprovação diferentes para gerir submissões de documentos de contribuintes externos:

  • Irá executar o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido para decidir se quer aceitá-lo para o processo de edição.

  • Depois de aceitar e editar um documento submetido, irá executar o segundo fluxo de trabalho no rascunho editado para decidir se o deve aceitar como final.

Pode dar o nome Aceitar Aprovação da Submissão ao primeiro fluxo de trabalho e o segundo a Aprovação de Rascunho Final.

Sugestão: Como habitualmente, é boa ideia estabelecer convenções de no nome consistentes e certificar-se de que todas as pessoas envolvidas nos fluxos de trabalho estão familiarizadas com essas convenções.

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04. Listas de tarefas e listas do histórico: Existente ou nova?

Pode fazer com que o seu fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinida do site e a lista do Histórico, utilize outras Listas de Histórico e Tarefas existentes ou peça novas listas apenas para este fluxo de trabalho.

  • Se o seu site tiver vários fluxos de trabalho ou se alguns envolvem várias tarefas, considere pedir novas listas para cada fluxo de trabalho. (A gestão de listas mais longas pode abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

  • Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho contiver dados confidenciais que pretende manter separados da lista geral de Tarefas, deve indicar definitivamente que pretende listas novas e separadas para este fluxo de trabalho. (Após adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões adequadas estão definidas para as novas listas.)

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05. Como (e por quem) é que este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas ou automaticamente apenas ou de qualquer forma:

  • Quando inicia manualmente um fluxo de trabalho Aprovação num documento ou item específico, é apresentado outro formulário, o formulário de iniciação . O formulário de iniciação contém a maioria das definições da segunda página do formulário de associação. Desta forma, se a pessoa que iniciar o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas definições (apenas na instância atual), pode fazê-lo antes de clicar em Iniciar. Ir para a lista > menu de contexto Item > Fluxos de trabalho> Selecione o fluxo de trabalho para iniciá-lo manualmente.

  • Com o início automático, não há qualquer possibilidade de apresentar um formulário de iniciação, pelo que as predefinições especificadas no formulário de associação são utilizadas sem alterações.

A seguinte ilustração mostra a diferença entre início manual e início automático.

Comparação entre formulários de início manual e automático

Todas as alterações que fizer no formulário de iniciação só são aplicadas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as definiçõespermanentes , predefinições do fluxo de trabalho, edite o formulário de associação original, conforme explicado no segmento ALTERAR deste artigo.

Início manual

Se permitir o início manual, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item elegível em qualquer altura.

As vantagens de um início manual são que o utilizador e os seus colegas só podem executar o fluxo de trabalho quando e se preferir e que, sempre que o executar, terá a oportunidade de alterar algumas definições utilizando o formulário de iniciação.

Um exemplo rápido    Se quiser executar o seu fluxo de trabalho apenas em itens criados por um autor de fora da sua equipa, não será iniciado manualmente, impedirá que seja executado automaticamente em itens criados por si e pelos seus colegas de equipa. (Uma solução alternativa: mantenha uma lista ou biblioteca para itens de autores na sua equipa e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Desta forma, pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas apenas na lista de autores externos. Outra solução: adicione uma condição SE e defina Criado Por à pessoa específica. Consulte Referência rápida das condições do fluxo de trabalho para obter mais informações.)

A desvantagem principal do início manual é que alguém tem de se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for adequado fazê-lo.

Início automático

Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente em qualquer um dos seguintes eventos:

  • Alguém tenta publicar uma versão principal de um item.

  • É criado ou carregado um novo item para a lista ou biblioteca.

  • Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem de um início automático é que ninguém tem de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Este é executado sempre que ocorre um evento que aciona.

Um exemplo rápido    Se for responsável pela precisão e precisão dos itens numa lista, pode adicionar um fluxo de trabalho aprovação a essa lista e especificar-se a si próprio como o único participante. Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente sempre que um item na lista for alterado e sempre que um novo item for adicionado. Desta forma, estará sempre a par.

Duas desvantagens do início automático:

  • Não pode impedir a execução do fluxo de trabalho sempre que ocorrer um evento de acionamento.

  • Não pode alterar as definições no início da instância individual.

Para obter mais informações sobre como executar o seu fluxo de trabalho Aprovação automaticamente sempre que alguém tentar publicar uma versão principal de um item, consulte o segmento de Controlo deste artigo.

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06. Os tipos de conteúdo que herdam deste fluxo de trabalho também o obterão?

Apenas quando adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para toda a coleção de site, é-lhe dada a opção de também adicionar o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção de site que herdam do tipo de conteúdo ao quem está a adicionar o fluxo de trabalho.

Notas

  • A operação que realiza todas as adições adicionais pode demorar muito tempo a ser concluída.

  • Se a herança tiver sido interrompida em sites ou subsites onde pretende que este fluxo de trabalho seja adicionado para herdar tipos de conteúdo, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

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07. Participantes: Que pessoas, em cada ordem?

Terá de fornecer o nome ou endereço de e-mail de cada pessoa a quem serão atribuídas as tarefas de revisão.

Uma ou várias fases?    Pode optar por ter apenas uma fase de revisão das tarefas ou múltiplas fases. Se tiver mais do que uma fase, as fases serão executadas uma depois da outra.

Avaliações paralelas ou críticas em série?    Para os participantes em qualquer uma fase, pode optar por que as tarefas de revisão tenham todas as tarefas atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo) ou que as tarefas de revisão umas a seguir às outras (em série) pela ordem que indicar. A opção de série pode ser útil se, por exemplo, configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição ou se quiser que os participantes possam ver os comentários de participantes anteriores como parte do contexto das respetivos críticas.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de múltiplas fases e críticas de série:

Imagine que o Tiagueiros adiciona um novo fluxo de trabalho de Aprovação. Ele quer que os seus colegas Adriana e o Eduardo revejam cada item primeiro, antes de revisá-lo primeiro. Ele também quer que o fluxo de trabalho termine antes da sua própria revisão se a Adriana ou o Adriana rejeitarem o item. O Tiao pode configurar isto de duas formas:

  • Ao utilizar uma revisão em série   O Tiaga configura uma revisão de série de uma fase na qual a Adriana e o Adriana são os primeiros dois participantes e ele é o terceiro; e seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição.
    Neste acordo, a Adriana tem de aprovar o item antes da tarefa do Eduardo ser atribuída e, em seguida, o Eduardo tem de aprovar o item antes da tarefa do Tiaga ser atribuída. Se a Adriana rejeitar o item, não será atribuída uma tarefa ao Eduardo nem ao Tiaga; e se a Adriana aprovar mas o Eduardo rejeitar, o fluxo de trabalho continuará a terminar antes de a tarefa de revisão do Tiaga ser atribuída.
    Eis como o Tiaco configura a sua revisão em série de fase única.
    Formulário com definição para revisão em série de fase única realçada
    Opção Terminar à Primeira Rejeição selecionada

  • Ao utilizar duas fases   Se o Duarte quiser que a Adriana e o Adriana tenham de ser atribuídas as avaliações ao mesmo tempo, para que a Adriana não tenha de esperar que a Adriana termine antes de poder começar, pode configurar duas fases no fluxo de trabalho: a primeira fase paralela para as críticas da Adriana e do Adriana e a segunda uma fase separada apenas para a sua própria revisão. Uma vez mais, ele seleciona a opção Terminar na Primeira Rejeição. A segunda fase não será iniciada até a primeira fase ser concluída; Por isso, se a Adriana ou o Sean rejeitar o item, a tarefa de revisão do Tiaga nunca será atribuída.
    Eis como o Tiao configura a sua revisão paralela de duas fases.
    Formulário com definição para revisão em paralelo de duas fases realçada
    Opção Terminar à Primeira Rejeição selecionada

Eis alguns diagramas de ambas as soluções.

Fluxo de trabalho em série e fluxo de trabalho em duas fases lado a lado

Participantes exteriores    Existe um processo especial para incluir os participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Neste processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo.

Eis um diagrama do processo:

Fluxograma do processo de inclusão de um participante externo

Atribuir uma tarefa a cada grupo inteiro ou uma a cada membro do grupo?    Se incluir um endereço de grupo ou uma lista de distribuição entre os participantes do seu fluxo de trabalho, pode atribuir uma tarefa a cada membro do grupo ou atribuir apenas uma tarefa a todo o grupo (mas continuar a enviar uma notificação sobre essa única tarefa a cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, qualquer membro do grupo pode reclamar e concluir essa única tarefa. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

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08. Quais as informações adicionais de que os participantes precisam?

Existe um campo de texto no formulário de associação onde pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos, entre outros.

Duas coisas que pode incluir:

  • Informações de contacto, caso os participantes tenham dificuldades ou perguntas.

  • Se o seu fluxo de trabalho atribuir apenas uma tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, mencione aqui que um único membro de cada grupo deve reclamar a tarefa antes de a concluir. Desta forma, os outros membros do grupo não perdem tempo ao iniciar a mesma tarefa. Encontrará os detalhes sobre como reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo

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09. Quando são as tarefas com data de vencimento?

Pode indicar a data de vencimento das tarefas de fluxo de trabalho de uma ou ambas as duas formas:

Por data do calendário    Pode especificar uma única data de calendário para a qual todas as tarefas devem ser vencidas.

  • Se configurar o seu fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deverá utilizar esta opção. Isto deve-se ao facto de o valor de data especificado não se ajustar automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente.

Por duração da tarefa    Pode especificar um número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, a partir do momento em que essa tarefa é atribuída.

  • Uma data de vencimento do calendário substitui a duração de uma tarefa especificada. Ou seja: se hoje for 10 de junho e me for atribuída uma tarefa hoje com uma duração de três dias, mas que também tem uma data para entrega no calendário de 11 de junho, a tarefa deverá ser terminada a 11 de junho (data para entrega do calendário) e não a 13 de junho (o fim da duração de três dias).

Início do segmento

10. Quando é que este fluxo de trabalho termina?

Para evitar desperdiçar tempo gasto em revisões desnecessárias, pode optar por que o fluxo de trabalho termine imediatamente (antes da data de vencimento especificada ou calculada) quando um de dois eventos ocorre:

  • Qualquer participante rejeita o item.

  • De qualquer forma, o item será alterado.

Nota: Não é possível iniciar um fluxo de trabalho num item com saída neste momento. No entanto, após o fluxo de trabalho ser iniciado, pode ser dar saída ao item para revisão para protegê-lo contra alterações. (No entanto, até esse item ser novamente dar entrada, nenhum outro fluxo de trabalho pode começar no mesmo.)

Início do segmento

11. Quem precisa de ser notificado?

No campo CC, na segunda página do formulário de associação, pode introduzir nomes ou endereços para todas as pessoas que devem ser notificadas sempre que este fluxo de trabalho iniciar ou terminar.

  • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de fim sem ter de ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de fim sem ter de ser especificado neste campo.

Início do segmento

12. Este fluxo de trabalho irá controlar a aprovação do conteúdo?

Poderá querer que as listas ou bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou novas versões dos itens atuais sejam revistos para a precisão dos conteúdos ou para a precisão do seu formulário e estilo, antes de estes ficarem visíveis para todas as pessoas que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo.

Nos produtos SharePoint, pode utilizar um fluxo de trabalho de Aprovação para tornar o processo de aprovação de conteúdo ainda mais fácil e eficiente. Para obter mais informações, consulte o segmento de aprovação de conteúdo do Controlo deste artigo.

O que se segue?

Se estiver pronto para adicionar o novo fluxo de trabalho Aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de site, vá para o segmento Adicionar adequado(Lista/biblioteca ou Coleção de site)deste artigo.

Poderá ter listas e bibliotecas nas quais pretende que os novos itens e/ou versões novas dos itens atuais sejam revistos para a precisão dos respetivos conteúdos ou a precisão do seu formulário e estilo antes de ficarem visíveis para todas as pessoas que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdo.

Nos produtos SharePoint, pode controlar a aprovação de conteúdo manualmente, sem um fluxo de trabalho; mas um fluxo de trabalho de Aprovação do SharePoint pode tornar o processo ainda mais fácil e eficiente.

Se ainda não estiver familiarizado com as funcionalidades de controlo de versões e de aprovação de conteúdos em produtos SharePoint, recomendamos que comece com uma revisão dos seguintes artigos:

Existem duas formas de um fluxo de trabalho Aprovação poder controlar o processo de aprovação de conteúdo, cada uma das formas associadas a um único controlo nos formulários de associação preenchidos quando adiciona o fluxo de trabalho pela primeira vez. Pode utilizar o seu fluxo de trabalho para um ou ambos.

Controlo da publicação de versões principais

Na área Opções de Início da primeira página do formulário de associação, existe uma opção para Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item. Alguns aspetos a considerar:

  • Esta opção só está disponível para um fluxo de trabalho Aprovação que é executado em todos os tipos de conteúdo numa única lista ou biblioteca e não para qualquer fluxo de trabalho que seja executado em itens de um único tipo de conteúdo.

  • Para que esta opção esteja disponível, a aprovação do conteúdo tem de ser ativada para a lista ou biblioteca na página Definições de Versões e a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) tem de estar selecionada nessa mesma página.

  • Se selecionar esta opção, as duas opções seguintes tornam-se indisponíveis: Iniciar este fluxo de trabalho quando for criado um novo item e Iniciar este fluxo de trabalho quando um item for alterado.

  • Se selecionar esta opção, o seu fluxo de trabalho será executado automaticamente num item apenas quando alguém tentar publicar uma versão principal desse item.

  • Em qualquer lista ou biblioteca, só pode haver um fluxo de trabalho de Aprovação utilizado para aprovar a publicação de versões principais. Se tentar designar um segundo fluxo de trabalho na mesma lista ou biblioteca para esta função, ser-lhe-á pedido para escolher uma ou a outra.

Controlo não baseado no controlo de versões

Na área Ativar Aprovação de Conteúdo da segunda página do formulário de associação, existe uma opção para Atualizar o estado de aprovação após a conclusão do fluxo de trabalho (utilize este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo).

Esta opção está disponível no formulário, quer seja necessária ou não aprovação de conteúdo na lista ou biblioteca. De qualquer forma, o valor no campo Aprovação do item é atualizado com base no resultado do fluxo de trabalho.

Ao utilizar esta opção, pode:

  • Execute sempre o fluxo de trabalho manualmente ou

  • Selecione uma ou mais opções de início automático na primeira página do formulário de associação ou

  • Permitir o início manual e automático

Controlo de conteúdo de sites de publicação na Web

O controlo de conteúdo é um processo especializado em sites que publicam páginas na Web. Em conformidade, existe um fluxo de trabalho Aprovação de Publicação especializado para utilização em sites de publicação, bem como um modelo de site (denominado Site de Publicação com Fluxo de Trabalho) que inclui uma versão do fluxo de trabalho já personalizada para utilização na publicação na Web.

O que se segue?

Se estiver pronto para adicionar o novo fluxo de trabalho Aprovação à sua lista, biblioteca ou coleção de site, vá para o segmento Adicionar adequado(Lista/biblioteca ou Coleção de site)deste artigo.

Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá ser útil rever o segmentoLEARN e o segmento PLANO neste artigo antes de continuar com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Tem de ordenar dois assuntos antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

E-mail    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail tem de estar ativado para o seu site do SharePoint. Se ainda não tiver a certeza de que esta ação já foi feita, consulte o seu administrador do SharePoint. Consulte também SharePoint 2013 Passo a Passo: Configuração da Definição de E-mail de Saída.

Permissões    As predefinições do SharePoint exigem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho de listas, bibliotecas ou coleções de site. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento SAIBA deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

  1. Abra a lista ou biblioteca à qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.

  2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca.

    Nota: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, o separador tem o nome Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Mostrar associações de fluxo de trabalho deste tipo, especifique se pretende que o fluxo de trabalho seja executado no documento, lista ou pasta e, em seguida, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

  5. Concluir a primeira página do formulário de associação.
    (As instruções seguem a ilustração.)

    Informações básicas de 'Adicionar um fluxo de trabalho' com as secções realçadas

    Chamada número um

    Tipo de conteúdo

    Mantenha a seleção predefinida como Todosou selecione um tipo de conteúdo específico.

    Chamada número dois

    Modelo

    Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010.

    Nota: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o seu administrador do SharePoint para saber se tem o modelo ativado para a sua coleção de site ou área de trabalho. Se for um administrador, vá para Definições do Site e, em >de Coleção de > funcionalidade Ativar Fluxos de Trabalho.

    Chamada número três

    Name

    Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome irá identificar este fluxo de trabalho aos utilizadores desta lista ou biblioteca.

    Para sugestões sobre como nomear o seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Lista de Tarefas

    Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista.

    Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (por oposição a escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número 5

    Lista do Histórico

    Selecione uma lista de histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxos de Trabalho (novo) para criar uma nova lista.

    Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista do histórico (por oposição a escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número seis

    Opções de Início

    Especifique a forma como este fluxo de trabalho pode ser iniciado.

    Para obter informações sobre como selecionar opções de início, consulte o segmento de PLANO deste artigo.

    Para obter informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento Controlo deste artigo.

    • Tenha em atenção que a opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item não é apresentada se estiver a adicionar o fluxo de trabalho apenas a um único tipo de conteúdo. 

    • Tenha também em atenção que, se selecionar Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item,as duas caixas de verificação seguintes tornam-se indisponíveis.

  6. Quando todas as definições neste formulário estiverem como pretende, clique em Seguinte.

  7. Concluir a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções seguem a ilustração.)

    Nota: Os produtos do SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação (os números de um a sete na ilustração seguinte, de Aprovadores a CC) sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a essas opções apenas nessa instância.

    Predefinições de 'Adicionar um de fluxo de trabalho' com os campos realçados

    Chamada número um

    Atribuir a

    Introduza os nomes ou endereços para as pessoas a quem pretende atribuir tarefas o fluxo de trabalho.

    • Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série)   
      Introduza os nomes ou endereços na ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas.

    • Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
      A ordem dos nomes ou endereços não importa.

    • Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
      Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.

    Chamada número dois

    Ordem

    Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo).

    Para obter mais informações sobre como utilizar uma ordem de série e uma ordem paralela, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número três

    Adicionar uma nova fase

    Adicione as fases que pretende para além da primeira que acabou de configurar.

    • Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima Ctrl+Delete.

    Para obter mais informações sobre a utilização de múltiplas fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Expandir grupos

    • Para atribuir uma tarefa a cada membro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a, selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.)

    • Para atribuir apenas uma tarefa a cada grupo inteiro que introduzir no campo Atribuir a,desmonte esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

    Chamada número 5

    Pedir

    Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo:

    • Informações de contacto.

    • Se necessário, uma nota sobre as tarefas únicas atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

    Chamada número seis

    Datas para vencimento e durações de tarefas

    Especifique uma data para conclusão final para o fluxo de trabalho completo e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir da data em que é atribuída.

    • Se este fluxo de trabalho iniciar automaticamente, normalmente é boa ideia deixar o campo Data para Entrega de Todas as Tarefas em branco e utilizar os dois campos de duração para controlar a data para vencimento. Pode sempre fornecer uma data para vencimento precisa no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

    Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para fim e quando utilizar durações de tarefas, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número sete

    CC

    Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminar.

    • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

    • Quando o fluxo de trabalho for iniciado manualmente, a pessoa que o iniciar receberá as notificações de início e de fim sem ter de ser especificada neste campo.

    • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de fim sem ter de ser especificado neste campo.

    Chamada número oito

    Terminar o fluxo de trabalho

    Selecione nenhuma das opções ou ambas.

    Para obter mais informações sobre estas opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número nove

    Ativar aprovação de conteúdo

    Selecione esta caixa de verificação se quiser utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo.

    Para obter mais informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento Controlo deste artigo.

  8. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Se ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá ser útil rever o segmentoLEARN e o segmento PLANO neste artigo antes de continuar com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Tem de ordenar dois assuntos antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

E-mail    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail tem de estar ativado para o seu site. Se ainda não tiver a certeza de que esta ação já foi feita, consulte o seu administrador do SharePoint. Consulte também SharePoint 2013 Passo a Passo: Configuração da Definição de E-mail de Saída.

Permissões    As predefinições do SharePoint exigem que tenha a permissão Gerir Listas para adicionar fluxos de trabalho de listas, bibliotecas ou coleções de site. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento SAIBA deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

  1. Vá para a home page da coleção de site(não a home page de um site ou subsite na coleção).

  2. Clique no ícone Definições e Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online em seguida, clique em Definições do site.

  3. Na página Definições do Site, em Galerias de Web Designer, cliqueem Tipos de Conteúdo de Site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

    Nota: Só tem de adicionar um fluxo de trabalho a toda a coleção de site para itens de um único tipo de conteúdo.

    Tipos de Conteúdo de Documento com tipo realçado

    1. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Definições, cliqueem Definições de Fluxo de Trabalho.
      Ligação 'Definições de fluxo de trabalho' na secção Definições

    2. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar um fluxo de trabalho.
      Ligação 'Adicionar um fluxo de trabalho'

    3. Concluir a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções seguem a ilustração.)

    Página de configuração do fluxo de trabalho

    Chamada número um

    Modelo

    Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2010.

    Nota: Se o modelo Aprovação – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o seu administrador do SharePoint para saber se tem o modelo ativado para a sua coleção de site ou área de trabalho. Se for um administrador, vá a Definições do Site e, em > funcionalidade > Ativar Fluxos de Trabalho.

    Chamada número dois

    Name

    Escreva um nome para este fluxo de trabalho. O nome irá identificar este fluxo de trabalho aos utilizadores desta coleção de site.

    Para sugestões sobre como nomear o seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número três

    Lista de Tarefas

    Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista.

    Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista de tarefas (por oposição a escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Lista do Histórico

    Selecione uma lista de histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista do histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxos de Trabalho (novo) para criar uma nova lista.

    Para obter informações sobre os motivos para criar uma nova lista do histórico (por oposição a escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número 5

    Opções de Início

    Especifique a forma como este fluxo de trabalho pode ser iniciado.

    Para obter informações sobre como selecionar opções de início, consulte o segmento de PLANO deste artigo.

    Chamada número seis

    Adicionar este fluxo de trabalho a tipos de conteúdos de menor?

    Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado (associado a) todos os outros tipos de conteúdo de site e lista que herdam deste tipo de conteúdo.

    • A operação que realiza todas as adições adicionais pode demorar muito tempo a ser concluída.

    • Se a herança tiver sido quebrada em quaisquer sites ou subsites onde pretende que este fluxo de trabalho seja adicionado para herdar tipos de conteúdo, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

  5. Quando todas as definições nesta página estiverem como as quer, clique em Seguinte.

  6. Concluir a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções seguem a ilustração.)

    Nota:  Os produtosSharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação (números de um a sete na ilustração seguinte, de Aprovadores a CC) sempre que iniciar o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a essas opções apenas nessa instância.

    Predefinições de 'Adicionar um de fluxo de trabalho' com os campos realçados

    Chamada número um

    Atribuir a

    Introduza os nomes ou endereços das pessoas a quem pretende atribuir tarefas o fluxo de trabalho.

    • Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série)   
      Introduza os nomes ou endereços na ordem pela qual pretende que as tarefas sejam atribuídas.

    • Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
      A ordem dos nomes ou endereços não importa.

    • Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
      Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.

    Chamada número dois

    Ordem

    Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo).

    Para obter mais informações sobre como utilizar uma ordem de série e uma ordem paralela, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número três

    Adicionar uma nova fase

    Adicione as fases que pretende para além da primeira que acabou de configurar.

    • Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima Ctrl+Delete.

    Para obter mais informações sobre a utilização de múltiplas fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Expandir grupos

    • Para atribuir uma tarefa a cada membro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a, selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.)

    • Para que apenas uma tarefa seja atribuída a um grupo inteiro que introduza no campo Atribuir a, deslimpar esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

    Chamada número 5

    Pedir

    Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo:

    • Informações de contacto.

    • Se necessário, uma nota sobre as tarefas únicas atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

    Chamada número seis

    Datas para vencimento e durações de tarefas

    Especifique uma data para conclusão final para o fluxo de trabalho completo e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir da data em que é atribuída.

    • Se este fluxo de trabalho iniciar automaticamente, normalmente é boa ideia deixar o campo Data para Entrega de Todas as Tarefas em branco e utilizar os dois campos de duração para controlar a data para vencimento. Pode sempre fornecer uma data para vencimento precisa no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

    Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para fim e quando utilizar durações de tarefas, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número sete

    CC

    Introduza os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que devem ser notificadas sempre que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminar.

    • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

    • Quando o fluxo de trabalho for iniciado manualmente, a pessoa que o iniciar receberá as notificações de início e de fim sem ter de ser especificada neste campo.

    • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e de fim sem ter de ser especificado neste campo.

    Chamada número oito

    Terminar o fluxo de trabalho

    Selecione nenhuma das opções ou ambas.

    Para obter mais informações sobre estas opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número nove

    Ativar aprovação de conteúdo

    Selecione esta caixa de verificação se quiser utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação de conteúdo.

    Para obter mais informações sobre como utilizar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento Controlo deste artigo.

  7. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que pretende, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

O que se segue?

Se estiver pronto, vá para o segmento INÍCIO deste artigo e comece a primeira instância para testar o seu novo fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, automaticamente apenas ou de qualquer forma:

  • Manualmente, em qualquer altura, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

  • Automaticamente sempre que ocorrer um evento de acionamento especificado. Isto é, quando um item é adicionado à lista ou biblioteca e/ou quando um item na lista é alterado de alguma forma e/ou quando alguém tenta publicar uma versão principal de um item).
    (O evento ou eventos a acionamento são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a associação original e a configuração do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento PLANO deste artigo.)

Nota: Não é possível iniciar um fluxo de trabalho num item com saída neste momento. No entanto, após o fluxo de trabalho ser iniciado, pode ser dar saída ao item para revisão para protegê-lo contra alterações. (No entanto, até esse item ser novamente dar entrada, nenhum outro fluxo de trabalho pode começar no mesmo.)

Secções neste segmento

  1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

  2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

  3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, sempre que ocorrer um evento de acionamento, o fluxo de trabalho é executado no item que o acionou.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada um dos destinatários. Entretanto, também envia notificações de início (diferentes das notificações de tarefa) à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho e a todas as pessoas listadas no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Nota: Quando é adicionado um novo fluxo de trabalho que será iniciado automaticamente, o campo Data para Devolícita de Todas as Tarefas na segunda página do formulário de associação deverá, normalmente, ser deixado em branco, uma vez que qualquer valor de data explícito especificado não se ajustará automaticamente em relação à data em que o fluxo de trabalho é iniciado de cada vez. Para obter mais informações, consulte o segmento PLANO deste artigo.

Início do segmento

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

Uma nota sobre permissões    Normalmente, tem de ter a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por predefinição, o grupo Membros e o grupo Proprietários têm ambas esta permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, numa base de fluxo de trabalho a fluxo de trabalho, exigir a permissão Gerir Listas para as pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher esta opção, os Proprietários podem, essencialmente, especificar que apenas eles e outros Proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Aprender deste artigo.)

Dois locais onde começar

Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de um de dois locais:

  • A partir da lista ou biblioteca onde o item está armazenado

  • A partir do próprio item, aberto no programa do Microsoft Office em que foi criado. (Tenha em atenção que este tem de ser o programa instalado e não uma versão de aplicação Web.)

As duas secções restantes neste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Início do segmento

3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  1. Vá para a lista ou biblioteca onde está armazenado o item em que pretende executar o fluxo de trabalho.

  2. Clique nas reticões junto ao nome do item e, em seguida, na caixa de diálogo, clique nas reticções para abrir o menu do item e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu de lista.

  3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Iniciar umNovo Fluxo de Trabalho, clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
    Ligação para iniciar fluxo de trabalho

  4. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que pretender aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Nota: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são utilizadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que executar o fluxo de trabalho ou se quiser alterar as definições de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

    Formulário de iniciação

    Chamada número um

    Atribuir a

    Faça as alterações à lista de pessoas a quem pretende atribuir tarefas.

    • Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez   
      Introduza os nomes ou endereços na ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas.

    • Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo   
      A ordem dos nomes ou endereços não importa.

    • Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
      Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo

    Chamada número dois

    Ordem

    Certifique-se de que as especificações para as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo) são as que pretende.

    Para obter mais informações sobre como utilizar uma ordem de série e uma ordem paralela, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número três

    Adicionar uma nova fase

    Adicione ou quaisquer fases que pretende para além das que estão configuradas atualmente.

    • Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima Ctrl+Delete.

    Para obter mais informações sobre a utilização de múltiplas fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Expandir Grupos

    • Para atribuir uma tarefa a cadamembro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a, selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.)

    • Para atribuir apenas uma tarefa a cada grupo inteiro que introduzir no campo Atribuir a,desmonte esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

    Chamada número 5

    Pedir

    Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo:

    • Informações de contacto para perguntas e problemas

    • Se aplicável, uma nota sobre tarefas únicas atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição (encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

    Chamada número seis

    Datas para vencimento e durações de tarefas

    Especifique uma data para conclusão final para o fluxo de trabalho completo e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir da data em que é atribuída.

    Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para fim e quando utilizar durações de tarefas, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número sete

    CC

    Faça as adições ou remoções que pretender. Lembre-se de que:

    • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

    • Uma vez que está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, receberá as notificações de início e de fim, quer esteja ou não listado neste campo.

  5. Quando tiver todas as definições no formulário de iniciação como pretende, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefa e, entretanto, envia notificações de início ao si e a todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

Início do segmento

  1. Abra o item no programa do Office instalado no seu computador.

  2. No item aberto, clique no separador Ficheiro, clique em Guardar &Enviar e, em seguida, clique no fluxo de trabalho que pretende executar no item.

  3. Se vir a seguinte mensagem a indicar que o fluxo de trabalho necessita que seja deu entrada do ficheiro, clique no botão Dar Entrada.

  4. Clique no botão grande Iniciar Fluxo de Trabalho.

  5. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de iniciação, faça as alterações que pretender aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Nota: As alterações feitas aqui, no formulário de iniciação, são utilizadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se quiser fazer alterações que serão aplicadas sempre que executar o fluxo de trabalho ou se quiser alterar as definições de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

    Formulário de iniciação

Chamada número um

Atribuir a

Faça as alterações à lista de pessoas a quem pretende atribuir tarefas.

  • Se as tarefas serão atribuídas uma de cada vez (em série)   
    Introduza os nomes ou endereços na ordem pela qual as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas serão atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se estiver a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    Para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.

Chamada número dois

Ordem

Certifique-se de que as especificações para as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma só vez (em paralelo) são as que pretende.

Para obter mais informações sobre como utilizar uma ordem de série e uma ordem paralela, consulte o segmento PLANO deste artigo.

Chamada número três

Adicionar uma nova fase

Adicione ou quaisquer fases que pretende para além das que estão configuradas atualmente.

  • Para eliminar uma fase inteira, clique no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima Ctrl+Delete.

Para obter mais informações sobre a utilização de múltiplas fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.

Chamada número quatro

Expandir grupos

  • Para atribuir uma tarefa a cadamembro de cada grupo que introduzir no campo Atribuir a, selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa e cada membro terá a sua própria tarefa para concluir.)

  • Para atribuir apenas uma tarefa a cada grupo inteiro que introduzir no campo Atribuir a,desmonte esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e concluir a única tarefa em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

Chamada número 5

Pedir

Qualquer texto que incluir aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais de que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Informações de contacto sobre perguntas e problemas.

  • Se aplicável, uma nota sobre tarefas únicas atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento Completo deste artigo.)

Chamada número seis

Datas para vencimento e durações de tarefas

Especifique uma data para conclusão final para o fluxo de trabalho completo e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir da data em que é atribuída.

Para obter mais informações sobre quando utilizar datas para fim e quando utilizar durações de tarefas, consulte o segmento PLANO deste artigo.

Chamada número sete

CC

Faça as adições ou remoções que pretender. Lembre-se de que:

  • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Uma vez que está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, receberá as notificações de início e de fim, quer esteja ou não listado neste campo.

  1. Quando tiver as definições no formulário de iniciação da forma que pretende, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefa e, entretanto, envia notificações de início ao si e a todas as pessoas listadas no campo CC do formulário de iniciação.

O que se segue?

  • Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho foi executado, os outros participantes podem precisar de informações e assistência para concluir as tarefas atribuídas. (Podem achar o segmento Completo deste artigo útil.)

  • Além disso, é boa ideia verificar se os participantes estão a receber as notificações de e-mail e, em especial, que as notificações não estão a ser mal tratadas por filtros de e-mail de lixo.

  • É claro que pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para concluir. Vá para o segmento Completo deste artigo para obter detalhes sobre como conclui-los.

  • Entretanto, para obter informações sobre como pode controlar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, vá para o segmento MONITOR deste artigo.

Se esta for a primeira vez que uma tarefa lhe é atribuída num fluxo de trabalho de Aprovação, poderá ser útil rever totalmente este segmento do artigo antes de concluir a tarefa. Desta forma, verá todas as opções que podem ser abertas para si.

Nota: Se sabe que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho, mas a mensagem de notificação não aparecer na Caixa de Entrada do seu e-mail, certifique-se de que a notificação não foi mal enviada pelo seu filtro de e-mail de lixo. Se já tiver, ajuste as definições do seu filtro em conformidade.

Primeiro, certifique-se de que tem o artigo certo

Diferentes tipos de fluxos de trabalho requerem ações de tarefa diferentes.

Por isso, antes de começar, certifique-se de que a tarefa que lhe foi atribuída é, de facto, uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação e não uma tarefa de outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Aprove em qualquer uma das seguintes localizações:

  • No Assunto da linha de notificação da
    tarefa, Notificação de tarefa com Aprove realçado

  • Na barra de mensagens do item a ser
    revisto Item a ser revisto com texto Reveja realçado

  • No título da tarefa, na página Estado do Fluxo de
    Trabalho Tarefa na lista da página Estado do Fluxo de Trabalho com Reveja realçado

Se não vir o texto Aprove nestas localizações, contacte a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para saber em que modelo de fluxo de trabalho se baseou ou se se trata de um fluxo de trabalho personalizado. Encontrará ligações para artigos sobre como utilizar outros tipos de fluxos de trabalho incluídos em produtos do SharePoint na secção Consulte Também deste artigo.

No entanto, se a sua tarefa for uma Aprovação, continue a ler!

Secções neste segmento

  1. Uma visão geral do processo

  2. Obter o item e o formulário de tarefa a partir da mensagem de notificação de tarefa

  3. Obter o item e o formulário de tarefa a partir da lista ou biblioteca

  4. Rever o item

  5. Preencher e submeter o formulário de tarefa

  6. Notificações em atraso

  7. Reclamar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

  8. Pedir uma alteração ao item (opcional)

  9. Reaprova a tarefa aprovação a outra pessoa (opcional)

  10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Uma visão geral do processo

Quando lhe é atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho, normalmente descobre a tarefa de uma das três formas:

  • Recebe uma notificação de tarefa por e-mail.

  • Abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que o informa que lhe foi atribuída uma tarefa relacionada.

  • Pode verificar o site do SharePoint e descobrir que uma ou mais tarefas estão atualmente atribuídas a si.

Quando descobrir que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação, faz normalmente duas coisas:

  • Rever o item    Saiba se pode ou não aprovar o item no seu estado atual.

  • Concluir a tarefa    Utilize o formulário de tarefa para submeter os resultados da sua revisão.

Por essa razão, é frequente os três itens seguintes envolverem-se na sua conclusão da tarefa:

  • A mensagem de notificação (que recebe como e-mail)

  • O item submetido para a sua aprovação (que é aberto e revisto)

  • O formulário de tarefa (que abre, conclui e submete)

Veja qual será o as assado desses três itens.

Mensagem de notificação da tarefa, item para revisão e formulário da tarefa

Nota: O botão Abrir esta Tarefa no Fita na mensagem de notificação de tarefa só aparece quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook e não quando é aberta na aplicação Web Outlook Web Access.

Início do segmento

2. Obter o item e o formulário de tarefa a partir da mensagem de notificação de tarefa

Siga estes passos:

  1. Na mensagem de notificação da tarefa, nas instruções Para concluir esta tarefa, clique na ligação para o item.

  2. No item aberto, clique no botão Abrir esta tarefa na barra de mensagens.

Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da mensagem de notificação de correio eletrónico

Nota: O botão Abrir esta Tarefa no Fita na mensagem de notificação de tarefa só aparece quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook e não quando é aberta na aplicação Web Outlook Web Access.

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3. Obter o item e o formulário de tarefa a partir da lista ou biblioteca

Siga estes passos:

  1. Na lista ou biblioteca onde o item a rever está armazenado, clique na ligação Em Curso associada ao item e fluxo de trabalho.

  2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, clique no título da sua tarefa.

  3. No formulário de tarefa, na tarefa Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se à barra de mensagens, clique na ligação para o item.

Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da lista ou biblioteca

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4. Reveja o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Sugestão: Se esta for uma tarefa de grupo, ou seja, uma única tarefa atribuída a um grupo inteiro ou lista de distribuição para que um único membro do grupo possa concluir a tarefa para todo o grupo, é boa ideia reclamar a tarefa antes de rever o item. Desta forma, reduz a probabilidade de outro membro do seu grupo também rever o artigo. Para obter instruções, consulte a Secção 7 neste segmento, Reclamar e concluir uma tarefa de grupo.

Item para revisão aberto e a apresentar barras amarelas

Repare nas duas barras de mensagens amarelas na parte superior do documento:

  • Só de Leitura do Servidor   Este documento está aberto no modo só de leitura, ou seja, pode ler o documento, mas não pode fazer alterações no mesmo.
    (Tenha em atenção que, ao concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação, normalmente não faz alterações diretamente no item. Em vez disso, utilize o formulário da tarefa para registar todas as suas respostas.)

  • Tarefa de Fluxo de Trabalho   Quando estiver pronto para registar a sua resposta no formulário de tarefa, clique no botão Abrir esta tarefa.

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5. Preencher e submeter o formulário de tarefa

O formulário de tarefa de uma tarefa de fluxo de trabalho Aprovação tem o seguinte asenar.

Formulário de tarefa do fluxo de trabalho

Tenha em atenção que os dois primeiros itens (EliminarItem e Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Item)não aparecem no formulário de tarefa quando são abertos a partir do item para revisão.

Chamada número um

Eliminar Item

Para eliminar esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique neste botão.

  • Eliminar a tarefa não elimina o item a rever.

  • Se eliminar a tarefa, essa ação funciona como (e é gravada no histórico como) uma rejeição do documento. Por isso, se o fluxo de trabalho estiver configurado para terminar na primeira rejeição, eliminar a tarefa termina o fluxo de trabalho.

  • Uma tarefa que foi eliminada já não aparece na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, a eliminação e a rejeição automática consequentes são registadas na área Histórico da página.)

    Nota: Se não tiver iniciado esta instância do fluxo de trabalho, poderá querer consultar a pessoa que o iniciou antes de eliminar a tarefa.

Chamada número dois

Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título do Item

Para abrir o item para revisão, clique na ligação aqui.

Chamada número três

Estado, Pedido Por, Comentários Consolidados, Data para Vencimento

Não pode editar ou alterar as entradas nestes quatro campos, mas poderá achar as informações úteis.

Repare que a caixa Comentários Consolidados contém não só instruções adicionais sobre como concluir a tarefa, mas também todos os comentários submetidos pelos participantes que já concluíram as tarefas na mesma instância do fluxo de trabalho.

Da mesma forma, após submeter o seu próprio formulário, os comentários que incluir na caixa Comentários (4) também serão apresentados na caixa Comentários Consolidados para os participantes subsequentes.

Chamada número quatro

Comentários

Qualquer texto que introduzir aqui será gravado no Histórico de Fluxos de Trabalho e também aparecerá no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes subsequentes.

Chamada número 5

Aprovar

Para aprovar o item, escreva primeiro os comentários que pretende contribuir no campo Comentários (4) e, em seguida, clique neste botão.

Chamada número seis

Rejeitar

Para rejeitar o item, primeiro escreva os comentários que pretende contribuir no campoComentários (4) e, em seguida, clique neste botão.

Chamada número sete

Cancelar

Para fechar o formulário de tarefa sem guardar alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa permanecerá incompleta e atribuída a si.

Chamada número oito

Pedir Alteração

Para pedir uma alteração ao item que está a rever, clique neste botão.

Para obter uma ilustração do formulário onde irá introduzir os detalhes do seu pedido e para obter instruções adicionais, vá para a secção 8 neste segmento, Pedir uma alteração ao item.

Nota: Esta opção pode ser desligada em algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Chamada número nove

Rea atribuir Tarefa

Para rea atribuir a tarefa aprovação a outra pessoa, clique neste botão.

Para obter uma ilustração da página onde irá introduzir os detalhes da reaprovação e, para obter instruções adicionais, vá para a secção 7 neste segmento, Readignaa tarefa de Aprovação a outra pessoa.

Nota: Esta opção pode ser desligada em algumas tarefas de fluxo de trabalho.

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6. Notificações em atraso

Se uma tarefa ou uma instância de fluxo de trabalho inteira estiver em atraso para conclusão, as notificações são enviadas automaticamente para:

  • A pessoa a quem a tarefa está atribuída

  • A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início for automático, à pessoa que adicionou originalmente o fluxo de trabalho)

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7. Reclamar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

Se apenas for atribuída uma única tarefa a um grupo completo a que pertence, qualquer membro do grupo pode reclamar e concluir essa única tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de rever o item. Assim que reclamar a tarefa, esta será atribuída a si e nenhum outro membro do grupo a poderá concluir. (Desta forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

  1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao grupo até aparecer uma seta

  2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefa, clique no botão Reclamar Tarefa.
    Como requerer uma tarefa de grupo

Quando a página Estado do Fluxo de Trabalho é atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas especificamente a si.

Mais tarde, se quiser libertar novamente a tarefa para o grupo sem a concluir, utilize os mesmos passos para regressar ao formulário de tarefa, mas agora clique no botão Libertar Tarefa.

Botão Libertar Tarefa no formulário da tarefa

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8. Pedir uma alteração ao item (opcional)

Antes de começar este processo, tenha em atenção que o fluxo de trabalho pode ser configurado de forma a terminar imediatamente se for feita alguma alteração ao item. Poderá ser boa ideia consultar a pessoa que começou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho, para se certificar de que não há problema em fazer uma alteração e que o fluxo de trabalho termine nessa altura.

Iremos demonstrar a opção de pedido de alteração ao colocá-la num cenário:

Em primeiro lugar, imagine que o seu nome é Tia verdade.

Em seguida, imagine que uma colega chamada Adriana iniciou um fluxo de trabalho de Aprovação num documento que criou.

Quando revê o novo documento da Ana, sente que a Introdução é demasiado longa.

Clique no botão Pedir Alteração na parte inferior do formulário de tarefa de fluxo de trabalho e, em seguida, preencha este formulário.

Formulário para pedido de alteração ao item

Chamada número um

Pedir Alteração de

Introduza o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem está a pedir a alteração.

(Para enviar o seu pedido à pessoa que iniciou esta ação do fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho tiver começado automaticamente, à pessoa que adicionou originalmente este fluxo de trabalho de Aprovação, também pode deixar este campo em branco.)

Chamada número dois

Novo Pedido

Descreva a alteração que pretende fazer e forneça todas as informações de que a pessoa que faz a alteração precisará. (Qualquer texto que introduzir aqui será adicionado na área Comentários Consolidados.)

Chamada número três

Nova Duração

Faça uma destas três coisas:

  • Para manter a data para fim existente    Deixe este campo em branco.

  • Para remover completamente a data para vencimento    Escreva o número 0.

  • Para especificar uma nova data para entrega    Escreva um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Juntos, as duas entradas identificam o período antes do prazo para a tarefa de alteração.

Chamada número quatro

Novas Unidades de Duração

Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da data de vencimento da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou 1 Mês ou 2 semanas.)

Quando tiver todas as entradas do formulário como pretende, clique em Enviar e a tarefa atual será marcada comoConcluída. (No entanto, ainda não terminou. Ser-lhe-à novamente atribuída uma tarefa de aprovação após a Ana concluir a tarefa de alteração).

Entretanto, a Ana recebe a seguinte notificação por e-mail:

Notificação enviada quando a alteração ao item é pedida

A Ana pode dizer, após um simples olhar na Linha de Assunto (número 1 na ilustração), que esta não é uma notificação de Aprovação normal, mas sim um pedido para alterar algo sobre o item. Esta encontra as informações sobre a alteração específica pedida no número 2 (Número 2) para alterar o texto solicitado.

A Ana dá saída do item, faz as alterações pedidas e, em seguida, guarda as alterações e verifica novamente o item.

Em seguida, ela vai à página Estado do Fluxo de Trabalho e abre a tarefa de pedido de alteração a partir da área Tarefas aí.


Formulário enviado quando a alteração solicitada é concluída

A Ana adiciona as informações que pretender no campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho executa duas ações:

  • Marca a tarefa de pedido de alteração da Ana como Concluída.

  • Ele atribui-lhe uma nova tarefa de aprovação (com os comentários da Ana adicionados no campo Comentários Consolidados) e envia-lhe uma notificação sobre essa tarefa.

Agora pode concluir a revisão do item alterado.

Entretanto, todas estas ações são rastreadas e visíveis na secção Histórico de Fluxos de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme apresentado na ilustração seguinte.

Histórico de Fluxo de Trabalho com as ações do pedido de alteração

Eis um diagrama de todo o processo.

Fluxograma de um pedido de alteração

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9. Reaprova a tarefa de Aprovação a outra pessoa (opcional)

Se pretender que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho que lhe tenha sido atribuída, clique no botão Atribuir Tarefa no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.

Este formulário é apresentado.

Formulário para reatribuição de tarefas

Chamada número um

Rea atribuir Tarefa a

Introduza o nome ou endereço da pessoa a quem pretende atribuir esta tarefa.

Para atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho tiver começado automaticamente, deixe este campo em branco.

Chamada número dois

Novo Pedido

Forneça todas as informações que a pessoa a quem está a atribuir a tarefa terá de concluir a tarefa. (Qualquer texto que introduzir aqui será adicionado na área Comentários Consolidados.)

Chamada número três

Nova Duração

Faça uma destas três coisas:

  • Para manter a data para fim existente    Deixe este campo em branco.

  • Para remover completamente a data para vencimento    Escreva o número 0.

  • Para especificar uma nova data para entrega    Escreva um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Juntos, as duas entradas identificam o período antes do prazo para a tarefa de alteração.

Chamada número quatro

Novas Unidades de Duração

Se estiver a especificar uma nova duração da tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da data de vencimento da tarefa. (Por exemplo: 3 dias ou 1 Mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário estiver concluído, clique em Enviar. A sua tarefa está marcadacomo Concluída, é atribuída uma nova tarefa à pessoa agora responsável pela tarefa e é enviada uma notificação de tarefa.

Todas as informações novas que forneceu estão incluídas na notificação de nova tarefa Delegada por texto (o número 1 na ilustração seguinte).

Notificação de tarefa reatribuída

Entretanto, todas estas alterações são rastreadas e visíveis nas secções Tarefas e Histórico da página Estado do Fluxo de Trabalho, conforme apresentado aqui.

As áreas Tarefas e Histórico na página Estado do Fluxo de Trabalho para a tarefa reatribuída

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10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Existe um processo especial para incluir os participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Neste processo, um membro do site atua como um proxy para o participante externo:

  1. Inclua o endereço de e-mail do participante exterior na fase Atribuir Para adequado na segunda página do formulário de associação.

  2. O fluxo de trabalho atribui realmente a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho ou, se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, ao membro que adicionou originalmente o fluxo de trabalho. Esta pessoa a quem a tarefa está realmente atribuída atua como proxy para o participante externo.

  3. Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão ao participante externo. (Entretanto, o participante externo recebe uma cópia da notificação de tarefa, que pode funcionar como um alerta útil ou aviso.)

  4. O membro do site a quem a tarefa está realmente atribuída envia uma cópia do item ao participante externo.

  5. O participante externo revê o item e envia a respetiva resposta ao membro do site.

  6. Quando a resposta do participante exterior for chegada, o membro do site conclui a tarefa em nome do participante externo.

Eis um diagrama do processo.

Fluxograma do processo de inclusão de um participante externo

A localização central a partir da qual pode monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em execução é a página Estado do Fluxo de Trabalho para essa instância do fluxo de trabalho.

Em primeiro lugar, vamos mostrar-lhe como pode chegar a essa página e, em seguida, iremos mostrar-lhe como utilizar as opções e informações que encontrar aí. Por fim, vamos mostrar-lhe duas outras páginas onde pode obter informações adicionais de monitorização.

Secções neste segmento

  1. Ir para a página Estado do Fluxo de Trabalho

  2. Utilizar a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho

  3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

  4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

  5. Cancelar ou cancelar a executamento deste fluxo de trabalho

  6. Descobrir que fluxos de trabalho estão a ser executados num item

  7. Monitorizar fluxos de trabalho de toda a coleção de site

1. Ir para a página Estado do Fluxo de Trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique na ligação Em Curso do item e fluxo de trabalho que pretende.

Neste exemplo, o item é o documento denominado Rascunho de Keynote e o fluxo de trabalho é Aprovação 3.

Clicar na ligação do estado do fluxo de trabalho

A página Estado do Fluxo de Trabalho é aberta.

Notas: 

  • Se a sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, pode utilizar a ordenação e/ou a filtragem para encontrar o item que procura mais rapidamente. Se achar que está a ordenar e/ou filtrar repetidamente da mesma forma, poderá achar útil criar uma vista personalizada que automatize essa disposição específica.

  • Para chegar à página Estado do Fluxo de Trabalho, também pode clicar na ligação Ver o estado deste fluxo de trabalho numa notificação de e-mail "já começou" ou na ligação Ver o histórico do fluxo de trabalho numa notificação por e-mail "concluiu" na instância específica em que está interessado.

Início do segmento

2. Utilize a página Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, na ilustração de cada secção da página Estado do Fluxo de Trabalho, encontrará as perguntas de monitorização às que a secção responde.

Secção Informações do Fluxo de Trabalho

Secção Informações do Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho

Respostas às perguntas:

  • Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?

  • Quando foi iniciada esta instância?

  • Quando foi a última ação nesta instância?

  • Em que item está esta instância em execução?

  • Qual é o estado atual desta instância?

Secção Tarefas

Secção Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho

Respostas às perguntas:

  • Que tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é o seu estado atual?

  • Que tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado para cada uma dessas tarefas?

  • Qual é a data para vencimento de cada tarefa que já foi criada e atribuída?

As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.

Secção Histórico do Fluxo de Trabalho

Secção Histórico de Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho

Respostas às perguntas:

  • Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

  • Tenha em atenção que as tarefas em atraso e as notificações de tarefa em atraso não são apresentadas nesta área.

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3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Existem duas formas de alterar as tarefas que ainda estão atribuídas, mas que ainda não estão concluídas:

  • Alterar uma única tarefa ativa

  • Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões   Para fazer alterações a uma única tarefa que está atribuída a outra pessoa, tem de ter a permissão Gerir Listas. (O grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição; o grupo Membros e os grupos Visitantes não. Por isso, é possível, por exemplo, ter permissões que lhe permitam iniciar um fluxo de trabalho, mas não para fazer alterações à tarefa de outro participante.)

Se tiver as permissões necessárias:

  1. Clique no título da tarefa na lista de Tarefas.
    Clicar no título da tarefa na lista

  2. Utilize o formulário de tarefa para concluir, eliminar ou rea atribuir a tarefa.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como utilizar o formulário de tarefas, consulte o segmento Completo deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões    As quatro ligações de comando na seguinte ilustração aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As primeiras três ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalho não é apresentada a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição, o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

  1. Na área abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Atualizar tarefas ativas de Aprovação.

  2. Faça as suas alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em OK.

    • As mensagens que refletem as suas alterações são enviadas para as pessoas a quem estão atualmente atribuídas tarefas nesta tarefa.

    • As tarefas já concluídas ou eliminadas e as tarefas que ainda não estão atribuídas não são afetadas pelas alterações que fizer neste formulário.

    • Se quiser fazer alterações às tarefas que ainda não estão atribuídas, consulte a secção seguinte Alterar tarefas futuras.

Formulário de alterações em tarefas ativas

Chamada número um

Duração por tarefa, Unidades de Duração

  • Para manter a data para fim existente    Deixe a Duração Por Tarefa em branco e não altere as Unidades de Duração.

  • Para remover a data para vencimento para que não haja nenhuma    Escreva o número 0 em Duração por Tarefa.

  • Para mover a data para fim ao prolongar a duração da tarefa    Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades que pretende prolongar a duração.

Chamada número dois

Pedir

  • Para alterar o texto do pedido    Faça as alterações que pretender na caixa de texto.

  1. Quando tiver todos os campos no formulário como pretende, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

Início do segmento

4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões    As quatro ligações de comando na seguinte ilustração aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As primeiras três ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalho agora não é apresentada, a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição, o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

  1. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar ou atualizar aprovadores de Aprovação.

  2. Faça as suas alterações no formulário que é aberto e, em seguida, clique em ATUALIZAR.

    Nota: As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações que fizer neste formulário.

Formulário de alterações em tarefas futuras

Chamada número um

Participantes, Encomenda, Expandir Grupos

  • Para adicionar ou remover participantes ou para alterar a ordem das tarefas    Adicione, remova e/ou reorganize a ordem dos nomes ou endereços dos participantes nocampo Participantes.

  • Para remover uma fase inteira Clique    no campo Atribuir A para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE.

Nota: Pode utilizar a caixa de verificação Expandir Grupos para especificar se os grupos de distribuição listados devem ser atribuídos apenas uma tarefa para o grupo inteiro ou uma tarefa por membro.

Para obter mais informações sobre como utilizar estes campos, consulte o segmentoPLANO e o segmento Adicionar adequado(Lista/biblioteca ou Coleção de Site)deste artigo.

Chamada número dois

Pedir

  • Para alterar o texto do pedido    Faça as alterações que pretender ao texto na caixa.

Chamada número três

Data para Vencimento para Todas as Tarefas, Duração por Tarefa, Unidades de Duração

  • Para alterar ou remover a data para entrega do calendário    Elimine a data existente e, em seguida, forneça uma nova ou, para remover completamente a data para vencimento específica, deixe o campo em branco. (Não escreva um zero neste campo. Este campo tem de conter um valor de data de calendário ou estar vazio.)

  • Para manter a duração existente    Deixe a Duração Por Tarefa em branco e não altere as Unidades de Duração.

  • Para remover a duração para que não haja nenhum    Escreva o número 0 em Duração por Tarefa.

  • Para prolongar a duração da tarefa    Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades que pretende prolongar a duração. (Para obter mais informações sobre como definir datas para fim e durações, consulte o segmento PLANO deste artigo.)

  1. Quando tiver todos os campos no formulário como pretende, clique em OK.

Todas as tarefas futuras na instância atual irão refletir as suas alterações.

Início do segmento

5. Cancelar ou cancelar a rescisão deste fluxo de trabalho

Existem duas formas de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes de esta ser concluída:

  • Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho.

  • Terminar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e são eliminadas da área Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho. (No entanto, continuam a ser refletidos na área Histórico de Fluxos de Trabalho.)

Siga as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas mas guardadas na lista de Tarefas e histórico)

Permissões    As quatro ligações de comando na seguinte ilustração aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As primeiras três ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar o fluxo de trabalho não é apresentada a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição, o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

Se a instância atual de um fluxo de trabalho já não for necessária, pode ser interrompida.

  • Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Cancelar todas as tarefas de Aprovação.

  • Clique em Sim para confirmar.

Ligação para cancelar todas as tarefas

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com o estado Cancelado. As tarefas canceladas ainda estão listadas na área Tarefas e na área Histórico de Fluxos de Trabalho.

Terminar (todas as tarefas eliminadas da lista de Tarefas, mas guardadas no Histórico)

Permissões    As quatro ligações de comando na seguinte ilustração aparecem na página Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerir Listas. As primeiras três ligações aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas a ligação Terminar este fluxo de trabalho não é apresentada a menos que essa pessoa também tenha a permissão Gerir Listas. (Novamente, o grupo Proprietários tem a permissão Gerir Listas por predefinição, o grupo Membros e os grupos Visitantes não.)

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e falhar para responder, pode ser eliminado.

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, na área imediatamente abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique em Terminar este fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e eliminadas da área Tarefas na página Estado do Fluxo de Trabalho, apesar de ainda se refletir na área Histórico de Fluxos de Trabalho. O fluxo de trabalho termina com o estado Fluxo de Trabalho Cancelado.

Início do segmento

6. Descubra que fluxos de trabalho estão a ser executados num item

Na página Fluxos de Trabalho de qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução neste item.

  1. Ir para a lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

  2. Aponte para o nome do item, clique na seta que é exibida e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu drop-down.

  3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxosde Trabalho em Execução, encontrará uma lista de instâncias atualmente em execução no item.

Nota: Tenha em atenção que várias instâncias de uma única versão de fluxo de trabalho não podem ser executada no mesmo item ao mesmo tempo. Por exemplo: foram adicionados dois fluxos de trabalho, ambos baseados no modelo Aprovação. Um chama-se Aprovação do Plano e o outro chama-se Aprovação do Orçamento. Em qualquer item de uma só vez, cada uma das instâncias da Aprovação do Plano e da Aprovação Do Orçamento pode estar em execução, mas não em duas instâncias de qualquer um dos fluxos de trabalho.

Início do segmento

7. Monitorizar fluxos de trabalho de toda a coleção de site

Os administradores de coleções de site podem ver de relance:

  • Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção de site.

  • Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo na coleção de site.

  • O número de instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente a ser executados na coleção de site.

Faça o seguinte:

  1. Abra a home page da coleção de site(não a home page de um site ou subsite na coleção).

  2. Clique no ícone Definições e Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online em seguida, clique em Definições do site.

  3. Na página Definições do site, em Administração de Site, clique em Fluxos de Trabalho.

A página Fluxos de Trabalho é aberta e apresenta as informações.

O que se segue?

Se esta for a primeira vez que esta versão de fluxo de trabalho foi executada, é recorrente às instruções no segmento REVER deste artigo para ver os eventos na instância e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como pretende.

Quando a instância do fluxo de trabalho estiver concluída, pode rever os eventos gravados no restrete. (Pode aceder ao registo em qualquer instância até 60 dias após a instância estar concluída.)

Importante: Tenha em atenção que o histórico do fluxo de trabalho é apenas fornecido para referência informal. Não pode ser utilizada para auditorias oficiais ou para outros fins legais e evidentes.

Também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho em todas as instâncias.

Secções neste segmento

  1. Rever eventos na instância mais recente

  2. Histórico de instâncias do Access até 60 dias

  3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Reveja eventos na instância mais recente

Desde que um item permaneça na mesma lista ou biblioteca e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, pode aceder ao histórico da instância mais recente a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Estado do Fluxo de Trabalho da instância mais recente de um fluxo de trabalho execute em qualquer item:

  • Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique na ligação de estado do item e fluxo de trabalho que pretende.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Rascunho de Keynote e o fluxo de trabalho é Nova Aprovação do Documento.

Clique na ligação do estado do fluxo de trabalho

Na página Estado do Fluxo de Trabalho, a secção Histórico de Fluxos de Trabalho encontra-se junto à parte inferior.

Secção Histórico de Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho

Início do segmento

2. Histórico de instâncias do Access até 60 dias

E se quiser rever o histórico de uma instância após ter executado o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, pode fazê-lo durante até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho.

A partir da lista ou biblioteca

  1. Ir para a lista ou biblioteca onde o item está armazenado.

  2. Aponte para o nome do item, clique na seta que é exibida e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu drop-down.

  3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho Concluídos,clique no nome ou estado da instância de fluxo de trabalho que pretende rever.

    Lista Fluxos de Trabalho Concluídos na página Fluxos de Trabalho do item É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho para essa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

  • Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho da instância que pretende rever e, em seguida, clique na ligação Ver o histórico do fluxo de trabalho.


Notificação de fluxo de trabalho concluído com ligação do histórico realçada É aberta a página Estado do Fluxo de Trabalho para essa instância.

Para manter todas as suas notificações de conclusão, poderá querer criar uma regra do Outlook. Defina a regra para copiar todas as mensagens recebidas que tenham o texto concluído na linha Assunto para uma pasta separada. (Certifique-se de que a sua regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente ou não aparecem na sua Caixa de Entrada.)

Início do segmento

3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber como uma das suas versões de fluxo de trabalho está a ser executada geralmente — ao longo do tempo e em várias instâncias — pode criar um ou ambos os relatórios predefinidos:

  • Relatório de Duração da Atividade    Utilize este relatório para ver médias de quanto tempo está a demorar para que cada atividade de um fluxo de trabalho seja concluída, bem como quanto tempo demora a ser concluída cada executar ou instância desse fluxo de trabalho.

  • Relatório de Cancelamento e Erro    Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho é frequentemente cancelado ou se encontra erros antes da conclusão.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

  1. Na lista ou biblioteca, na coluna Estado para esse fluxo de trabalho, clique em qualquer ligação de informações de estado.
    Clicar no estado do fluxo de trabalho

  2. Na página Estado do Fluxo de Trabalho, em Histórico do Fluxo de Trabalho, clique em Ver relatórios de fluxo de trabalho.
    Clicar na ligação 'Ver relatórios de fluxo de trabalho' na secção Histórico de Fluxo de Trabalho

  3. Localize o fluxo de trabalho para o qual pretende ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende ver.
    Clicar na ligação para Relatório de Duração de Atividade

  4. Na página Personalizar, mantenha ou altere a localização onde o ficheiro de relatório será criado e, em seguida, clique em OK.

    Clicar em OK para a localização para guardar o ficheiro O relatório é criado e guardado na localização especificada.

  5. Quando o relatório estiver concluído, pode clicar na ligação apresentada na seguinte ilustração para vê-lo. Caso contrário, clique em OK para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, irá encontrá-lo na localização que especificou no passo anterior.)
    Clicar na ligação para ver o relatório

O que se segue?

Se o seu fluxo de trabalho funcionar como pretende, está pronto para começar a usá-lo.

Se quiser alterar alguma coisa sobre como funciona, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

Depois de executar a primeira instância do seu novo fluxo de trabalho Aprovação e rever os resultados, poderá querer fazer uma ou mais alterações à forma como o fluxo de trabalho é configurado.

Além disso, poderá querer que, em várias ocasiões futuras, faça mais alterações à configuração.

Por fim, poderá, em algum momento, desejar desativar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo ou poderá, de facto, querer removê-lo completamente.

Secções neste segmento

  1. Alterar definições permanentes de um fluxo de trabalho

  2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar as definições permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes às definições de um fluxo de trabalho existente, abra e edite o formulário de associação que usou originalmente para o adicionar.

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. No Separador, clique no separador Lista ou Biblioteca.

    Nota: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, o separador tem o nome Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (cliquepara alterar as definições), clique no nome do fluxo de trabalho cujos definições pretende alterar.

    Nota: Se o fluxo de trabalho Aprovação que pretende não aparecer na lista, poderá estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Os fluxos de trabalho que aparecem nesta lista são controlados pelo controlo Estes fluxos de trabalho estão configurados para ser executados em itens deste tipo de controlo, localizado abaixo da lista. (Ver a ilustração.) Clique nas opções de tipo de conteúdo no menu de lista para descobrir qual apresenta o fluxo de trabalho que pretende. Quando o fluxo de trabalho que pretende aparecer na lista, clique no nome.

  5. Nas duas páginas do formulário de associação que foram utilizadas originalmente para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações que pretende.

    Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLANO e o segmento Adicionar adequado(Lista/biblioteca ou Coleção de site)deste artigo.

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de site

  1. Abra a home page da coleção de site(não a home page de um site ou subsite na coleção).

  2. Clique no ícone Definições e Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online em seguida, clique em Definições do site.

  3. Na página Definições do Site, em Galerias de Web Designer, cliqueem Tipos de Conteúdo de Site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
    Tipos de Conteúdo de Documento com tipo realçado

  5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, em Definições, cliqueem Definições de Fluxo de Trabalho.
    Ligação 'Definições de fluxo de trabalho' na secção Definições

  6. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (cliquepara alterar as definições), clique no nome do fluxo de trabalho cujos definições pretende alterar.
    Ligação para alterar as definições do fluxo de trabalho

  7. Nas duas páginas do formulário de associação que foram utilizadas originalmente para adicionar o fluxo de trabalho, faça e guarde as alterações que pretende.

    Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLANO e o segmento Adicionar adequado(Lista/biblioteca ou Coleção de site)deste artigo.

Início do segmento

2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho for executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. No Separador, clique no separador Lista ou Biblioteca.

    Nota: O nome do separador pode variar consoante o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendários, o separador tem o nome Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho.

  5. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Existem cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

  • Sem Novas Instâncias    Opção que permite concluir as instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho, mas desativa o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para voltar a ativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são terminadas imediatamente e a coluna para esse fluxo de trabalho deixa de aparecer na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Se o fluxo de trabalho for executado em todas as listas e bibliotecas na coleção de site

  1. Abra a home page da coleção de site(não a home page de um site ou subsite na coleção).

  2. Clique no ícone Definições e Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online em seguida, clique em Definições do Site.

  3. Na página Definições do Site, em Galerias, clique emTipos de Conteúdo de Site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo do site no qual o fluxo de trabalho é executado.
    Tipos de Conteúdo de Documento com tipo realçado

  5. Na página do tipo de conteúdo selecionado, emDefinições, cliqueem Definições de Fluxo de Trabalho.
    Ligação 'Definições de fluxo de trabalho' na secção Definições

  6. Na página Definições de Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho.

  7. Utilize o formulário na página Remover Fluxos de Trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Existem cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

  • Sem Novas Instâncias    Opção que permite concluir as instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho, mas desativa o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para voltar a ativar o fluxo de trabalho mais tarde, regresse a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da coleção de site. Todas as instâncias em execução são terminadas imediatamente e a coluna para esse fluxo de trabalho deixa de aparecer na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

O que se segue?

Se tiver feito alterações, execute uma instância de teste do fluxo de trabalho para verificar duas vezes os efeitos das alterações.

Personalizar ainda mais

Existem uma grande variedade de formas de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint.

Até pode criar fluxos de trabalho personalizados de raiz.

Pode utilizar um ou todos os seguintes programas:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizar comportamentos, ações e formulários de fluxo de trabalho.

  • Microsoft Visual Studio    Criar as suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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