Tudo sobre fluxos de trabalho Aprovação

SharePoint fluxos de trabalho podem ajudá-lo a automatizar os seus processos de negócio, tornando-os ambos mais consistentes e eficientes. O fluxo de trabalho de aprovação permite-lhe encaminhar documentos e outros itens armazenados em SharePoint a uma ou mais pessoas para a sua aprovação.

Nota: Os fluxos de trabalho do SharePoint 2010 estão reformados desde 1 de agosto de 2020 para novos inquilinos e retirados dos inquilinos existentes a 1 de novembro de 2020. Se estiver a utilizar fluxos de trabalho do SharePoint 2010, recomendamos migrar para Power Automamate ou outras soluções suportadas. Para mais informações, consulte a reforma do fluxo de trabalho sharePoint 2010.

Para obter mais informações, consulte sobre os fluxos de trabalho incluídos no SharePoint.

Importante: Por predefinição, o fluxo de trabalho de aprovação não é ativado e não está listado na caixa de lista de modelos de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para disponibilizá-lo para utilização, um administrador do site deve ativá-los ao nível da recolha do site. Aceda às definições do site > funcionalidades de recolha do site > ativar a função fluxos de trabalho. Além disso, SharePoint 2013 fornece estes modelos de fluxo de trabalho com base no modo de compatibilidade SharePoint 2010. Para criar um fluxo de trabalho baseado em SharePoint 2013 com lógica semelhante, utilize SharePoint Designer 2013.

Se tudo o que precisa fazer é completar uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação    Basta rolar para baixo para o segmento Complete e expandi-lo. Pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Comparação do processo manual com o fluxo de trabalho automatizado

SharePoint fluxos de trabalho são:

  • Eficiente e consistente    Um fluxo de trabalho de aprovação encaminha automaticamente o documento ou item, atribui tarefas de revisão e rastreia o seu progresso, e envia lembretes e notificações quando necessário. A atividade num fluxo de trabalho pode ser monitorizada e ajustada a partir de uma página de estado central, e o histórico de eventos em uma execução de fluxo de trabalho é mantido por 60 dias após a conclusão.

  • Menos trabalho para si.    Um fluxo de trabalho de aprovação poupa-lhe a si e aos seus colegas tanto tempo como problemas, e ao mesmo tempo simplifica e normaliza o seu processo de aprovação.

Aqui está um diagrama de uma versão muito simples do fluxo de trabalho de aprovação.

Diagrama de um fluxo de trabalho Aprovação simples

A informação neste artigo é apresentada em dez segmentos expansíveis.

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Se tudo o que precisa fazer é completar uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação    Basta rolar para baixo para o segmento Complete e expandi-lo. Pode não precisar de nenhum dos outros segmentos por enquanto.

Se quiser adicionar, iniciar, monitorizar e manter fluxos de trabalho    Se ainda não está familiarizado com estas tarefas, poderá achar útil trabalhar neste artigo, segmento a segmento, a primeira vez que concebe e adiciona um fluxo de trabalho. Assim que estiver familiarizado com a informação e o layout do artigo, poderá ir diretamente ao segmento de que necessita em quaisquer visitas de retorno.

Aprovação de conteúdos e aprovação de publicação    Pode ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revistos para a precisão do seu conteúdo, ou para a adequação da sua forma e estilo, antes de serem visíveis a todos os que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo, e você pode usar um fluxo de trabalho de aprovação para controlar a aprovação de conteúdo em uma lista ou biblioteca. (Existe também um fluxo de trabalho de aprovação editorial muito semelhante, criado especialmente para utilização em sites sharePoint que publicam páginas web para a Internet.)

Uma palavra sobre imprimir este artigo    Este é um artigo longo. Se quiser imprimir apenas segmentos selecionados, certifique-se de que apenas esses segmentos são expandidos quando imprimir. (Além disso, se quiser incluir os gráficos completos na sua cópia impressa, imprima na orientação paisagística e não na orientação do retrato.)

E uma palavra sobre procurar    Antes de pesquisar qualquer texto ou termo neste artigo, certifique-se de que todos os segmentos em que pretende pesquisar são expandidos.

Um fluxo de trabalho de aprovação é uma funcionalidade SharePoint que encaminha um documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca sharePoint para uma ou mais pessoas para a sua aprovação ou rejeição. O fluxo de trabalho automatiza, dinamiza e normaliza todo o processo.

Diagrama de um fluxo de trabalho Aprovação simples

O fluxo básico de trabalho de aprovação que está incluído com os produtos SharePoint funciona como um modelo. Utilizando este modelo, pode adicionar vários fluxos de trabalho de aprovação aos seus sites. Cada fluxo de trabalho que adiciona é uma versão única do fluxo de trabalho básico de aprovação, cada um com a sua própria forma de trabalhar especializada, com base nas definições que especifica quando o adiciona.

Secções neste segmento

  1. O que um fluxo de trabalho de aprovação pode fazer por mim?

  2. O que um fluxo de trabalho de aprovação não pode fazer?

  3. Quem pode usar este tipo de fluxo de trabalho?

  4. Como planeia, acrescenta, corre e mantém este tipo de fluxo de trabalho?

1. O que um fluxo de trabalho de aprovação pode fazer por mim?

  • Quando adicionar pela primeira vez um fluxo de trabalho de aprovação à sua lista, biblioteca ou recolha de site, pode especificar quantos participantes incluir, e indicar se as suas tarefas são atribuídas uma após outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Pode até decidir se divide as tarefas dos participantes em duas ou mais fases separadas, bem como especificar uma data de vencimento final e/ou o tempo permitido para cada tarefa ser concluída. E cada vez que iniciar o fluxo de trabalho manualmente num item, pode modificar qualquer uma destas definições.

  • O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre várias respostas possíveis: aprovar ou rejeitar o item, solicitar uma alteração no item, reatribuir a tarefa ou cancelar ou apagar a tarefa.

  • Enquanto o fluxo de trabalho está em funcionamento, pode monitorizar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir de uma única página central do Estado do Fluxo de Trabalho.

  • Durante 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos de fluxo de trabalho ocorridos durante esta execução (ou exemplo)do fluxo de trabalho ainda está disponível na página de Estado do Fluxo de Trabalho, para referência informal.

Também pode utilizar um fluxo de trabalho de aprovação para gerir um processo de aprovação de conteúdos para uma lista ou biblioteca. Para mais informações, consulte o segmento controlo deste artigo.

2. O que não pode um fluxo de trabalho de aprovação fazer?

Os participantes num fluxo de trabalho de aprovação não são normalmente autorizados a fazer alterações no item que está a ser revisto. Em vez disso, os participantes podem solicitar que sejam feitas alterações ao item no decurso da instância de fluxo de trabalho. Se pretender adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes inserem comentários e alterações rastreadas no próprio item, consulte o artigo, All about Collect Feedback workflows, na secção Ver Também.

Além disso, os fluxos de trabalho de aprovação não são projetados para recolher assinaturas. Se pretender utilizar um fluxo de trabalho para recolher assinaturas num documento do Microsoft Word, num livro do Microsoft Excel ou num formulário Microsoft InfoPath, consulte o artigo,All about Collect Signatures workflows, na secção Ver Também.

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3. Quem pode utilizar este tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo de trabalho   Por predefinição, tem de ter a permissão de 'Listas de Gestão' para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo proprietários tem a permissão de Manage Lists por padrão; o grupo de membros e o grupo de Visitantes não.)

Para iniciar um fluxo de trabalho   Também por padrão, tem de ter a permissão de Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo de membros e o grupo proprietários têm a permissão de Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)

Em alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. (Para isso, selecione as Permissões de Listas de Gestão De Requere para iniciar esta caixa de verificação de fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como planeia, acrescenta, corre e mantém este tipo de fluxo de trabalho?

Estas são as fases básicas:

  • ANTES do fluxo de trabalho funcionar (plano, adicionar, iniciar)   
    Antes de adicionar um fluxo de trabalho, planeia onde pretende adicioná-lo (para uma única lista ou biblioteca, ou para toda a coleção do site) e os detalhes de como irá funcionar. Depois de ter adicionado e configurado o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho num item específico. O fluxo de trabalho também pode ser configurado para ser executado automaticamente. As execuções automáticas podem ser ativadas com base em dois eventos de desencadeamento: quando qualquer item é adicionado ou criado numa lista ou biblioteca, ou quando qualquer item numa lista ou biblioteca é alterado.

  • Enquanto o fluxo de trabalho funciona (completo, monitor, ajuste)   
    Enquanto o fluxo de trabalho funciona, os participantes individuais completam as suas tarefas atribuídas. São enviados lembretes automáticos aos participantes que não cumpram os prazos de tarefa. Entretanto, o progresso do fluxo de trabalho pode ser monitorizado a partir de uma página central do Estado do Fluxo de Trabalho para esse caso específico do fluxo de trabalho. Os ajustes ao fluxo de trabalho enquanto funciona podem ser efetuados a partir dessa mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou encerrado a partir daí.

  • Após a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alteração)   
    Quando o fluxo de trabalho estiver completo, toda a história dessa execução (ou exemplo)pode ser revista por até 60 dias na página 'Estado do Fluxo de Trabalho'. A partir da mesma página, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho desta versão do fluxo de trabalho. Finalmente, se houver alguma coisa que queira alterar sobre o modo como o fluxo de trabalho funciona, pode abrir e editar o formulário de associação que completou quando adicionou o fluxo de trabalho pela primeira vez.

O gráfico de fluxo que se segue ilustra estas fases do ponto de vista da pessoa que está a adicionar um novo fluxo de trabalho.

Processo do Fluxo de Trabalho

Neste segmento, identificamos as decisões que precisa de tomar e as informações que precisa de reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho de Aprovação.

Se já está familiarizado com a forma de adicionar este tipo de fluxo de trabalho e só precisa de um lembrete sobre os passos específicos, pode ir diretamente para o segmento de Adicionar apropriado(Lista/biblioteca ou coleção do Site)deste artigo.

Secções neste segmento

  1. Modelos e versões

  2. Introdução do formulário de associação

  3. Doze perguntas para responder

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos com os produtos SharePoint funcionam como modelos principais nos quais se baseiam os fluxos de trabalho específicos e individuais que adiciona às suas listas, bibliotecas e recolha de sites.

Cada vez que adiciona um fluxo de trabalho de aprovação, por exemplo, está realmente adicionando uma versão do modelo de fluxo de trabalho de aprovação geral. Você dá a cada versão o seu próprio nome e as suas próprias definições, que especifica no formulário de associação quando adiciona essa versão em particular. Desta forma, pode adicionar vários fluxos de trabalho, todas as versões baseadas no modelo principal do fluxo de trabalho de aprovação, mas cada uma das versões nomeadas e adaptadas para a forma específica como o utilizará. As versões nomeadas também podem ser referidas como instânciasde fluxo de trabalho .

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2. Introdução do formulário de associação

Sempre que adicionar uma nova versão de fluxo de trabalho com base num dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preenche um formulário de associação para especificar a forma como pretende que a sua nova instância funcione.

Na secção seguinte, encontrará uma lista de perguntas que o prepararão para completar o formulário de associação. Primeiro, porém, tome um ou dois momentos para olhar sobre a forma e os seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Primeiro formulário de iniciação

Segunda página do formulário de associação

Formulário para introduzir informação específica da execução

Os campos na caixa vermelha desta segunda página também aparecem no formulário de iniciação, que é apresentado cada vez que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, e pode ser editado lá para essa única execução.

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3. Doze perguntas a responder

Assim que tiver a resposta a todas as perguntas nesta secção, está pronto para adicionar o seu fluxo de trabalho.

  1. Este é o tipo certo de fluxo de trabalho?

  2. Uma lista ou biblioteca, ou toda a coleção do site? e um tipo de conteúdo, ou todos os tipos de conteúdo?

  3. Qual é o bom nome?

  4. Listas de tarefas e listas de história: Existentes ou novas?

  5. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

  6. Os tipos de conteúdo que herdam deste também recebem este fluxo de trabalho?

  7. Participantes: Que pessoas, em que ordem?

  8. Que informações adicionais precisam os participantes?

  9. Quando é que as tarefas são devidas?

  10. Quando termina este fluxo de trabalho?

  11. Quem precisa de ser notificado?

  12. Será que este fluxo de trabalho controlar a aprovação do conteúdo?

01. Este é o tipo certo de fluxo de trabalho?

Existem vários modelos de fluxo de trabalho que têm a palavra "aprovação" nos seus nomes. Este artigo diz respeito ao modelo de fluxo de trabalho que aparece no menu como Approval – SharePoint 2010. Se não tiver a certeza de que este tipo de fluxo de trabalho é a melhor escolha para si, consulte o segmento LEARN deste artigo. Para mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho disponíveis, consulte o artigo, Sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint,na secção Ver Também.

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02. Uma lista ou biblioteca, ou toda a coleção do site? (e) Um tipo de conteúdo, ou todos os tipos de conteúdo?

Pode disponibilizar a sua nova versão do fluxo de trabalho de Aprovação apenas numa única lista ou biblioteca, ou pode disponibilizá-la em toda a coleção do site.

  • Se adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, pode cone encontrá-lo para funcionar em todos os tipos de conteúdo ou apenas num único tipo de conteúdo.

  • No entanto, se adicionar o fluxo de trabalho para toda a recolha do site, deve cone encontrá-lo para funcionar apenas num único tipo de conteúdo do site.

Mapa da coleção de sites com 3 formas de adicionar explicadas

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenado numa lista ou biblioteca do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como a Folha de Cálculo documental ou excel,ou tão altamente especializada como Contrato Legal ou Especificação de Design de Produto. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis em produtos SharePoint por padrão, mas ambos podem personalizá-los e adicionar outros que você mesmo cria. Para obter mais informações, consulte Criar ou personalizar um tipo de conteúdo do site e Adicionar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca.

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03. Qual é o bom nome?

Dê à sua versão workflow um nome que:

  • Indica claramente para que é usado.

  • Claramente o distingue de outros fluxos de trabalho.

Um exemplo

Imagina que és membro de um grupo de editores. O seu grupo quer utilizar dois fluxos de trabalho de aprovação diferentes para gerir submissões de documentos de contribuintes externos:

  • Executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento submetido para decidir se aceita ou não para o processo de edição.

  • Depois de aceitar e editar um documento submetido, executará o segundo fluxo de trabalho no rascunho editado para decidir se aceita-o como definitivo.

Pode nomear o primeiro fluxo de trabalho Aceitar a Aprovação de Submissão e o segundo um Projeto de Aprovação Final.

Sugestão: Como sempre, é uma boa ideia estabelecer convenções de nomeação consistentes, e garantir que todos os envolvidos com os seus fluxos de trabalho estejam familiarizados com essas convenções.

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04. Listas de tarefas e listas de história: Existentes ou novas?

Pode fazer com que o seu fluxo de trabalho utilize a lista de Tarefas predefinidos do site e a lista de Histórico, utilize outras listas de Tarefas e História existentes ou solicite novas listas apenas para este fluxo de trabalho.

  • Se o seu site tiver inúmeros fluxos de trabalho, ou se alguns fluxos de trabalho envolverem inúmeras tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (Gerir listas demasiado longas pode abrandar o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema manter várias listas mais curtas do que uma muito longa.)

  • Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho contiverem dados confidenciais ou confidenciais que pretende manter separados da lista de Tarefas gerais, então deve definitivamente indicar que pretende novas listas separadas para este fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, certifique-se de que as permissões adequadas estão definidas para as novas listas.)

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05. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, ou automaticamente apenas, ou de qualquer forma:

  • Quando iniciar manualmente um fluxo de trabalho de aprovação num documento ou item específico, é apresentado outro formulário, o formulário de iniciação. O formulário de iniciação contém a maioria das definições da segunda página do formulário de associação. Desta forma, se a pessoa que inicia o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas definições (apenas para a instância atual), pode fazê-lo antes de clicar em Iniciar. Vá à lista > menu de contexto de item > fluxos de trabalho > Selecione o fluxo de trabalho para o iniciar manualmente.

  • Com um arranque automático, é claro, não há oportunidade de apresentar um formulário de iniciação, pelo que as definições padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem alterações.

A seguinte ilustração mostra a diferença entre o arranque manual e o arranque automático.

Comparação entre formulários de início manual e automático

Quaisquer alterações que faça no formulário de iniciação são aplicadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as definições permanentese predefinidas do fluxo de trabalho, edita o formulário de associação original, como explicado no segmento CHANGE deste artigo.

Início manual

Se permitir o arranque manual, qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias pode iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item elegível a qualquer momento.

As vantagens de um início manual são que você e os seus colegas só podem executar o fluxo de trabalho quando e se optarem por fazê-lo, e que cada vez que o executarem, terão a oportunidade de alterar algumas definições utilizando o formulário de iniciação.

Um exemplo rápido    Se quiser executar o seu fluxo de trabalho apenas em itens que são da autoria de um escritor de fora da sua equipa, então, a sua partida manual, apenas o impedirá de funcionar automaticamente em itens da autoria de si e dos seus colegas de equipa. (Uma solução alternativa: Mantenha uma lista ou biblioteca para itens de autores da sua equipa e uma lista ou biblioteca separada para itens de todos os outros autores. Desta forma, pode executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas apenas na lista de autores externos. Outra solução: adicione uma condição IF e desemcruda a pessoa específica. Consulte as condições de fluxo de trabalho referência rápida para mais informações.)

A principal desvantagem do manual é que alguém tem de se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que é apropriado fazê-lo.

Arranque automático

Pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por qualquer um dos seguintes eventos:

  • Alguém tenta publicar uma versão importante de um artigo.

  • Um novo item é criado ou enviado para a lista ou biblioteca.

  • Um item já armazenado na lista ou na biblioteca é alterado.

A vantagem de um arranque automático é que ninguém tem de se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Funciona sempre que ocorre um evento de desencadeamento.

Um exemplo rápido    Se for responsável pela precisão e adequação dos itens numa lista, pode adicionar um fluxo de trabalho de aprovação a essa lista e especificar-se como o único participante. Pode configurar o fluxo de trabalho para iniciar automaticamente cada item da lista é alterado e cada vez que um novo item é adicionado. Assim, estará sempre atualizado.

Duas desvantagens de arranque automático:

  • Não é possível impedir que o fluxo de trabalho funcione sempre que ocorre um evento de desencadeamento.

  • Não é possível alterar as definições no início do caso individual.

Para obter mais informações sobre a execução do seu fluxo de trabalho de aprovação automaticamente sempre que alguém tentar publicar uma versão importante de um item, consulte o segmento de Controlo deste artigo.

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06. Os tipos de conteúdo que herdam deste também recebem este fluxo de trabalho?

Só quando adiciona um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para toda a recolha do site, é-lhe dada a opção de adicionar também o fluxo de trabalho a todos os outros tipos de conteúdo na coleção do site que herdam do tipo de conteúdo a que está a adicionar o fluxo de trabalho.

Notas

  • A operação que realiza toda a adição adicional pode demorar muito tempo a ser concluída.

  • Se a herança tiver sido quebrada para quaisquer sites ou subsites onde deseja que este fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdado, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

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07. Participantes: Que pessoas, em que ordem?

Você precisará fornecer o nome ou endereço de e-mail para cada pessoa a quem as tarefas de revisão serão atribuídas.

Um estágio ou várias fases?    Pode optar por ter apenas uma fase de tarefas de revisão, ou ter várias fases. Se tiver mais de uma etapa, os palcos serão realizados um após o outro.

Críticas paralelas ou críticas em série?    Para os participantes em qualquer fase, pode escolher ter as suas tarefas de revisão atribuídas todas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter as suas tarefas de revisão atribuídas uma após outra (em série) na ordem que indica. A opção em série pode ser útil se, por exemplo, configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição – ou se quiser que os participantes mais longe possam olhar para comentários de participantes anteriores como parte do contexto das suas avaliações.

Um exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de várias fases e críticas em série:

Imagina que o Frank adiciona um novo fluxo de trabalho de aprovação. Ele quer que os seus colegas Anna e Sean revejam cada item primeiro, antes que ele próprio o reveja. Ele também quer que o fluxo de trabalho termine antes da sua própria revisão se a Anna ou o Sean rejeitarem o artigo. Frank pode configurar isto de duas maneiras:

  • Usando uma revisão em série   Frank cria uma revisão em série em que Anna e Sean são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro; e seleciona o fim da primeira opção de rejeição.
    Neste acordo, Anna deve aprovar o item antes da tarefa de Sean ser atribuída, e então Sean deve aprovar o item antes que a tarefa de Frank seja atribuída. Se Anna rejeitar o artigo, nem Sean nem Frank serão designados para uma tarefa; e se a Anna aprovar, mas o Sean rejeita, então o fluxo de trabalho ainda termina antes da tarefa de revisão do Frank ser atribuída.
    Foi assim que o Frank prepara a sua crítica em série.
    Formulário com definição para revisão em série de fase única realçada
    Opção Terminar à Primeira Rejeição selecionada

  • Usando duas fases   Se o Frank quer que a Anna e o Sean sejam designados pelas suas críticas ao mesmo tempo, para que o Sean não tenha de esperar que a Anna termine antes de começar, pode montar duas etapas no fluxo de trabalho: a primeira uma fase paralela para as críticas da Anna e do Sean, e a segunda uma fase separada apenas para a sua própria revisão. Mais uma vez, ele seleciona a opção Fim na Primeira Rejeição. A segunda fase só começará quando a primeira fase estiver concluída; então, novamente, se a Anna ou o Sean rejeitarem o item, a tarefa de revisão do Frank nunca será atribuída.
    Foi assim que o Frank faz a sua revisão paralela em duas fases.
    Formulário com definição para revisão em paralelo de duas fases realçada
    Opção Terminar à Primeira Rejeição selecionada

Aqui estão os diagramas de ambas as soluções.

Fluxo de trabalho em série e fluxo de trabalho em duas fases lado a lado

Participantes externos    Existe um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização SharePoint. Neste processo, um membro do site atua como um representante para o participante externo.

Aqui está um diagrama desse processo:

Fluxograma do processo de inclusão de um participante externo

Atribuir uma tarefa a cada grupo, ou uma a cada membro do grupo?    Se incluir um endereço de grupo ou uma lista de distribuição entre os participantes do fluxo de trabalho, pode ter o fluxo de trabalho a atribuir uma tarefa a cada membro do grupo,ou atribuir apenas uma tarefa a todo o grupo (mas ainda assim enviar uma notificação dessa única tarefa a cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída a todo o grupo, então qualquer membro do grupo pode reivindicar e completar essa tarefa única. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)

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08. Que informações adicionais precisam os participantes?

Existe um campo de texto no formulário de associação onde pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos, etc.

Duas coisas que pode incluir:

  • Informações de contacto, caso os participantes tenham dificuldades ou dúvidas.

  • Se você atribuir apenas uma única tarefa a cada grupo ou lista de distribuição, mencione aqui que um único membro de cada grupo deve reivindicar a tarefa antes de completá-la. Assim, outros membros do grupo não perdem tempo começando a mesma tarefa. Você encontrará os detalhes sobre a reivindicação de uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo

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09. Quando é que as tarefas são devidas?

Pode indicar quando as tarefas de fluxo de trabalho são devidas de duas formas:

Por data de calendário    Pode especificar uma data de calendário única para a qual todas as tarefas são devidas.

  • Se configurar o seu fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, normalmente não deve utilizar esta opção. Isto porque o valor da data que especifica não se ajusta automaticamente em relação à data atual sempre que o fluxo de trabalho começa automaticamente.

Por duração da tarefa    Pode especificar um número de dias, semanas ou meses que são permitidos para a conclusão de cada tarefa, a partir do momento em que essa tarefa é atribuída.

  • Uma data de vencimento do calendário substitui uma duração de tarefa especificada. Ou seja: Se hoje for 10 de junho, e lhe for atribuída uma tarefa hoje que tenha uma duração de três dias, mas que também tem data de vencimento do calendário de 11 de junho, então a tarefa será entregue no dia 11 de junho (data de vencimento do calendário) e não no dia 13 de junho (fim da duração de três dias).

Topo de segmento

10. Quando termina este fluxo de trabalho?

Para evitar o tempo desperdiçado gasto em avaliações desnecessárias, pode optar por que o fluxo de trabalho termine imediatamente (antes da data de vencimento especificada ou calculada) quando ocorrer um dos dois eventos:

  • Qualquer participante rejeita o item.

  • O artigo é mudado de qualquer forma.

Nota: Um fluxo de trabalho não pode começar num item que está verificado. No entanto, após o início do fluxo de trabalho, o item a rever pode ser verificado para protegê-lo de alterações. (Mas até que o item seja registado novamente, nenhum outro fluxo de trabalho pode começar nele.)

Topo de segmento

11. Quem precisa de ser notificado?

No campo CC, na segunda página do formulário de associação, pode introduzir nomes ou endereços para qualquer pessoa que seja notificada sempre que este fluxo de trabalho começar ou terminar.

  • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a essa pessoa.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que inicialmente adicionou recebe as notificações de início e fim sem necessidade de ser especificada neste campo.

Topo de segmento

12. Será que este fluxo de trabalho controlará a aprovação do conteúdo?

Pode ter listas ou bibliotecas nas quais pretende que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revistos para a precisão do seu conteúdo, ou para a adequação da sua forma e estilo, antes de serem visíveis a todos os que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdos.

Nos produtos SharePoint, pode utilizar um fluxo de trabalho de aprovação para tornar o processo de aprovação de conteúdo ainda mais fácil e eficiente. Para mais informações, consulte o segmento de aprovação de conteúdos de Controlo deste artigo.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para adicionar o seu novo fluxo de trabalho de aprovação à sua lista, biblioteca ou recolha de site, aceda ao segmento de Adicionar apropriado(Lista/biblioteca ou coleção do Site)deste artigo.

Pode ter listas e bibliotecas nas quais pretende que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revistos para a exatidão do seu conteúdo ou a adequação da sua forma e estilo antes de serem tornados visíveis a todos os que têm acesso à lista. Este tipo de processo de revisão chama-se aprovação de conteúdos.

Nos produtos SharePoint, pode controlar a aprovação de conteúdos manualmente, sem fluxo de trabalho; mas um fluxo de trabalho de aprovação sharePoint pode tornar o processo ainda mais fácil e eficiente.

Se ainda não está familiarizado com as funcionalidades de versão e aprovação de conteúdos nos produtos SharePoint, recomendamos que comece com uma revisão dos seguintes artigos:

Existem duas formas de controlar o processo de aprovação do conteúdo, cada uma delas associada a um único controlo nos formulários de associação que preenche quando se adiciona o fluxo de trabalho pela primeira vez. Pode utilizar o seu fluxo de trabalho para qualquer um ou ambos.

Controlo da publicação das principais versões

Na área 'Opções de Início' da primeira página do formulário de associação, existe a opção de Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão importante de um item. Alguns aspetos a considerar:

  • Esta opção está disponível apenas para um fluxo de trabalho de aprovação que funciona em todos os tipos de conteúdo numa única lista ou biblioteca, e não para qualquer fluxo de trabalho que seja executado apenas em itens de um único tipo de conteúdo.

  • Para que esta opção esteja disponível, a aprovação de conteúdos deve ser ativada para a lista ou biblioteca na página Definições de Versão, e a opção de versões Create major e menor (projeto) deve ser selecionada nessa mesma página.

  • Se selecionar esta opção, as duas opções que a seguem tornam-se indisponíveis: Inicie este fluxo de trabalho quando um novo item é criado e Inicie este fluxo de trabalho quando um item é alterado.

  • Se selecionar esta opção, o seu fluxo de trabalho será executado automaticamente num item apenas quando alguém tentar publicar uma versão importante desse item.

  • Em qualquer lista ou biblioteca, só pode haver um fluxo de trabalho de aprovação que seja usado para aprovar a publicação de versões principais. Se tentar designar um segundo fluxo de trabalho na mesma lista ou biblioteca para esta função, será solicitado que escolha um ou outro.

Controlo não baseado na versão

Na área de Aprovação de Conteúdos ativado da segunda página do formulário de associação, existe a opção de atualizar o estado de aprovação após a conclusão do fluxo de trabalho (utilize este fluxo de trabalho para controlar a aprovaçãodo conteúdo) .

Esta opção está disponível no formulário se a aprovação de conteúdo é ou não necessária na lista ou na biblioteca. De qualquer forma, o valor no campo aprovação do item é atualizado com base no resultado do fluxo de trabalho.

Utilizando esta opção, pode:

  • Executar sempre o fluxo de trabalho manualmente, ou

  • Selecione uma ou mais das opções de arranque automático na primeira página do formulário de associação, ou

  • Permitir arranques manuais e automáticos

Controlo de conteúdos para sites de publicação na Web

O controlo de conteúdos é um processo especializado em sites que publicam páginas para a web. Assim, existe um fluxo de trabalho especializado de aprovação editorial para uso em sites de publicação, bem como um modelo de site (denominado Site de Publicação com Fluxo de Trabalho) que inclui uma versão desse fluxo de trabalho já personalizado para utilização na publicação web.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto para adicionar o seu novo fluxo de trabalho de aprovação à sua lista, biblioteca ou recolha de site, aceda ao segmento de Adicionar apropriado(Lista/biblioteca ou coleção do Site)deste artigo.

Se ainda não está familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá achar útil rever tanto o segmento LEARN como o segmento PLAN neste artigo antes de prosseguir com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicione o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões têm de estar em ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

E-mail    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail deve ser ativado para o seu site SharePoint. Se não tem a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint. Consulte também o SharePoint 2013 Passo a passo: Configuração para Definição de Email De saída.

Permissões    As definições padrão do SharePoint requerem que tenha a permissão de Listas de Gestão para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão de Manage Lists por padrão; o grupo de membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Topo de segmento

2. Adicione o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

  1. Abra a lista ou biblioteca para a qual pretende adicionar o fluxo de trabalho.

  2. No friso, clique no separador Lista ou Biblioteca.

    Nota: O nome do separador pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendário o separador é denominado Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Programar associações de fluxo de trabalho deste tipo, especificar se pretende que o fluxo de trabalho seja executado no documento, lista ou numa pasta e, em seguida, clique em Adicionar um fluxode trabalho .

  5. Preencha a primeira página do formulário de associação.
    (Instruções sigam a ilustração.)

    Informações básicas de 'Adicionar um fluxo de trabalho' com as secções realçadas

    Chamada número um

    Tipo de conteúdo

    Mantenha a seleção predefinitiva como All, ou selecione um tipo de conteúdo específico.

    Chamada número dois

    Modelo

    Selecione o modelo Approval – SharePoint 2010.

    Nota: Se o modelo Approval – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber se o ativo para a recolha do site ou espaço de trabalho. Se for administrador, vá às Definições do Local >funcionalidades de recolha de locais > ativar fluxos de trabalho.

    Chamada número três

    Name

    Digite um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta lista ou biblioteca.

    Para sugestões sobre o nome do seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Lista de Tarefas

    Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para ter uma nova lista criada.

    Para obter informações sobre as razões para a criação de uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número 5

    Lista do Histórico

    Selecione uma lista de histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxo de Trabalho (novo) para ter uma nova lista criada.

    Para obter informações sobre as razões para a criação de uma nova lista de história (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número seis

    Opções de início

    Especificar a forma ou a forma como este fluxo de trabalho pode ser iniciado.

    Para obter informações sobre a seleção de opções de início, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Para obter informações sobre a utilização do fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento de Controlo deste artigo.

    • Note que a opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão importante de um item não aparece se estiver a adicionar o fluxo de trabalho para apenas um único tipo de conteúdo.

    • Note também que se selecionar Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão importante de um item,as duas caixas de verificação seguintes ficam indisponíveis.

  6. Quando todas as definições deste formulário forem como as deseja, clique em Seguinte.

  7. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (Instruções sigam a ilustração.)

    Nota: Os produtos SharePoint apresentam-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação — números de um a sete na seguinte ilustração, de Approvers a CC — sempre que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a essas opções apenas por um caso.

    Predefinições de 'Adicionar um de fluxo de trabalho' com os campos realçados

    Chamada número um

    Atribuir a

    Introduza nomes ou endereçados para as pessoas a quem deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

    • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
      Introduza os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

    • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
      A ordem dos nomes ou moradas não importa.

    • Se está a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização   
      SharePoint Para obter mais informações sobre a inclusão de participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.

    Chamada número dois

    Ordem

    Especificar se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

    Para obter mais informações sobre a utilização da ordem em série e ordem paralela, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número três

    Adicione uma nova etapa

    Adicione todas as etapas que quiser para além da primeira que acabou de configurar.

    • Para eliminar um estágio inteiro, clique no campo 'Atribuir Para' para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE.

    Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Expandir grupos

    • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que insira no campo Atribuir,selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, e cada membro terá a sua própria tarefa para completar.)

    • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que insira no campo Atribuir,limpe esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e completar a tarefa única em nome de todo o grupo. Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)

    Chamada número 5

    Pedido

    Qualquer texto que inclua aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

    • Informação de contacto.

    • Se for caso disso, uma nota sobre tarefas únicas atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)

    Chamada número seis

    Datas de vencimento e duração da tarefa

    Especifique uma data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuído.

    • Se este fluxo de trabalho começar automaticamente, é geralmente uma boa ideia deixar o campo de Data de Vencimento para todas as tarefas vazia e usar os dois campos de duração para controlar a data de vencimento. Pode sempre fornecer uma data de vencimento precisa no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

    Para obter mais informações sobre quando utilizar as datas de vencimento e quando utilizar as durações da tarefa, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número sete

    CC

    Insira os nomes ou endereços de e-mail de qualquer pessoa que deve ser notificada cada vez que o fluxo de trabalho começa ou termina.

    • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

    • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

    • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que inicialmente adicionou recebe as notificações de início e paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

    Chamada número oito

    Acabar com o fluxo de trabalho

    Selecione nenhuma, ou ambas as opções.

    Para mais informações sobre estas opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número nove

    Ativar a aprovação de conteúdos

    Selecione esta caixa de verificação se utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação do conteúdo.

    Para obter mais informações sobre a utilização do fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento de Controlo deste artigo.

  8. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que as deseja, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

Se ainda não está familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, poderá achar útil rever tanto o segmento LEARN como o segmento PLAN neste artigo antes de prosseguir com os passos neste segmento.

Secções neste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicione o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões têm de estar em ordem antes de poder adicionar um fluxo de trabalho:

E-mail    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes por e-mail, o e-mail deve ser ativado para o seu site. Se não tem a certeza de que isto já foi feito, consulte o administrador do SharePoint. Consulte também o SharePoint 2013 Passo a passo: Configuração para definição de e-mail de saída.

Permissões    As definições padrão do SharePoint requerem que tenha a permissão de Listas de Gestão para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas ou coleções de sites. (O grupo Proprietários tem a permissão de Manage Lists por padrão; o grupo de membros e os grupos visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento LEARN deste artigo.)

Topo de segmento

2. Adicione o fluxo de trabalho

Siga estes passos:

  1. Aceda à página inicial para a recolha do site(não a página inicial de um site ou subsite dentro da coleção).

  2. Clique no ícone de Definições Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique nas definições do Site.

  3. Na página 'Definições do Site', nas Galerias Web Designer,clique em 'Tipos de Conteúdo do Site'.

  4. Na página 'Tipos de Conteúdo do Site', clique no nome do tipo de conteúdo do site para o qual pretende adicionar um fluxo de trabalho.

    Nota: Um fluxo de trabalho adicionado a toda a coleção do site deve ser adicionado para itens de um único tipo de conteúdo apenas.

    Tipos de Conteúdo de Documento com tipo realçado

    1. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em Definições,clique em Definições de Fluxo de Trabalho.
      Ligação 'Definições de fluxo de trabalho' na secção Definições

    2. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Adicionar um fluxo de trabalho.
      Ligação 'Adicionar um fluxo de trabalho'

    3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (Instruções sigam a ilustração.)

    Página de configuração do fluxo de trabalho

    Chamada número um

    Modelo

    Selecione o modelo Approval – SharePoint 2010.

    Nota: Se o modelo Approval – SharePoint 2010 não aparecer na lista, contacte o administrador do SharePoint para saber se o ativo para a recolha do site ou espaço de trabalho. Se for administrador, vá às Definições do Local > funcionalidades de recolha de locais > funcionalidade de ativação de fluxos de trabalho.

    Chamada número dois

    Name

    Digite um nome para este fluxo de trabalho. O nome identificará este fluxo de trabalho para os utilizadores desta coleção do site.

    Para sugestões sobre o nome do seu fluxo de trabalho, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número três

    Lista de Tarefas

    Selecione uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Nova lista de tarefas para ter uma nova lista criada.

    Para obter informações sobre as razões para a criação de uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Lista do Histórico

    Selecione uma lista de histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. Pode selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Histórico de Fluxo de Trabalho (novo) para ter uma nova lista criada.

    Para obter informações sobre as razões para a criação de uma nova lista de história (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número 5

    Opções de início

    Especificar a forma ou a forma como este fluxo de trabalho pode ser iniciado.

    Para obter informações sobre a seleção de opções de início, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número seis

    Adicione este fluxo de trabalho aos tipos de conteúdo infantil?

    Especificar se este fluxo de trabalho deve ser adicionado a (associado) a todos os outros tipos de conteúdo sonoro e de lista que herdam deste tipo de conteúdo.

    • A operação que realiza toda a adição adicional pode demorar muito tempo a ser concluída.

    • Se a herança tiver sido quebrada para quaisquer sites ou subsites onde deseja que este fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdado, certifique-se de que é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de executar esta operação.

  5. Quando todas as definições desta página forem como as deseja, clique em Seguinte.

  6. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (Instruções sigam a ilustração.)

    Nota: SharePoint produtos apresenta-lhe as primeiras várias opções nesta segunda página do formulário de associação — números de um a sete na seguinte ilustração, de Approvers a CC — sempre que inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que possa fazer alterações a essas opções apenas por um caso.

    Predefinições de 'Adicionar um de fluxo de trabalho' com os campos realçados

    Chamada número um

    Atribuir a

    Introduza nomes ou endereços para as pessoas a quem deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

    • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
      Introduza os nomes ou endereços na ordem em que pretende que as tarefas sejam atribuídas.

    • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
      A ordem dos nomes ou moradas não importa.

    • Se está a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização   
      SharePoint Para obter mais informações sobre a inclusão de participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.

    Chamada número dois

    Ordem

    Especificar se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

    Para obter mais informações sobre a utilização da ordem em série e ordem paralela, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número três

    Adicione uma nova etapa

    Adicione todas as etapas que quiser para além da primeira que acabou de configurar.

    • Para eliminar um estágio inteiro, clique no campo 'Atribuir Para' para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE.

    Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Expandir grupos

    • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que insira no campo Atribuir,selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, e cada membro terá a sua própria tarefa para completar.)

    • Para ter apenas uma tarefa atribuída a um grupointeiroque você insira no campo Atribuir,limpe esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e completar a tarefa única em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)

    Chamada número 5

    Pedido

    Qualquer texto que inclua aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

    • Informação de contacto.

    • Se for caso disso, uma nota sobre tarefas únicas atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)

    Chamada número seis

    Datas de vencimento e duração da tarefa

    Especifique uma data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuído.

    • Se este fluxo de trabalho começar automaticamente, é geralmente uma boa ideia deixar o campo de Data de Vencimento para todas as tarefas vazia e usar os dois campos de duração para controlar a data de vencimento. Pode sempre fornecer uma data de vencimento precisa no formulário de iniciação se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

    Para obter mais informações sobre quando utilizar as datas de vencimento e quando utilizar as durações da tarefa, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número sete

    CC

    Insira os nomes ou endereços de e-mail de qualquer pessoa que deve ser notificada cada vez que o fluxo de trabalho começa ou termina.

    • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

    • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e de paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

    • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que inicialmente adicionou recebe as notificações de início e paragem sem necessidade de ser especificada neste campo.

    Chamada número oito

    Acabar com o fluxo de trabalho

    Selecione nenhuma, ou ambas as opções.

    Para mais informações sobre estas opções, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número nove

    Ativar a aprovação de conteúdos

    Selecione esta caixa de verificação se utilizar este fluxo de trabalho para gerir a aprovação do conteúdo.

    Para obter mais informações sobre a utilização do fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdos, incluindo a publicação de versões principais, consulte o segmento de Controlo deste artigo.

  7. Quando tiver todas as definições nesta página da forma que as deseja, clique em Guardar para criar o fluxo de trabalho.

O que vem a seguir?

Se estiver pronto, vá ao segmento START deste artigo e comece a primeira instância para testar o seu novo fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado manualmente apenas, automaticamente apenas, ou de qualquer forma:

  • Manualmente a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

  • Automaticamente sempre que ocorre um evento de desencadeamento especificado. Isto é, quando um item é adicionado à lista ou biblioteca, e/ou quando um item na lista é alterado de alguma forma, e/ou quando alguém tenta publicar uma versão principal de um item).
    (O evento ou eventos desencadeadores são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a associação original e configuração do fluxo de trabalho. Para mais informações, consulte o segmento PLANO deste artigo.)

Nota: Um fluxo de trabalho não pode começar num item que está verificado. No entanto, após o início do fluxo de trabalho, o item a rever pode ser verificado para protegê-lo de alterações. (Mas até que o item seja registado novamente, nenhum outro fluxo de trabalho pode começar nele.)

Secções neste segmento

  1. Inicie o fluxo de trabalho automaticamente

  2. Inicie o fluxo de trabalho manualmente

  3. Comece manualmente a partir da lista ou biblioteca

  4. Comece manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Inicie o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho estiver configurado para iniciar automaticamente, então cada vez que ocorre um evento de desencadeamento, o fluxo de trabalho funciona no item que o desencadeou.

Quando o fluxo de trabalho começa, atribui a primeira tarefa ou tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada destinatário. Entretanto, também envia notificações iniciais (distintas das notificações de tarefas) à pessoa que inicialmente adicionou o fluxo de trabalho e a qualquer pessoa listada no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Nota: Quando um novo fluxo de trabalho que começará automaticamente é adicionado, o campo Data de Vencimento para Todas as Tarefas na segunda página do formulário de associação deve geralmente ficar em branco, porque qualquer valor de data explícito especificadonão se ajustaráautomaticamente em relação à data em que o fluxo de trabalho começa cada vez. Para mais informações, consulte o segmento PLANO deste artigo.

Topo de segmento

2. Inicie o fluxo de trabalho manualmente

Uma nota sobre permissões    Normalmente, tem de ter a permissão de Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por defeito, o grupo de membros e o grupo proprietários têm esta permissão, mas o grupo Visitantes não. No entanto, um Proprietário também pode escolher, numa base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão de Listas de Gestão para pessoas que iniciam o fluxo de trabalho. Ao escolher esta opção, os Proprietários podem essencialmente especificar que só eles e outros Proprietários podem iniciar um determinado fluxo de trabalho. Para mais detalhes, consulte o segmento Learn deste artigo.)

Dois lugares para começar

Pode iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de qualquer um dos dois lugares:

  • Da lista ou biblioteca onde o item é armazenado

  • A partir de dentro do próprio item,aberto no programa microsoft Office no qual foi criado. (Note que este deve ser o programa instalado, e não uma versão de aplicação web.)

As duas secções restantes deste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Topo de segmento

3. Comece manualmente a partir da lista ou biblioteca

  1. Vá à lista ou biblioteca onde o item em que pretende executar o fluxo de trabalho está armazenado.

  2. Clique na elipse ao lado do nome do item e, em seguida, na caixa de diálogo clique na elipse para abrir o menu do item e, em seguida, clique em Workflows no menu suspenso.

  3. Nos fluxos de trabalho: Página 'Nome do item', em Iniciar um novo fluxo de trabalho,clique no fluxo de trabalho que pretende executar.
    Ligação para iniciar fluxo de trabalho

  4. Na página Change a Workflow, no formulário de iniciação, faça quaisquer alterações que pretenda aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Nota: As alterações efetuadas aqui, na forma de iniciação, são utilizadas apenas durante o caso atual do fluxo de trabalho. Se pretender fazer quaisquer alterações que se apliquem sempre que o fluxo de trabalho for executado, ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

    Formulário de iniciação

    Chamada número um

    Atribuir a

    Faça quaisquer alterações na lista de pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

    • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez   
      Introduza os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

    • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo   
      A ordem dos nomes ou moradas não importa.

    • Se está a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização   
      SharePoint Para obter mais informações sobre a inclusão de participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo

    Chamada número dois

    Ordem

    Certifique-se de que as especificações para saber se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) são como as deseja.

    Para obter mais informações sobre a utilização da ordem em série e ordem paralela, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número três

    Adicione uma nova etapa

    Adicione ou quaisquer etapas que queira para além das que estão configuradas atualmente.

    • Para eliminar um estágio inteiro, clique no campo 'Atribuir Para' para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE.

    Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número quatro

    Expandir Grupos

    • Para ter uma tarefa atribuída a cada membro de cada grupo que insira no campo Atribuir,selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá a notificação de tarefa, e cada membro terá a sua própria tarefa para completar.)

    • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que insira no campo Atribuir,limpe esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e completar a tarefa única em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)

    Chamada número 5

    Pedido

    Qualquer texto que inclua aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

    • Informações de contacto para questões e problemas

    • Se aplicável, uma nota sobre tarefas únicas atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição (encontrará instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)

    Chamada número seis

    Datas de vencimento e duração da tarefa

    Especifique uma data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuído.

    Para obter mais informações sobre quando utilizar as datas de vencimento e quando utilizar as durações da tarefa, consulte o segmento PLANO deste artigo.

    Chamada número sete

    CC

    Faça quaisquer adições ou remoção que desejar. Lembre-se que:

    • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

    • Como está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, receberá as notificações de início e de paragem, quer esteja ou não listado neste campo.

  5. Quando tiver todas as definições no formulário de iniciação da forma que as deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para si e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

Topo de segmento

  1. Abra o artigo no programa de Escritório instalado no seu computador.

  2. No item aberto, clique no separador 'Ficheiro', clique em Guardar & Enviare, em seguida, clique no fluxo de trabalho que pretende executar no item.

  3. Se vir a seguinte mensagem, dizendo-lhe que o fluxo de trabalho precisa que o ficheiro seja registado, clique no botão 'Fazer'.

  4. Clique no botão de fluxo de trabalho de início grande.

  5. Na página Change a Workflow, no formulário de iniciação, faça quaisquer alterações que pretenda aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Nota: As alterações efetuadas aqui, na forma de iniciação, são utilizadas apenas durante o caso atual do fluxo de trabalho. Se pretender fazer quaisquer alterações que se apliquem sempre que o fluxo de trabalho for executado, ou se pretender alterar as definições de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento CHANGE deste artigo.

    Formulário de iniciação

Chamada número um

Atribuir a

Faça quaisquer alterações na lista de pessoas a quem pretende que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
    Introduza os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou moradas não importa.

  • Se está a atribuir uma tarefa a alguém fora da sua organização   
    SharePoint Para obter mais informações sobre a inclusão de participantes externos, consulte o segmento Completo deste artigo.

Chamada número dois

Ordem

Certifique-se de que as especificações para saber se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) são como as deseja.

Para obter mais informações sobre a utilização da ordem em série e ordem paralela, consulte o segmento PLANO deste artigo.

Chamada número três

Adicione uma nova etapa

Adicione ou quaisquer etapas que queira para além das que estão configuradas atualmente.

  • Para eliminar um estágio inteiro, clique no campo 'Atribuir Para' para essa fase e, em seguida, prima CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre a utilização de várias fases, consulte o segmento PLANO deste artigo.

Chamada número quatro

Expandir grupos

  • Para ter uma tarefa atribuída acada membro de cada grupo que insira no campo Atribuir,selecione esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá a notificação de tarefa, e cada membro terá a sua própria tarefa para completar.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada grupo inteiro que insira no campo Atribuir,limpe esta caixa de verificação. (Cada membro do grupo receberá uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reclamar e completar a tarefa única em nome de todo o grupo. Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)

Chamada número 5

Pedido

Qualquer texto que inclua aqui será incluído em cada notificação de tarefa que o fluxo de trabalho enviar. Não se esqueça de incluir quaisquer instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Informações de contacto para perguntas e problemas.

  • Se aplicável, uma nota sobre tarefas únicas atribuídas a grupos inteiros ou listas de distribuição. (Encontrará as instruções para reclamar uma tarefa de grupo no segmento completo deste artigo.)

Chamada número seis

Datas de vencimento e duração da tarefa

Especifique uma data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que é atribuído.

Para obter mais informações sobre quando utilizar as datas de vencimento e quando utilizar as durações da tarefa, consulte o segmento PLANO deste artigo.

Chamada número sete

CC

Faça quaisquer adições ou remoção que desejar. Lembre-se que:

  • Introduzir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Como está a iniciar o fluxo de trabalho manualmente, receberá as notificações de início e de paragem, quer esteja ou não listado neste campo.

  1. Quando tiver as definições no formulário de iniciação da forma que as deseja, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a primeira tarefa ou tarefas e, entretanto, envia notificações iniciais para si e para qualquer pessoa listada no campo CC do formulário de iniciação.

O que vem a seguir?

  • Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho é executado, os outros participantes poderão precisar de informações e assistência para completar as suas tarefas atribuídas. (Podem achar útil o segmento completo deste artigo.)

  • Além disso, é uma boa ideia verificar se os participantes estão a receber as suas notificações por e-mail, e em particular que as notificações não estão a ser mal tratadas por filtros de correio publicitário não solicitado.

  • E, claro, pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para se completar. Aceda ao segmento Completo deste artigo para obter os detalhes sobre como completá-los.

  • Entretanto, para obter informações sobre como acompanhar o progresso da atual instância do fluxo de trabalho, vá para o segmento MONITOR deste artigo.

Se esta for a primeira vez que lhe é atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho de Aprovação, poderá achar útil rever este segmento do artigo na íntegra antes de completar a sua tarefa. Assim, saberá de todas as opções que lhe podem ser abertas.

Nota: Se sabe que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho, mas a mensagem de notificação não apareceu no seu email Inbox, certifique-se de que a notificação não foi desviada pelo seu filtro de correio eletrónico de lixo. Se tiver, ajuste as definições do filtro em conformidade.

Primeiro, certifique-se de ter o artigo certo.

Diferentes tipos de fluxos de trabalho requerem diferentes ações de tarefa.

Por isso, antes de começar, certifique-se de que a tarefa que lhe foi atribuída é, de facto, uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação, e não uma tarefa para outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Por favor, aprove em qualquer um dos seguintes locais:

  • Na linha de assunto da notificação de
    tarefas Notificação de tarefa com Aprove realçado

  • Na barra de mensagens do item a rever
    Item a ser revisto com texto Reveja realçado

  • No título de tarefa na página de Estado do Fluxo de Trabalho
    Tarefa na lista da página Estado do Fluxo de Trabalho com Reveja realçado

Se não vir o texto Por favor, aprove o texto nestes locais, consulte a pessoa que iniciou ou inicialmente adicionou o fluxo de trabalho para saber em que modelo de fluxo de trabalho se baseia – ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Encontrará links para artigos sobre como usar os outros tipos de fluxos de trabalho incluídos com os produtos SharePoint na secção See Também deste artigo.

No entanto, se a sua tarefa for uma tarefa de aprovação, mantenha-se corretamente na leitura!

Secções neste segmento

  1. Uma visão geral do processo

  2. Chegar ao item e ao formulário de tarefa a partir da mensagem de notificação de tarefa

  3. Chegar ao item e ao formulário de tarefa da lista ou biblioteca

  4. Reveja o item

  5. Preencha e envie o formulário de tarefa

  6. Notificações em atraso

  7. Reclamar e completar uma tarefa de grupo (opcional)

  8. Solicitar uma alteração ao item (opcional)

  9. Reatribuir a sua tarefa de aprovação a outra pessoa (opcional)

  10. Complete uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Uma visão geral do processo

Quando lhe é atribuída uma tarefa num fluxo de trabalho, normalmente descobre-se a tarefa de uma de três maneiras:

  • Você recebe uma notificação de tarefa de e-mail.

  • Abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens que lhe informa que lhe foi atribuída uma tarefa relacionada.

  • Verifique o site do SharePoint e descubra que uma ou mais tarefas estão atualmente atribuídas a si.

Quando descobre que lhe foi atribuída uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação, normalmente faz duas coisas:

  • Reveja o item    Descubra se pode ou não aprovar o artigo no seu estado atual.

  • Complete a sua tarefa    Utilize o formulário de tarefa para submeter os resultados da sua revisão.

Muitas vezes, portanto, os seguintes três itens estão envolvidos na sua conclusão da tarefa:

  • A mensagem de notificação (que recebe como e-mail)

  • O item submetido para a sua aprovação (que abre e revê)

  • O formulário de tarefa (que abre, completa e submete)

Aqui está o que estes três itens parecem.

Mensagem de notificação da tarefa, item para revisão e formulário da tarefa

Nota: O botão 'Abrir esta Tarefa' na Fita na mensagem de notificação de tarefa aparece quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook, e não quando é aberta na aplicação web do Outlook Web Access.

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2. Chegar ao item e ao formulário de tarefa a partir da mensagem de notificação de tarefa

Siga estes passos:

  1. Na mensagem de notificação de tarefa, na revisão destas instruções de tarefa, clique no link para o item.

  2. No item aberto, clique no botão De abertura deste botão de tarefa na barra de mensagens.

Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da mensagem de notificação de correio eletrónico

Nota: O botão 'Abrir esta Tarefa' na Fita na mensagem de notificação de tarefa aparece quando a mensagem é aberta na versão completa e instalada do Outlook, e não quando é aberta na aplicação web do Outlook Web Access.

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3. Chegar ao item e ao formulário de tarefa da lista ou biblioteca

Siga estes passos:

  1. Na lista ou biblioteca onde o item a rever é armazenado, clique no link In Progress associado ao item e fluxo de trabalho.

  2. Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', clique no título da sua tarefa.

  3. No formulário de tarefa, na tarefa Este fluxo de trabalho aplica-se à barra de mensagens, clique no link para o item.

Aceder ao item e ao formulário da tarefa a partir da lista ou biblioteca

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4. Rever o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Sugestão: Se esta é uma tarefa de grupo - isto é, uma única tarefa atribuída a todo um grupo ou lista de distribuição para que um único membro do grupo possa completar a tarefa para todo o grupo - então é uma boa ideia reclamar a tarefa antes de rever o item. Desta forma, reduz-se a hipótese de outro membro do seu grupo também rever o artigo. Para obter instruções, consulte a Secção 7 neste segmento, Reclame e complete uma tarefa de grupo.

Item para revisão aberto e a apresentar barras amarelas

Note as duas barras de mensagem amarelas no topo do documento:

  • Apenas leitura do servidor   Este documento está aberto no modo apenas de leitura — ou seja, pode ler o documento, mas não pode fazer alterações no mesmo.
    (Note que ao completar uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação, normalmente não faz quaisquer alterações diretamente no próprio item. Em vez disso, utiliza o formulário de tarefa para registar todas as suas respostas.)

  • Tarefa de fluxo de trabalho   Quando estiver pronto para registar a sua resposta no formulário de tarefa, clique no botão De abertura deste botão de tarefa.

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5. Preencha e submeta o formulário de tarefa

O formulário de tarefa para uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação é algo parecido com isto.

Formulário de tarefa do fluxo de trabalho

Note que os dois primeiros itens (Eliminar item e Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao Título de Produto) não aparecem no formulário de tarefa quando é aberto a partir de dentro do item para revisão.

Chamada número um

Eliminar Item

Para eliminar esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique neste botão.

  • A eliminação da tarefa não elimina o item a rever.

  • Se eliminar a tarefa, essa ação funciona como (e é registada na história como) uma rejeição do documento. Assim, se o fluxo de trabalho estiver configurado para terminar na primeira rejeição, então a eliminação da tarefa termina o fluxo de trabalho.

  • Uma tarefa que foi eliminada já não aparece na área de Tarefas da página 'Estado do Fluxo de Trabalho'. (No entanto, a supressão e a consequente rejeição automática ainda são registadas na área de História da página.)

    Nota: Se não iniciou este caso do fluxo de trabalho, talvez queira verificar com a pessoa que o iniciou antes de apagar a tarefa.

Chamada número dois

Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao título do item

Para abrir o item para revisão, clique no link aqui.

Chamada número três

Estado, Solicitado por, Comentários Consolidados, Data de Vencimento

Não é possível editar ou alterar entradas nestes quatro campos, mas pode achar a informação nelas útil.

Note que a caixa de Comentários Consolidados contém não só quaisquer instruções adicionais sobre como completar a sua tarefa, mas também todos os comentários apresentados por participantes que já tenham concluído as suas tarefas neste mesmo caso do fluxo de trabalho.

Da mesma forma, depois de submeter o seu próprio formulário, quaisquer comentários que inclua na caixa de Comentários (4) também aparecerão na caixa de Comentários Consolidados para os participantes seguintes.

Chamada número quatro

Comentários

Qualquer texto que introduza aqui será gravado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também aparecerá no campo comentários consolidados (3) para os participantes seguintes.

Chamada número 5

Aprovar

Para aprovar o item, primeiro digite quaisquer comentários que pretenda contribuir no campo Comentários (4) e, em seguida, clique neste botão.

Chamada número seis

Rejeitar

Para rejeitar o item, primeiro digite quaisquer comentários que pretenda contribuir no campoComentários (4) e, em seguida, clique neste botão.

Chamada número sete

Cancelar

Para fechar o formulário de tarefa sem guardar quaisquer alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa permanecerá incompleta e atribuída a si.

Chamada número oito

Alteração de Pedido

Para solicitar uma alteração ao item que está a rever, clique neste botão.

Para uma ilustração do formulário onde irá introduzir os detalhes do seu pedido, e para mais instruções, aceda à secção 8 deste segmento, Solicite uma alteração ao item.

Nota: Esta opção pode ser desligada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Chamada número nove

Reatribuir tarefa

Para reatribuir a tarefa de aprovação a outra pessoa, clique neste botão.

Para uma ilustração da página onde você vai inserir os detalhes da reatribuição, e para mais instruções, vá à secção 7 deste segmento, reatribua a tarefa de Aprovação a outra pessoa.

Nota: Esta opção pode ser desligada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

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6. Notificações em atraso

Se uma tarefa ou uma instância de fluxo de trabalho inteira estiver atrasada para a conclusão, as notificações são automaticamente enviadas para:

  • A pessoa a quem a tarefa é atribuída

  • A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início foi automático, para a pessoa que inicialmente adicionou o fluxo de trabalho)

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7. Reclamar e completar uma tarefa de grupo (opcional)

Se apenas uma tarefa for atribuída a um grupo inteiro a que pertence, então qualquer membro do grupo pode reivindicar e completar essa tarefa em nome de todo o grupo.

Reclame a tarefa antes de rever o item. Assim que reivindicares a tarefa, ela é-te atribuída, e nenhum outro membro do grupo pode completá-la. (Desta forma, apenas uma pessoa faz o trabalho necessário.)

  1. Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', indicar o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até aparecer uma seta

  2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefa, clique no botão 'Tarefa's Claim.
    Como requerer uma tarefa de grupo

Quando a página 'Estado do Fluxo de Trabalho' é atualizada, pode ver que a tarefa já não está atribuída ao grupo, mas especificamente a si.

Mais tarde, se pretender voltar a lançar a tarefa para o grupo sem a completar, utilize os mesmos passos para voltar ao formulário de tarefa, mas clique agora no botão 'Tarefa de Libertação'.

Botão Libertar Tarefa no formulário da tarefa

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8. Solicite uma alteração ao item (opcional)

Antes de iniciar este processo, note que o fluxo de trabalho pode ser configurado para terminar imediatamente se for feita qualquer alteração ao item. Pode ser uma boa ideia verificar com a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho, para ter certeza de que está tudo bem para uma mudança a ser feita e para que o fluxo de trabalho termine nessa altura.

Vamos demonstrar a opção de pedido de mudança colocando-a num cenário:

Primeiro, imagina que o teu nome é Frank.

Então, imagine que uma colega chamada Anna iniciou um fluxo de trabalho de aprovação num documento que ela criou.

Quando revês o novo documento da Anna, sentes que a Introdução é demasiado longa.

Clique no botão 'Alterar pedido' na parte inferior do formulário de tarefa de fluxo de trabalho e, em seguida, preencha este formulário.

Formulário para pedido de alteração ao item

Chamada número um

Alteração de pedido a partir de

Insira o nome ou endereço de e-mail da pessoa a quem está a solicitar a alteração.

(Para enviar o seu pedido à pessoa que iniciou esta execução do fluxo de trabalho — ou, se o fluxo de trabalho começou automaticamente, à pessoa que inicialmente adicionou este fluxo de trabalho de aprovação — também pode deixar este campo em branco.)

Chamada número dois

Novo Pedido

Descreva a alteração que pretende estiuçada e forneça qualquer informação de que a pessoa que fizer a alteração precise. (Qualquer texto que insira aqui será adicionado na área de Comentários Consolidados.)

Chamada número três

Nova Duração

Faça uma destas três coisas:

  • Para manter a data de vencimento existente    Deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de vencimento inteiramente    Digite o número 0.

  • Para especificar uma nova data de vencimento    Digite um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no seguinte campo. Juntas, as duas entradas identificam o período antes da tarefa de alteração.

Chamada número quatro

Novas Unidades de Duração

Se estiver a especificar uma nova duração de tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da tarefa ser devida. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando tiver todas as entradas de formulário da forma que as deseja, clique em Enviar, e a sua tarefa atual está marcadaComplete. Mas ainda não acabou. Será-lhe atribuída novamente uma tarefa de aprovação depois de Anna completar a tarefa de mudança).

Entretanto, a Anna recebe a seguinte notificação por e-mail:

Notificação enviada quando a alteração ao item é pedida

Anna pode dizer depois de apenas um olhar para a linha Assunto (número 1 na ilustração) que esta não é uma notificação de aprovação ordinária, mas sim um pedido para alterar algo sobre o item. Encontra a informação sobre a alteração específica solicitada na Alteração Solicitada de Texto (número 2).

Anna verifica o item, faz as alterações solicitadas, depois guarda as alterações e verifica o item de volta.

Em seguida, ela vai para a página de Estado do Fluxo de Trabalho e abre a sua tarefa de pedido de mudança na área de Tarefas lá.


Formulário enviado quando a alteração solicitada é concluída

Anna adiciona qualquer informação que queira no campo Comentários e, em seguida, clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho realiza duas ações:

  • Marca a tarefa de pedido de alteração de Anna como Completa.

  • Atribui-lhe uma nova tarefa de aprovação (com os comentários da Anna adicionados no campo comentários consolidados) e envia-lhe uma notificação sobre essa tarefa.

Agora pode ir em frente e completar a sua revisão do item alterado.

Entretanto, todas estas ações são rastreadas e visíveis na secção História do Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho, como mostra a seguinte ilustração.

Histórico de Fluxo de Trabalho com as ações do pedido de alteração

Aqui está um diagrama de todo o processo.

Fluxograma de um pedido de alteração

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9. Reatribuir a sua tarefa de aprovação a outra pessoa (opcional)

Se quiser que outra pessoa preencha uma tarefa de fluxo de trabalho que lhe foi atribuída, clique no botão Tarefa de Reassign no formulário de tarefa de fluxo de trabalho.

Este formulário é apresentado.

Formulário para reatribuição de tarefas

Chamada número um

Reatribuir tarefa para

Insira o nome ou endereço da pessoa a quem pretende atribuir esta tarefa.

Atribuir esta tarefa à pessoa que iniciou o fluxo de trabalho — ou, se o fluxo de trabalho começou automaticamente, à pessoa que inicialmente adicionou este fluxo de trabalho — deixa este campo em branco.

Chamada número dois

Novo Pedido

Forneça qualquer informação que a pessoa a quem está a atribuir a tarefa terá de completar a tarefa. (Qualquer texto que insira aqui será adicionado na área de Comentários Consolidados.)

Chamada número três

Nova Duração

Faça uma destas três coisas:

  • Para manter a data de vencimento existente    Deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de vencimento inteiramente    Digite o número 0.

  • Para especificar uma nova data de vencimento    Digite um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no seguinte campo. Juntas, as duas entradas identificam o período antes da tarefa de alteração.

Chamada número quatro

Novas Unidades de Duração

Se estiver a especificar uma nova duração de tarefa, utilize este campo em conjunto com o campo Nova Duração para identificar o período antes da tarefa ser devida. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário estiver completo, clique em Enviar. A sua tarefa está marcada como Concluída,uma nova tarefa é atribuída à pessoa agora responsável pela tarefa, e é enviada uma notificação de tarefa.

Qualquer nova informação que tenha fornecido está incluída no delegado por texto na nova notificação de tarefa (número 1 na seguinte ilustração).

Notificação de tarefa reatribuída

Entretanto, todas estas alterações são rastreadas e visíveis nas secções Tarefas e Histórico da página 'Estado do Fluxo de Trabalho', como mostrado aqui.

As áreas Tarefas e Histórico na página Estado do Fluxo de Trabalho para a tarefa reatribuída

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10. Completar uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Existe um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização SharePoint. Neste processo, um membro do site atua como um representante para o participante externo:

  1. Inclua o endereço de e-mail do participante externo no estágio designado apropriado para o estágio na segunda página do formulário de associação.

  2. O fluxo de trabalho atribui efetivamente a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo de trabalho — ou, se o fluxo de trabalho começar automaticamente, ao membro que inicialmente adicionou o fluxo de trabalho. Esta pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída age como procuração para o participante externo.

  3. Este membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão para o participante externo. (Entretanto, o participante externo recebe uma cópia da notificação de tarefa, que pode funcionar como um alerta útil ou aviso.)

  4. O membro do site a quem a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item para o participante externo.

  5. O participante externo revê o item e envia de volta a sua resposta ao membro do site.

  6. Quando a resposta do participante externo chega, o membro do site completa a tarefa em nome do participante externo.

Aqui está um diagrama do processo.

Fluxograma do processo de inclusão de um participante externo

A localização central a partir da qual pode monitorizar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em funcionamento é a página de Estado do Fluxo de Trabalho para esse caso do fluxo de trabalho.

Primeiro vamos mostrar-lhe como chegar a essa página, depois vamos mostrar-lhe como usar as opções e informações que você encontra lá. Finalmente, vamos mostrar-lhe duas outras páginas onde você pode obter informações adicionais de monitorização.

Secções neste segmento

  1. Chegar à página de Estado do Fluxo de Trabalho

  2. Utilize a página de Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho

  3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

  4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

  5. Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho

  6. Descubra quais fluxos de trabalho estão funcionando em um item

  7. Monitorize fluxos de trabalho para toda a coleção do site

1. Chegar à página de Estado do Fluxo de Trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link In Progress para o item e fluxo de trabalho que deseja.

Neste exemplo, o item é o documento denominado Keynote Draft e o fluxo de trabalho é a Aprovação 3.

Clicar na ligação do estado do fluxo de trabalho

A página 'Estado do Fluxo de Trabalho' abre.

Notas: 

  • Se a sua lista ou biblioteca contiver um grande número de itens, pode utilizar a triagem e/ou filtragem para encontrar o item que procura mais rapidamente. Se descobrir que está a separar e/ou a filtrar repetidamente da mesma forma, poderá achar útil criar uma visão personalizada que automatiza esse arranjo específico.

  • Para chegar à página de Estado do Fluxo de Trabalho, também pode clicar na visualização do estado deste link de fluxo de trabalho numa notificação de email "já iniciada" ou no link 'Ver o histórico de fluxo de trabalho' numa notificação de email "concluída" para o caso específico em que está interessado.

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2. Utilize a página de Estado do Fluxo de Trabalho para monitorizar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, sob a ilustração de cada secção da página 'Estado do Fluxo de Trabalho', encontrará as perguntas de monitorização que a secção responde.

Secção de Informação sobre fluxos de trabalho

Secção Informações do Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quem iniciou este caso do fluxo de trabalho?

  • Quando começou este caso?

  • Quando ocorreu a última ação neste caso?

  • Em que item está a decorrer este caso?

  • Qual é o estado atual deste caso?

Secção de tarefas

Secção Tarefas da página Estado do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quais as tarefas já foram criadas e atribuídas, e qual é o seu estado atual?

  • Que tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado de cada uma dessas tarefas?

  • Qual é a data de vencimento de cada tarefa que já foi criada e atribuída?

As tarefas que foram eliminadas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta secção.

Secção de História do Fluxo de Trabalho

Secção Histórico de Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Que acontecimentos já ocorreram neste caso do fluxo de trabalho?

  • Note que as tarefas atrasadas e as notificações de tarefas atrasadas não aparecem nesta área.

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3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Existem duas formas de alterar tarefas que já estão atribuídas mas ainda não concluídas:

  • Alterar uma única tarefa ativa

  • Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões   Para fazer qualquer alteração a uma única tarefa que seja atribuída a alguém que não seja você, tem de ter a permissão de 'Gestão de Listas'. (O grupo Proprietários tem a permissão de Manage Lists por padrão; o grupo de membros e os grupos visitantes não. Assim, é possível, por exemplo, ter permissões que lhe permitam iniciar um fluxo de trabalho, mas não fazer alterações na tarefa de outro participante.)

Se tiver as permissões necessárias:

  1. Clique no título da tarefa na lista de Tarefas.
    Clicar no título da tarefa na lista

  2. Utilize o formulário de tarefa para completar, eliminar ou reatribuir a tarefa.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como utilizar o formulário de tarefa, consulte o segmento Completo deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões    Todos os quatro links de comando na seguinte ilustração aparecem na página de Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão 'Listas de Gestão'. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a fase de fluxo de trabalho, mas o Fim desta ligação de fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão de Listas de Gestão. (Mais uma vez, o grupo proprietários tem a permissão de Listas de Gestão por defeito; o grupo de membros e os grupos de Visitantes não.)

  1. Na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique nas tarefas ativas de Atualização do link De aprovação.

  2. Faça as suas alterações na forma que se abre e, em seguida, clique em OK.

    • As mensagens que refletem as suas alterações são enviadas às pessoas que estão atualmente a ser atribuídas tarefas nesta execução.

    • As tarefas já concluídas ou eliminadas, e as tarefas ainda não atribuídas, não são afetadas pelas alterações que es faz neste formulário.

    • Se pretender escoar alterações a tarefas ainda não atribuídas, consulte a seguinte secção, Altere as tarefas futuras.

Formulário de alterações em tarefas ativas

Chamada número um

Duração por tarefa, unidades de duração

  • Para manter a data de vencimento existente    Deixe a duração por tarefa em branco e não altere as unidades de duração.

  • Para remover a data de vencimento para que não haja nenhuma    Digite o número 0 em Duração Por Tarefa.

  • Para mover a data de vencimento, prolongando a duração da tarefa    Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelas quais pretende prolongar a duração.

Chamada número dois

Pedido

  • Para alterar o texto do pedido    Faça as alterações que quiser na caixa de texto.

  1. Quando tiver todos os campos na forma que quiser, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual são atualizadas.

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4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões    Todos os quatro links de comando na seguinte ilustração aparecem na página de Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão 'Listas de Gestão'. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a fase de fluxo de trabalho, mas o fim desta ligação de trabalho agoranão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão de Listas de Gestão. (Mais uma vez, o grupo proprietários tem a permissão de Listas de Gestão por defeito; o grupo de membros e os grupos de Visitantes não.)

  1. Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no Add ou atualiza os aprovadores do link De aprovação.

  2. Faça as suas alterações no formulário que se abre e, em seguida, clique em UPDATE.

    Nota: As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações que faz neste formulário.

Formulário de alterações em tarefas futuras

Chamada número um

Participantes, Ordem, Grupos de Expansão

  • Adicionar ou remover participantes, ou alterar a ordem das tarefas    Adicione, remova e/ou reorganize a ordem dos nomes ou endereços dos participantes no campoParticipantes.

  • Para remover um estágio inteiro    Clique no campo Atribuir Para esse palco e, em seguida, prima CTRL+DELETE.

Nota: Pode utilizar a caixa de verificação do Grupo expandir para especificar se os grupos de distribuição listados devem ser atribuídos apenas uma tarefa para todo o grupo ou uma tarefa por membro.

Para obter mais informações sobre a utilização destes campos, consulte o segmento PLANO e o segmento de Adicionar apropriado(Lista/biblioteca ou Recolha do Site)deste artigo.

Chamada número dois

Pedido

  • Para alterar o texto do pedido    Faça quaisquer alterações que queira para o texto na caixa.

Chamada número três

Data de Vencimento para todas as tarefas, duração por tarefa, unidades de duração

  • Para alterar ou remover a data de vencimento do calendário    Elimine a data existente e, em seguida, forneça uma nova ou, para remover completamente a data de vencimento específica, deixe o campo em branco. (Não digite um zero neste campo. Este campo deve conter um valor de data de calendário ou estar vazio.)

  • Para manter a duração existente    Deixe a duração por tarefa em branco e não altere as unidades de duração.

  • Para remover a duração para que não haja nenhuma    Digite o número 0 em Duração Por Tarefa.

  • Para prolongar a duração da tarefa    Utilize ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelas quais pretende prolongar a duração. (Para obter mais informações sobre a fixação das datas e durações de vencimento, consulte o segmento PLANO deste artigo.)

  1. Quando tiver todos os campos na forma que quiser, clique em OK.

Todas as tarefas futuras no caso atual refletirão as suas alterações.

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5. Cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho

Há duas maneiras de parar uma instância de fluxo de trabalho em execução antes de ter terminado:

  • Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, mas são mantidas na área de Tarefas da página 'Estado do Fluxo de Trabalho'.

  • Acabar com o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e são eliminadas da área de Tarefas da página 'Estado do Fluxo de Trabalho'. (No entanto, continuam a refletir-se na área de História do Fluxo de Trabalho.)

Seguem-se instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas canceladas mas mantidas na lista de Tarefas e Histórico)

Permissões    Todos os quatro links de comando na seguinte ilustração aparecem na página de Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão 'Listas de Gestão'. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a fase de fluxo de trabalho, mas o fim do link de fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão de Listas de Gestão. (Mais uma vez, o grupo proprietários tem a permissão de Listas de Gestão por defeito; o grupo de membros e os grupos de Visitantes não.)

Se o caso atual de um fluxo de trabalho já não for necessário, pode ser interrompido.

  • Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link cancelar todas as tarefas de aprovação.

  • Clique em Sim para confirmar.

Ligação para cancelar todas as tarefas

Todas as tarefas atuais são canceladas e o fluxo de trabalho termina com um estado de Cancelado. As tarefas canceladas ainda estão listadas tanto na área de Tarefas como na área de Histórico de Fluxo de Trabalho.

Terminar (todas as tarefas eliminadas da lista de Tarefas mas mantidas em História)

Permissões    Todos os quatro links de comando na seguinte ilustração aparecem na página de Estado do Fluxo de Trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão 'Listas de Gestão'. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a fase de fluxo de trabalho, mas o Fim desta ligação de fluxo de trabalhonão aparece a menos que essa pessoa também tenha a permissão de Listas de Gestão. (Mais uma vez, o grupo proprietários tem a permissão de Listas de Gestão por defeito; o grupo de membros e os grupos de Visitantes não.)

Se ocorrer um erro, ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, pode ser encerrado.

Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique em Terminar este fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e são eliminadas da área de Tarefas na página de Estado do Fluxo de Trabalho, embora ainda estejam refletidas na área de Histórico do Fluxo de Trabalho. O fluxo de trabalho termina com um estado de trabalho cancelado.

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6. Descubra quais fluxos de trabalho estão a funcionar num item

Na página Workflows para qualquer item, encontrará uma lista dos fluxos de trabalho atualmente em execução nesse item.

  1. Vá à lista ou biblioteca onde o artigo está armazenado.

  2. Aponte para o nome do item, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Workflows no menu suspenso.

  3. Nos fluxos de trabalho: Página 'Nome do item', em Fluxos de Trabalho em Execução,encontrará uma lista de casos atualmente em execução no item.

Nota: Note que várias instâncias de uma única versão de fluxo de trabalhonãopodemser executadas no mesmo item ao mesmo tempo. Por exemplo: Foram adicionados dois fluxos de trabalho, ambos baseados no modelo de aprovação. Um chama-se Aprovação de Plano e o outro chama-se Aprovação orçamental. Em qualquer item de cada vez, cada um dos casos de aprovação do plano e aprovação do orçamento pode estar em execução, mas não dois casos de fluxo de trabalho.

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7. Monitorizar os fluxos de trabalho de toda a recolha do site

Os administradores de recolha do site podem ver num ápice:

  • Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente na coleção do site.

  • Se cada modelo de fluxo de trabalho em si está atualmente ativo ou inativo na coleção do site.

  • Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão atualmente em execução na recolha do site.

Faça o seguinte:

  1. Abra a página inicial para a recolha do site(não a página inicial de um site ou subsite dentro da coleção).

  2. Clique no ícone de Definições Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique nas definições do Site.

  3. Na página de definições do Site, na Administração do Site,clique em Fluxos de Trabalho.

A página Workflows abre, exibindo a informação.

O que vem a seguir?

Se esta for a primeira vez que esta versão de workflow é executada, é possível que queira utilizar as instruções no segmento REVIEW deste artigo para ver os eventos no caso e descobrir se o fluxo de trabalho funciona como quiser.

Após a conclusão da sua instância de fluxo de trabalho, pode rever os eventos registados na sua história. (Pode aceder ao registo por qualquer instância até 60 dias após a conclusão do caso.)

Importante: Note que o histórico de fluxos de trabalho está previsto apenas para referência informal. Não pode ser usado para auditorias oficiais ou para qualquer outro propósito legal e probatório.

Também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho em todos os casos.

Secções neste segmento

  1. Rever eventos no caso mais recente

  2. Histórico de casos de acesso por até 60 dias

  3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Rever os acontecimentos na instância mais recente

Enquanto um item permanecer na mesma lista ou biblioteca, e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente nesse mesmo item, o histórico da instância mais recente pode ser acedido a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página de Estado do Fluxo de Trabalho para a mais recente instância de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

  • Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link de estado para o item e fluxo de trabalho que deseja.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado Keynote draft e o fluxo de trabalho é New Doc Approval.

Clique na ligação do estado do fluxo de trabalho

Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', a secção de Histórico de Fluxo de Trabalho está localizada perto do fundo.

Secção Histórico de Fluxo de Trabalho da página Estado do Fluxo de Trabalho

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2. Histórico de casos de acesso por um tempo até 60 dias

E se quiser rever a história de um caso depois de ter feito o mesmo fluxo de trabalho de novo no mesmo item?

Na verdade, pode fazê-lo até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca, ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho.

Da lista ou biblioteca

  1. Vá à lista ou biblioteca onde o artigo está armazenado.

  2. Aponte para o nome do item, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Workflows no menu suspenso.

  3. Nos fluxos de trabalho: Página 'Nome do item', em fluxos de trabalho preenchidos,clique no nome ou estado da instância de fluxo de trabalho que pretende rever.

    Lista Fluxos de Trabalho Concluídos na página Fluxos de Trabalho do item A página de Estado do Fluxo de Trabalho para este caso abre.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

  • Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho para o caso que pretende rever e, em seguida, clique na ligação de histórico de fluxo de trabalho.


Notificação de fluxo de trabalho concluído com ligação do histórico realçada A página de Estado do Fluxo de Trabalho para este caso abre.

Para reter todas as suas notificações de conclusão, talvez queira criar uma regra do Outlook. Crie a regra para copiar todas as mensagens recebidas que tenham o texto preenchido na linha Subject na sua própria pasta separada. (Certifique-se de que a regra do Outlook copia as mensagens recebidas e não as move simplesmente, ou não aparecerão também na sua caixa de entrada.)

Topo de segmento

3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber como uma das suas versões de fluxo de trabalho está a funcionar de forma geral - ao longo do tempo e ao longo de várias instâncias - pode criar um ou ambos os relatórios predefinidos:

  • Relatório de Duração da Atividade    Use este relatório para ver as médias do tempo que cada atividade está a demorar para que cada atividade dentro de um fluxo de trabalho seja concluída, bem como quanto tempo leva cada execução completa ou instância desse fluxo de trabalho para ser concluído.

  • Relatório de Cancelamento e Erro    Utilize este relatório para ver se um fluxo de trabalho está frequentemente a ser cancelado ou se encontra erros antes de ser concluído.

Crie os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

  1. Na lista ou na biblioteca, na coluna Status para esse fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de estado.
    Clicar no estado do fluxo de trabalho

  2. Na página 'Estado do Fluxo de Trabalho', em Histórico de Fluxo de Trabalho,clique em Ver Relatórios de fluxo de trabalho.
    Clicar na ligação 'Ver relatórios de fluxo de trabalho' na secção Histórico de Fluxo de Trabalho

  3. Localize o fluxo de trabalho para o qual deseja ver um relatório e, em seguida, clique no nome do relatório que pretende visualizar.
    Clicar na ligação para Relatório de Duração de Atividade

  4. Na página Personalizar, guarde ou altere o local onde o ficheiro de relatório será criado e, em seguida, clique em OK.

    Clicar em OK para a localização para guardar o ficheiro O relatório é criado e guardado para o local especificado.

  5. Quando o relatório estiver completo, pode clicar no link indicado na seguinte ilustração para o visualizar. Caso contrário, clique em OK para terminar e feche a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando estiver pronto para ver o relatório, vai encontrá-lo no local especificado no passo anterior.)
    Clicar na ligação para ver o relatório

O que vem a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho funcionar da forma que deseja, está pronto para começar a usá-lo.

Se há algo que queira mudar sobre como funciona, veja o segmento CHANGE deste artigo.

Depois de executar a primeira instância do seu novo fluxo de trabalho de aprovação e rever os resultados, talvez queira fazer uma ou mais alterações na forma como o fluxo de trabalho está configurado.

Além disso, pode querer em várias ocasiões no futuro fazer mais alterações na configuração.

Finalmente, pode em algum momento querer desativar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo - ou pode, de facto, querer removê-lo completamente.

Secções neste segmento

  1. Alterar definições permanentes para um fluxo de trabalho

  2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar as definições permanentes para um fluxo de trabalho

Para erosão permanente das definições de um fluxo de trabalho existente, abre e edita o formulário de associação que originalmente usou para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho funcionar em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca em que o fluxo de trabalho funciona.

  2. Na Fita, clique no separador Lista ou Biblioteca.

    Nota: O nome do separador pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendário o separador é denominado Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o que pretende alterar as definições.

    Nota: Se o fluxo de trabalho de aprovação que deseja não aparecer na lista, pode estar associado a apenas um tipo de conteúdo. Quais fluxos de trabalho que aparecem nesta lista são controlados pela Estes fluxos de trabalho são configurados para executar em itens deste tipo de controlo, localizados logo abaixo da lista. (Ver a ilustração.) Clique nas opções do tipo conteúdo no menu suspenso para descobrir qual exibe o fluxo de trabalho que deseja. Quando o fluxo de trabalho que deseja aparecer na lista, clique no seu nome.

  5. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente usadas para adicionar o fluxo de trabalho, fazer e guardar as alterações que deseja.

    Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLANO e o segmento de Adicionar apropriado(Lista/biblioteca ou recolha do Site)deste artigo.

Se o fluxo de trabalho funcionar em todas as listas e bibliotecas na coleção do site

  1. Abra a página inicial para a recolha do site(não a página inicial de um site ou subsite dentro da coleção).

  2. Clique no ícone de Definições Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique nas definições do Site.

  3. Na página 'Definições do Site', nas Galerias Web Designer,clique em 'Tipos de Conteúdo do Site'.

  4. Na página 'Tipos de Conteúdo do Site', clique no nome do tipo de conteúdo do site em que o fluxo de trabalho é executado.
    Tipos de Conteúdo de Documento com tipo realçado

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em Definições,clique em Definições de Fluxo de Trabalho.
    Ligação 'Definições de fluxo de trabalho' na secção Definições

  6. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar definições), clique no nome do fluxo de trabalho para o que pretende alterar as definições.
    Ligação para alterar as definições do fluxo de trabalho

  7. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram originalmente usadas para adicionar o fluxo de trabalho, fazer e guardar as alterações que deseja.

    Para obter mais informações sobre os campos e controlos no formulário de associação, consulte o segmento PLANO e o segmento de Adicionar apropriado(Lista/biblioteca ou recolha do Site)deste artigo.

Topo de segmento

2. Desativar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho funcionar em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca em que o fluxo de trabalho funciona.

  2. Na Fita, clique no separador Lista ou Biblioteca.

    Nota: O nome do separador pode variar com o tipo de lista ou biblioteca. Por exemplo, numa lista de calendário o separador é denominado Calendário.

  3. No grupo Definições, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um link de fluxo de trabalho.

  5. Utilize o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Existem cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de casos do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

  • Sem Novas Instâncias    Opção que permite que quaisquer instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho se concretizem, mas desativa o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para voltar a ativar o fluxo de trabalho mais tarde, volte a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da lista ou da biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas, e a coluna para esse fluxo de trabalho já não aparece na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Se o fluxo de trabalho funcionar em todas as listas e bibliotecas na coleção do site

  1. Abra a página inicial para a recolha do site(não a página inicial de um site ou subsite dentro da coleção).

  2. Clique no ícone de Definições Botão Definições do Web site Público do SharePoint Online e, em seguida, clique em Definições de Local.

  3. Na página 'Definições do Site', em Galerias,clique em 'Tipos de Conteúdo do Site'.

  4. Na página 'Tipos de Conteúdo do Site', clique no nome do tipo de conteúdo do site em que o fluxo de trabalho é executado.
    Tipos de Conteúdo de Documento com tipo realçado

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, emDefinições,clique em Definições de Fluxo de Trabalho.
    Ligação 'Definições de fluxo de trabalho' na secção Definições

  6. Na página Definições do Fluxo de Trabalho, clique na ligação Remover, Bloquear ou Restaurar um link de fluxo de trabalho.

  7. Utilize o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desativar, reativar ou remover fluxos de trabalho.
    Formulário na página Remover Fluxos de Trabalho

Existem cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de casos do fluxo de trabalho atualmente em execução em itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue a funcionar normalmente.

  • Sem Novas Instâncias    Opção que permite que quaisquer instâncias atualmente em execução do fluxo de trabalho se concretizem, mas desativa o fluxo de trabalho, tornando-o indisponível para executar quaisquer novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para voltar a ativar o fluxo de trabalho mais tarde, volte a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove completamente o fluxo de trabalho da recolha do site. Todas as instâncias em execução são imediatamente encerradas, e a coluna para esse fluxo de trabalho já não aparece na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

O que vem a seguir?

Se tiver feito alguma alteração, faça uma instância de teste do fluxo de trabalho para verificar os efeitos das alterações.

Personalização ainda mais

Existem uma grande variedade de formas de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos com os produtos SharePoint.

Pode até criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Pode utilizar todos ou todos os seguintes programas:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalize formas de fluxo de trabalho, ações e comportamentos.

  • Microsoft Visual Studio    Construa as suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizados.

Para obter mais informações, consulte o sistema de ajuda da Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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