Utilize a base de dados de gestão do Access Project para gerir projetos e as suas tarefas e colaboradores associados. Também pode pesquisar e filtrar detalhes do projeto, introduzir tarefas comuns e enviar ou receber dados através de mensagens de correio eletrónico.

Nota: O modelo de base de dados de gestão do projeto foi atualizado ao longo dos últimos anos. Estas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para download. Se os passos abaixo não corresponderem ao que estão a ver, provavelmente está a usar uma versão mais antiga do modelo.

Utilização da base de dados

Neste artigo, cobrimos os passos básicos da utilização do modelo de base de dados de desktop Projects.

Preparar a base de dados para utilização

Para se certificar de que todo o conteúdo da base de dados está ativado, utilize o seguinte procedimento:

  • Para se certificar de que todo o conteúdo da base de dados está ativado, na Barra de Mensagens, clique em Ativar este conteúdo.

    Para obter mais informações sobre o conteúdo da base de dados, consulte o artigo Decida se deve confiar numa base de dados.

Adicionar funcionários

Para começar a usar o modelo de base de dados do Projects, o primeiro passo é adicionar colaboradores, para que tenha alguém para atribuir projetos e tarefas. Utilize este procedimento para adicionar manualmente os colaboradores, ou consulte a secção seguinte para adicionar funcionários dos seus contactos Outlook.

  1. No formulário Lista de Projetos, clique na Lista de Empregados.

  2. No formulário Lista de Empregados, preencha os detalhes de cada colaborador.

  3. Para introduzir informações mais detalhadas sobre um empregado, clique duas vezes no nome do colaborador no formulário Lista de Empregados e introduza a informação no formulário Dados do Colaborador.

  4. Clique perto para voltar ao formulário Lista de Projetos.

Adicionar contactos do Microsoft Outlook

Se utilizar o Microsoft Outlook, pode adicionar colaboradores desse programa sem ter de reformular a informação.

  1. No formulário Lista de Projetos, clique na Lista de Empregados.

  2. No formulário Lista de Empregados, clique em Adicionar Do Outlook.

  3. Na caixa de diálogo Select Names to Add, selecione os nomes que pretende adicionar à base de dados.

  4. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Adicione um novo projeto

  1. No formulário Lista de Projetos, clique em Novo Projeto.

  2. No formulário Detalhes do Projeto, preencha os detalhes do projeto e, em seguida, clique em Fechar.

Editar um projeto existente

  1. No formulário Lista de Projetos, clique duas vezes no projeto que pretende editar.

  2. No formulário Detalhes do Projeto, adicione ou edite os detalhes do projeto.

    Adicionar uma tarefa

    • No formulário Detalhes do Projeto, clique em Adicionar Tarefa.

    • No formulário 'Detalhes de Tarefa', preencha os detalhes da tarefa e, em seguida, clique em Fechar.

      O Access exibe o novo projeto na lista de Tarefas do Projeto no formulário Detalhes do Projeto.

      Editar uma tarefa

    • No formulário Detalhes do Projeto, clique no separador Tarefas do Projeto.

    • Clique duas vezes na tarefa que pretende editar.

    • No formulário 'Detalhes de Tarefa', edite os detalhes da tarefa e, em seguida, clique em Fechar.

      Adicionar uma tarefa comum

      Tarefas comuns são tarefas que são frequentemente utilizadas em muitos projetos diferentes, como orçamentação ou formação. Depois de introduzir uma tarefa comum, pode ser adicionado a qualquer projeto na base de dados do Projeto sem ter de voltar a introduzir os detalhes da tarefa.

    • No formulário Detalhes do Projeto, clique em Tarefas Comuns.

    • Selecione a caixa de verificação ao lado de cada tarefa comum que pretende adicionar ao projeto. Adicione novas tarefas comuns ao fim da lista.

    • Clique perto para voltar ao formulário Detalhes do Projeto.

Filtrar a Lista de Projetos

No formulário Lista de Projetos, pode filtrar a lista de projetos e guardar os seus filtros favoritos para uso futuro.

  1. Aplique filtros clicando à direita no formulário e selecionando os filtros que pretende.

  2. Clique em Guardar o filtro.

  3. No formulário 'Detalhes do filtro', introduza um nome e descrição do filtro e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Utilize a caixa 'Favoritos do Filtro' para aplicar um filtro guardado ou clique em (Filtro Limpo) para remover o filtro.

Projeto de exibição ou detalhes do colaborador

O formulário Detalhes do Projeto e os formulários De Detalhes do Colaborador permitem-lhe visualizar e inserir mais informações sobre um projeto ou colaborador. Para exibir o formulário Detalhes do Projeto ou o formulário Detalhes do Colaborador:

  • No formulário Lista de Projetos ou no formulário Lista de Empregados, clique duas vezes no item que deseja ver.

Adicionar anexos

No formulário Detalhes do Projeto, no formulário Detalhes de Tarefa, e no formulário Detalhes do Colaborador, pode adicionar imagens e outros anexos.

  • Em qualquer formulário de Detalhes, clique duas vezes no campo Anexos (no formulário Detalhes do Empregado, clique duas vezes no ícone de imagem).

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo 'Escolha', navegue na pasta que contém o ficheiro.

  • Selecione o ficheiro que pretende adicionar e, em seguida, clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Attachments, clique em OK.

Nota: Pode anexar vários ficheiros para cada item, incluindo diferentes tipos de ficheiros, tais como documentos ou folhas de cálculo.

Relatórios de exibição

A base de dados de projetos inclui vários relatórios, incluindo Projetos Abertos,Detalhes de Tarefa,Livro de Endereços dos Colaboradores,e muito mais. Para apresentar um relatório:

  • No formulário Lista de Projetos, selecione o relatório que pretende apresentar na lista de Relatórios.

Para imprimir um relatório:

  • Clique em Ficheiro > Imprimir.

Pode criar os seus próprios relatórios personalizados. Para mais informações, consulte o artigo Criar um relatório simples.

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