Use uma caixa de correio do site para colaborar e coordenar e-mail da equipa

Use uma caixa de correio do site para colaborar e coordenar e-mail da equipa

Organizações e equipas dentro de organizações, muitas vezes têm vários e-mails diferentes de cada vez. É uma situação propícia a confusões: informações são perdidas ou esquecidas e a comunicação falha. As caixas de correio do site podem ajudá-lo a coordenar e a armazenar e-mails de equipa ou relacionados com um projeto num só local, para que todos os membros da equipa possam ver toda a comunicação.

Importante: A funcionalidade da caixa de correio do site em SharePoint está a ser depreciada a partir de março de 2017. Esta funcionalidade será removida inteiramente num futuro lançamento. As novas organizações de SharePoint já não têm acesso à funcionalidade da caixa de correio do site. As organizações de SharePoint existentes já não podem criar novas caixas de correio do site. Qualquer caixa de correio do site que tenha sido criada e implantada antes de março de 2017 continuará a funcionar.
Forneceremos um processo para ajudar a transitar os seus sites de caixa de correio existentes para um GrupoMicrosoft 365 em setembro de 2017. Se utilizar a funcionalidade de caixa de correio do site em SharePoint, deverá considerar alterar para Grupos do Microsoft 365 em vez de suportar cenários colaborativos de e-mail. Para obter mais informações, consulte o Microsoft 365 Groups em vez de caixas de correio do site.

Nota: A funcionalidade da caixa de correio do site continuará suportada, mas depreciada no SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 e SharePoint Server 2010 produtos. Os clientes são recomendados a explorar caixas de correio partilhadas como uma alternativa às caixas de correio do site.

Na Iniciação Rápida, clique em Caixa de Correio.

caixa de correio na iniciação rápida.

A caixa de correio do site abre como uma segunda, caixa de entrada separada e estrutura de pasta ao lado da sua conta de e-mail pessoal. O correio enviado de e para a conta de caixa de correio do site é partilhado entre todos aqueles que têm permissões de Contribuinte no site SharePoint.

Configurar a sua caixa de correio do site

Pode adicionar uma caixa de correio do site como destinatário de correio, enviar correio da caixa de correio ou adicioná-la aos seus favoritos. Para adicionar uma caixa de correio no site, consulte adicionar uma aplicação de Caixa de Correio do Site para manter o e-mail em contexto num site. O seu site tem de estar ativado por correio. Se não for contactar o seu administrador.

Quando você inclui a caixa de correio do site em um importante fio de e-mail, uma cópia das informações nesse fio é armazenada num local que pode ser acedido por qualquer pessoa da equipa.

Adicione a caixa de correio do site na linha Para,CCou BCC de uma mensagem de e-mail.

Mensagem de e-mail com a caixa de correio do site incluída no campo CC.

Pode adicionar o endereço de e-mail da caixa de correio do site a quaisquer grupos de contacto da equipa ou listas de distribuição. Dessa forma, os e-mails relevantes serão armazenados na caixa de correio do site da equipa.

Quando escreve e envia e-mails da caixa de correio do site, parece que veio de si.

Todos os que têm permissões de Contribuinte num site podem aceder à caixa de correio do site, para que várias pessoas possam trabalhar em conjunto para elaborar uma mensagem de e-mail.

Para compor uma mensagem, clique em New Mail.

Botão de nova mensagem para caixas de correio de sites.

Isto abre uma nova mensagem na sua caixa de correio do site.

Adicionar endereços a um e-mail na caixa de correio do site

Se utiliza a lista Favoritos no Outlook, poderá considerar útil incluir pastas da caixa de correio do site na mesma.

No Outlook, pode clicar com o botão direito do rato numa pasta da caixa de correio do site, como a Caixa de Entrada e, em seguida, clicar em Mostrar nos Favoritos. Se tiver duas pastas na sua lista de Favoritos com o mesmo nome (por exemplo, duas Caixas de Entrada), o Outlook adiciona automaticamente o nome da caixa de correio ao nome da pasta (por exemplo, "Caixa de entrada – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") para que possa identificar qual é a pasta.

Para obter mais informações sobre os Favoritos do Outlook, consulte as pastas de correio frequentemente utilizadas nos Favoritos.

Colabore com a sua equipa utilizando a caixa de correio do site

A sua equipa pode usar uma caixa de correio do site para colaborar na composição de uma importante mensagem de correio eletrónico ou recolher conversas de e-mail relevantes ao nível da equipa. A sua equipa também pode partilhar documentos importantes de forma segura usando uma caixa de correio do site.

Depois de configurar uma caixa de correio do site para o seu site,é criada uma nova conta de e-mail utilizando o nome do seu site. Por exemplo, um site de equipa utiliza o URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. O endereço de e-mail para a caixa de correio do site é HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Mosaico da Peça Web

Muitas equipas têm conversas através de mensagens de e-mail regularmente. Muitas vezes estas conversas resultam em informações que podem ser uma referência útil em algum lugar da linha. Pode reencambolsar o e-mail mais útil dentro da linha para a caixa de correio do seu site para o preservar. Todos os que têm permissões de Contribuir para o seu site podem então abrir a caixa de correio do site e ver essa mensagem. Os membros da equipa podem mais tarde abrir a caixa de correio do site, pesquisar através do correio capturado nessa conta e ver o histórico da questão em questão.

Outra ideia para recolher estas conversas de email ao nível da equipa é cc o endereço de e-mail do site quando envia uma mensagem de e-mail para a equipa. Também pode adicionar o endereço de e-mail da caixa de correio do site a um grupo de contacto ou lista de distribuição, para que seja automaticamente incluído sempre que envia correio para a sua equipa.

Mensagem de e-mail com a caixa de correio do site incluída no campo CC.

Se armazenar os documentos da sua equipa no seu site SharePoint, pode aproveitar a aplicação da Caixa de Correio do Site para partilhar esses documentos com aqueles que têm acesso ao site.

Importante: Quando os utilizadores vêem uma caixa de correio do site no Outlook, vêem uma lista de todos os documentos nas bibliotecas de documentos desse site. As caixas de correio do site apresentam a mesma lista de documentos a todos os utilizadores, pelo que alguns utilizadores poderão ver documentos aos quais não têm acesso.

Se estiver a utilizar o Exchange, os seus documentos também aparecem numa pasta no Outlook, tornando ainda mais fácil reencando documentos para outros.

Reencaminhar um documento a partir da caixa de correio do site

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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