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Utilizar a impressão em série para enviar dados do Access para o Word

A fusão de correio é uma ótima maneira de colocar os seus dados de Acesso a funcionar. Este vídeo mostra-lhe como criar uma letra típica de formulário no Microsoft Word, começando com o comando Word Merge em Access. Ou, se preferir, confira os passos básicos abaixo do vídeo.

Nota: Este vídeo foi gravado através do Access 2013 mas os mesmos passos básicos aplicam-se ao Access 2010, Ao Access 2016 e à versão por subscrição do Access.

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No vídeo

Aqui está o procedimento geral para a criação de uma fusão de correio word a partir de acesso:

  1. Abra a base de dados Access que contém os endereços que pretende fundir-se com o Word.

  2. Se o Painel de Navegação não estiver aberto, prima F11 para o abrir.

  3. Selecione a tabela ou consulta que contém os endereços. Se os campos de endereço estiverem espalhados por várias tabelas, crie uma consulta simples e selecionada que contenha os campos de que necessita e selecione essa consulta para a operação de fusão.

  4. No separador Dados Externos, no grupo Exportação, clique em Word Merge.

  5. A caixa de diálogo do Microsoft Word Mail Merge Wizard abre.

    Selecione para ligar os seus dados a um documento do Word existente ou criar um novo documento.

  6. Escolha se pretende que o assistente ligue os seus dados de endereço a um documento do Word existente ou comece com um novo documento em branco.

  7. Clique em OK.

A palavra começa e exibe o separador Mailings e o painel mail merge.

  1. Trabalhe através dos passos do assistente clicando nos links Seguinte e Anteriores na parte inferior do painel de fusão de correio.

  2. No passo 3 do assistente, não necessitará de selecionar a lista de destinatários. Isso foi determinado quando o selecionaste no Access. No entanto, é melhor afinar a lista clicando na lista de destinatários do Editar. Na caixa que se abre, pode remover os destinatários individuais da fusão, aplicar filtros, ordenar a lista, e assim por diante.

  3. No passo 4 do assistente, escreva a carta (a menos que esteja a trabalhar com um documento existente).

  4. Coloque o cursor no documento onde pretende que os dados do endereço apareçam e clique em Bloco de Endereços,linha de saudaçãoou mais itens no painel de fusão de correio para inserir os dados de Acesso no documento. Nas caixas que aparecem, selecione o formato que pretende e clique em Match Fields para se certificar de que os campos estão corretamente combinados.

  5. No passo 5 do assistente, clique nos botões Seguinte (>>) e Anterior (<<) para visualizar como os dados fundidos ficarão quando imprimir o documento.

  6. No passo 6 do assistente, clique em Imprimir e selecione as opções de impressão desejada.

  7. Guarde e feche o documento Word.

    Notas: 

    • Se precisar de voltar e ajustar qualquer uma das suas definições de fusão após completar o assistente, todas as operações estão disponíveis no separador Mailings no Word.

    • Se escamar alterações de conceção na base de dados Access, poderá ter de ajustar algumas das definições de fusão no Word para que a fusão volte a funcionar corretamente.

    • O assistente de fusão de correio é projetado em torno de trabalhar com dados de endereço de correio. No entanto, pode utilizar a funcionalidade de fusão de correio para fundir qualquer tipo de dados com o Word, tais como registos de inventário, tarefas ou qualquer que seja o que armazenar no Access.

Para obter informações mais detalhadas sobre as funcionalidades de fusão de correio do Word, consulte estes artigos:

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