Pode utilizar o Microsoft Query para obter dados de origens externas. Ao utilizar o Microsoft Query para obter dados das suas bases de dados e ficheiros empresariais, não tem de reescritar os dados que pretende analisar no Excel. Também pode atualizar automaticamente os seus Excel e resumos da base de dados de origem original sempre que a base de dados for atualizada com novas informações.

Com o Microsoft Query, pode ligar-se a origens de dados externas, selecionar dados dessas origens externas, importar esses dados para a sua ficha de trabalho e atualizar os dados conforme necessário para manter os dados da sua ficha de trabalho sincronizados com os dados nas origens externas.

Tipos de bases de dados a que pode aceder     Pode obter dados de vários tipos de bases de dados, incluindo serviços Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server e Microsoft SQL Server OLAP. Também pode obter dados de livros Excel e de ficheiros de texto.

Microsoft Office fornece controldores que pode utilizar para obter dados das seguintes origens de dados:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (fornecedor OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Bases de dados de ficheiros de texto

Também pode utilizar controldores ODBC ou controldores de origem de dados de outros fabricantes para obter informações de origens de dados que não estão listadas aqui, incluindo outros tipos de bases de dados OLAP. Para obter informações sobre como instalar um controlador ODBC ou controlador de origem de dados que não se encontra listado aqui, consulte a documentação da base de dados ou contacte o fornecedor da sua base de dados.

Selecionar dados a partir de uma base de dados     Pode obter dados a partir de uma base de dados ao criar uma consulta, que é uma pergunta que o utilizador faz sobre os dados armazenados numa base de dados externa. Por exemplo, se os seus dados estiverem armazenados numa base de dados do Access, poderá querer saber os valores das vendas de um produto específico por região. Pode obter uma parte dos dados ao selecionar apenas os dados do produto e região que pretende analisar.

Com o Microsoft Query, pode selecionar as colunas de dados que pretende e importar apenas os dados para a Excel.

Atualizar a sua uma única operação de uma só vez     Assim que tiver dados externos num livro do Excel, sempre que atualização base de dados pode alterar os dados para atualizar a sua análise, sem ter de re-criar os seus relatórios e gráficos de resumo. Por exemplo, pode criar um resumo de vendas mensal e aumente-o todos os meses quando entrarem os novos valores de vendas.

Como o Microsoft Query utiliza origens de dados     Após configurar uma origem de dados para uma base de dados específica, pode usá-la sempre que quiser criar uma consulta para selecionar e obter dados a partir da mesma, sem ter de reescritar todas as informações de ligação. O Microsoft Query utiliza a origem de dados para ligar à base de dados externa e para lhe mostrar que dados estão disponíveis. Após criar a consulta e devolver os dados ao Excel, o Microsoft Query fornece ao livro do Excel as informações da consulta e da origem de dados para que possa voltar a ligar à base de dados quando quiser atualizar os dados.

Diagrama da forma como o Query utiliza origens de dados

Utilizar o Microsoft Query para importar dados     para importar dados externos para o Excel com o Microsoft Query, siga estes passos básicos, cada um dos quais é descrito com mais detalhe nas secções seguintes.

O que é uma origem de dados?     Uma origem de dados é um conjunto de informações armazenado que permite ao Excel ao Microsoft Query ligar a uma base de dados externa. Quando utiliza o Microsoft Query para configurar uma origem de dados, dá um nome à origem de dados e, em seguida, fornece o nome e a localização da base de dados ou servidor, o tipo de base de dados e as informações de início de sessão e palavra-passe. As informações também incluem o nome de um controlador OBDC ou de um controlador de origem de dados, que é um programa que faz ligações para um tipo específico de base de dados.

Para configurar uma origem de dados através do Microsoft Query:

  1. No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em DeOutras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query.

  2. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Para especificar uma origem de dados para uma base de dados, ficheiro de texto ou Excel livro, clique no separador Bases de Dados.

    • Para especificar uma origem de dados de cubo OLAP, clique no separador Cubos OLAP. Este separador só está disponível se tiver corrido o Microsoft Query a partir Excel.

  3. Faça duplo clique em<Origem de Dados nova>.

    -ou-

    Clique <Em Nova Origem de Dados>e, em seguida, clique em OK.

    É apresentada a caixa de diálogo Criar Nova Origem de Dados.

  4. No passo 1, escreva um nome para identificar a origem de dados.

  5. No passo 2, clique num controlador para o tipo de base de dados que está a utilizar como origem de dados.

    Notas: 

    • Se a base de dados externa à que pretende aceder não for suportada pelos controldores ODBC instalados com o Microsoft Query, tem de obter e instalar um controlador ODBC compatível com Microsoft Office de um fornecedor terceiro, como o fabricante da base de dados. Contacte o fornecedor da base de dados para obter instruções de instalação.

    • As bases de dados OLAP não necessitam de controldores ODBC. Quando instala o Microsoft Query, os controldores são instalados para bases de dados que foram criadas através do Microsoft SQL Server Analysis Services. Para ligar a outras bases de dados OLAP, tem de instalar um controlador de origem de dados e software de cliente.

  6. Clique Ligaçãoe, em seguida, forneça as informações necessárias para se ligar à sua origem de dados. Para bases de dados, Excel e ficheiros de texto, as informações que fornecer dependem do tipo de origem de dados que selecionou. Poderá ser-lhe pedido que forneça um nome de início de sessão, uma palavra-passe, a versão da base de dados que está a utilizar, a localização da base de dados ou outras informações específicas do tipo de base de dados.

    Importante: 

    • Utilize palavras-passe seguras que combinem letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. As palavras-passe fracas não combinam estes elementos. Palavra-passe segura: Y6dh!et5. Palavra-passe fraca: Casa27. As palavras-passe devem ter 8 ou mais carateres de comprimento. Uma frase de acesso que contenha 14 ou mais carateres é melhor.

    • É fundamental que memorize a palavra-passe. Se se esquecer da sua palavra-passe, a Microsoft não poderá recuperá-la. Guarde as palavras-passe que anotar num local seguro, longe das informações que as palavras-passe ajudam a proteger.

  7. Após introduzir as informações necessárias, clique em OK ou Concluir para regressar à caixa de diálogo Criar Nova Origem de Dados.

  8. Se a base de dados tiver tabelas e pretender que uma tabela específica seja apresentada automaticamente no Assistente de Consultas, clique na caixa do passo 4 e, em seguida, clique na tabela que pretende.

  9. Se não quiser escrever o nome de início de sessão e a palavra-passe quando utilizar a origem de dados, selecione a caixa de verificação Guardar o meu ID de utilizador e palavra-passe na definição de origem de dados. A palavra-passe guardada não é encriptado. Se a caixa de verificação não estiver disponível, consulte o administrador da base de dados para determinar se esta opção pode ser disponibilizada.

    Nota de Segurança: Evite guardar informações de início de sessão ao ligar a origens de dados. Estas informações podem ser armazenadas como texto simples e um utilizador malicioso pode aceder às informações para comprometer a segurança da origem de dados.

Após concluir estes passos, o nome da sua origem de dados é apresentado na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados.

Utilizar o Assistente de Consultas para a maioria das consultas     O Assistente de Consultas torna mais fácil selecionar e reunir dados de diferentes tabelas e campos na sua base de dados. Com o Assistente de Consultas, pode selecionar as tabelas e os campos que pretende incluir. Uma associação interna (uma operação de consulta que especifica que as linhas de duas tabelas são combinadas com base em valores de campo idênticos) é criada automaticamente quando o assistente reconhece um campo de chave primária numa tabela e um campo com o mesmo nome numa segunda tabela.

Também pode utilizar o assistente para ordenar o conjunto de resultados e fazer uma filtragem simples. No passo final do assistente, pode optar por devolver os dados Excel ou refinar ainda mais a consulta no Microsoft Query. Após criar a consulta, pode executá-la no Excel ou no Microsoft Query.

Para iniciar o Assistente de Consultas, execute os seguintes passos.

  1. No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em DeOutras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados, certifique-se de que a caixa de verificação Utilizar o Assistente de Consultas para criar/editar consultas está selecionada.

  3. Faça duplo clique na origem de dados que pretende utilizar.

    -ou-

    Clique na origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

Trabalhar diretamente no Microsoft Query para outros tipos de consultas     Se quiser criar uma consulta mais complexa do que o Assistente de Consultas permite, pode trabalhar diretamente no Microsoft Query. Pode utilizar o Microsoft Query para ver e alterar consultas que comece a criar no Assistente de Consultas ou pode criar novas consultas sem utilizar o assistente. Trabalhe diretamente no Microsoft Query quando quiser criar consultas que façam o seguinte:

  • Selecionar dados específicos a partir de um campo     Numa base de dados grande, poderá selecionar alguns dos dados num campo e omitir os dados de que não precisa. Por exemplo, se precisar de dados para dois dos produtos num campo que contém informações de muitos produtos, pode utilizar o critérios para selecionar dados apenas para os dois produtos que pretende.

  • Obter dados com base em diferentes critérios sempre que executar a consulta     Se precisar de criar o mesmo relatório de Excel ou resumo para várias áreas nos mesmos dados externos , tal como um relatório de vendas separado para cada região, pode criar um relatório consulta parametrizada. Quando executa uma consulta parametriz, é-lhe pedido que utilize um valor como critério quando a consulta seleciona registos. Por exemplo, uma consulta parametrização pode pedir-lhe para introduzir uma região específica e pode reutilizar esta consulta para criar cada um dos seus relatórios de vendas regionais.

  • Associar dados de formas diferentes     As associações internas que o Assistente de Consultas cria são o tipo de associação mais comum utilizado na criação de consultas. No entanto, por vezes, pretende utilizar um tipo de associação diferente. Por exemplo, se tiver uma tabela de informações de vendas de produtos e uma tabela de informações de cliente, uma associação interna (o tipo criado pelo Assistente de Consultas) impedirá a recuperação dos registos de clientes que não tenham feito uma compra. Ao utilizar o Microsoft Query, pode associar estas tabelas para que todos os registos de clientes sejam recuperados, juntamente com os dados de vendas dos clientes que fizeram compras.

Para iniciar o Microsoft Query, execute os seguintes passos.

  1. No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em DeOutras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados, certifique-se de que a caixa de verificação Utilizar o Assistente de Consultas para criar/editar consultas está desbloqueada.

  3. Faça duplo clique na origem de dados que pretende utilizar.

    -ou-

    Clique na origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

Reutilizar e partilhar consultas     No Assistente de Consultas e no Microsoft Query, pode guardar as suas consultas como um ficheiro .dqy que pode modificar, reutilizar e partilhar. Excel abrir ficheiros .dqy diretamente, o que lhe permite ou a outros utilizadores criar intervalos de dados externos adicionais a partir da mesma consulta.

Para abrir uma consulta guardada a partir do Excel:

  1. No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em DeOutras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query. A caixa de diálogo Escolher Origem de Dados é apresentada.

  2. Na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados, clique no separador Consultas.

  3. Faça duplo clique na consulta guardada que pretende abrir. A consulta é apresentada no Microsoft Query.

Se quiser abrir uma consulta guardada e o Microsoft Query já estiver aberto, clique no menu Ficheiro do Microsoft Query e, em seguida, clique em Abrir.

Se fizer duplo clique num ficheiro .dqy, o Excel é aberto, executa a consulta e, em seguida, insere os resultados numa nova livro.

Se pretender partilhar um resumo ou relatório do Excel baseado em dados externos, pode dar a outros utilizadores um livro que contenha um intervalo de dados externos ou pode criar uma modelo. Um modelo permite-lhe guardar o resumo ou relatório sem guardar os dados externos para que o ficheiro seja mais pequeno. Os dados externos são recuperados quando um utilizador abre o modelo de relatório.

Depois de criar uma consulta no Assistente de Consultas ou no Microsoft Query, pode devolver os dados a uma Excel consulta. Em seguida, os dados tornam-se intervalo de dados externos ou um Relatório de tabela dinâmica que pode formatar e atualizar.

Dados de formatação recuperados     No Excel, pode utilizar ferramentas, como gráficos ou subtotais automáticos, para apresentar e resumir os dados recuperados pelo Microsoft Query. Pode formatar os dados e a formatação é mantida quando atualiza os dados externos. Pode utilizar as suas próprias etiquetas de coluna em vez dos nomes dos campos e adicionar números de linha automaticamente.

Excel formatar automaticamente os novos dados que escrever no final de um intervalo para corresponder às linhas anteriores. Excel também pode copiar fórmulas que foram repetidas nas linhas anteriores e expandi-las para linhas adicionais.

Nota: Para se prolongar até novas linhas no intervalo, os formatos e fórmulas têm de aparecer em, pelo menos, três das cinco linhas anteriores.

Pode a ligar esta opção (ou desligá-la novamente) a qualquer altura:

  1. Clique em Ficheiro > Opções > Avançadas.

    Na Excel 2007: Clique no botão de Microsoft Office clique Imagem do botão do Office, clique em Opções Excele, em seguida, clique na categoria Avançadas.

  2. Na secção Opções de edição, selecione a verificação Expandir formatos e fórmulas do intervalo de dados. Para destivar novamente a formatação automática do intervalo de dados, desmonte esta caixa de verificação.

Atualizar dados externos     Quando atualiza dados externos, executa a consulta para obter dados novos ou alterados que correspondam às suas especificações. Pode atualizar uma consulta no Microsoft Query e no Excel. Excel fornece várias opções para atualizar consultas, incluindo atualizar os dados sempre que abrir o livro e a atualizar automaticamente em intervalos temporizados. Pode continuar a trabalhar no Excel enquanto os dados estão a ser atualizados e também pode verificar o estado enquanto os dados estão a ser atualizados. Para obter mais informações, consulte Atualizar uma ligação de dados externos no Excel.

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