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É possível utilizar um fluxo de trabalho para gerir a aprovação do conteúdo (também denominada moderação) em bibliotecas nas quais a aprovação do conteúdo seja exigida e nas quais esteja activado o controlo de versões principais e secundárias. Quando um fluxo de trabalho é utilizado para gerir o processo de aprovação do conteúdo, as versões secundárias de um documento permanecem num estado pendente até serem aprovadas ou rejeitadas através do processo de fluxo de trabalho. Se uma versão secundária for aprovada através de um fluxo de trabalho, o respectivo estado será actualizado de Pendente para Aprovada, sendo publicada como versão principal e apresentada a qualquer pessoa com permissão para visualizar a biblioteca. Se uma versão secundária for rejeitada através de um fluxo de trabalho, o respectivo estado será actualizado de Pendente para Rejeitada permanecendo uma versão secundária apenas visível a pessoas que tenham permissão para visualizar versões secundárias na biblioteca. Um fluxo de trabalho de aprovação do conteúdo é iniciado automaticamente quando um autor dá entrada de uma versão secundária como versão principal ou quando um autor selecciona o comando Publicar uma Versão Principal para um documento. É igualmente possível optar por permitir aos utilizadores com permissões específicas iniciarem o fluxo de trabalho de aprovação do conteúdo manualmente.
É possível encontrar hiperligações para mais informações sobre aprovação de conteúdo e controlo de versão na secção Consulte Também.
As secções que se seguem explicam os passos envolvidos na configuração de um fluxo de trabalho para gerir a aprovação do conteúdo de uma biblioteca.
Neste artigo
Passo 1: Activar a aprovação do conteúdo e especificar a segurança de itens de rascunho para a biblioteca
Quando uma biblioteca é configurada, é possível exigir a aprovação de alterações nos documentos guardados nessa biblioteca.
Quando a aprovação do conteúdo é exigida para uma biblioteca, um documento que tenha sido alterado permanece num estado pendente até ser aprovado ou rejeitado por alguém que tenha permissão para o aprovar. Se o ficheiro for aprovado, ser-lhe-á atribuído um estado Aprovado na biblioteca e será apresentado a todas as pessoas com permissão para visualizar a biblioteca. Se o ficheiro for rejeitado, o respectivo estado será actualizado para Rejeitado e permanecerá visível apenas ao autor do documento e a pessoas com permissão para gerir listas.
Por predefinição, um documento pendente apenas é visível ao respectivo autor e às pessoas com permissão para gerir listas, mas é possível especificar se outros grupos de utilizadores podem visualizar o documento.
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Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.
Se o nome da biblioteca não for apresentado, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome da biblioteca.
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No menu Definições
Por exemplo, numa biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.
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Em Definições gerais, clique em Definições de controlo de versão.
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Na secção Aprovação do Conteúdo, em Exigir aprovação de conteúdo para itens submetidos?, clique em Sim.
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Na secção Segurança de Item de Rascunho, em Quem deve ver itens de rascunho neste(a) biblioteca de documentos?, seleccione Apenas utilizadores que podem aprovar itens (e o autor do item).
Nota: Se as definições de controlo de versão não tiverem sido anteriormente actualizadas para a biblioteca, esta opção será seleccionada automaticamente quando optar por exigir a aprovação do conteúdo.
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Clique em OK.
Passo 2: Activar o controlo de versões principais e secundárias para a biblioteca
É igualmente necessário activar o o controlo de versões principais e secundárias para a biblioteca de modo a utilizar um fluxo de trabalho para gerir a aprovação do conteúdo.
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Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique no respectivo nome na Iniciação Rápida.
Se o nome da biblioteca não for apresentado, clique em Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, clique no nome da biblioteca.
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No menu Definições
Por exemplo, numa biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.
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Em Definições Gerais, clique em Definições de controlo de versão.
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Na secção Histórico de Versões do Documento, clique em Criar versões principais e secundárias (rascunho).
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Clique em OK.
Passo 3: Configurar um fluxo de trabalho para gerir a aprovação do conteúdo de uma biblioteca
Os sites do Windows SharePoint Services 3.0 não incluem quaisquer fluxos de trabalho predefinidos que possam ser utilizados para gerir a aprovação do conteúdo. Se pretender utilizar fluxos de trabalho para gerir a aprovação do conteúdo numa biblioteca, a organização deverá programar e implementar um fluxo de trabalho personalizado especificamente concebido como fluxo de trabalho de aprovação do conteúdo.
Quando um fluxo de trabalho é utilizado para gerir a aprovação do conteúdo numa biblioteca, o fluxo de trabalho de aprovação do conteúdo é iniciado sempre que um utilizador dá entrada de um documento como versão principal ou quando um utilizador selecciona o comando Publicar uma Versão Principal para um documento. Embora o fluxo de trabalho esteja em curso, o documento permanece uma versão secundária com um estado de Pendente. Se o documento for aprovado através do fluxo de trabalho de aprovação do conteúdo, o respectivo estado será actualizado para Aprovado, sendo o documento publicado como versão principal e tornando-se visível a qualquer pessoa com permissão para visualizar documentos na biblioteca. Se o documento for rejeitado através do fluxo de trabalho de aprovação do conteúdo, o respectivo estado será actualizado para Rejeitado, permanecendo uma versão secundária apenas visível ao autor do documento e aos utilizadores que tenham permissão para gerir listas.
Nota: Apenas pode existir um fluxo de trabalho de aprovação do conteúdo designado para uma biblioteca que seja automaticamente iniciado quando os autores derem entrada de documentos como versões principais ou quando seleccionarem o comando Publicar uma Versão Principal para um documento.
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Abra a biblioteca à qual pretende adicionar um fluxo de trabalho
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No menu Definições
Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.
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Em Permissões e Gestão, clique em Definições de fluxo de trabalho.
Notas:
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O comando Definições do fluxo de trabalho apenas aparece se os fluxos de trabalho estiverem activados para a colecção de sites.
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Se já tiverem sido adicionados fluxos de trabalho a esta biblioteca, este passo levá-lo-á directamente para a página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho e terá de clicar em Adicionar um Fluxo de Trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se não tiverem sido adicionados fluxos e trabalho a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo leva-o directamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.
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Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na secção Fluxo de Trabalho, clique no nome do modelo de fluxo de trabalho que pretende utilizar para gerir a aprovação do conteúdo.
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Na secção Nome, escreva um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.
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Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho.
Notas:
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É possível utilizar a lista Tarefas predefinida ou, em alternativa, é possível criar uma nova. Se a lista Tarefas predefinida for utilizada, os participantes no fluxo de trabalho serão capazes de localizar e visualizar de forma fácil as respectivas tarefas de fluxo de trabalho utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista Tarefas.
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Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas para este fluxo de trabalho vierem a revelar dados sensíveis ou confidenciais que pretenda manter separados da lista Tarefas geral.
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Crie uma nova lista de tarefas se uma organização vier a ter inúmeros fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho vierem a envolver inúmeras tarefas. Neste caso, poderá ser útil criar listas de tarefas para cada um dos fluxos de trabalho.
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Na secção Lista do Histórico, seleccione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. A lista do histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada uma das ocorrências do fluxo de trabalho.
Nota: É possível utilizar a lista Histórico predefinida ou, em alternativa, é possível criar uma nova. Se uma organização vier a ter inúmeros fluxos de trabalho, poderá ser útil criar uma lista do histórico separada para cada um dos fluxos de trabalho.
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Na secção Opções de Início, seleccione a caixa de verificação Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item.
Nota: Esta opção apenas estará disponível se o suporte de controlo de versões principais e secundárias estiver activado para a biblioteca e se o modelo de fluxo de trabalho seleccionado puder ser utilizado para aprovação do conteúdo.
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Se pretender permitir que o fluxo de trabalho seja iniciado manualmente, seleccione a caixa de verificação Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um utilizador autenticado com Permissões de Edição de Itens. Seleccione a caixa de verificação Exigir Permissões de Gestão de Listas para iniciar o fluxo de trabalho se pretender exigir permissões adicionais para iniciar o fluxo de trabalho.
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Se existirem opções de personalização adicionais disponíveis para o fluxo de trabalho, clique em Seguinte e, em seguida, especifique as opções pretendidas na página Personalizar para o fluxo de trabalho.
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Se não existirem opções de personalização adicionais disponíveis para o fluxo de trabalho, clique em OK.
Notas:
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O fluxo de trabalho de aprovação do conteúdo é iniciado automaticamente quando um autor dá entrada de um rascunho como versão principal ou quando um autor selecciona o comando Publicar uma Versão Principal para um documento.
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As pessoas que tenham permissão para aprovar um documento directamente poderão fazê-lo editando as propriedades desse documento directamente na biblioteca. Se um documento for aprovado ou rejeitado desta forma, o fluxo de trabalho terminará automaticamente.
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