Utilize o Assistente de Agendamento e o Finder de Salas para reuniões no Outlook

Se utilizar uma conta do Microsoft 365 ou Microsoft Exchange com o Outlook, pode utilizar o Assistente de Agendamento e o Finder de Salas para o ajudar a agendar as suas reuniões.

Nota: O novo Finder de Salas estava primeiro disponível no Outlook para Microsoft 365 a partir da Versão 2012 (Comrização 13530.20316). O Finder de Salas tem uma dependência do WebView2, que começou a ser Microsoft 365 a 1 de abril de 221. Versão 2101 (Comtrução 13628.20274) e superior. Para obter mais informações sobre a WebView2, consulte a documentação de administrador: WebView2 Microsoft Edge e Microsoft 365 Apps - Implementar Office | Documentos da Microsoft

  1. Numa nova reunião, adicione os attendes necessários, a Hora de início e a Hora de fim e,em seguida, clique no botão Finder de Salas no final do campo Localização.
    Selecione o botão Finder de Salas para o ajudar a encontrar uma sala de conferências disponível

  2. Escolha as especificações da sala no Finder da Sala. Estas salas de conferência são configuradas pelo seu administrador de Exchange ou Microsoft 365 Microsoft.

  3. Se a reunião tiver múltiplos pessoas e salas de conferência ocupadas, pode ser difícil encontrar uma hora que funcione para todas as pessoas. Para encontrar a disponibilidade de pessoas e salas, selecione o Assistente de Agendamento de Chamadas no separador e, em seguida, selecione Escolha Automática e selecione os critérios adequados.

    Nota: Esta funcionalidade substitui a funcionalidade Horas Sugeridas das versões anteriores Outlook.

    O Finder da Sala irá ajudá-lo a encontrar uma sala de conferências disponível.

  4. Depois de encontrar um horário adequado e adicionar uma sala de conferências à reunião, selecione Reunião no fita. Em seguida, pode fechar o Finder de Salas. Quando terminar de configurar a sua reunião, selecione Enviar

Utilizar o Assistente de Agendamento

  1. Na Caixa de Entrada, selecione Novos Itens > Reunião ou no Calendário, selecione Nova Reunião. Também pode utilizar o atalho de teclado Ctrl+Shift+Q para criar um novo pedido de reunião.

  2. Adicione os attendes na caixa Para.

  3. Na caixa Assunto, introduza uma descrição da reunião ou evento.

  4. Selecione Assistente de Agendamento a partir do Ribbon. Verá uma linha para todos os destinatários que introduziu na caixa Para. Se quiser adicionar mais pessoas, pode escrever o respetivo nome em qualquer linha em branco na Assistente de Agendamento.

  5. As horas em que os seus apresentados estão ocupados são apresentadas a azul-escuro. As horas em que os seus attendes têm um compromisso em tentativa são apresentadas num bloco de hashed azul claro e as horas fora do horário de trabalho dos seus attendes são apresentadas a cinzento claro. Selecione uma hora disponível para todos os seus participares.

  6. Para selecionar um tempo ideal para todos os seus attendes, utilize o Finder de Salas na coluna direita. Pode ver as horas em que os seus pessoas têm conflitos.

Utilizar o Finder de Salas 

  1. Numa nova reunião, selecione o Assistente de Agendamento de Reuniões no fita.

  2. Utilize o separador Mostrar uma lista de salas para escolher uma lista de salas. Estas listas são configuradas pelo seu administrador de Exchange ou Microsoft 365 Microsoft. 

    Utilize o Finder de Salas para ver as salas de conferência disponíveis para a sua reunião.

  3. Selecione uma sala disponível para adicionar a sala à Assistente de Agendamento e à reunião como destinatário. 

  4. O painel Horas Sugeridas encontra a melhor hora para a reunião, a qual é definida como a hora em que a maioria dos participantes está disponível. A melhor hora para a reunião é apresentada na parte superior do painel. Para selecionar uma das horas sugeridas, clique na sugestão de hora no painel Horas Sugeridas. Também pode selecionar manualmente uma hora na grelha de livre/ocupado.

    Utilize o sector de Horas Sugeridas para ver quando é que os pessoas estão disponíveis.

    1. Se quiser tornar a reunião periável, no menu Reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência, selecione o padrão de recorrência e, em seguida, clique em OK.

      Quando adiciona um padrão de recorrência a um pedido de reunião, o menu Reunião é alterado para Reunião Recorrente.

  5. Quando terminar de configurar a sua reunião, clique em Enviar.

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