Gerir dados com consultas

Criar consultas com mais de uma origem de dados

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Normalmente, para obter as respostas necessárias, é comum criar consultas que reúnem informações de mais do que uma tabela ou de uma combinação de tabelas e consultas.

Introdução às associações

Por vezes tem de utilizar dados de mais do que uma origem de dados (tabela ou consulta) para responder a uma questão. Por exemplo, poderá querer saber quantos clientes de uma determinada região encomendaram um produto específico.

Quando adiciona mais do que uma origem de dados, o Access utiliza as relações existentes que foram definidas entre as origens de dados ou cria associações entre as mesmas para fins de consulta. Em termos simples, uma associação é um tipo de relação entre as origens de dados existentes numa consulta.

Nota: As associações são temporárias e são associadas apenas à consulta. Se cria a mesma associação entre tabelas com frequência, poderá querer criar uma relação permanente entre as mesmas.

Associações internas

A maioria das associações são associações internas. São o contrário das associações externas, que são abordadas no artigo Criar consultas com associações externas.

Uma associação interna só devolve os dados de uma origem quando encontra registos correspondentes na outra origem. Por exemplo, se criar uma consulta para obter informações sobre produtos e encomendas, verá apenas os dados de produtos que tiverem uma encomenda correspondente.

Captura de ecrã das tabelas Produto e Encomendas

Associações automáticas

Uma associação automática associa duas cópias da mesma tabela ou consulta. Utilize-a para combinar registos da mesma tabela quando existirem valores correspondentes nos campos associados.

Por exemplo, imaginemos que tem uma tabela de Funcionários que lista todos os funcionários da sua organização, incluindo os gestores. A tabela contém um campo Reporta a, com o ID do gestor do funcionário.

ID

Apelido

Nome Próprio

Reporta a

1

Faria

Emília

5

2

Sarmento

Guilherme

3

Costa

Carla

10

4

Mota

Adriana

5

5

Ribeiro

Tiago

2

6

Dias

Gustavo

10

7

Cunha

Artur

10

8

Correia

Mariana

10

9

Gomes

Adriana

5

10

Gomes

Sofia

3

Para encontrar o nome do gestor de um funcionário, localize o funcionário na tabela, localize o ID do gestor no campo Reporta a e, em seguida, procure o ID do gestor no campo Funcionários correspondente. Por exemplo, a Emília reporta ao gestor cujo ID de funcionário é o número 5, que no caso será o Tiago Ribeiro.

Para automatizar esta tarefa, adicione a tabela de Funcionários à consulta duas vezes e, em seguida, crie uma associação automática. Ao adicionar a origem de dados uma segunda vez, o Access acrescenta _1 ao nome da segunda instância. Por exemplo, se adicionar a tabela Funcionários duas vezes, a segunda instância terá o nome Funcionários_1. Para apresentar os nomes dos gestores de cada funcionário, crie uma associação entre o campo Reporta a na tabela de Funcionários e o campo ID de Funcionário na tabela Funcionários_1.

1. Adicionar origens de dados

  • Selecione Criar > Estrutura da Consulta.

Adicione todas as tabelas e consultas de que precisa como origens de dados. (Não se preocupe. Caso se esqueça de alguma, terá a oportunidade de adicionar mais origens de dados posteriormente.)

As origens de dados podem incluir tabelas cujas informações pretende apresentar (como uma tabela de produtos) e tabelas com informações de que precisa para utilizar como critérios.

Tenha em atenção que as consultas existentes que guardou também estão disponíveis como origens de dados. Por exemplo, se já criou uma consulta para localizar todas as encomendas de um determinado mês, utilize essa consulta e a tabela de produtos para mostrar todos os produtos vendidos no mês em causa.

2. Associar origens de dados relacionadas

  • Para adicionar uma associação manualmente, arraste um campo de uma origem de dados para um campo correspondente de outra origem de dados. Por predefinição, o Access cria uma associação interna.

Para a maioria das relações, o Access cria uma associação interna. Se tiver especificado que a integridade referencial deve ser aplicada, a mesma será incluída. No entanto, em alguns casos, o Access não cria a associação de que precisa. Por exemplo, se adicionar consultas existentes à sua nova consulta e não tiver criado relações, o Access não cria associações automaticamente.

3. Concluir a consulta

  • Siga os passos normais para criar uma consulta: adicionar campos de resultado, critérios e executar ou guardar a sua consulta. Para saber como fazê-lo, consulte o artigo Criar consultas básicas.

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