Utilizar relações

Criar relações um-para-um

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O que é uma relação um-para-um?

As relações um-para-um são frequentemente utilizadas para indicar relações críticas, para que consiga obter os dados necessários ao seu negócio.

Uma relação um-para-um é uma ligação entre as informações de duas tabelas, em que cada registo em cada tabela aparece apenas uma vez. Por exemplo, pode haver uma relação um-para-um entre os funcionários e os automóveis que conduzem. Cada funcionário aparece apenas uma vez na tabela Funcionários e cada automóvel aparece apenas uma vez na tabela Automóveis da Empresa.

Pode utilizar relações um-para-um se tiver uma tabela com uma lista de itens, mas as informações específicas que pretende capturar variarem por tipo. Por exemplo, pode ter uma tabela de contactos em que algumas pessoas são funcionários e outras são subcontratantes. No caso dos funcionários, pode querer saber o número de funcionário, extensão e outras informações essenciais. Para os subcontratantes, pode querer saber o nome da empresa, número de telefone e tarifa praticada, entre outros. Neste caso, iria criar três tabelas diferentes: Contactos, Funcionários e Subcontratantes, criando depois uma relação um-para-um entre as tabelas Contactos e Funcionários e uma relação um-para-um entre as tabelas Contactos e Subcontratantes.

Descrição geral da criação de relações um-para-um

Para criar relações um-para-um, ligue o índice (normalmente é a chave primária) numa tabela e o índice noutra tabela que partilhe o mesmo valor. Por exemplo:

Captura de ecrã de duas tabelas a partilhar um ID
ID de automóvel é apresentado em ambas as tabelas, mas listado apenas uma vez em cada uma.

Muitas vezes, a melhor forma de criar esta relação é fazer com que a tabela secundária pesquise um valor da primeira tabela. Por exemplo, torne o campo ID de Automóvel na tabela funcionários um campo de pesquisa que pesquise um valor no índice ID de Automóvel na tabela Automóveis da Empresa. Isto impede que adicione, por acidente, o ID de um automóvel inexistente.

Importante: Ao criar uma relação um-para-um, decida cuidadosamente se pretende aplicar integridade de dados referenciais na relação.

A integridade de dados referenciais ajuda o Access a manter os seus dados organizados ao eliminar registos relacionados. Por exemplo, se eliminar um funcionário da tabela Funcionários, também elimina os registos de benefícios correspondentes a esse funcionário da tabela Benefícios. No entanto, em algumas relações, como este exemplo, não faz sentido haver integridade referencial: se eliminarmos um funcionário, não queremos que o veículo seja eliminado da tabela Automóveis da Empresa, pois o automóvel continuará na empresa, atribuído a outra pessoa.

Passos para criar uma relação um-para-um

Para criar relações um-para-um, adicione um campo de pesquisa a uma tabela. (Para saber como, consulte o artigo Criar tabelas e definir tipos de dados.) Por exemplo, para indicar que automóvel foi atribuído a determinado funcionário, pode adicionar o campo ID do Automóvel à tabela Funcionários. Depois, para criar a relação entre os dois campos, utilize o Assistente de Pesquisas:

  1. Abra uma tabela.

  2. Na Vista de Estrutura, adicione um novo campo, selecione o valor Tipo de Dados e, em seguida, selecione Assistente de Pesquisas.

  3. No assistente, a predefinição está configurada para pesquisar valores de outra tabela, portanto, selecione Seguinte.

  4. Selecione a tabela que contém a chave (normalmente, é uma chave primária) que pretende incluir nesta tabela e, em seguida, selecione Seguinte. No nosso exemplo, selecionaria a tabela Automóveis da Empresa.

  5. Na lista Campos Selecionados, adicione o campo que contém a chave que pretende utilizar. Selecione Seguinte.

    Captura de ecrã do Assistente de Pesquisas
  6. Selecione uma sequência de ordenação e, se preferir, altere a largura do campo.

  7. No último ecrã, desmarque a caixa de verificação Ativar Integridade de Dados e, em seguida, selecione Concluir.

Quer mais?

Introdução às relações de tabela

Criar, editar ou eliminar uma relação

Numa base de dados relacional, existe uma relação um-para-um quando um único registo numa tabela está relacionado com apenas um único registo noutra tabela.

Embora este tipo de relação não seja tão utilizado como as relações um-para-muitos ou muitos-para-muitos, convém saber como criá-la.

Por isso, explicaremos os passos para criar esta relação.

Neste exemplo, temos uma tabela da base de dados da frota de automóveis de uma empresa e outra tabela para os funcionários que os conduzem.

A empresa utiliza um tipo de automóvel, pelo que a forma de identificar quem conduz cada automóvel é utilizar o campo do número de matrícula.

Para esta demonstração, vamos imaginar que a cada funcionário é atribuído um único automóvel. Mas, antes de começarmos, vamos analisar um novo termo: "índice".

O Access indexa os campos das bases de dados e utiliza-os da mesma forma que os índices dos livros são utilizados para encontrar informações rapidamente.

Por predefinição, os índices estão ativados, mas pode alterar o seu comportamento ou desativá-los.

Isto é importante, uma vez que uma relação um-para-um é criada ao criar primeiro uma relação um-para-muitos e ao alterar os índices dos campos de chave em ambas as tabelas.

Vamos começar por criar a relação com a ajuda do Assistente de Pesquisas.

Vamos obter valores de outra tabela: a tabela Automóveis da Empresa.

Queremos utilizar o campo do número de matrícula, mas não é necessária uma sequência de ordenação, uma vez que estamos a trabalhar com um pequeno número de valores.

Vamos ocultar a coluna de chave e chamar ao campo Automóvel da Empresa.

Neste caso, NÃO ativamos a integridade referencial — provavelmente a única vez que não o fazemos. Desta forma, se eliminarmos um funcionário, não eliminados acidentalmente um automóvel.

Selecione Concluir. Agora temos uma chave externa e uma forma fácil de escolher números de matrícula.

Em seguida, certifique-se de que tem o campo selecionado. Em seguida, selecione Campos, Indexado e Exclusivo.

Agora, aceda à tabela Automóveis da Empresa e certifique-se que a chave primária está selecionada. Está também indexada e é exclusiva, uma vez que se trata de um campo de Numeração Automática. E pronto, já está!

Se estiver na vista de Estrutura, pode ver a propriedade indexada aqui em baixo, no painel Propriedades do Campo.

Se abrir a lista da propriedade, verá três valores. Pode utilizar dois destes valores numa relação um-para-um, Não ou Sim (Sem Duplicados).

Acabou de criar uma relação um-para-um na sua base de dados.

Se consultarmos o painel Relações, verá que a relação é apresentada apenas como uma linha simples sem os símbolos 1 ou infinito que indicam as relações um-para-muitos ou muitos-para-muitos.

Esta base de dados tem agora os três tipos de relações.

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