Gerir dados com consultas

Introdução às consultas

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Utilize consultas para dar resposta a negócios ou outras perguntas sobre dados e para efetuar atualizações em massa, ou eliminar informações da base de dados, de forma fácil e rápida.

O que são consultas?

No Access, as consultas são como perguntas que se colocam para encontrar informações relacionadas (e mesmo as mais específicas) na sua base de dados.

Nas consultas, por vezes utilizam-se dados de apenas uma tabela e noutras ocasiões de várias. Por exemplo, pode pretender encontrar apenas o número de telefone de um contacto, o que requer uma consulta simples de um campo de número de telefone correspondente a uma pessoa específica numa tabela de contactos. Pode também combinar dados de várias tabelas, como informações de clientes e informações de encomenda, para saber o que um cliente encomendou.

No Access, uma consulta é um objeto de base de dados. Não armazena dados. Mostra dados que estão armazenados em tabelas e disponibiliza-lhe esses dados, para que possa trabalhar com eles. Uma consulta pode mostrar dados de uma ou mais tabelas, de outras consultas ou de ambos. Por exemplo:

  • Veja dados com uma consulta Selecionar. Procure e veja informações de uma ou mais tabelas ao especificar critérios que os dados têm de cumprir e filtrar os valores que devem ser mostrados. Por exemplo, pode pedir para ver todos os produtos criados pela Tailspin Toys.

  • Introduza os critérios e pesquise de forma dinâmica. Crie consultas reutilizáveis que lhe peçam sempre os critérios de pesquisa. Por exemplo, pode criar uma consulta que peça ao utilizador o nome do fornecedor a procurar e, em seguida, apresente todos os produtos adquiridos desse mesmo fornecedor.

  • Atualize ou adicione dados com base na consulta. Consulte os dados e utilize os resultados correspondentes para introduzir ou atualizar informações automaticamente. Por exemplo, se a Tailspin Toys tiver adicionado "TT" ao início dos nomes de todos os produtos, pesquise todos os produtos da empresa e, em seguida, atualize os nomes dos produtos para que cada entrada comece por "TT", tudo isto através de uma consulta atualização.

  • Elimine dados com base numa consulta. Procure informações ou registos e, em seguida, elimine-os. Por exemplo, se a Tailspin Toys entrar em falência e os produtos deixarem de estar disponíveis para venda, procure todos os produtos e elimine-os das tabelas relevantes de forma automática.

Utilize o Assistente de Consultas para criar uma consulta selecionar que apresente informações na Vista de Folha de Dados.

Nota: Alguns elementos de estrutura não estão disponíveis quando utiliza o assistente. Se precisar, modifique a consulta na Vista Estrutura depois de a criar.

Nota: Antes de criar uma consulta, certifique-se de que estabeleceu as relações entre as tabelas na sua base de dados, uma vez que são utilizadas para consultar os seus dados. Para saber mais, consulte o artigo Introdução às relações entre tabelas e módulos relacionados nesta formação.

Criar uma consulta

  1. Selecione Criar > Assistente de Consultas.

  2. Selecione Assistente de Consultas Simples e, em seguida, selecione OK.

  3. Selecione a tabela ou a consulta que contém o campo e, em seguida, adicione o campo à lista de Campos Selecionados. Quando tiver terminado, selecione Seguinte.

    Adicione todos os campos que pretender, das tabelas que pretender.

    Se tiver adicionado um campo numérico

    Se adicionar campos numéricos, o assistente pergunta-lhe se pretende que a consulta devolva detalhes ou dados de resumo. Realize um dos seguintes passos:

    • Se pretender ver relatórios individuais, selecione Detalhes e, em seguida, selecione Seguinte. Avance para o passo 4.

    • Se pretender ver dados numéricos resumidos, como médias, selecione Resumo e, em seguida, selecione Opções de Resumo. Especifique que campos pretende resumir e como pretende resumir os dados. Apenas os campos numéricos estão listados. Em cada campo numérico, selecione uma função:

      • Soma   A consulta devolve a soma de todos os valores no campo.

      • Méd    A consulta devolve a média dos valores no campo.

      • Mín    A consulta devolve o menor valor do campo.

      • Máx   A consulta devolve o maior valor do campo.

    • Se pretender que os resultados da consulta incluam uma contagem de registos numa origem de dados, selecione a opção Contar registos em nome da tabela na tabela correspondente.

      Se tiver adicionado um campo de data/hora

      O Assistente de Consultas pergunta-lhe como pretende agrupar os valores de datas. Por exemplo, suponhamos que adicionou um campo numérico, como preço, e um campo de data/hora, como hora de transação, à consulta, tendo depois especificado na caixa de diálogo Opções do Resumo que pretende ver o valor médio do campo preço. Uma vez que incluiu um campo de data/hora, pode calcular os valores do resumo para cada valor de data e hora, para cada dia, mês, trimestre ou ano.

      Selecione o período de tempo que pretende utilizar para agrupar os valores de data e hora e, em seguida, selecione Seguinte.

      Nota: Na Vista Estrutura, tem mais opções para agrupar valores de data e hora.

  4. Atribua um título à consulta.

  5. Indique se pretende abrir a consulta (na Vista de Folha de Dados) ou modificá-la (na Vista Estrutura). Em seguida, selecione Concluir.

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