Passo a passo guiado: criação de notícias para a organização usando um site do hub

Com o SharePoint, compartilhe conteúdo de notícias em sua organização de maneira significativa e detectável. Por padrão, as notícias do SharePoint são mostradas na página inicial do SharePoint, em sites de equipe, sites de comunicação, sites de hub e no aplicativo móvel de acordo com o grau de relevância das notícias para o usuário. Por exemplo, se uma notícia importante for postada por alguém em sua esfera de trabalho próxima ou postada em um site onde você esteja ativo, ela será mostrada ao usuário.

As organizações têm muitas opções quanto ao tipo de notícias mostradas, onde são mostradas, quem pode criar postagens e muito mais.

Neste artigo, mostraremos como implementar uma estratégia abrangente para criar notícias em todos os níveis da organização.

A estratégia

Neste passo a passo, faremos mais do que apenas criar Web Parts de Notícias em vários sites. Mostraremos uma estratégia abrangente que inclui a criação de um site de notícias “oficial” para notícias que são visualmente distintas como notícias da organização; criação de categorias para diferentes tipos de notícias; e até mesmo a criação de um processo de aprovação para postagens de notícias. Exibiremos notícias em um site de hub da intranet que faz parte de um site de comunicação corporativo, um site de comunicação de departamento e um site de equipe de departamento.

A página inicial do site do hub exibe todas as notícias aprovadas para qualquer site associado ao hub. Isso significa que os usuários veem todas as notícias criadas no site de Notícias Corporativas, todas as notícias criadas em sites de comunicação departamental e as histórias de notícias que são apenas do site da equipe de seu departamento.

1. Notícias de um site oficial de comunicação corporativa que faz parte do site do hub
2. Notícias de um site de comunicação de departamento que faz parte do site do hub
3. Notícias de um site de equipe de departamento que faz parte do site do hub

O conteúdo é exibido da seguinte maneira nos sites do hub:

• Cada site de comunicação departamental exibe notícias para apenas esse departamento.
• Cada site de equipe departamental exibe postagens de notícias criadas nesse site de equipe e postagens criadas no site de Notícias Corporativas.

Veja como funciona o fluxo de notícias:

• Todos os funcionários têm permissão para criar notícias em seus sites de equipe. Postagens podem ser marcadas como sendo um "marco" ou simplesmente "departamental".
• Cada departamento tem um ou mais funcionários atribuídos à tarefa de criar postagens de notícias no site de comunicação do departamento.
• Todas as histórias de notícias criadas em sites de comunicação departamental passam por um fluxo de aprovação de página no qual uma pessoa designada do departamento de Comunicações Corporativas aprova as postagens.
• As postagens de notícias oficiais do departamento de Comunicações Corporativas são criadas em um site especial chamado Notícias Corporativas, que não está associado ao site do hub. Este site é designado como notícias “oficiais”.
• Mensalmente, um boletim informativo que contém as notícias selecionadas das Comunicações Corporativas é enviado por email a todos os funcionários.

A estrutura do site do hub

Todos os sites de equipe e de comunicação, exceto o site de Comunicação corporativa, estão associados a um único site do hub.

Cada departamento tem um site de comunicação para compartilhar informações com o restante da organização e um site de equipe para comunicação interna entre os funcionários do departamento.

Implementando a estratégia

Nesta seção, você percorrerá pelo processo de criação do ambiente do SharePoint para atender aos requisitos da estratégia de notícias. Esse processo envolve a criação da Web Part de Notícias, a criação de um processo de aprovação de página em uma biblioteca de Páginas, a criação de categorias para notícias e a designação de um site como "notícias oficiais".

Neste exemplo, a suposição é que cada um dos sites de comunicação e de equipe já está associado a um site do hub (exceto para Comunicações Corporativas), e já existem vários posts de notícias no site de Comunicação Corporativa. Se você precisa saber como criar esses tipos de sites, confira Crie seu site do hub do SharePoint, Criar um site de comunicação no SharePoint Online e Criar um site de equipe no SharePoint.

Crie seu site de comunicações corporativas para notícias oficiais da organização

A criação do site de comunicação corporativa para notícias "oficiais" da organização permite que as notícias de Comunicações Corporativas apareçam com ênfase para que seus usuários saibam imediatamente que se trata de notícias oficiais da empresa, como neste exemplo:

Para habilitar esse recurso e especificar o site para notícias da organização, um Administrador do SharePoint deve usar os comandos do PowerShell do SharePoint Online:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Criar notícias em um site de equipe de departamento

No site de equipe do departamento, adicione a Web Part de Notícias à página três vezes. Cada Web Part exibirá informações de notícias diferentes com base na fonte de notícias e nas categorias. Para criar as categorias, adicione uma coluna à biblioteca de Páginas para permitir que os autores marquem suas páginas com a categoria apropriada.

Criar colunas para categorias

1. No site de equipe de departamento, selecione o link Páginas na navegação do site para ir à biblioteca de páginas.

2. Selecione + Adicionar coluna ou o + à direita do nome da última coluna na parte superior das páginas.

   

3. No campo Nome, insira o nome Tipos de Postagem.

4. No menu suspenso, selecione Escolha como tipo de coluna.

5. Forneça duas opções: "Notícias do Departamento" e "Marco".

6. Selecione Salvar.

Em seguida, adicionaremos Web Parts de Notícias à página incial do site de equipe do departamento para mostrar notícias do departamento, notícias importantes e notícias do site da organização.

Adicionar Notícias do departamento

1. Adicionar um terço de seção à direita da página inicial.
2. Na primeira coluna, adicione a Web Part de Notícias e intitule-a de “Notícias do Departamento”.
3. Selecione Editar na barra de ferramentas da Web Part.
4. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da Web Part:
   • Fonte de notícias: Este site
   • Mostrar título e comandos: Ativado
   • Layout: História principal
   • Filtro: Propriedades da página
   • Nome da propriedade: Tipo de postagem Igual a Notícias do Departamento
5. Selecione Aplicar para salvar as alterações.

Adicionar Notícias do marco

1. Na mesma coluna, abaixo da Web Part que você acabou de adicionar, adicione a Web Part de Notícias novamente e intitule-a de “Marcos”.
2. Selecione Editar na barra de ferramentas da Web Part.
3. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da Web Part:
   • Fonte de notícias: Este site
   • Mostrar título e comandos: Ativado
   • Layout: Lado a lado
   • Filtro: Propriedades da página
   • Nome da propriedade: Tipo de postagem Igual a Marco
4. Selecione Aplicar para salvar as alterações.

Adicionar Notícias corporativas

1. Na segunda coluna (direita), adicione a Web Part de Notícias novamente e intitule-a de “Notícias Corporativas”.
2. Selecione Editar na barra de ferramentas da Web Part.
3. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da Web Part:
   • Fonte de notícias: escolha Selecionar sites e, em seguida, selecione seu site de notícias corporativas.
   • Mostrar título e comandos: Ativado
   • Layout: Lado a lado
   • Filtro: Propriedades da página
   • Nome da propriedade: Tipo de postagem Igual a Marco
4. Selecione Aplicar para salvar as alterações.

Para testar o que você fez até agora, crie várias postagens de notícias no site do departamento. Defina as propriedades de página em suas páginas de notícias para que em algumas o Tipo de Postagem seja definido como Notícias do Departamento, e em outras, defina o Tipos de Postagem como Marco. Para obter uma atualização sobre como definir propriedades para páginas, confira Exibir, editar e adicionar detalhes da página.

Esta é a aparência da página inicial do departamento após a conclusão:

Configurar o site de comunicação do departamento

Neste exemplo, as postagens de notícias criadas no site de comunicação devem ser aprovadas. Você pode configurar a aprovação da página usando o Power Automate. Dê ao Flow um nome que inclua o nome do site, como “Aprovação da Página de Recursos Humanos”, e defina o aprovador como um funcionário no departamento de Comunicações Corporativas.

Em seguida, configure a página inicial do site para exibir as notícias desse site.

1. Na página inicial do site de comunicação do departamento, adicione uma Web Part de Notícias.
2. Selecione Editar na barra de ferramentas da Web Part.
3. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da Web Part:
   • Fonte de notícias: Este site
   • Layout História principal
4. Crie uma postagem de notícias que você gostaria de exibir na página inicial. Ao concluir, envie a página para aprovação selecionando Enviar para aprovação no canto superior direito da página.

O funcionário designado como aprovador ao configurar o Flow receberá um email de que a página está aguardando aprovação. Depois que eles aprovarem a página, ela aparecerá na Web Part de Notícias no site de comunicação do departamento.

Vá em frente e crie várias postagens de notícias no site. Verifique se cada página é enviada para aprovação e, em seguida, aprovada.

Neste exemplo, você pode ver o tipo de notícias exibidas no site de comunicação departamental para o departamento de Recursos Humanos:

Configurar a página inicial do site do hub da Intranet

1. Adicione uma seção de duas colunas à página inicial do site do hub.
2. Na coluna à esquerda, adicione a Web Part de Notícias.
3. Selecione Editar na barra de ferramentas da Web Part.
4. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da Web Part:
   • Fonte de notícias: escolha Selecionar sites e, em seguida, escolha, Site de Comunicações Corporativas.
   • Layout: História principal
5. Na coluna à direita, adicione a Web Part de Notícias novamente.
6. Defina as seguintes opções no painel de propriedades da Web Part:
   • Fonte de notícias: todos os sites no hub
   • Layout: Notícias do hub

Ao terminar, você deverá ver apenas as postagens de notícias de Comunicações Corporativas no lado esquerdo da página, e as postagens de notícias de todos os sites associados ao hub na Web Part, à direita.

Desenvolvendo sua própria estratégia de notícias

Agora que você viu como colocar uma estratégia específica para funcionar, pense em sua própria estratégia. Veja algumas perguntas que você deve fazer a si mesmo e à sua organização para ajudar a se preparar:

• Como as notícias são comunicadas no momento? Como você pode usar as mesmas pessoas ou processos que já estão em vigor ao utilizar a nova abordagem?
• Que tipo de conteúdo de notícias você deseja compartilhar?
• Quem criará o conteúdo?
• As notícias precisam ser aprovadas? Se sim, qual deve ser o processo de aprovação?
• Como as notícias são comunicadas no momento?

Comunicações entre organizações e departamentos

Em muitas organizações, já há um meio formal de comunicar informações aos funcionários de toda a organização. Além disso, em muitos casos, os funcionários de um departamento se comunicam entre si de maneira menos formal. É importante pensar nesses processos porque, em alguns casos, você pode continuar a utilizar as mesmas pessoas ou processos no SharePoint.

Ao pensar na comunicação de toda a organização, faça os seguintes tipos de perguntas:

• Alguém da organização cria e envia boletins informativos?
• Eles são enviado por email? Se sim, qual é o processo atual para permitir que essa pessoa saiba quais notícias precisam ser incluídas? Com que frequência os boletins informativos são enviados?
• Qual é o processo para determinar quais notícias são incluídas e quais não são? Quem toma essa decisão?
• Qual é o processo de edição do conteúdo?
• Qual é o processo para decidir quais imagens são incluídas nas histórias?

No nível de departamento, pergunte a si mesmo estes tipos de perguntas:

• Há alguém cuja responsabilidade de trabalho inclua o compartilhamento de informações com o restante do departamento?
• Os funcionários compartilham informações informalmente entre si usando ferramentas como email ou mensagens?
• Qual conteúdo está sendo compartilhado?

Tipos de conteúdo e sua relevância

A próxima etapa na criação de sua estratégia de notícias é avaliar o tipo de conteúdo de notícias produzido por sua organização. Os tipos de notícias podem incluir:

• "Nas notícias" que notificam os funcionários de que a empresa ou organização apareceu em imprensa pública, como aparecer em uma publicação comercial ou em um programa de notícias
• Comunicados ou marcos da empresa, como lançar um novo produto ou iniciar uma nova iniciativa
• Marcos de funcionários, como quando um funcionário se casa, tem um filho ou se aposenta
• Informações que exigem que os funcionários tomem medidas, tais como inscrever-se para receber benefícios ou participar de treinamentos

Ao pensar no conteúdo, é importante pensar sobre a relevância e a importância para os vários grupos da organização. Por exemplo:

• Todos da organização precisam saber quando podem se inscrever para obter benefícios. Isso é importante e relevante para todos.
• O pessoal do departamento financeiro precisa saber sobre as novas leis relacionadas às práticas contábeis. Isso é relevante e importante para eles. No entanto, não é relevante ou importante para qualquer outra pessoa da organização.
• O departamento de vendas está fazendo uma competição de cozinha na sala de descanso na sexta-feira. Isso pode ser relevante para o pessoal do departamento de vendas, mas não se qualifica como importante, e ninguém mais da organização consideraria isso relevante ou importante.

O propósito de pensar no conteúdo é anotar qual conteúdo precisa ser exibido de forma mais predominante, de forma secundária, ou de forma alguma. A maneira como você responde a essa pergunta pode depender de fatores como o tamanho da empresa. Se você for uma empresa pequena, poderá decidir se os marcos de funcionários devem ser exibidos para toda a empresa, enquanto uma empresa maior poderá mostrar isso apenas aos funcionários de um determinado departamento.

Quem está fazendo o quê

Quem está criando o conteúdo de notícias?

Em algumas organizações, o conteúdo de notícias é criado e gerenciado por uma pessoa central ou um grupo de pessoas, como o departamento de Comunicações Corporativas. Essa abordagem centralizada cria uma abordagem simples de autoria e de gerenciamento do conteúdo de notícias, garantindo que somente conteúdos importantes e relevantes sejam publicados para os funcionários de toda a empresa. No entanto, essa abordagem reduz a quantidade de conteúdo de notícias normalmente gerado. pois requer o tempo intensivo de um indivíduo ou um grupo de pessoas. Ao abrir o processo de publicação para outras pessoas da organização, você está capacitando outras pessoas a criar conteúdo de notícias. O conteúdo de notícias criado pelos usuários em seus próprios departamentos será mais recente e mais focado nas atividades de seus departamentos, aumentando a relevância do conteúdo.

Quem está aprovando o conteúdo de notícias?

Depois de permitir que outras pessoas criem conteúdo de notícias, é possível que seja criado conteúdo que não se encaixe nos critérios de conteúdo de qualidade. Isso pode incluir conteúdo com erros ortográficos e gramaticais, que usa linguagem inadequada ou é irrelevante. Você pode decidir implementar um processo de aprovação para garantir que o conteúdo atenda aos critérios necessários para publicação.

Como os usuários consumirão as notícias usando o SharePoint?

Tradicionalmente, os sites de intranet eram criados com a suposição de que os usuários navegariam até a página inicial da intranet e consumiriam as notícias lá. Nesse cenário, notícias importantes da empresa seriam apresentadas na página inicial, com um feed adicional de notícias agregadas de sites departamentais. Este é um cenário de “extração”, em que o conteúdo “oficial” (geralmente importante e relevante para todos os funcionários) é exibido e o conteúdo agregado é "extraído" de outros sites de departamento. Em muitos casos, no entanto, os usuários não navegam mais para a página inicial da intranet. Os usuários podem simplesmente navegar diretamente para a página inicial do site departamental, já que esse site contém a maioria das informações que eles consideram relevantes. Em alguns casos, as organizações podem optar por implementar um cenário de "extração", onde as informações oficiais são "empurradas" para seu site departamental e exibidas ao lado das notícias criadas apenas pelo seu departamento.

Se sua organização estiver usando sites de hub, você poderá agregar conteúdo de notícias no nível do hub. Se sua organização implementou vários hubs, é importante pensar em como esses hubs se inserem na estratégia geral de notícias. É uma prática comum criar um site de departamento interno e externo. O site de departamento interno normalmente é um site de equipe do SharePoint conectado a um grupo. Esse site destina-se apenas aos membros desse departamento. No entanto, também há um site público de comunicação do SharePoint, que é usado para comunicar informações desse departamento para toda a organização.

Usando esse modelo, todos os usuários verão todas as postagens de notícias criadas em sites de comunicação departamental, mas os usuários só verão as postagens de notícias criadas em sites de equipe aos quais pertencem.

Também é importante pensar nos outros locais em que os usuários podem consumir conteúdo de notícias. Os usuários podem ler histórias de notícias usando o aplicativo do SharePoint em seus dispositivos móveis e na página do SharePoint no Office 365. Além disso, um proprietário do site pode criar um boletim informativo de notícias recentes, que pode ser enviado aos usuários. Além disso, os usuários podem postar notícias de um site do SharePoint conectado a um grupo para um canal do Microsoft Teams.

Quer mais?

Inspire-se com mais exemplos noLook book do SharePoint.

Veja outros passo a passo guiados para criar sites para sua organização.