Walkthrough guiado: Configurar novidades para a sua organização usando um site de hub

Walkthrough guiado: Configurar novidades para a sua organização usando um site de hub

Com SharePoint, pode partilhar conteúdos noticiosos em toda a sua organização de forma significativa e detetável. Por padrão, SharePoint notícia é mostrada na página inicial SharePoint, em sites de equipas, sites de comunicação, sites de hub e na aplicação móvel de acordo com a relevância das notícias para o utilizador. Por exemplo, se uma notícia importante for publicada por alguém na sua esfera de trabalho próxima ou publicada num site onde esteja ativo, será mostrada ao utilizador.

As organizações têm muitas opções sobre o tipo de notícias mostradas, onde é mostrada, quem tem a capacidade de autor de publicações, e muito mais.

Neste artigo, vamos mostrar-lhe como implementar uma estratégia abrangente para a criação de notícias a todos os níveis da sua organização.

A estratégia

Nesta passagem, faremos mais do que apenas configurar as peças da News em vários sites - vamos mostrar-lhe uma estratégia abrangente que inclui a criação de um site de notícias "oficial" para notícias que são visualmente distinguidas como notícias da organização; criação de categorias para diferentes tipos de notícias; e até mesmo a criação de um processo de aprovação para publicações noticiosas. Vamos mostrar novidades num site do centro intranet que vem de um site de comunicaçãocorporativo, um site de comunicação do departamento e um site de equipade departamentos.

A página inicial do site do hub exibe todas as notícias aprovadas para qualquer site associado ao hub. Isto significa que os utilizadores vêem todos os posts de notícias criados no site Corporate News, todos os posts de notícias criados em sites de comunicação departacionais, e notícias apenas para o site da equipa do seu departamento.

Exemplo de notícias num site de hub intranet
  1. Notícias de um site de comunicação corporativa "oficial" que faz parte do site do hub

  2. Notícias de um site de comunicação do departamento que faz parte do site do hub

  3. Notícias de um site de equipe de departamento que faz parte do site do hub

O conteúdo é apresentado da seguinte forma nos sites do hub:

  • Cada site de comunicação departacional exibe posts noticiosos para apenas esse departamento.

  • Cada site de equipa departacional exibe publicações de notícias criadas nesse site de equipa, bem como publicações criadas no site de Notícias Corporativas.

É assim que funciona o fluxo noticioso:

  • Todos os funcionários têm permissão para criar notícias nos seus sites de equipa. Os posts podem ser marcados como sendo um "marco" ou simplesmente "departacional".

  • Cada departamento tem um ou mais funcionários atribuídos à tarefa de criar publicações noticiosas no site de comunicação do seu departamento.

  • Todas as notícias criadas em sites de comunicação departamacional passam por um fluxo de aprovação de página em que uma pessoa designada do departamento de Comunicações Corporativas aprova publicações.

  • Os posts oficiais do departamento de Comunicações Corporativas são criados num site especial chamado Corporate News, que não está associado ao site do hub. Este site é designado como notícia "oficial".

  • Mensalmente, uma newsletter contendo notícias selecionadas da Corporate Communications é enviada por e-mail a todos os colaboradores.

A estrutura do site do centro

Todos os sites de equipa e comunicação, com exceção do site de comunicação corporativo, estão associados a um único hub.

Cada departamento tem um site de comunicação para partilhar informações com o resto da organização, e um site de equipa para comunicação interna entre funcionários do departamento.

Exemplo da estrutura do local do hub.

Implementação da estratégia

Nesta secção, você vai percorrer o processo de configuração do seu ambiente SharePoint para satisfazer os requisitos desta estratégia noticiosa. Isto envolve a criação da parte web de Notícias e a criação de um processo de aprovação de página numa biblioteca de páginas, a criação de categorias de notícias e a designação de um site como "notícia oficial".

Neste exemplo, o pressuposto é que cada um dos sites de comunicação e equipa já está associado a um hub site (com exceção das Comunicações Corporativas) e já existem várias publicações noticiosas no site de Comunicações Corporativas. Se precisar de saber configurar este tipo de sites, consulte configurar o seu site do SharePointhub , Criar um site de comunicação no SharePoint Onlinee criar um site de equipa no SharePoint.

Crie o seu site de comunicações corporativas para notícias "oficiais" da organização

A criação do seu site de comunicação corporativa para notícias de organização "oficial" permite que notícias da Corporate Communications apareçam com ênfase para que os seus utilizadores saibam imediatamente que esta é uma notícia oficial da empresa, como neste exemplo:

Exemplo de notícias corporativas em um site

Para ativar esta funcionalidade e especificar o site para notícias de organização, um administrador SharePoint deve utilizar os comandos SharePoint Online Powershell:

https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/sharepoint-online/get-spoorgnewssite?view=sharepoint-psGet-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Criar notícias num site de equipa de departamentos

No site da equipa do seu departamento, irá adicionar a parte web do News à página três vezes. Cada parte da web apresentará diferentes informações de notícias com base em fontes e categorias de notícias. Para criar as categorias, adicione uma coluna à biblioteca Pages para permitir que os autores marquem as suas páginas com a categoria adequada.

Criar colunas para categorias

  1. No site da equipa do seu departamento, clique no link Páginas na navegação do site para ir à biblioteca Páginas.

  2. Selecione + Adicione coluna ou + à direita do nome da última coluna no topo das páginas.

    Exemplo de criação de uma coluna para categorias de notícias

  3. No campo Nome, insira o nome Post Type.

  4. No menu suspenso, escolha Escolha como o tipo de coluna.

  5. Fornecer duas opções: "Department News" e "Milestone".

  6. Clique em Guardar.

    Em seguida, vamos adicionar peças web de notícias à página inicial do site da equipa do departamento para mostrar notícias do departamento, notícias de marco e notícias do site corporativo.

Adicionar notícias do Departamento

  1. Adicione uma secção direita de um terço à página inicial.

  2. Na primeira coluna, adicione a parte da web news, e intitula-a de "Notícias do Departamento".

  3. Clique em Editar Botão Editar parte Web na barra de ferramentas da peça web.

  4. Desace as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Este site

    • Mostrar título e comandos: On

    • Layout: História principal

    • Filtro: Propriedades da página

    • Nome da propriedade: Post Type Equals Department News

  5. Clique em Aplicar para guardar as suas alterações.

Adicione notícias milestone

  1. Na mesma coluna, por baixo da parte web que acabaste de adicionar, adiciona a parte da Web news outra vez, e intitula-a de "Marcos".

  2. Clique em Editar Botão Editar parte Web na barra de ferramentas da peça web.

  3. Desace as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Este site

    • Mostrar título e comandos: On

    • Layout: Lado a lado

    • Filtro: Propriedades da página

    • Nome da propriedade: Post Type Iguals Milestones

  4. Clique em Aplicar para guardar as suas alterações.

Adicionar notícias corporativas

  1. Na segunda coluna (direita), adicione novamente a parte da web news, e intitula-a de "Notícias corporativas".

  2. Clique em Editar Botão Editar parte Web na barra de ferramentas da peça web.

  3. Desace as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Escolha selecione sitese, em seguida, selecione o seu site de notícias corporativas.

    • Mostrar título e comandos: On

    • Layout: Lado a lado

    • Filtro: Propriedades da página

    • Nome da propriedade: Post Type Iguals Milestones

  4. Clique em Aplicar para guardar as suas alterações.

Para testar o que fez até agora, crie várias publicações de notícias no site do departamento. Desa estade as propriedades da página nas suas páginas de histórias de notícias de modo a que em alguns o Post Type seja definido para Notícias do Departamento, e em outros, desa um tipo de post para marco. Para um atualização sobre a definição de propriedades para páginas, consulte Ver, editar e adicionar detalhes da página.

Esta é a página inicial do departamento depois de estar completa:

Exemplo de notícias em um site do departamento

Configurar o site de comunicação do seu departamento

Neste exemplo, as publicações de notícias criadas no site de comunicação devem ser aprovadas. Pode configurar a aprovação da página utilizando o Microsoft Flow. Dê ao Flow um nome que inclua o nome do site como "Aprovação de Página de Recursos Humanos" e dedi o aprovador a um funcionário do departamento de Comunicações Corporativas.

Painel de opção de aprovação de página

Em seguida, crie a página inicial do site para exibir notícias deste site.

  1. Na página inicial do site de comunicação do seu departamento, adicione uma parte da web news.

  2. Selecione editar Botão Editar parte Web na barra de ferramentas da peça web.

  3. Desace as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Este site

    • Layout: História principal

  4. Crie uma publicação noticiosa que gostaria de exibir na sua página inicial. Quando terminar, submeta a página para aprovação selecionando Submeter-se para aprovação no canto superior direito da página.

O funcionário designado como aprovador quando configurar o Flow receberá um e-mail que a página está à espera de aprovação. Assim que aprovarem a página, aparecerá na parte web do News no site de comunicação do seu departamento.

Vá em frente e crie várias publicações noticiosas neste site. Certifique-se de que cada página é submetida para aprovação e depois aprovada.

Neste exemplo, pode ver o tipo de notícias exibidas no site de comunicação departacional para o departamento de Recursos Humanos:

Exemplo de um site de comunicação do departamento

Configurar a página inicial do site do hub intranet

  • Adicione uma secção de duas colunas à página inicial do seu hub.

  • Na coluna esquerda, adicione a parte da web News.

    Selecione editar Botão Editar parte Web na barra de ferramentas da peça web.

  • Desace as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Escolha sites selecionadose, em seguida, escolha o site de Comunicações Corporativas.

    • Layout: História principal

  • Na coluna certa, adicione novamente a parte da web News.

  • Desace as seguintes opções no painel de propriedade da peça web:

    • Fonte de notícias: Todos os sites no centro

    • Layout: Notícias do hub

Quando terminar, deve ver apenas as publicações noticiosas da Corporate Communications no lado esquerdo da página, e publicações noticiosas de todos os sites associados ao hub na parte web à direita.

Exemplo de notícias enroladas em um site de hub

Desenvolver a sua própria estratégia noticiosa

Agora que viste como pôr uma estratégia específica a funcionar, podes pensar na tua própria estratégia. Aqui estão algumas perguntas a fazer a si mesmo, e à sua organização, para ajudá-lo a preparar:

  • Como é que as notícias são comunicadas atualmente? Como pode utilizar as mesmas pessoas ou processos que já tem no lugar ao utilizar a nova abordagem?

  • Que tipo de conteúdo noticioso quer partilhar?

  • Quem será a autora do conteúdo?

  • As notícias têm de ser aprovadas? Em caso afirmativo, qual deve ser o processo de aprovação?

  • Como é que as notícias são comunicadas atualmente?

Comunicações à escala da organização e do departamento

Em muitas organizações, já existe um meio formal de comunicar informação aos colaboradores em toda a organização. Além disso, em muitos casos, os colaboradores dentro de um departamento comunicam uns com os outros de uma forma menos formal. É importante pensar através destes processos porque, em alguns casos, pode continuar a utilizar as mesmas pessoas ou processos dentro de SharePoint.

Ao pensar em organizações de comunicação, pergunte a si mesmo os seguintes tipos de perguntas:

  • Alguém da sua organização cria e envia newsletters?

  • São enviados por e-mail? Em caso afirmativo, qual é o processo atual para que essa pessoa saiba quais as notícias que precisam de ser incluídas? Com que frequência são enviados os boletins?

  • Qual é o processo para determinar que notícias são incluídas e quais não? Quem toma esta decisão?

  • Qual é o processo de edição do conteúdo?

  • Qual é o processo para decidir que imagens são incluídas em histórias?

A nível departacional, pergunte a si mesmo este tipo de perguntas:

  • Há alguém cuja responsabilidade de trabalho inclua partilhar informações com o resto do departamento?

  • Os colaboradores partilham informações informalmente uns com os outros usando ferramentas como e-mail ou mensagens umas às outras?

  • Que conteúdo está a ser partilhado?

Tipos de conteúdo e sua relevância

O próximo passo na construção da sua estratégia noticiosa é avaliar o tipo de conteúdo noticioso que está a ser produzido pela sua organização. Tipos de notícias podem incluir:

  • "Nas notícias" histórias que notificam os funcionários de que a sua empresa ou organização tem imprensa pública, como aparecer numa publicação comercial ou num programa de notícias

  • Anúncios ou marcos da empresa, como o lançamento de um novo produto ou o início de uma nova iniciativa

  • Marcos dos empregados, como quando um empregado se casa, tem um filho, ou se aposenta

  • Informação que exige que os colaboradores tomem medidas, tais como inscrever-se para benefícios ou frequentar a formação

Ao pensar neste conteúdo, é importante pensar sobre relevância e importância para vários grupos dentro da sua organização. Por exemplo:

  • Todos na sua organização precisam saber quando podem se inscrever para benefícios. Isto é importante e relevante para todos.

  • As pessoas no Departamento de Finanças precisam de saber sobre novas leis relacionadas com as suas práticas contabilísticas. Isto é relevante e importante para eles. No entanto, não é relevante nem importante para ninguém na organização.

  • O Departamento de Vendas vai ter uma competição de culinária na sala de descanso na sexta-feira. Isto pode ser relevante para aqueles no departamento de Vendas, mas não é qualificado como importante, e ninguém na organização consideraria relevante ou importante.

O objetivo de pensar através do seu conteúdo é tomar nota de qual conteúdo precisa ser surgido de uma forma mais predominante, secundária, ou nem por isso. A forma como responde a esta pergunta pode depender de fatores como o tamanho da sua empresa. Se for uma pequena empresa, pode decidir que os marcos dos empregados devem ser exibidos em toda a empresa, enquanto uma empresa maior só pode mostrar isso aos empregados de um determinado departamento.

Quem está a fazer o que

Quem está a autorizar conteúdos noticiosos?

Em algumas organizações, o conteúdo noticioso é criado e gerido por uma pessoa central ou grupo de pessoas, como o departamento de Comunicações Corporativas. Esta abordagem centralizada cria uma abordagem simples para a autoria e gestão de conteúdos noticiosos, garantindo que apenas conteúdos importantes e relevantes são publicados para os colaboradores em toda a empresa. No entanto, esta abordagem reduz a quantidade de conteúdos noticiosos normalmente gerados porque requer o tempo intensivo de um indivíduo ou de um grupo de pessoas. Ao abrir o processo de publicação a outros da sua organização, está a capacitar outros para conteúdos noticiosos de autor. Os conteúdos noticiosos criados pelos utilizadores nos seus próprios departamentos serão mais recentes e mais focados nas suas atividades de departamento, aumentando a relevância do conteúdo.

Quem está a aprovar o conteúdo noticioso?

Uma vez que permite que outros criem conteúdo noticioso, é possível que sejam criados conteúdos que não se adequam aos seus critérios para conteúdos de qualidade. Isso pode incluir conteúdo que tenha erros ortográficos e gramaticais, utilize linguagem imprópria, ou simplesmente seja irrelevante. Pode decidir implementar um processo de aprovação para garantir que o conteúdo satisfaz os critérios necessários para a sua publicação.

Como é que os utilizadores vão consumir notícias usando SharePoint ?

Tradicionalmente, os sites intranet foram construídos com o pressuposto de que os utilizadores iriam navegar para a página inicial intranet e consumir notícias lá. Neste cenário, seriam apresentadas importantes notícias da empresa na página inicial, com um feed adicional de notícias que foram agregadas a partir de sites departameiros. Este é um cenário de "pull", em que o conteúdo "oficial" (muitas vezes importante e relevante para todos os colaboradores) é exibido e o conteúdo agregado é "retirado" de outros sites departames. Em muitos casos, no entanto, os utilizadores já não navegam para a página inicial intranet. Os utilizadores podem simplesmente navegar diretamente para a página inicial do seu site departacional, uma vez que esse site contém a maioria das informações que consideram relevantes. Em alguns casos, as organizações podem optar por implementar um cenário de "push", onde a informação oficial é "empurrada" para o seu site departacional e é exibida ao lado de notícias que foram criadas apenas no seu departamento.

Se a sua organização estiver a usar sites hub, pode agregar conteúdos noticiosos ao nível do hub. Se a sua organização implementou vários hubs, é importante pensar em como estes jogam na sua estratégia de notícias gerais. É prática comum criar um site de departamento interno e externo. O site do departamento interno é tipicamente um site de equipa SharePoint ligado a grupo. Aquele site destina-se apenas a membros daquele departamento. No entanto, existe também um site público SharePoint de comunicação, que é usado para comunicar informações desse departamento para fora de toda a organização.

Utilizando este modelo, todos os utilizadores irão ver todas as publicações de notícias criadas em sites de comunicação departacionais, mas os utilizadores apenas verão publicações de notícias criadas nesses sites de equipas a que pertencem.

Também é importante pensar nos outros locais onde os utilizadores possam ter conteúdos noticiosos para consumidores. Os utilizadores podem ler notícias usando a aplicação SharePoint no seu dispositivo móvel e na página SharePoint no Office 365. Além disso, é possível que um proprietário do site crie uma newsletter de notícias recentes que podem ser enviadas para os utilizadores, ou para os utilizadores publicarem notícias de um site de SharePoint ligado a grupos para um canal microsoft Teams.

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