Aplicar etiquetas de retenção a ficheiros no SharePoint ou no OneDrive

Pode aplicar etiquetas de retenção a ficheiros no SharePoint e no OneDrive, quer individual quer coletivamente. 

As etiquetas que vê foram personalizadas pela sua organização. Se tiver dúvidas sobre que etiqueta deve aplicar, contacte o suporte técnico ou departamento de TI.  

Aplicar uma etiqueta de retenção a um item

No OneDrive ou numa biblioteca do SharePoint, pode aplicar uma etiqueta de retenção a um ficheiro, por exemplo, um documento do Microsoft 365 criado no Word, PowerPoint, Excel ou bloco de notas do OneNote. Também pode etiquetar ficheiros que não sejam do Office, como, por exemplo, um documento PDF ou um ficheiro de imagem. Ositens de lista do SharePoint também podem ser etiquetados.

Também pode aplicar uma etiqueta a uma biblioteca ou pasta. Quando etiqueta uma biblioteca ou pasta, essa etiqueta de retenção é aplicada por predefinição aos ficheiros não etiquetados nessa pasta. Saiba mais sobre as etiquetas predefinidas do SharePoint.

Aplicar uma etiqueta no OneDrive ou SharePoint

1. Selecione o item. 
2. No canto superior direito, selecione Botão Abrir o painel de detalhes
   
3. Em Aplicar etiqueta, selecione Escolher uma etiqueta para abrir a lista de opções.
      
4.  Selecione a etiqueta de retenção adequada para o seu documento. (Para saber mais sobre as diferenças entre as etiquetas, pode apontar para cada uma delas para ver uma descrição da mesma e o respetivo período de retenção.)
5. Se aparecer uma opção Guardar , selecione-a.

Definir uma etiqueta de retenção predefinida para uma biblioteca de documentos do SharePoint

1. Abra a biblioteca de documentos.
2. Junto ao canto superior direito da janela, selecione o ícone Definições:  
3. Selecione Configurações da biblioteca.
4. Na página Definições , em Permissões e Gestão, selecione Aplicar etiqueta aos itens nesta lista ou biblioteca.
5. Na página Aplicar Etiqueta , selecione a caixa pendente e, em seguida, selecione a etiqueta que pretende aplicar.
   A etiqueta que selecionar será automaticamente aplicada a todos os novos ficheiros adicionados à biblioteca de documentos a partir de agora.
6. Opcional: para aplicar automaticamente a etiqueta a todos os ficheiros atualmente na biblioteca de documentos, selecione Aplicar etiqueta a itens existentes na biblioteca.
7. Selecione Guardar.

Criar uma vista que contenha etiquetas de retenção

No SharePoint (e no Teams, mas não no OneDrive), pode criar uma vista da biblioteca que contém a coluna Etiquetas ou que o item é uma coluna Registo . Esta vista permite-lhe ver rapidamente as etiquetas de retenção atribuídas a todos os itens e que itens são registos. Repare, no entanto, que não pode filtrar a vista pelo item é uma coluna Registo . Eis como criar essa vista.

Comece por tornar a coluna Etiqueta de Retenção visível:

1. Na parte superior de qualquer coluna, selecione a seta para baixo e, em seguida, selecione Definições>de Coluna Mostrar/ocultar colunas.

   

2. No painel Editar visualização de colunas , selecione a caixa da Etiqueta de Retenção.

   

3. Quando terminar, selecione Aplicar.

Se quiser, pode guardar a vista para acesso rápido mais tarde:

1. Na extremidade direita da barra de comandos, selecione Opções de visualização>Guardar vista como:

   

2. Atribua um nome à vista.

3. Selecione se pretende que a vista seja pública, para que possa ser vista por outras pessoas.

4. Selecione Guardar.

Algumas ações não são permitidas para itens etiquetados

Quando um item tem uma etiqueta de retenção, algumas ações não são permitidas, consoante as definições que o seu administrador escolheu. 

Se vir uma mensagem no SharePoint a indicar que não pode editar um item etiquetado, é porque foi etiquetado como um registo. Poderá conseguir editar este item se primeiro o desbloquear. Consulte a secção seguinte para obter instruções.

Bloquear ou desbloquear um registo

Algumas etiquetas de retenção têm a capacidade de "bloquear" um item porque é um registo que tem de ser preservado. Isto impede, por exemplo, que o item seja eliminado. Para coisas como contratos, esta é uma medida importante de manutenção de registos. No entanto, poderá conseguir desbloquear itens para que possam ser revistos ou atualizados com uma nova versão. 

1. Na biblioteca ou lista, selecione o item que pretende bloquear ou desbloquear.
2. Perto do canto superior direito da janela, selecione Abrir o painel de detalhes:
   
3. No painel Detalhes , em Status do registro, selecione Bloqueado.
4. É apresentado um controlo de alternar junto ao nome da definição. Clique no botão de alternar para alternar de Bloqueado para Desbloqueado ou vice-versa.
   

Uma vez desbloqueado o item, pode editá-lo. Quando terminar a edição, também pode bloquear novamente o item ao seguir os passos acima e voltar a colocar o estado do Registo como Bloqueado. 

Consulte Também

Para administradores: compare as restrições para as ações permitidas ou bloqueadas