Como pesquisar e usar palavras-chave no Centro de Descoberta eletrônica

Artigo
03/08/2023

APLICA-SE A: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint no Microsoft 365

Palavras-chave ajudam você a reduzir o conteúdo específico que você produz por meio da exportação para um caso de descoberta eletrônica. Ao criar pesquisas focadas, você aumenta a probabilidade de que o conteúdo seja aplicável a um caso e reduza a quantidade de conteúdo necessária para gerenciar.

Sua organização poderá criar um caso de descoberta eletrônica se receber uma solicitação de evidências potenciais para dar suporte a litígios, uma auditoria ou uma investigação.

Saiba mais sobre eDiscovery (Standard) para SharePoint.

Filtros e consultas

Depois de criar um caso, você adicionará Conjuntos de Descoberta a ele. Os Conjuntos de Descoberta contêm as fontes de conteúdo - como subsites do SharePoint - que podem ser relevantes para um caso. Os filtros ajudam você a reduzir a origem, como por palavras-chave, um intervalo de datas de início e término, domínios ou por autor ou remetente.

Depois de identificar fontes potenciais, as consultas ajudam a refinar ainda mais o conteúdo que você deseja exportar para revisar ou fornecer a um advogado e/ou à parte solicitante. Você pode construir seu filtro usando palavras-chave, intervalos de datas, autor/destinatários, domínios e pesquisas de proximidade.

Observação

Para que o conteúdo seja descoberto, ele deve ser rastreado pela pesquisa. Para obter mais informações sobre os tipos de arquivo padrão que estão rastreados, consulte o artigo Extensões de nome de arquivo rastreado padrão e tipos de arquivo analisados no SharePoint Server 2013.

Operadores e proximidade em palavras-chave

Operadores especiais, tais como boolianos e de proximidade, podem ser usados para criar relações entre várias palavras-chave. Os operadores devem ser escritos em letras maiúsculas. Se precisar usar vários operadores, você pode agrupá-los com parênteses para determinar a ordem na qual eles serão aplicados.

Por exemplo, você pode estar procurando conteúdo com o termo executivo, mas não deseja encontrar o termo quando ele aparece no título de um relatório frequente em sua organização chamado Resumo Executivo. Quando você usa o resumo not executivo de frase, você pode reduzir o número de itens retornados de 300 para 188, já que você está eliminando todos os documentos que contêm a palavra Resumo.

Observação

Quando duas palavras são especificadas sem nenhum operador, existe um E implícito. Por exemplo: o verme lanoso é o mesmo que o verme E lanoso .

Uso	To	Exemplo
`AND`	Localizar conteúdo que tenha todas as palavras ou frases que ele separa.	`risk AND value AND VAR` localiza o conteúdo que contém todas as três palavras.
`OR`	Localizar conteúdo com alguma das palavras ou frases que ele separa.	`risk OR VAR` encontra todo o conteúdo que contém uma palavra.
`NOT`	Excluir o conteúdo com o termo em uma frase.	`Executive NOT Summary` encontra todo o conteúdo que contém a frase Executivo, a menos que o conteúdo também contenha o termo Resumo.
`( )`	Agrupar palavras ou frases para mostrar a ordem na qual elas serão aplicadas.	`(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)`
`NEAR(n)`	Encontrar palavras que estejam próximas de outra, sendo n igual ao número de palavras que as separam. Se nenhum número for especificado, a distância padrão será de oito palavras.	`Mid NEAR(5)` O Office encontra o Mid and Back Office e o Mid-Office e Mid, Back e Front Office.

Usando curingas

Os caracteres curinga podem ajudá-lo a expandir suas palavras-chave para incluírem termos que contenham parte de uma palavra-chave ou termos que tenham ortografias alternativas.

Uso	To	Exemplo
* no final da palavra	Encontre termos que contenham a palavra raiz e quaisquer letras extras.	"risc*" localiza risco, riscos, riscando, riscar e riscado

Regras básicas para o uso de palavras-chave em filtros e consultas

Um filtro ou uma consulta de conteúdo pode incluir palavras, frases citadas e termos que usam palavras-chave e propriedades. Separe esses termos com espaços.
Palavras comumente usadas, como os números, por e por, e de um dígito são ignoradas.
Quando uma frase está entre aspas, a pesquisa retorna um conteúdo do escopo escolhido com a frase exata que foi digitada. Se houver qualquer variação entre a frase entre aspas e o conteúdo real, o conteúdo não será localizado.
Operadores (por exemplo, operadores boolianos) - como OR e AND - devem ser gravados como todos os maiúsculas.
Se uma propriedade do conteúdo do SharePoint não estiver listada no menu suspenso Especificar Propriedade , você poderá pesquisá-la com palavras-chave. Inclua um valor de propriedade entre aspas para encontrar uma correspondência exata, ou deixe o valor sem aspas para encontrar correspondências parciais que comecem com as letras inseridas. Por exemplo, se você procurar o nome do arquivo:"Orçamento" (com aspas), sua pesquisa retornará um arquivo chamado "Budget.xlsx". Uma pesquisa por nome de arquivo:orçamento (sem aspas) também retornará os arquivos "Budget_Current.xlsx" e "Budget_Next.xlsx".

Observação

Uma consulta deverá incluir um termo a ser encontrado. Consultas que consistam somente em termos a serem excluídos produzirão uma mensagem de erro.

Exemplos

Palavras-chave	Resultados de exemplo
`Executive Briefing`	Qualquer conteúdo que contenha o Executivo e o Briefing, em qualquer lugar no documento, página, mensagem ou metadados.
`"Executive Briefing"`	Qualquer conteúdo que contenha a frase exata "Briefing Executivo" em qualquer lugar no documento, página ou mensagem.
`"Executive Briefing" AND "Executive Summary"`	Qualquer conteúdo que contenha as frases exatas "Briefing Executivo" e "Resumo Executivo" em qualquer lugar no documento, página, mensagem ou metadados.
`filename:budget`	Qualquer arquivo com orçamento em seu nome de arquivo, como orçamento de 2014 projections.docx, orçamento de 2015 priorities.pptx, orçamento de 2014 planning.xlsx, orçamento de 2014 review.xlsx de orçamento e assim por diante
`filename:2014 budget filetype:xlsx`	Planilhas do Excel que contêm a frase orçamento de 2014, como "orçamento de 2014 planning.xlsx" e "orçamento de 2014 review.xlsx"

Escopo de consulta

Uma consulta pode se aplicar a todo o conteúdo em um caso, a conjuntos de descoberta eletrônica específicos ou a uma fonte de conteúdo específica (como conteúdo da Web ou um fileshare) em um conjunto de descoberta eletrônica. O estreitamento do escopo pode ajudá-lo a identificar o conteúdo certo, especialmente se o caso for grande e a pesquisa retornar em outras fontes ou conjuntos de descoberta eletrônica não forem relevantes.

Importante

Quando as opções Selecionar fontes são selecionadas , todos os filtros que podem ter sido adicionados como parte do conjunto de descobertas não serão incluídos.

Para definir o escopo de uma consulta, clique em Modificar Escopo de Consulta e selecione Todo o conteúdo do caso, Selecione Conjuntos de descoberta eletrônica ou Selecionar fontes.

A opção Todos os casos de conteúdo inclui todo o conteúdo da lista de fontes, com todos os filtros de conjunto de descoberta eletrônica aplicados. Você também pode incluir mais locais de conteúdo ao definir o escopo da consulta.

Exibir e solucionar problemas de consultas

Depois de executar uma consulta, você pode exibir os resultados do SharePoint por relevância para a consulta ou pela data mais antiga ou mais recente. Você pode ver uma visualização do documento pairando sobre seu título.

Para restringir quais itens são exportados, você pode refinar ainda mais os resultados por extensão de arquivo e por propriedade, como Autor ou Título.

Na caixa de diálogo consulta, clique no link Opções avançadas de consulta . Você pode ver sua sintaxe de consulta subjacente para o SharePoint, as fontes de conteúdo incluídas em sua consulta, todos os filtros para sua consulta e quaisquer refinamentos.