Os sete pecados capitais dos Cronogramas do Project

Este artigo faz parte da nossa coleção "From the Trenches".

Este artigo aborda erros comuns que são cometidos em agendas de projetos e oferece conselhos práticos. Ele fornece conselhos práticos e recomendações relevantes para qualquer versão do Microsoft Project.

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Os sete pecados capitais dos Cronogramas do Project

O agendamento nunca é um componente simples de um projeto; no entanto, nos últimos 20 anos, tenho repetidamente enfrentado os mesmos problemas básicos em todas as organizações para as quais trabalhei ou consultei em relação aos seus agendamentos. Aqui eu coloco os sete pecados mortais dos agendamentos do projeto e fornecê-lo alguns antídotos. Minha esperança é que você use este conselho para estabelecer as bases certas para o gerenciamento de projetos bem-sucedido ao usar agendamentos.

Pecado nº 1: a agenda é muito complexa!

Quando você tem uma agenda que tem mais linhas que correm de norte a sul do que da esquerda para a direita, você tem um problema. Se levar semanas ou dias para as partes interessadas entenderem sua agenda, o modelo será muito complexo. Se é muito difícil explicar aos executivos ou mesmo à sua equipe, então como você pode esperar que alguém se beneficie disso?

Como você sabe se seu projeto é muito complexo? Pergunte a si mesmo como é fácil encontrar o caminho crítico em sua agenda.

Pecado #2: sua agenda tem muitas tarefas

Isso, mais do que tudo, contribuirá para que os agendamentos caiam no esquecimento. Os gerentes de projeto de alguma forma têm a impressão de que uma agenda precisa ser uma lista de verificação de tudo o que precisa ser feito. Itens de tarefas e lembretes para si mesmo não pertencem a uma estrutura de divisão de trabalho. Essa abordagem derrota completamente toda a finalidade de uma agenda que representa um modelo do seu projeto.

Para ilustrar o ponto, deixe-me compartilhar um exemplo. Suponha que você seja a pessoa do suprimento de madeira ou o quadro que vai erguer uma casa que está sendo construída. Você precisa saber quando entregar seu pacote de madeira ou quando aparecer com sua equipe para começar a trabalhar. Normalmente, isso ocorre quando a fundação é concluída.

Você pode criar uma agenda como esta:

Ou um assim:

Se você fosse o construtor e agendador, qual abordagem você preferiria ter que atualizar e manter seus reais?

Agora imagine que você tem 30 casas em construção ao mesmo tempo. Qual você prefere?

Isso não quer dizer que todas as outras tarefas listadas não sejam importantes ou que outras tarefas não precisem ser feitas. A verdadeira questão aqui é como rastreá-la e mantê-la. Você também pode apenas listar as tarefas de detalhes como uma observação para a tarefa de uma linha mostrada acima.

Aqui está minha regra geral, que eu uso do livro de Eric Uyttewaal, Agendamento de Previsão com o Microsoft Project 2010: a duração mínima é um por cento da duração do projeto; o máximo é 10% da duração.

Pecado #3: sua lógica de rede está incompleta ou não é dinâmica

A lógica de rede incompleta é o motivo número um pelo qual os agendamentos não são previstos corretamente ou evoluem dinamicamente. Poucas dependências são responsáveis por isso. O uso de muitas restrições também prejudicará muito a natureza dinâmica de uma rede adequadamente definida. Se você vir principalmente restrições na coluna de indicadores, isso indica que talvez você não saiba realmente o que está fazendo. Os gerentes de projeto geralmente fazem questão de ocultar essa coluna para ocultar que eles têm muitas restrições em sua agenda.

Este é um teste fácil para você. Encontre o caminho crítico em sua agenda (se não puder, você já tem um grande problema), em seguida, faça uma das tarefas incompletas mais longas no início da agenda e dobre a duração. A data de término do projeto muda? Caso contrário, você não tem uma agenda de trabalho. Você não poderá se beneficiar dos locatários básicos de ter uma agenda dinâmica que você pode usar para prever tarefas e períodos de tempo e para você como gerente de projeto para controlar melhor os resultados.

Pecado #4: sua agenda não está na linha de base

Não basear uma agenda dificultará, se não impossível, medir a variação. O baselining ajuda a capturar sua agenda antes de começar a trabalhar e permite que você aprenda com as variações quando a realidade se instala. Se você não pode medi-lo, então você não pode controlá-lo.

Pecado nº 5: sua agenda não é atualizada

A grande maioria dos agendamentos que vi estão desatualizados. Os gerentes de projeto geralmente abandonam a agenda depois que o projeto estiver em andamento e se encontram combatendo incêndios durante a execução. A probabilidade de isso acontecer aumenta significativamente se o cronograma for muito detalhado e exigir muito trabalho para mantê-lo atualizado. Resumindo: se você não atualizar sua agenda, perdeu a capacidade de prever datas futuras.

Sin #6: sua agenda não tem atribuições de recurso ou elas estão alocadas em excesso

Muitas vezes, os agendamentos são criados sem nenhuma atribuição de recurso. Isso pode fazer uma bela imagem, mas também pode dar a falsa impressão de que a linha do tempo é alcançável. Se os recursos forem adicionados e, em seguida, nivelados, uma linha do tempo totalmente diferente poderá surgir.

Quando os recursos são atribuídos, mais frequentemente do que não quando se olha "sob o capô" (usando a exibição de uso de recursos), eles são grosseiramente alocados. Se você começar com unidades fixas fora da caixa, começará com o pé errado. Aproveite o tempo para avaliar se você fez atribuições realistas em termos de tempo e trabalho alocados dentro da capacidade de uma pessoa.

Além disso, mostre extrema cautela ao usar o recurso de nivelamento de recursos automático. É melhor usado no modo manual. E usar uma solução corporativa que dê visibilidade a outras cargas de trabalho de projeto deve aumentar sua confiança de que as tarefas podem ser feitas.

Pecado nº 7: você não sabe quais tipos de tarefa são

Se você não entender como funciona o mecanismo de agendamento do projeto e como os tipos de tarefa funcionam na equação

Duração * Unidades = Trabalho

você estará sempre arrancando seu cabelo e ficando frustrado com a ferramenta.

Se você não receber a mensagem, recomendo obter um bom recurso e estudá-la. Agendamento de previsão com o Microsoft Project 2010 é um bom lugar para começar.

Sobre o autor

Com mais de 25 anos de experiência em gerenciamento de projetos, Kevin Watson, PMP, MCT, MCTS, é faixa preta no Microsoft Project e no Microsoft Project Server. Kevin traz uma combinação exclusiva de gerenciamento de projetos e servidor de projeto para o campo, onde ele é consultor sênior com a Microsoft. Contate-o em kevinw@microsoft.com.