Adicionar funcionários ao Bookings

A página Docentes no Bookings é onde cria a sua lista de docentes e gere os detalhes dos docentes, como o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail. Também pode definir o horário de trabalho para cada docente a partir daqui.

Antes de começar

Embora o Bookings seja uma funcionalidade do Microsoft 365, nem todos os membros da sua equipa têm de ter uma conta do Microsoft 365. Todos os docentes têm de ter um endereço de e-mail válido para que possam receber reservas e agendar alterações.

Relógio: Adicionar a sua equipa ao Bookings

Passos

1. Na home page do Bookings, selecione o seu calendário na home page.

2. Aceda à opção pessoal no painel esquerdo, selecione Pessoal e, em seguida, Adicionar nova equipa.

3. Ao adicionar docentes da sua organização, escreva o respetivo nome no campo de pesquisa e selecione-os quando forem apresentados no menu pendente. Os outros campos serão preenchidos automaticamente.

   Nota

   Para adicionar docentes externos à sua organização, preencha manualmente o respetivo e-mail e outras informações. Os funcionários externos ao seu inquilino não poderão partilhar informações de disponibilidade com o Bookings.

4. Para cada membro da equipa, selecione uma função: Membro da equipa, Agendador, Visualizador ou Convidado.

   • O membro da equipa pode gerir as reservas no seu próprio calendário e a sua disponibilidade na caixa de correio de reserva. Ao adicionar ou editar uma reserva no respetivo calendário, estes serão atribuídos como funcionários.
   • O Scheduler pode gerir as reservas no calendário e os detalhes do cliente. Têm acesso só de leitura às definições, ao pessoal e aos serviços.
   • O visualizador pode ver todas as reservas no calendário, mas não pode modificá-las ou eliminá-las. Têm acesso só de leitura às definições.
   • O convidado pode ser atribuído a reservas, mas não pode abrir a caixa de correio de reserva.

5. Selecione Notificar todos os funcionários por e-mail quando for criada ou alterada uma reserva atribuída aos mesmos para ativar e-mails de docentes. Segue-se um e-mail de exemplo:

   

6. Selecione Eventos no calendário do Microsoft 365 que afetam a disponibilidade se quiser que as informações de disponibilidade dos calendários dos docentes afetem a disponibilidade dos serviços de reservas através do Bookings.

   Por exemplo, se um docente tiver uma reunião de equipa ou um compromisso pessoal agendado para as 15:00 de uma quarta-feira, o Bookings mostrará que o docente não está disponível para ser reservado nesse intervalo de tempo. Esse tempo será apresentado como ocupado ou em modo de tentativa na vista Página do Bookings, conforme mostrado no exemplo abaixo.

   

   Importante

   Recomendamos vivamente que deixe esta definição ativada (está ativada por predefinição) para evitar reservas duplas e otimizar a disponibilidade dos seus docentes.

7. Selecione Utilizar horas úteis para definir todos os horários reserváveis para que os seus docentes estejam apenas dentro do horário comercial definido na secção Horário de expediente na página Informações Comerciais.

   Ao desselecionar esta caixa, a equipa pode receber horas personalizadas que limitam ainda mais quando podem ser reservadas. Isto é útil para cenários em que um docente só pode estar no local terças e quartas-feiras, ou dedica as suas manhãs para um tipo de compromissos, e suas tardes para outros tipos.

   Nota

   O Bookings suporta até 100 funcionários numa Página do Bookings.

Tornar um utilizador do Bookings um superutilizador sem os adicionar como Docentes no Bookings

Poderá querer adicionar uma pessoa à sua lista de docentes no Bookings sem disponibilizá-la a clientes ou clientes. Assim que os tornar um superutilizador, estes tornar-se-ão administradores da caixa de correio de reserva. Ser administrador de uma caixa de correio de reserva é definido como tendo acesso total e permissões de envio como para a caixa de correio de reserva.

1. Ligue-se ao Microsoft 365 com o PowerShell.

2. Com o PowerShell, atribua acesso total com os seguintes comandos:

   Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false
   

   Por predefinição, a caixa de correio é mapeada automaticamente para o Outlook. Se não quiser que a caixa de correio de reserva seja apresentada no Outlook do utilizador, atribua acesso total com os seguintes comandos:

   Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false -AutoMapping:$false
   

3. Em seguida, execute este comando para atribuir permissões send-as.

   Add-RecipientPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -Trustee <adminusers@emailaddress> -AccessRights SendAs -Confirm:$false
   

Eis um exemplo do comando do PowerShell para adicionar Allie Bellew à caixa de correio de reserva da creche Contoso.

1. Primeiro, execute este comando:

   Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
   

   Por predefinição, a caixa de correio é mapeada automaticamente para o Outlook. Se não quiser que a caixa de correio de reserva seja apresentada no Outlook do utilizador, atribua acesso total com os seguintes comandos:

   Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false -InheritanceType All
   

2. Em seguida, execute este comando:

   Add-RecipientPermission -Identity "daycare@contoso.com" -Trustee "Allie Bellew" -AccessRights SendAs -Confirm:$false
   

Allie Bellew tem agora acesso de administrador, mas não aparece como funcionário reservável no Bookings.