Utilizar um leitor de ecrã para exportar dados do Excel para bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Símbolo de leitura em voz alta com a etiqueta Conteúdo para leitores de ecrã. Este tópico é sobre a utilização de um leitor de ecrã com o Office

Este artigo destina-se a pessoas com dificuldades visuais que utilizam um programa de leitor de ecrã com os produtos do Office e faz parte do conjunto de conteúdos de Acessibilidade do Office. Para obter mais ajuda geral, consulte a Home page do Suporte do Office.

Utilize Access com o seu teclado e um leitor de ecrã para importar uma folha de cálculo Excel para Access ou ligue de uma base de dados de ambiente de trabalho Access a uma folha de cálculo Excel. Testámo-lo com o Narrador, JAWS e NVDA, mas poderá funcionar com outros leitores de ecrã, desde que sigam padrões e técnicas comuns de acessibilidade.

Notas: 

Neste tópico

Preparar a folha de cálculo do Excel para importação ou ligação

Antes de levar os dados de uma folha de cálculo Excel para Access, aproveite um momento para rever a folha de cálculo e decidir como pretende importar dados da sua parte.

  • Decida se pretende ligar ou importar toda a folha de cálculo ou apenas uma parte dela. Se quiser levar apenas uma parte de uma folha de cálculo para Access, pode definir uma gama de nomes que inclui apenas as células que pretende trazer. Para obter instruções, vá a utilizar um leitor de ecrã para nomear uma célula ou intervalo de dados no Excel.

  • Certifique-se de que a folha de cálculo Excel se encontra em formato de ficheiro plano para que o assistente possa manusear facilmente os dados nele. Por exemplo, corrija possíveis valores de erro, remova colunas e linhas em branco desnecessárias e verifique se cada coluna contém o mesmo tipo de dados em cada linha. Para obter informações mais detalhadas sobre como preparar a importação ou ligação, consulte a folha de cálculo preparar, preparar os dados do Excel e resolução de problemas em falta ou valores incorretos na Importação ou ligação aos dados num livro do Excel.

Preparar a base de dados de destino Access para importação

Antes de importar dados de uma folha de cálculo Excel, aproveite um momento para verificar se o destino Access base de dados está pronto para a importação e decida como pretende armazenar os dados importados.

  • Certifique-se de que o destino Access base de dados não é apenas de leitura e que tem permissões para escoar alterações na base de dados.

  • Decida se pretende armazenar os dados numa tabela nova ou existente:

    • Se optar por armazenar os dados numa nova tabela, Access cria uma tabela e adiciona os dados importados a esta tabela. Se já existir uma tabela com o nome especificado, Access substitui o conteúdo da tabela com os dados importados.

    • Se optar por adicionar os dados a uma tabela existente, as linhas da folha de cálculo Excel são anexadas à tabela especificada.

  • Se decidir anexar os dados Excel a uma tabela de Access existente, certifique-se de que a estrutura e as definições de campo nos dados de origem em Excel correspondem às da tabela de destinos em Access. Para abrir a tabela Access no Design View para inspeção, prima Alt+H, W, D. Verifique a tabela contra a lista de verificação na secção de base de dados de destino, passo 2, em Importação ou link para dados num livro do Excel.

Importar os dados

Quando importa dados, Access cria uma cópia dos dados numa tabela nova ou existente sem alterar a folha de cálculo Excel fonte.

Nota: Pode precisar de um colega para o ajudar no passo 9 para selecionar o campo que pretende editar.

  1. Feche a fonte Excel livro, se estiver aberto.

  2. Abra o destino Access base de dados onde os dados importados serão armazenados.

    Sugestão: Se quiser criar uma nova base de dados em branco, prima Alt+F, N, L.

  3. Para abrir a caixa de diálogo Get External Data - Excel Spreadsheet, faça uma das seguintes dependendo da versão Access que está a utilizar:

    • Na versão de subscrição Microsoft 365 ou Access 2019, prima Alt+X, N, 1, depois F e X.

    • Em Access 2016 ouAccess 2013, prima Alt+X para ir ao separador Dados Externos. Prima a tecla 'Guia' até chegar ao grupo 'Link' Import &, prima a tecla de seta direita até ouvir "Excel" e prima Enter.

    O Get External Data - Excel Caixa de diálogo da folha de cálculo abre.

  4. Na caixa de diálogo Get External Data - Excel Spreadsheet, faça um dos seguintes para especificar o ficheiro Excel que contém os dados que pretende importar:

    • Para mover o foco para o campo de texto do nome de ficheiro, prima F e, em seguida, cole ou digite o caminho para o ficheiro Excel.

    • Para procurar o ficheiro, prima R. A caixa de diálogo 'File Open' abre. Navegue para o ficheiro que pretende e quando estiver no ficheiro, prima Enter para selecioná-lo.

  5. Para especificar como pretende armazenar os dados importados, faça um dos seguintes:

    • Se pretender armazenar os dados numa nova tabela, prima I para me deslocar e selecionar os dados de origem da Importação para uma nova tabela na opção atual de base de dados. Posteriormente, ser-lhe-á pedido para atribuir um nome a esta tabela.

    • Se pretender anexar os dados a uma tabela existente, prima A para se deslocar e selecione o apêndice de uma cópia dos registos para a opção tabela. Para selecionar a tabela, prima uma vez a tecla 'Guia'. O foco passa para a lista de tabelas. Prima a tecla de seta Alt+Down para expandir a lista, prima a tecla de seta para cima ou para baixo até ouvir a tabela desejada e prima Enter para selecioná-la. Esta opção não estará disponível se a base de dados não tiver tabelas.

  6. Prima a tecla 'Guia' até chegar ao botão OK e prima Enter. Começa o Assistente da Folha de Cálculo de Importação.

    Sugestão: Se o leitor de ecrã não ler automaticamente as janelas do assistente, prima a tecla SR+W.

  7. Se a fonte Excel livro tiver apenas uma folha de cálculo e sem intervalos, pode avançar para o passo seguinte. Se o livro contiver mais de uma folha de cálculo ou uma gama nomeada, faça uma das seguintes para selecionar a folha de cálculo ou a gama para importar:

    • Para selecionar uma folha de cálculo, prima Alt+W, prima a tecla Separador uma vez, prima a tecla de seta para baixo até ouvir a folha de cálculo desejada e prima Enter para selecioná-la.

    • Para selecionar um intervalo nomeado, prima Alt+R, prima a tecla Separador uma vez, prima a tecla de seta para baixo até ouvir o alcance que deseja e prima Enter para selecioná-lo.

    A próxima janela do feiticeiro abre-se.

  8. Se a primeira linha da folha de cálculo ou intervalo de origem contiver os nomes de campo, prima I para mover-se e selecione a opção Primeira Linha Contém Títulos de Coluna. Prima Insira para mover o foco para a próxima janela do assistente.

    Se estiver a anexar dados a uma tabela existente, pode proceder ao passo 11.

  9. Na nova janela do assistente, pode especificar informações sobre cada campo que está a importar, se necessário. O primeiro campo na folha de cálculo ou gama é selecionado. Pode fazer o seguinte:

    • Para alterar o nome do campo atual, prima Alt+M e digite o novo nome.

    • Para alterar o tipo de dados do campo, prima Alt+T. O foco passa para a lista de Tipo de Dados. Para expandir a lista, prima a tecla de seta Alt+Down. Pressione a tecla de seta para baixo até ouvir o valor que deseja e, em seguida, prima a tecla Separador uma vez.

    • Para alterar se o campo está indexado ou não, prima Alt+I. Ouve-se o valor atual. Para expandir a lista, prima a tecla de seta Alt+Down. Pressione a tecla de seta para baixo até ouvir o valor que deseja e, em seguida, prima a tecla Separador uma vez.

    • Se não quiser importar o campo atual, prima Alt+S para se deslocar e selecione a opção campo não importa.

    Para selecionar outro campo, prima F6 até ouvir "Pane", e peça a um colega que o ajude a selecionar o campo que deseja. Modifique os campos como descrito acima. Uma vez feito, prima Enter para passar para a próxima janela do assistente.

  10. Adicione uma chave primária para a nova tabela. A chave primária identifica os registos na sua tabela para que possa recuperar dados mais rapidamente. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Para deixar Access adicionar a tecla primária, prima A.

    • Para escolher a sua própria tecla primária, prima C. Para definir a tecla a utilizar, prima a tecla Separador uma vez. O foco passa para a lista de chaves. Para expandir a lista, prima a tecla de seta Alt+Down. Pressione a tecla de seta para cima ou para baixo até ouvir a chave que deseja.

    • Se não quiser usar as teclas primárias, prima O.

    Para mover a última janela do assistente, prima Enter.

  11. A janela final do feiticeiro abre-se. O foco está na caixa de Importação para Mesa, e ouve-se o nome atual da tabela de destino. Se quiser alterar o nome da tabela, escreva um novo nome e prima Enter para finalizar a importação.

    Nota: Se ouvir um alerta de que a tabela já existe e se pretende substituir a tabela existente com os dados importados, prima Y. Se quiser mudar o nome da tabela, prima N. Press Alt+I para mover o foco de volta para a caixa De Importação para Mesa, digite outro nome de tabela e prima Enter.

  12. Se a importação tiver sido total ou parcialmente bem sucedida, Access apresenta o estado de importação. Access também lhe pede que guarde as medidas de importação para repeti-las rapidamente sem o assistente de importação. Para selecionar esta opção, prima Alt+V. Para citar os passos de importação, prima Alt+A e escreva um nome para a operação de importação. Para poupar os passos de importação, prima Alt+S.

    Se a importação falhar, ouve-se "Ocorreu um erro ao tentar importar ficheiro", seguido do nome do ficheiro. Prima Entrar para sair da mensagem de alerta.

Criar um link para dados no Excel

Utilize o Assistente de Folha de Cálculo link para criar um link de uma base de dados Access para dados em Excel, para que possa utilizar as ferramentas de consulta e reporte em Access sem ter de manter uma cópia dos dados Excel na sua base de dados.

Quando se liga a uma folha de cálculo Excel ou a uma gama de nomes, Access cria uma nova tabela que está ligada às células de origem. Quaisquer alterações que faça às células de origem em Excel aparecer na tabela ligada em Access. No entanto, não é possível editar o conteúdo da tabela correspondente em Access. Se pretender adicionar, editar ou apagar dados, tem de esporar as alterações no ficheiro Excel de origem.

Uma base de dados pode conter várias tabelas ligadas.

Inicie o assistente de folha de cálculo de ligação

Em Access, existem duas formas de selecionar o Excel livro a que pretende ligar e iniciar o Link Spreadsheet Wizard. Pode abrir o Excel livro na Access ou utilizar a caixa de diálogo Get External Data - Excel Folha de Cálculo.

Abra o livro excel no Acesso

  1. Abra a base de dados Access na qual pretende criar o link.

  2. Prima Alt+F, O para ir ao menu Open.

  3. Para procurar o livro, prima O. A caixa de diálogo Windows Open abre.

  4. Para alterar o tipo de ficheiro, prima a tecla 'Separador' até ouvir "Ficheiros do tipo, Acesso ao Microsoft" e prima a tecla de seta Alt+Down. Pressione a tecla de seta para cima até ouvir "Todos os ficheiros", e prima Enter.

  5. Navegue no livro que pretende e, em seguida, prima Enter para selecioná-lo e iniciar o Assistente de Folha de Cálculo de Ligação.

Utilize a caixa de dados externos Get - Excel Caixa de diálogo de folha de cálculo

  1. Abra a base de dados Access na qual pretende criar o link.

    Sugestão: Se não quiser ligar-se a uma base de dados existente, prima Alt+F, N, L para criar uma nova base de dados em branco.

  2. Para abrir a caixa de diálogo Get External Data - Excel Spreadsheet, faça uma das seguintes dependendo da versão Access que está a utilizar:

    • Na versão de subscrição Microsoft 365 ou Access 2019, prima Alt+X, N, 1, depois F e X.

    • Em Access 2016 ou Access 2013, prima Alt+X para ir ao separador Dados Externos. Prima a tecla 'Guia' até chegar ao grupo 'Link' Import &, prima a tecla de seta direita até ouvir "Excel" e prima Enter.

    O Get External Data - Excel Caixa de diálogo da folha de cálculo abre.

  3. Na caixa de diálogo 'Obter Dados Externos ' Excel, faça um dos seguintes para especificar o ficheiro Excel que pretende criar o link para:

    • Para mover o foco para o campo de texto do nome de ficheiro, prima F e, em seguida, cole ou digite o caminho para o ficheiro Excel.

    • Para procurar o ficheiro, prima R. A caixa de diálogo 'File Open' abre. Navegue para o ficheiro que pretende e quando estiver no ficheiro, prima Enter para selecioná-lo.

  4. Prima Alt+L para se deslocar e selecionar o Link para a fonte de dados, criando uma opção de tabela ligada,e prima Enter. O assistente de folha de cálculo link começa.

Utilize o Assistente de Folha de Cálculo de Ligação para criar uma ligação aos dados do Excel

As janelas do Assistente da folha de cálculo link guiam-no através do processo de ligação. Basta selecionar as opções necessárias e ter os dados Excel ligados à sua base de dados num instante.

Sugestão: Se o leitor de ecrã não ler automaticamente as janelas do assistente, prima a tecla SR+W.

  1. Se a fonte Excel livro tiver apenas uma folha de cálculo e sem intervalos, pode avançar para o passo seguinte. Se o livro contiver mais de uma folha de cálculo ou uma gama nomeada, faça uma das seguintes para selecionar a folha de cálculo ou a gama:

    • Para selecionar uma folha de cálculo, prima Alt+W, prima a tecla Separador uma vez, prima a tecla de seta para baixo até ouvir a folha de cálculo desejada e prima Enter para selecioná-la.

    • Para selecionar um intervalo, prima Alt+R, prima a tecla Separador uma vez, prima a tecla de seta para baixo até ouvir o alcance que deseja e prima Enter para selecioná-lo.

    A próxima janela do feiticeiro abre-se.

  2. Se a primeira linha da folha de cálculo ou intervalo de origem contiver os nomes de campo, prima I para mover-se e selecione a opção Primeira Linha Contém Títulos de Coluna. Prima Insira para mover o foco para a próxima janela do assistente.

  3. A janela final do feiticeiro abre-se. O foco está na caixa linked Table Name, e ouve-se o nome atual da tabela ligada. Se quiser alterar o nome da tabela, escreva um novo nome de mesa e prima Enter para finalizar a importação.

    Nota: Se ouvir um alerta de que a tabela já existe e se pretende substituir a tabela existente com os dados importados, prima Y. Se quiser mudar o nome da tabela de destino, prima N. Press Alt+I para mover o foco de volta para a caixa De Importação para Mesa, digite outro nome de mesa e prima Enter.

  4. Se a ligação tiver sido bem sucedida, ouve-se "Tabela de ligação acabada para arquivar", seguida do nome de ficheiro Excel. Prima Entrar para sair da notificação. Navegue para a tabela ligada e reveja o seu conteúdo. Para obter informações sobre resolução de problemas, vá a resolução de problemas #Num! em Importação ou ligação a dados num livro do Excel.

    Se a ligação falhar, verifique novamente o ficheiro de origem Excel contra a lista de verificação na secção de base de dados de destino, passo 2, em Importação ou ligação aos dados num livro do Excel.

Consulte também

Utilizar um leitor de ecrã para criar tabelas em bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Utilizar um leitor de ecrã para criar uma consulta nas bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Utilizar um leitor de ecrã para criar um formulário nas bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Utilizar um leitor de ecrã para exportar uma tabela do Access para um ficheiro de texto

Atalhos de teclado do Access

Utilizar um leitor de ecrã para explorar e navegar no Access

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