Configurarea gestionării înregistrărilor în locație

Capacitatea de a gestiona înregistrările de pe orice site le oferă managerilor de înregistrări mai mult control asupra modului în care sunt gestionate înregistrările de afaceri și legale cu valoare pe termen lung. Gestionarea înregistrărilor "în loc" permite și acestor înregistrări să facă parte dintr-un spațiu de lucru de colaborare, alături de alte documente la care lucrați.

În funcție de structura organizațională a soluției de gestionare a înregistrărilor, puteți activa gestionarea înregistrărilor în locație la nivel de colecție de site-uri și puteți dezactiva în continuare declararea manuală a înregistrărilor la nivel de listă sau bibliotecă. Totuși, valoarea implicită pentru liste și biblioteci este că declararea manuală a înregistrărilor este activată atunci când caracteristica este activată la nivelul colecției de site-uri.

Activarea gestionării înregistrărilor în locație în SharePoint

Dacă nu ați făcut deja acest lucru, trebuie să activați gestionarea înregistrărilor înainte de a efectua aceste activități. Dacă l-ați activat, omiteți acești pași.

1. Navigați la site-ul de nivel superior.
2. Faceți clic pe , apoi faceți clic pe Setări site
   Într-un site conectat la un grup SharePoint, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut site, apoi faceți clic pe Setări site.
3. Sub Administrare colecție de site-uri, faceți clic pe Caracteristici colecție de site-uri.
4. În Caracteristici colecție de site-uri, găsiți Gestionare înregistrări pe loc și faceți clic pe Activare.

Configurarea gestionării înregistrărilor în locație pentru o colecție de site-uri

Dacă soluția dvs. de gestionare a înregistrărilor se întinde pe mai multe site-uri, puteți configura setările de gestionare a înregistrărilor în următoarele moduri:

• Specificați tipurile de restricții pe care să le plasați într-un document atunci când este declarat ca înregistrare.
• Specificați dacă toate listele sau bibliotecile dintr-un site permit declararea manuală a înregistrărilor.
• Specificați cine poate să declare și să anuleze declarația manuală a documentelor ca înregistrări.

Pentru a configura gestionarea înregistrărilor în locație pentru o colecție de site-uri

1. Navigați la site-ul de nivel superior.

2. Faceți clic pe , apoi faceți clic pe Setări site
   Într-un site conectat la un grup SharePoint, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut site, apoi faceți clic pe Setări site.

3. Sub Administrare colecție de site-uri, faceți clic pe Setări declarare înregistrare.

4. Pe pagina Record Statement Settings (Setări declarație înregistrare), în secțiunea Record Restrictions (Restricții înregistrare ), selectați opțiunea care specifică tipul de restricții care vor fi impuse unui element atunci când este declarat înregistrare. Această setare nu afectează elementele declarate deja ca înregistrări.

   • Fără restricții suplimentareAceastă restricție este utilă dacă doriți ca înregistrările să aibă o politică de retenție separată de cele non-înregistrări, dar nu doriți să blocați ștergerea sau editarea înregistrărilor.
   • Blocare ȘtergereAceasta este restricția implicită pentru Centrul de înregistrări.
   • Blocarea, editarea și ștergerea Această restricție este utilă dacă doriți să blocați complet un document, astfel încât să nu poată fi editat sau șters. O pictogramă "lacăt" este asociată cu documentul, pentru a arăta vizual că elementul este blocat.

5. În secțiunea Disponibilitate declarație înregistrare , selectați opțiunea care specifică dacă elementele pot fi sau nu declarate manual ca înregistrări în liste și biblioteci în mod implicit. Dacă este selectată opțiunea Indisponibil în toate locațiile în mod implicit , elementele pot fi declarate ca înregistrări doar printr-o politică sau un flux de lucru.
   O opțiune din secțiunea Disponibilitate declarație înregistrare vă permite să anulați declarația unei înregistrări. Pentru a face acest lucru, în Detalii conformitate, lângă Stare înregistrare, faceți clic pe Retragere declarație înregistrare. Vi se solicită să confirmați că doriți să anulați declarația elementului ca înregistrare.

   Notă

   Opțiunea Anulare declarație apare doar pentru elementele declarate anterior ca înregistrări.

6. În secțiunea Roluri declarare , specificați tipurile de utilizatori care pot să declare sau să anuleze declarația elementelor ca înregistrări.

   • Toți colaboratorii și administratorii listei Orice utilizator cu permisiuni "editare elemente" într-o listă poate declara și nedeclara elemente ca înregistrări.
   • Numai administratorii de liste Numai utilizatorii cu permisiuni de tip "gestionare listă" la o listă pot declara sau anula declararea elementelor ca înregistrări.
   • Doar acțiuni de politică Doar acțiunile de politică sau codul particularizat care rulează în Cont de sistem pot să declare și să anuleze declararea elementelor ca înregistrări.

7. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Configurarea gestionării înregistrărilor în locație pentru o listă sau o bibliotecă

Puteți configura setările de gestionare a înregistrărilor pentru a permite sau a preveni crearea de înregistrări în anumite liste sau biblioteci de pe un site. De asemenea, puteți configura liste și biblioteci, astfel încât toate elementele adăugate la ele să fie declarate automat ca înregistrări.

Pentru a configura gestionarea înregistrărilor în locație pentru o listă sau o bibliotecă

1. Accesați lista sau biblioteca pe care doriți să o configurați pentru gestionarea înregistrărilor.

2. Pentru biblioteci, sub Instrumente bibliotecă, faceți clic pe fila Bibliotecă . Pentru liste, sub Instrumente listă, faceți clic pe fila Listă .

3. Pe panglica Bibliotecă, faceți clic pe Setări bibliotecă. Pentru liste, faceți clic pe Setări listă.
   În SharePoint Online, faceți clic pe Setări , apoi faceți clic pe Setări listă sau pe Setări bibliotecă.

   Notă

   Dacă nu vedeți butonul panglică menționat în această procedură, poate fi necesar să ajustați rezoluția ecranului sau dimensiunea ferestrei browserului pentru a extinde toate butoanele disponibile din panglică. De asemenea, puteți face clic pe butonul de grup pentru a extinde selecția butonului grupului respectiv.

4. În pagina List Settings (Setări listă), faceți clic pe Record statement settings (Setări înregistrare).

5. Pe pagina Setări declarație înregistrare , în secțiunea Disponibilitate manuală declarație înregistrare , alegeți una dintre următoarele:

   • Selectați dacă doriți să utilizați setarea implicită a colecției de site-uri.
   • Permiteți declararea manuală a înregistrărilor pentru această listă sau bibliotecă.
   • Nu se permite niciodată declararea manuală a înregistrărilor pentru această listă sau bibliotecă.

6. În secțiunea Declarație automată , selectați dacă doriți sau nu ca elementele adăugate la această listă sau bibliotecă să fie declarate automat ca înregistrări.

7. Faceți clic pe OK.