Configurarea unei biblioteci pentru a solicita extragerea fișierelor

O modalitate de a controla colaborarea la documente este să solicitați extragerea fișierelor, mai ales atunci când mai mulți utilizatori au acces la bibliotecă. Dacă este necesară o extragere din bibliotecă, alte persoane nu o pot suprascrie. Totuși, riscați să împiedicați alte persoane să vadă cele mai recente modificări sau să facă modificări singure. Dacă alte persoane trebuie să lucreze la document, este important ca fișierele să fie arhivate din nou rapid.

Solicitarea extragerii fișierelor pentru editare

1. Accesați biblioteca în care intenționați să lucrați.
2. Selectați Setări>.
   Dacă nu vedeți aceste elemente de meniu, pe panglică, selectați Bibliotecă, iar în grupul Setări, selectați Setări bibliotecă.
3. Pe pagina Setări , selectați Mai multe setări de bibliotecă (pentru SharePoint clasic, se află sub Setări generale). Selectați Setări versiune.
4. În secțiunea Extragere obligatorie , sub Doriți ca documentele să fie extrase înainte de a putea fi editate?, selectați Da.
5. Pentru a vă salva setările și a reveni la pagina Setări bibliotecă , selectați OK.

Ce se întâmplă atunci când este necesară extragerea într-o bibliotecă?

Dacă faceți acest lucru...	Iată ce se întâmplă...
Crearea sau adăugarea unui fișier la o bibliotecă	Fișierul este extras inițial. Trebuie să-l arhivați în bibliotecă pentru ca alte persoane să poată să-l vadă și să lucreze cu el.
Deschiderea unui fișier pentru editare	Fișierul este extras automat pentru dvs. atunci când selectați Editare. O casetă de dialog de mesaj vă avertizează că sunteți pe cale să extrageți fișierul și vă oferă posibilitatea de a-l edita în folderul de schițe local. După extragere, pictograma fișierului este acoperită de o săgeată verde îndreptată în jos, indicând faptul că fișierul este acum extras. Nimeni altcineva nu poate modifica fișierul și nimeni altcineva nu poate vedea modificările dvs. cât timp îl aveți extras.
Efectuarea de modificări la informațiile despre fișier (proprietăți)	Dacă fișierul nu este extras deja, trebuie să-l extrageți înainte de a putea face modificări la proprietățile sale, cum ar fi titlul, numele autorului, data scadentă, numărul de cuvinte etc. Modificările nu vor intra în vigoare până când nu arhivați din nou fișierul.
Încercați să deschideți un fișier care este extras pentru altcineva	Opțiunile Check-out și Check in nu sunt disponibile. Nu puteți extrage un fișier extras de altă persoană. Dacă încercați să faceți acest lucru, apare un mesaj de dialog care vă informează că fișierul este extras de altă persoană. Pentru a afla cine a extras fișierul, treceți cu mouse-ul peste pictograma de fișier. Numele persoanei care l-a extras apare într-un sfat ecran. Puteți contacta persoana respectivă pentru a solicita arhivarea rapidă a fișierului, dacă aveți nevoie de acest lucru.
Arhivați fișierul	Vi se solicită să introduceți un comentariu despre modificările făcute. Dacă biblioteca dvs. urmărește versiuni, comentariul devine parte a istoricului de versiuni. Dacă se urmăresc atât versiunile majore, cât și cele minore, vi se solicită să alegeți ce tip de versiune arhivați. Pentru mai multe informații despre controlul versiunilor, consultați Consultați și.
Păstrați fișierul extras pentru mult timp	Nimeni altcineva nu poate să vadă modificările dvs. sau să editeze fișierul atât timp cât îl aveți extras. Deși acest lucru este util în timp ce efectuați modificările, îi poate împiedica pe ceilalți să efectueze activitățile atribuite. Este atât o bună practică comercială, cât și o curtoazie comună să arhivați fișierul din nou cât mai curând posibil după extragere. În unele situații, este posibil ca un administrator să fie nevoit să arhiveze fișierul.