Introducere în proiectarea și particularizarea fluxurilor de lucru

În întreaga întreprindere, echipele utilizează site-uri Microsoft SharePoint pentru a colabora la documente și a partaja informații. Doriți să creați soluții SharePoint care îmbunătățesc productivitatea și eficiența organizației dvs., dar nu doriți să scrieți cod. De unde să începeți?

Cu Microsoft SharePoint Designer 2010, puteți proiecta soluții de flux de lucru fără cod, care gestionează procese de afaceri simple și mai complexe dintr-o organizație. Fluxurile de lucru adaugă logică atât proceselor de sistem, cât și proceselor umane. Fluxurile de lucru pentru procesele de sistem pot actualiza o sursă de date atunci când se modifică o altă sursă de date. Fluxurile de lucru pentru procesele umane pot trimite un document, cum ar fi un raport de cheltuieli, managerului unui angajat, pentru aprobare și, dacă a fost aprobat, la departamentul de contabilitate, pentru procesare. 

Acest lucru este posibil datorită editorului de flux de lucru puternic, dar intuitiv, din SharePoint Designer 2010, care permite logică imbricată, subpași și altele. De exemplu, dacă fluxul de lucru este asociat unei biblioteci de documente sau dacă este filtrat la tipul de conținut Document, apare un grup de acțiuni contextuale Set documente. Un set de documente este o caracteristică nouă din SharePoint Server 2010, în care un grup de documente sunt tratate ca o singură unitate, astfel încât o acțiune de flux de lucru pentru un set de documente va itera pe toate elementele din acel set de documente.

Alte acțiuni noi de flux de lucru includ acțiuni care formează baza celor mai populare trei fluxuri de lucru din SharePoint Server: fluxurile de lucru Aprobare, Colectare feedback și Colectare semnături, acțiuni utilitare pentru manipularea șirurilor și datelor; o acțiune relațională nouă care utilizează Depozitul de profiluri de utilizator SharePoint pentru a căuta managerul unei persoane; și noi acțiuni de listă pe care le poate utiliza un flux de lucru pentru a seta permisiuni pentru un element de listă.

De asemenea, puteți proiecta și partaja fluxuri de lucru utilizând Microsoft Visio, cu șabloanele sale de schemă logică care pot fi exportate în SharePoint Designer 2010.

Acest articol prezintă noțiunile de bază despre fluxurile de lucru. Atunci când înțelegeți tipurile și blocurile componente de bază ale fluxurilor de lucru - acțiuni, condiții și pași - puteți adăuga rapid fluxuri de lucru pentru a automatiza procesele și a îmbunătăți productivitatea și eficiența organizației dvs.

În acest articol

• Ce este un flux de lucru?
• Ce tip de fluxuri de lucru ar trebui să proiectez?
• Particularizarea fluxurilor de lucru în SharePoint Server 2010
• Ce sunt evenimentele, acțiunile, condițiile și pașii?
• Ce sunt formularele de flux de lucru?
• Unde sunt stocate fluxurile de lucru?
• Unde pot verifica starea unui flux de lucru?
• Pașii următori sugerați

Ce este un flux de lucru?

Fluxurile de lucru reprezintă modul în care funcționează o organizație, o serie de acțiuni care corespund unui proces de lucru, cum ar fi procesul pentru comenzile de achiziționare. SharePoint 2010 vă ajută să automatizați aceste fluxuri de lucru, sporind astfel eficiența și productivitatea organizației. Acest lucru se întâmplă deoarece fluxurile de lucru automate conduc procesele, astfel încât organizația să se poată concentra pe lucru în loc să gestioneze procesele.

Fluxurile de lucru pot controla majoritatea aspectelor unui site, unei liste, biblioteci, tipului de conținut sau elementelor de listă SharePoint 2010, inclusiv ciclul de viață al acelui element. Fluxul de lucru poate include atât acțiuni efectuate de persoane (sau participanții la fluxul de lucru), cât și acțiuni efectuate de fluxul de lucru. Participanții la fluxul de lucru pot interacționa cu fluxul de lucru prin lista de activități desemnată, unde un flux de lucru poate crea o activitate pentru o persoană și poate rămâne întrerupt până când activitatea este marcată ca terminată.

Fluxurile de lucru pot fi simple sau complexe, după cum sunt necesare procesele dvs. de afaceri. Puteți crea un flux de lucru pe care îl inițiază utilizatorul sau un flux de lucru care este inițiat automat pe baza unui eveniment, cum ar fi atunci când un element din listă este creat sau modificat.

În general, când utilizați SharePoint Designer 2010 pentru a proiecta un flux de lucru, urmați acești pași de bază:

• Alegeți tipul de fluxuri de lucru pe care doriți să le creați: listă, listă reutilizabilă sau site.
• Utilizați editorul de flux de lucru pentru a alege și a asambla condițiile și acțiunile care definesc pașii fluxului de lucru, astfel încât să reprezinte procesul de afaceri pe care îl automatizați.
• Salvați și publicați fluxul de lucru.
• Particularizați formularele de flux de lucru care au fost generate automat, dacă este necesar.

Gândiți-vă la un flux de lucru ca la o schemă logică de acțiuni cu început, sfârșit și flux secvențial, de la început la sfârșit. Fluxurile de lucru pot încorpora ramuri paralele, dar în cele din urmă progresează de la acțiunea inițială la acțiunea finală.

De exemplu, să presupunem că ați face o diagramă a fluxului de lucru care distribuie un document în SharePoint 2010 pentru aprobare. Când fluxul de lucru pornește, acesta notifică automat recenzentul specificat prin e-mail că are un document de revizuit. Recenzentul examinează apoi documentul și modifică starea documentului pentru a indica faptul că și-a terminat activitatea și dacă a aprobat sau a respins documentul. Pe baza răspunsului recenzentului, fluxul de lucru continuă pe una dintre cele două ramuri paralele. Dacă recenzentul aprobă documentul, fluxul de lucru mută documentul aprobat într-o anumită bibliotecă de documente, apoi trimite un mesaj de e-mail întregii echipe, pentru a le informa despre documentul aprobat. Dacă recenzentul respinge documentul, fluxul de lucru notifică autorul documentului despre acest lucru. În ambele cazuri, fluxul de lucru ajunge apoi la sfârșit și procesul este finalizat.

Diagrama 1: Exemplu de flux de lucru pentru aprobare

Începutul paginii

Ce tip de fluxuri de lucru ar trebui să proiectez?

Există trei tipuri de fluxuri de lucru în SharePoint 2010:

• Listă
• Listă reutilizabilă
• Site

List Workflows

Un flux de lucru listă este tipul de flux de lucru care a fost disponibil în SharePoint 2007. Deoarece are contextul listei pentru care a fost creată, fluxurile de lucru listă au acces automat la valorile câmpurilor particularizate pentru elementul de listă pe care vor rula, cum ar fi câmpul Note particularizat pentru o bibliotecă de documente. Fluxurile de lucru listă nu pot fi puse la dispoziția altor liste sau biblioteci de pe acest site sau de pe alte site-uri. Pentru a avea aceeași funcționalitate de flux de lucru pentru mai multe liste, trebuie să creați din nou manual fluxurile de lucru în toate locațiile.

Dacă știți că veți avea nevoie doar de fluxurile de lucru pe care le proiectați pentru o anumită listă, fluxul de lucru listă are avantajul de a face disponibile automat câmpurile particularizate ale listelor.

Fluxuri de lucru listă reutilizabile

Puteți crea un flux de lucru listă reutilizabil (flux de lucru reutilizabil) în site-ul de nivel superior din colecția de site-uri, iar acest flux de lucru poate fi făcut reutilizabil la nivel global, ceea ce înseamnă că fluxul de lucru poate fi asociat cu orice listă, bibliotecă sau tip de conținut din colecția de site-uri. De asemenea, puteți crea un flux de lucru reutilizabil în orice subsite din colecția de site-uri; Acest flux de lucru este disponibil pentru reutilizare în subsite-ul respectiv.

De asemenea, puteți să exportați un flux de lucru reutilizabil dintr-un site, apoi să încărcați și să activați acel flux de lucru pe un alt site. De exemplu, puteți să creați un flux de lucru reutilizabil într-un mediu de testare, să-l testați, apoi să-l exportați într-un mediu de producție. SharePoint Designer 2010 acceptă exportul unui flux de lucru ca șablon.

În mod implicit, fluxurile de lucru reutilizabile nu au contextul unei anumite liste sau biblioteci. Astfel, în mod implicit, ele furnizează numai coloanele care sunt comune în liste și biblioteci, cum ar fi Creat și Creat de.

Dacă fluxul dvs. de lucru reutilizabil necesită prezența anumitor coloane în lista sau biblioteca cu care l-ați asociat, puteți adăuga acele coloane ca coloane de asociere. Coloanele de asociere sunt adăugate automat la o listă sau bibliotecă atunci când un flux de lucru reutilizabil este asociat acelei liste sau biblioteci.

Atunci când creați un flux de lucru reutilizabil, puteți alege ca alternativă să filtrați fluxul de lucru reutilizabil după un anumit tip de conținut. Acest lucru vă permite să lucrați cu câmpurile de tipul de conținut în SharePoint Designer 2010. De exemplu, dacă o listă reutilizabilă Fluxuri de lucru este asociată cu tipul de conținut Document, puteți vizualiza și utiliza în fluxul de lucru câmpuri specifice pentru tipul de conținut, cum ar fi ID document. Apoi, în browser, puteți asocia fluxul de lucru reutilizabil fie la un anumit tip de conținut, fie la orice tip de conținut care moștenește de la acel tip de conținut. Dacă asociați un flux de lucru unui tip de conținut de site, faceți disponibil acel flux de lucru pentru toate elementele de acel tip de conținut în fiecare listă și bibliotecă de pe site la care a fost adăugat acel tip de conținut. Îl puteți face disponibil pentru site-urile dintr-o colecție, dacă fluxul de lucru este configurat să fie un flux de lucru reutilizabil la nivel global.

Dacă doriți ca utilizatorii să poată utiliza fluxurile de lucru pe care le proiectați pe mai multe site-uri, liste, biblioteci și tipuri de conținut, un flux de lucru reutilizabil se va potrivi probabil cel mai bine nevoilor dvs. Ne așteptăm ca majoritatea fluxurilor de lucru pentru SharePoint 2010 să utilizeze fluxuri de lucru reutilizabile.

Fluxuri de lucru site

Un flux de lucru de site este asociat unui site, nu unei liste, biblioteci sau tipuri de conținut. Spre deosebire de majoritatea fluxurilor de lucru, un flux de lucru de site nu rulează pentru un anumit element de listă. Din acest motiv, multe acțiuni care sunt disponibile pentru elemente nu sunt disponibile pentru fluxurile de lucru de site.

În browser, puteți porni un flux de lucru de site sau vizualizați starea fluxurilor de lucru de site care rulează făcând clic pe meniul Acțiuni site , faceți clic pe Vizualizați tot conținutul site-ului, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru site.

Dacă doriți să creați un flux de lucru, dar nu aveți nevoie de o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut pentru fluxurile de lucru, un flux de lucru site va satisface probabil cel mai bine necesitățile dvs. De exemplu, puteți crea un flux de lucru de site ca o modalitate prin care alte persoane să ofere feedback despre site-ul dvs.

Particularizarea fluxurilor de lucru în SharePoint Server 2010

Nu trebuie să începeți de la zero pentru a proiecta fluxuri de lucru care corespund proceselor organizației dvs. Cele mai populare patru fluxuri de lucru din SharePoint Server 2007 - fluxurile de lucru Aprobare, Colectare feedback, Colectare semnături, Aprobare publicare - au fost complet reconstruite ca fluxuri de lucru reutilizabile declarative, ceea ce înseamnă că acum sunt complet particularizabile în SharePoint Designer 2010. Puteți să copiați și să modificați (recomandat) sau să editați aceste fluxuri de lucru, precum și fluxurile de lucru particularizate reutilizabile, pentru a satisface cerințele organizației dvs.

Aceste fluxuri de lucru sunt determinate de evenimente și toate evenimentele importante din fluxul de lucru apar la suprafață în editorul de flux de lucru, atât pentru fiecare activitate din proces, cât și pentru întregul proces. De exemplu, puteți adăuga cu ușurință condiții și acțiuni pentru a defini ce se întâmplă atunci când fiecare activitate este atribuită, expirată sau finalizată.

Ce sunt evenimentele, acțiunile, condițiile și pașii?

Acestea sunt componentele constitutive ale unui flux de lucru. Un flux de lucru este format din unul sau mai mulți pași și fiecare pas constă în acțiuni și orice condiții asociate. Fiecare flux de lucru este inițiat de un eveniment.

Ce sunt evenimentele?

Un eveniment este ceea ce pornește sau inițiază un flux de lucru. Evenimentele pot fi utilizate și pentru a gestiona temporizarea acțiunilor dintr-un flux de lucru, cum ar fi așteptarea modificării stării unui element. Există trei evenimente care pot porni un flux de lucru:

• Este creat un element.
• Un element este modificat.
• Un participant la fluxul de lucru face clic pe un buton Start de pe site-ul SharePoint.

Puteți crea un flux de lucru pornit manual de un participant sau un flux de lucru care este pornit automat atunci când un element din listă este creat sau modificat. De exemplu, doriți să configurați fluxul de lucru particularizat pentru solicitarea modificării de proiectare astfel încât să poată fi pornit manual și atunci când un element se modifică, dar nu atunci când un element este creat inițial. Pe pagina de setări pentru fluxul de lucru, în Opțiuni de pornire, selectați Dezactivare pornire automată la crearea elementelor.

Atunci când un participant la fluxul de lucru pornește manual un flux de lucru, acea persoană navighează mai întâi la lista sau biblioteca la care este atașat fluxul de lucru. Orice persoană cu cel puțin nivelul de permisiune Contribuire poate iniția un flux de lucru proiectat să pornească manual. Pentru a porni manual fluxurile de lucru, participantul face clic pe un element, face clic pe Fluxuri de lucru în meniu, apoi alege un flux de lucru dintr-o pagină care afișează toate fluxurile de lucru disponibile pentru elementul respectiv. Participantul completează un formular de inițializare a fluxului de lucru, dacă este necesar, apoi inițiază fluxul de lucru făcând clic pe butonul de pornire din formular. Inițierea unui flux de lucru creează o instanță nouă a acelui flux de lucru pentru elementul respectiv.

Pentru un flux de lucru pornit manual, formularul de inițializare poate fi la fel de simplu precum imaginea din stânga, sau mai complex, cum ar fi imaginea din dreapta.

Formă simplă

Formă mai complexă

De asemenea, puteți adăuga câmpuri particularizate la un formular de inițializare atunci când proiectați fluxul de lucru. Participanții la fluxul de lucru pot apoi să furnizeze informații fluxului de lucru, completând acest formular, iar setările respective sunt transmise fluxului de lucru. Pornește o nouă instanță de flux de lucru, iar fluxul de lucru respectiv poate căuta și utiliza informațiile furnizate prin formular în orice moment din fluxul de lucru. De asemenea, puteți specifica câmpurile care vor fi utilizate într-un formular de asociere pentru fluxurile de lucru reutilizabile.

Ce sunt acțiunile?

O acțiune este unitatea de lucru de bază dintr-un flux de lucru. SharePoint Designer 2010 furnizează un set de acțiuni gata făcute, reutilizabile, pe care să le încorporați în fluxul de lucru. De exemplu, fluxul dvs. de lucru poate:

• Creați, copiați, modificați sau ștergeți elemente de listă (inclusiv documente).
• Extragerea sau extragerea elementelor.
• Trimiteți un mesaj de e-mail.
• Creați o activitate pentru o persoană în lista Activități a site-ului de echipă.
• Colectați date de la un participant care pot fi menționate mai târziu în fluxul de lucru.
• Întrerupeți sau opriți fluxul de lucru.
• Înregistrați informațiile despre fluxul de lucru în jurnal într-o listă de istoric pentru a le utiliza pentru repudiere sau depanarea fluxului de lucru.
• Setarea variabilelor de flux de lucru sau efectuarea de calcule.

SharePoint Server 2010 include trei noi acțiuni de activitate: Începeți procesul de aprobare, Porniți procesul de feedback și Porniți procesul de activitate particularizată. Cele trei mari fluxuri de lucru incluse în SharePoint Server 2010 - fluxurile de lucru Aprobare, Colectare feedback și Colectare semnături - sunt construite cu aceste acțiuni. Acțiunile de aprobare evidențiază toate evenimentele importante dintr-un proces de aprobare, facilitând proiectarea unui proces de flux de lucru uman în care mai multe persoane interacționează sau colaborează la un anumit document.

Un flux de lucru poate conține orice număr de acțiuni. Acțiunile listate sunt efectuate de fluxul de lucru, însă alte acțiuni pot fi efectuate de participanții la fluxul de lucru. De exemplu, într-un flux de lucru de aprobare, actul de revizuire și aprobare a documentului este efectuat de un participant la fluxul de lucru. Acțiunile efectuate de un participant la fluxul de lucru sunt reprezentate de activitățile atribuite acelei persoane în lista de activități desemnată. Cele cinci acțiuni din Diagrama1: Exemplu de flux de lucru diagramă, lângă începutul acestui articol, sunt:

• Trimiteți un mesaj de e-mail pentru a notifica recenzentul
• Revizuirea documentului (o activitate atribuită unui participant la fluxul de lucru)
• Mutarea documentului în biblioteca de documente aprobate
• Trimiteți un mesaj de e-mail pentru a notifica echipa
• Trimiteți un mesaj de e-mail pentru a notifica autorul documentului

În sensul cel mai simplu, atunci când proiectați un flux de lucru, identificați secvența de acțiuni necesară, apoi asamblați acea secvență de acțiuni utilizând editorul de flux de lucru. De exemplu, în Diagrama 1: Exemplu de flux de lucru Aprobare, prima acțiune pe care o doriți este să trimiteți un mesaj de e-mail pentru a notifica recenzentul.

Așadar, în editorul de flux de lucru, faceți clic pe primul pas, tastați o parte din e-mail sau tot mesajele de e-mail și alegeți Trimitere e-mail.

Ce sunt condițiile?

Când proiectați un flux de lucru, puteți utiliza editorul de flux de lucru pentru a crea reguli care aplică logica condiționată pentru site-uri, liste, elemente și tipuri de conținut SharePoint. O regulă stabilește o condiție în care fluxul de lucru efectuează acțiunea asociată numai dacă acea condiție este adevărată. De exemplu, puteți crea o regulă în care fluxul de lucru trimite unui recenzent un mesaj de e-mail doar dacă un element este creat de o anumită persoană. De asemenea, puteți adăuga mai multe condiții per ramură. De exemplu, puteți crea o regulă în care unui recenzent i se trimite un mesaj de e-mail numai dacă un element este (1) creat de o anumită persoană și (2) titlul documentului conține cuvinte cheie specifice. În sfârșit, puteți asocia mai multe acțiuni cu o singură condiție. De exemplu, puteți să creați o regulă în care, dacă un element este creat de o anumită persoană, (1) recenzentului i se trimite un e-mail și (2) informațiile despre fluxul de lucru sunt înregistrate în jurnal în lista Istoric.

Pe scurt, o regulă constă în una sau mai multe condiții asociate cu una sau mai multe acțiuni: Dacă toate clauzele din condiție sunt adevărate, efectuați toate acțiunile asociate.

În exemplul anterior, utilizatorul a specificat un set de două condiții și un set de două acțiuni pentru fluxul de lucru. Cu toate acestea, puteți să creați mai multe ramuri în fluxul de lucru: Dacă condiția A este adevărată, efectuați o acțiune; Dacă condiția B este adevărată, efectuați o altă acțiune. Pentru a adăuga o ramură la un pas, faceți clic pe Inserare Else-If ramură. De exemplu, în fluxul de lucru Aprobare, dacă recenzentul aprobă un document, fluxul de lucru efectuează o serie de acțiuni; Dacă recenzentul respinge un document, același flux de lucru efectuează o acțiune diferită. Aceasta este o ramură condițională.

În editorul de flux de lucru, acest pas are două ramuri și arată astfel.

De asemenea, puteți crea o ramură care nu are o condiție. Astfel, fluxul de lucru efectuează o acțiune dacă o condiție sau un set de condiții este adevărată și o altă acțiune dacă sunt false. De exemplu, următorul pas dintr-un flux de lucru trimite un mesaj aprobatorilor doar dacă condiția este adevărată; În caz contrar, fluxul de lucru trimite un mesaj doar inițiatorului fluxului de lucru. Adăugând o ramură fără o condiție, fluxul de lucru efectuează acțiunea din ramura respectivă în toate cazurile în care condiția din prima ramură este falsă.

SharePoint Designer 2010 oferă mai multe condiții gata făcute, reutilizabile, pe care să le încorporați în fluxul de lucru. De exemplu, puteți să specificați ca fluxul de lucru să efectueze acțiunile asociate numai dacă un element:

• Sunt create sau modificate într-un anumit interval de timp.
• Să fie creat sau modificat de o anumită persoană.
• Are un câmp titlu care conține cuvinte cheie specificate.
• Este un fișier de un anumit tip sau are o dimensiune de fișier într-un anumit interval. (Această condiție este disponibilă numai atunci când fluxul de lucru este atașat la o bibliotecă de documente.)

În plus, puteți să creați condiții particularizate și condiții complexe în SharePoint Designer 2010, unde puteți specifica o gamă largă de parametri. Cu condiții particularizate, puteți compara un câmp din lista curentă cu o valoare. De exemplu, puteți crea o condiție particularizată în care, dacă câmpul Stare aprobare este egal cu Aprobat, se efectuează acțiunea asociată. În condiții complexe, puteți compara o valoare cu o altă valoare. Acest lucru vă permite să creați o comparație între un câmp din orice listă și o valoare din altă listă. De exemplu, puteți crea o condiție complexă pentru biblioteca de documente partajate în care, dacă valoarea câmpului Stare din lista de activități este egală cu În așteptare, se efectuează acțiunea asociată.

Acțiuni paralele vs. seriale

Atunci când aveți mai multe acțiuni asociate cu o condiție, acțiunile pot fi configurate să ruleze simultan (paralel) sau una după alta (serial), implicit.

Acțiuni seriale De exemplu, în următorul flux de lucru, puteți configura două acțiuni pentru ca, atunci când un document este aprobat, acesta să fie copiat în biblioteca de documente Arhivă și apoi (ulterior) să fie trimis un mesaj. În editorul de flux de lucru, indică apoi faptul că a doua acțiune are loc după prima.

Acțiuni paralele De exemplu, în fluxul de lucru următor, puteți configura două acțiuni pentru ca, atunci când un document este aprobat, să fie trimis un mesaj și (în același timp) documentul să fie copiat în biblioteca de documente aprobate. În editorul de flux de lucru și indică faptul că a doua acțiune are loc în același timp cu prima. Acest lucru este util în mod special cu activitățile și acțiunile care necesită mult timp. De exemplu, în cazul activităților, poate fi utilizat pentru a controla când sunt atribuite activitățile.

Ce sunt pașii?

Un flux de lucru este alcătuit dintr-unul sau mai mulți pași. Fiecare pas poate conține numeroase acțiuni și condiții asociate. Puteți chiar să imbricați pași în cadrul altor pași. Puteți face acest lucru pentru a vă organiza fluxul de lucru. Vă puteți gândi la pași ca la blocuri de funcționalitate în editorul de flux de lucru. De exemplu, următorul flux de lucru are doi pași, așa cum se arată în editorul de flux de lucru.

Pașii vă permit să grupați condițiile și acțiunile, astfel încât un set de reguli (condiții și acțiuni) să poată fi evaluat și efectuat înainte de un al doilea set.

Configurați acțiunile dintr-un flux de lucru să ruleze utilizând permisiunile autorului fluxului de lucru. În SharePoint Designer 2010, puteți utiliza pașii de substituire a identității pentru ca fluxul de lucru să efectueze acțiuni, imitând autorul fluxului de lucru, nu inițiatorul fluxului de lucru. Pașii de substituire a identității sunt utili mai ales în scenariile de aprobare și publicare, în care persoanele care trimit conținut pentru aprobare și persoanele care aprobă conținutul au permisiuni diferite.

Autorul fluxului de lucru este ultima persoană care a publicat fluxul de lucru. Atunci când un flux de lucru este republicat de un alt utilizator, autorul fluxului de lucru nu se modifică pentru instanțele în curs ale fluxului de lucru. Instanțele fluxurilor de lucru care sunt pornite după ce fluxul de lucru este republicat vor utiliza autorul actualizat al fluxului de lucru.

În următorul scenariu, persoana care inițiază fluxurile de lucru nu are permisiunea de a adăuga un fișier la biblioteca Arhivă, dar autorul fluxului de lucru da. Atunci când persoana inițiază fluxul de lucru, dacă condiția este evaluată ca adevărată în pasul de substituire a identității, atunci documentul este copiat în biblioteca Arhivă utilizând permisiunile autorului fluxului de lucru. Pasul 2 nu este un pas de substituire a identității, prin urmare rulează ca inițiator al fluxului de lucru. Se recomandă să utilizați pașii de substituire a identității doar pentru un set minim de acțiuni care necesită permisiunile autorului fluxului de lucru.

Un pas sau mai mulți? Unele fluxuri de lucru pot fi proiectate fie ca o secvență de acțiuni într-un singur pas, fie ca o secvență de pași. De exemplu, acțiunile din pasul următor ar putea fi împărțite în pași separați sau imbricate cu blocul condițional ca pași separați

Iată un exemplu de proces care utilizează pași imbricați într-un bloc condiționat.

Pașii sunt o modalitate de a organiza fluxul de lucru. Modul exact în care utilizați pașii în fluxurile de lucru este, în mare măsură, în funcție de preferințele personale. De exemplu, un flux de lucru poate avea mai multe acțiuni într-un pas care nu utilizează condiții. În acest caz, se recomandă să separați acțiunile în pași, doar pentru a le organiza mai bine. Regulile dintr-un singur pas sunt procesate până la capăt înainte de a trece la pasul următor, așa că doriți să grupați în același pas regulile necesare pentru a efectua acțiunea sau acțiunile specifice pe care le doriți.

Începutul paginii

Ce sunt formularele de flux de lucru?

Pentru a face fluxul de lucru mai dinamic și mai flexibil, puteți să adăugați un formular la fluxul de lucru. Cu un formular, puteți să colectați informații de la participanții la fluxul de lucru la momente predefinite din fluxul de lucru, să le faceți posibil participanților să interacționeze cu activitățile pentru acel flux de lucru și să vă asigurați că datele sunt disponibile pentru fluxuri de lucru reutilizabile, indiferent de listă, bibliotecă sau tip de conținut cu care sunt asociate.

Cu SharePoint Designer 2010, puteți să creați trei tipuri de formulare de flux de lucru:

• Un formular de inițializare colectează informații de la participantul la fluxul de lucru atunci când acesta pornește fluxul de lucru. Acesta este generat automat atunci când creați fluxul de lucru în SharePoint Designer 2010. Formularele de inițializare sunt afișate utilizatorilor atunci când aceștia pornesc manual un flux de lucru pentru un element SharePoint dat. Cu un formular de inițiere, utilizatorii pot specifica parametri suplimentari sau informații despre fluxul de lucru, așa cum se aplică la elementul SharePoint dat. De exemplu, puteți utiliza un formular de inițializare pentru a întreba cine trebuie să revizuiască un document și până când trebuie să se termine verificarea. SharePoint Designer 2010 generează automat un formular de inițializare InfoPath sau ASP.NET, în funcție de specificațiile de inițiere. Dacă nu sunt necesari parametri de inițiere, formularul va avea doar butoanele Start și Anulare
• Un formular de activități particularizat permite participanților la fluxul de lucru să interacționeze cu activitățile din lista de activități specificată pentru fluxul de lucru. Cu Expertul activitate particularizată, puteți să creați cu ușurință câmpuri de formular particularizate și să le adăugați la un formular de activități particularizat. Când terminați de proiectat fluxul de lucru, SharePoint Designer 2010 generează automat formularele InfoPath sau ASP.NET pentru activitățile dvs. particularizate. Apoi, atunci când fluxul de lucru rulează și sunt create activitățile, utilizatorul navighează la lista de activități specificată pentru fluxul de lucru, marchează activitatea ca terminată și introduce toate informațiile opționale sau necesare specifice fluxului de lucru. Fluxul de lucru poate apoi să răspundă la modificările respective așa cum este specificat în fluxul de lucru sau să caute și să evalueze acele informații în pașii următori ai fluxului de lucru.
• Un flux de lucru reutilizabil, în mod implicit, furnizează doar câmpurile comune pentru toate elementele, cum ar fi Creat și Modificat de. Un flux de lucru reutilizabil nu este asociat în mod implicit cu o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut. Un formular de asociere vă permite să asociați câmpuri cu un flux de lucru reutilizabil, astfel încât câmpurile să fie disponibile atunci când proiectați și rulați fluxul de lucru.

După ce SharePoint Designer 2010 generează automat formularele, le puteți particulariza accesând pagina Setări pentru fluxul de lucru, în secțiunea Formulare, faceți clic pe formularul pe care doriți să-l particularizați. Formularele de flux de lucru sunt fie InfoPath, fie pagini ASP.NET. Acestea sunt stocate pe site-ul SharePoint cu fișierele sursă ale fluxului de lucru.

Funcționalitate îmbunătățită cu formularele InfoPath 2010 din SharePoint Server 2010

Dacă serverul dvs. rulează SharePoint Server 2010 (nu doar SharePoint Foundation 2010), formularele de flux de lucru (asocierea, inițierea și activitatea) sunt acum formulare InfoPath 2010. Este simplu să modificați aspectul și aspectul formularelor InfoPath și puteți adăuga reguli de validare la un formular InfoPath. Pentru a edita un formular de flux de lucru în InfoPath 2010, faceți clic pe formular și InfoPath deschide formularul direct din SharePoint Designer 2010. Formularele InfoPath sunt disponibile pentru liste, biblioteci și fluxuri de lucru.

Începutul paginii

Unde sunt stocate fluxurile de lucru?

Fluxurile de lucru sunt stocate într-o bibliotecă de documente la nivel de site, denumită Fluxuri de lucru. Această bibliotecă de documente este creată automat de SharePoint Designer 2010. În mod implicit, biblioteca de documente Fluxuri de lucru este ascunsă din browser și nu are Vizualizări listă, cum ar fi AllItems.aspx sau EditForm.aspx. Pentru a vizualiza conținutul bibliotecii de fluxuri de lucru, în SharePoint Designer 2010, în panoul de navigare, faceți clic pe Toate Files, apoi pe Fluxuri de lucru în panoul principal.

Biblioteca de documente fluxuri de lucru conține un folder pentru fiecare flux de lucru creat cu SharePoint Designer 2010. Folderul conține fișierele sursă necesare pentru fluxul de lucru, cum ar fi:

• Fișierul de marcaj al fluxului de lucru (.xoml).
• Fișierul de configurare a fluxului de lucru.
• Formularele InfoPath xsn sau ASP.NET aspx necesare pentru fluxurile de lucru, cum ar fi formularele de inițiere (pentru fluxurile de lucru pornite manual) sau formularele de activități particularizate.

Pentru a edita un flux de lucru existent în SharePoint Designer 2010, în panoul de navigare, faceți clic pe Fluxuri de lucru. În panoul principal, faceți clic dreapta pe fluxul de lucru dorit, apoi faceți clic pe Editare flux de lucru.

Pentru a copia și a modifica un flux de lucru reutilizabil în SharePoint Designer 2010, în panoul de navigare, faceți clic pe Fluxuri de lucru. În panoul principal, faceți clic dreapta pe fluxul de lucru reutilizabil dorit, apoi faceți clic pe Copiere și modificare.

Ambele proceduri anterioare deschid fluxul de lucru în editorul fluxului de lucru. Puteți face clic pe panglică sau pe navigarea cu urme pentru a edita fluxul de lucru, a gestiona setările și a defini procesul de activități pentru fluxul de lucru.

Editorul de flux de lucru furnizează o acțiune numită Log to History List. Se recomandă să utilizați această acțiune în fluxurile dvs. de lucru pentru a păstra o înregistrare a istoricului fluxului de lucru. Istoricul fluxurilor de lucru este neprețuit pentru investigarea erorilor sau pentru urmărirea și repudierea.

Când creați un flux de lucru care utilizează acțiunea Înregistrare în jurnal în lista istoric, SharePoint Designer 2010 creează automat o listă numită Istoric flux de lucru. Lista este creată în mod implicit la http://< numesite>/Liste/Workflow%20History. Puteți specifica să creați o listă de istoric diferită atunci când proiectați o listă sau fluxuri de lucru de site și atunci când asociați un flux de lucru listă reutilizabil. Această listă are coloane pentru informații precum ID-ul de utilizator, data, evenimentul și descrierea erorii. La fel ca biblioteca de documente Fluxuri de lucru, în mod implicit, lista Istoric este ascunsă din browser, dar poate fi văzută în SharePoint Designer 2010, în Panoul de navigare, făcând clic pe Toate Files.

Editorul de flux de lucru furnizează șase acțiuni care interacționează cu lista Activități, inclusiv Atribuirea unui element To-Do, Colectarea datelor de la un utilizator și Atribuirea unui formular la un grup. Fluxurile de lucru utilizează lista de activități în mod implicit, dar pot fi configurate să utilizeze o listă de activități particularizată. Puteți utiliza o listă de activități particularizată pentru a separa activitățile fluxurilor de lucru de alte tipuri de activități sau pentru probleme legate de permisiuni. Puteți utiliza o listă de activități particularizată pentru toate fluxurile de lucru de pe site sau o listă de activități particularizată pentru fiecare flux de lucru. Depinde de cerințele tehnice și organizatorice pentru fluxurile de lucru.

Când creați un flux de lucru care utilizează oricare dintre cele trei acțiuni anterioare, SharePoint Designer 2010 creează automat formularul, tipul de conținut pentru activitate și lista Activități, dacă este necesar. În mod implicit, lista Activități poate fi vizualizată în browser, spre deosebire de biblioteca de documente Fluxuri de lucru și lista Istoric flux de lucru.

Începutul paginii

Unde pot verifica starea unui flux de lucru?

Puteți vizualiza cu ușurință progresul fluxurilor de lucru pentru un element selectat prin intermediul browserului. Vizualizarea Toate elementele a unei liste sau a unei biblioteci de documente afișează în mod implicit starea curentă a fluxurilor de lucru care rulează pentru un element. În exemplul următor, fluxul de lucru Solicitare modificare proiectare este În desfășurare pentru DCR widget 1.

Un clic pe starea fluxului de lucru pentru un element, cum ar fi În desfășurare sau Finalizat, vă va duce la pagina Stare flux de lucru pentru fluxul de lucru pentru elementul specific. Pentru a vedea starea fluxurilor de lucru de site, faceți clic pe meniul Acțiuni site , faceți clic pe Vizualizați tot conținutul site-ului, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru site. Pagina Stare flux de lucru vă oferă informații despre:

• Cine a inițiat fluxurile de lucru și când pentru element
• Activități asociate cu fluxul de lucru pentru element
• Istoricul fluxului de lucru pentru element, cum ar fi când au fost inițiate fluxurile de lucru și când s-a finalizat

Workflow Visualization

Veți vedea, de asemenea, o vizualizare a fluxului de lucru pentru starea fluxului de lucru dacă:

• Opțiunea Afișare vizualizare flux de lucru pe pagina de stare era selectată în SharePoint Designer 2010 atunci când fluxul de lucru a fost publicat
• Pe computerul pe care au fost publicate fluxurile de lucru era instalat Visio Premium 2010
• Fluxul de lucru rulează în SharePoint Server 2010
• Visio Graphics Services rulează pe server

Cu vizualizarea fluxului de lucru, o diagramă Visio a fluxului de lucru este creată și afișată automat într-o parte web Visio de pe pagina Stare flux de lucru. Vizualizarea fluxului de lucru afișează o vizualizare "live" a locului în care se află un anumit flux de lucru.

Pentru a vizualiza pagina Fluxuri de lucru pentru un element, puteți, de asemenea, să faceți clic pe elementul din listă, apoi să faceți clic pe Fluxuri de lucru în meniu.

Atunci când un utilizator pornește un flux de lucru pentru un element, SharePoint Foundation 2010 sau SharePoint Server 2010 adaugă o coloană nouă la acea listă sau bibliotecă în care se află elementul. În mod implicit, numele coloanei se potrivește cu numele fluxului de lucru. Această coloană doar în citire afișează starea curentă a elementului din acel flux de lucru. Această coloană de stare este adăugată automat pentru fiecare flux de lucru prima dată când este rulat.

În fiecare coloană, starea fluxului de lucru este un link. De exemplu, când faceți clic pe În curs, vedeți pagina Stare flux de lucru pentru acea instanță a fluxului de lucru.

Începutul paginii

Pașii următori sugerați

Fluxurile de lucru sunt o modalitate puternică de a adăuga logică de aplicație la site-urile și aplicațiile SharePoint. Acum că ați înțeles elementele de bază ale fluxului de lucru, se recomandă să începeți prin crearea unui flux de lucru. Găsiți mai multe informații despre proiectarea și particularizarea fluxurilor de lucru în secțiunea Consultați și .

Începutul paginii