Introducere în proiectarea unui Panou Informații document utilizând InfoPath

În acest articol

• Introducere în panourile cu informații despre documente
• Utilizarea unui panou Informații document
• Prezentare generală a securității

Introducere în panourile cu informații despre documente

Panoul Informații document, care se afișează în documentele Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 și Microsoft Office Excel 2007, permite utilizatorilor să vizualizeze și să modifice proprietățile pentru un fișier individual sau pentru un tip de conținut salvat pe un server de gestionare a documentelor, cum ar fi un site Spațiu de lucru pentru documente sau o bibliotecă bazată pe Windows SharePoint Services 3.0. Aceste proprietăți, denumite și metadate, sunt detalii despre un fișier care îl descriu sau îl identifică. Utilizatorii pot utiliza aceste proprietăți pentru a organiza, a identifica și a căuta documente.

Panoul Informații document este un formular Microsoft Office InfoPath 2007 care este găzduit și afișat într-un document. Nu aveți nevoie de InfoPath instalat pe computer pentru a vedea un panou Informații document într-un document de sistem Microsoft Office 2007, dar aveți nevoie de Office InfoPath 2007 pentru a proiecta sau a particulariza panouri informații document. De exemplu, dacă doriți să particularizați un panou Informații document pentru a afișa date de la o resursă externă, cum ar fi un serviciu web, trebuie să utilizați Office InfoPath 2007 pentru a proiecta acel panou Informații document.

Utilizând un panou Informații document cu documente de lansare Office 2007, utilizatorii pot urmări și edita metadate pentru un document chiar și atunci când continuă să lucreze în document. În plus, panoul Informații document poate fi particularizat pentru a utiliza date dintr-o sursă de date externă, cum ar fi un serviciu web, permițându-le angajaților să utilizeze metadate în mod unitar în diferite tipuri de documente de lansare Office 2007 din organizația dvs.

Prin particularizarea panoului Informații document, puteți, de asemenea, să adăugați o logică de business, cum ar fi validarea datelor, sau să adăugați proprietăți particularizate care sunt importante pentru organizația dvs. În plus, prin crearea unei părți de șablon care să conțină câmpuri comune, puteți organiza reutilizarea eficientă a panourilor de informații document în diferite tipuri de documente de lansare Office 2007 din întreaga organizație.  O parte șablon este o porțiune a unui șablon formular care poate fi salvată pentru reutilizare în mai multe șabloane formular.

Pe lângă urmărirea și editarea metadatelor utilizând panouri de informații document în Office Word 2007, Office Excel 2007 și Office PowerPoint 2007, utilizatorii documentelor Office Word 2007 pot efectua activități suplimentare. În Office Word 2007, utilizatorii pot adăuga proprietăți din panoul Informații document ca controale de proprietate în documentul propriu-zis. Controalele de proprietate din Office Word 2007 afișează proprietățile documentului ca conținut în documentul propriu-zis. Aceste controale de proprietate vor fi actualizate pe măsură ce informațiile din panoul Informații document se modifică. În plus, datele din panoul Informații document sunt actualizate atunci când controalele de proprietate corespunzătoare sunt modificate în document.

Aflați mai multe informații despre adăugarea proprietăților la un document Word în secțiunea Consultați și.

Tipuri de proprietăți

Panourile cu informații despre documente sunt utilizate pentru a urmări una dintre următoarele:

• Standard proprietăți de document în documente individuale.
• Proprietăți de server pentru tipuri de conținut SharePoint care se bazează pe tipul de conținut Document sau pe tipul de conținut Coloane nucleu Dublin, care este disponibil pe serverele care rulează Microsoft Office SharePoint Server 2007.
• Proprietăți particularizate pe care le adăugați într-un panou Informații document.

Proprietățile pe care utilizatorii le pot vizualiza sau edita utilizând un panou Informații document pot fi grupate în trei categorii generale: proprietăți bazate pe documente, proprietăți bazate pe server și proprietăți particularizate. În funcție de proiectarea panoului Informații document și de locul unde se află acesta, unele sau toate proprietățile următoare pot apărea în panoul Informații document:

Proprietăți bazate pe documente Printre acestea se numără proprietăți cum ar fi titlul, numele autorului, subiectul și cuvintele cheie care identifică subiectul sau conținutul documentului.

Proprietăți bazate pe server Pentru documentele salvate pe un site SharePoint și care utilizează panouri particularizate informații document, aceste proprietăți pot include date despre biblioteca de documente, coloanele de site, tipurile de conținut de site sau datele din alte câmpuri particularizate.

Proprietăți particularizate Definiți proprietățile particularizate pentru un document Office particularizând un panou Informații document utilizând InfoPath. Proprietățile particularizate pot include metadate specifice unei organizații sau unui proiect, cum ar fi un cod de proiect sau o valoare a centrului de cost.

Începutul paginii

Utilizarea unui panou Informații document

Atunci când creați un document cu Office Word 2007, Office Excel 2007 sau Office PowerPoint 2007, se creează automat un panou Informații document. Acest panou informații document implicit include proprietăți standard, cum ar fi Autor, Titlu și Subiect. Ca alternativă, puteți adăuga proprietăți particularizate proiectând de la zero un Panou informații document, apoi asociind-l cu un document sau particularizând un Panou informații document existent.

Atunci când proiectați un panou informații document particularizat, îl puteți utiliza cu mai multe documente din Office Word 2007, Office Excel 2007 și Office PowerPoint 2007 sau puteți proiecta mai multe panouri cu informații despre documente. De exemplu, dacă anumite documente sunt asociate cu un anumit proiect, se recomandă să utilizați câmpuri unice pentru panourile de informații document care sunt utilizate doar în documentele respective.

Chiar dacă organizația dvs. utilizează mai multe panouri cu informații despre documente, fiecare poate conține mai multe proprietăți comune. Pentru a reutiliza cu ușurință proprietățile comune atunci când proiectați un panou Informații document, luați în considerare utilizarea părților de șablon. Prin crearea și utilizarea părților de șablon, vă puteți asigura că metadatele cheie pentru organizația dvs. sunt consistente ca ton, structură și comportament. De exemplu, organizația dvs. poate solicita ca fiecare panou Informații document să includă un câmp denumit Funcție, în plus față de Autor. Prin proiectarea unei părți de șablon care utilizează aceste câmpuri comune, puteți reutiliza cu ușurință partea de șablon în mai multe panouri de informații document.

După ce creați un panou informații document particularizat, trebuie să-l asociați cu un document înainte de a-l putea utiliza. Pentru a face acest lucru, trebuie să activați mai întâi fila Dezvoltator de pe panglică în programele în care doriți să utilizați panoul Informații document. Apoi puteți specifica locația panoului Informații document utilizând o cale de fișier URL, UNC sau URN. În plus, puteți alege să afișați panoul Informații document în mod implicit atunci când documentul este deschis. De asemenea, puteți alege dacă proprietățile particularizate pe care le-ați creat să fie vizibile în mod implicit atunci când documentul este deschis.

Pe lângă vizualizarea sau modificarea proprietăților în Panouri informații document din documente pentru Office Word 2007, Office Excel 2007 și Office PowerPoint 2007, în Office Word 2007 utilizatorii pot adăuga proprietăți din Panoul Informații document ca controale de proprietate în documentul propriu-zis. De exemplu, mai multe instanțe ale unei adrese de firmă pot fi adăugate ca controale de proprietate într-un document. Aceste controale de proprietate vor fi actualizate pe măsură ce informațiile din panoul Informații document se modifică.

Aflați mai multe informații despre crearea unui panou informații document particularizat și adăugarea de proprietăți la un document Office Word 2007 în secțiunea Consultați și.

Începutul paginii

Prezentare generală a securității

Un Panou informații document se supune acelorași reguli și restricții de securitate ca un formular InfoPath. Caracteristicile de securitate din InfoPath sunt proiectate pentru a proteja formularele și computerele utilizatorilor împotriva operațiunilor nesigure, cum ar fi accesarea datelor sau trimiterea datelor la o sursă care nu este de încredere. De exemplu, șabloanele formular InfoPath rulează într-unul dintre cele trei niveluri de securitate, în funcție de locația lor, de modul în care sunt instalate și de semnătura digitală. Cele trei niveluri sunt: Restricționat, Domeniu și Încredere totală. Unui Panou informații document i se atribuie același nivel de securitate ca un șablon formular InfoPath. Înainte de a proiecta și a utiliza un panou Informații document, ar trebui să vă familiarizați cu considerațiile de securitate pentru utilizarea conexiunilor de date și pentru implementare.

Considerații de securitate pentru utilizarea conexiunilor de date

Un Panou informații document nu poate accesa o sursă de date din alt domeniu decât dacă Panoul Informații document este setat la Încredere totală. Pentru a activa Acordați încredere totală, trebuie să semnați digital șablonul formular pentru Panoul Informații document cu un certificat rădăcină de încredere sau să creați un fișier instalabil pentru acesta.

Găsiți informații suplimentare despre nivelurile de securitate ale șabloanelor formular InfoPath în secțiunea Consultați și .

Considerații de securitate pentru implementare

Se recomandă să implementați un panou Informații document în același domeniu în care se află documentele propriu-zise. De exemplu, dacă un document Office Word 2007 de pe server http://example utilizează un Panou informații document particularizat pe care îl proiectați, se recomandă să stocați și Panoul Informații document pentru acel document pe http://example. Dacă decideți să implementați un panou Informații document în alt domeniu sau dacă un utilizator deschide o versiune salvată local a unui document - sau una trimisă ca atașare într-un mesaj de e-mail - nivelul de securitate pentru panoul Informații document va fi retrogradat la un nivel de securitate mai scăzut. Aceasta este o măsură de securitate pentru a contribui la protejarea utilizatorilor împotriva riscurilor de securitate asociate cu un panou Informații document care accesează datele aflate în alt domeniu.

Găsiți informații suplimentare despre crearea unui fișier instalabil utilizând Expertul de publicare și Visual Studio în secțiunea Consultați și .

Începutul paginii