Indiferent cât de inteligentă este corespondența, aceasta nu va avea niciun impact dacă o trimiteți persoanelor nepotrivite. Puteți limita lista de expediere poștală la nume și adrese sau puteți include mai multe detalii despre fiecare client, astfel încât să puteți clasifica clienții în segmente care au sens pentru firma dvs.
Cu cât direcționați mai mult corespondența către un segment de clienți care ar putea fi interesat de o anumită ofertă, cu atât rata de succes a corespondenței este mai mare. Planificați să votați între o treime și jumătate din timpul și bugetul campaniei de expediere poștală, pentru a vă rafina lista de expediere poștală pentru direcționarea segmentelor corespunzătoare de clienți.
Cum se utilizează datele clienților
După ce obțineți informații despre clienții și clienții potențiali, urmărirea atributelor pe care le au în comun poate fi foarte utilă. Cu cât capturați mai multe detalii în lista de expediere poștală, cu atât mai multe opțiuni aveți pentru direcționarea mesajelor de e-mail.
Dar asigurați-vă că datele detaliate pe care le urmăriți sunt datele pe care le veți utiliza. Cu cât adăugați mai multă complexitate la lista de expediere poștală, cu atat trebuie să lucrați mai mult pentru a vă menține lista.
De exemplu, puteți utiliza datele clienților în oricare dintre următoarele moduri:
- Imprimarea etichetelor poștale Creați etichete poștale pentru care aveți nevoie doar de informații despre nume și adresă.
- Corespondență către clienții dintr-o anumită regiune Filtrați lista de expediere poștală după localitate sau cod poștal, astfel încât să puteți anunța cu ușurință o promoție doar pentru clienții care locuiesc într-o anumită locație.
- Adăugarea unei formule de salut personalizate Personalizați o corespondență incluzând prenumele sau numele destinatarilor într-o linie de salut, separând numele în câmpurile de date titlu, prenume și nume .
-
Concentrați-vă asupra destinatarilor de o anumită vârstă Notificați clienții cu privire la produsele sau serviciile potrivite pentru etapa de viață a clienților respectivi (cum ar fi planificarea retragerii la vârsta de douăzeci de ani sau planificarea retragerii la 50 de ani), colectând datele de naștere ale clienților dvs. ca an de naștere (cum ar fi "1945").
Dacă doriți să oferiți un cadou promoțional tuturor clienților a căror zi de naștere cade în luna curentă, le puteți colecta datele de naștere ca lună, zi, an (cum ar fi "1 ianuarie 2000"). - Ajustarea corespondenței separate în funcție de sex Anunțați o nouă linie de produs doar pentru bărbați sau femei, incluzând sexul fiecărui client ("masculin" sau "feminin") în lista de expediere poștală.
- Utilizarea istoricului achizițiilor Trimiteți anunțuri speciale celor care au făcut achiziții majore recente sau notificați clienții atunci când aveți modele noi ale brandurilor lor preferate. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmăriți istoricul achizițiilor clienților. De asemenea, puteți notifica clienții cu privire la produse similare ("Clienții care au cumpărat ceea ce ați cumpărat, de asemenea, l-au cumpărat").
- Trimiterea unui mesaj de e-mail pentru salvarea mesajelor poștale Economisiți costurile de expediere poștală pentru un eveniment doar pe bază de invitație, trimițând invitații prin e-mail acelor clienți care își furnizează adresele de e-mail. Puteți să adresați mai întâi invitațiile de imprimare efectuând o îmbinare de corespondență și filtrând clienții care nu au adrese de e-mail. Apoi puteți crea o invitație de e-mail efectuând o îmbinare de e-mail și filtrând după clienții care au adrese de e-mail.
Crearea unei liste de distribuție prin e-mail
Cel mai simplu, o listă de expediere poștală este un fișier text care separă înregistrările destinatarilor în câmpuri comune. Astfel de liste iau, de obicei, forma foilor de lucru sau a tabelelor, cu fiecare înregistrare în propriul rând, separată în coloane care conțin câmpurile de date individuale, cum ar fi lista de expediere poștală de bază ilustrată aici.
O listă complexă poate include câmpuri de date suplimentare, cum ar fi preferințele pentru dimensiunea și culoarea produsului, istoricul achizițiilor, data nașterii și sexul.
Dacă creați pentru prima dată o listă de expediere poștală, o puteți face fără a ieși din Publisher. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei liste de adrese pentru îmbinarea corespondenței.
Combinarea listelor din mai multe surse
Indiferent dacă aveți liste de expediere poștală sau le achiziționați, Publisher facilitează combinarea și editarea listelor de clienți din mai multe surse în Publisher. Puteți alege ce vi se potrivește cel mai bine, asamblând lista de expediere poștală Publisher din orice combinație de alte liste create în Excel, Outlook și Access.
Specificați lista de adăugat
Pe fila Corespondență , faceți clic pe Îmbinare corespondență>pas cu pas Step-Mail Expert îmbinare.
Dacă publicația este conectată la o listă de destinatari, verificați conexiunea, apoi, pe fila Corespondență, faceți clic pe Editare listă destinatari. Dacă publicația nu este conectată la o listă de destinatari existentă, în panoul Îmbinare corespondență, faceți clic pe Următorul: Creare sau conectare la o listă de destinatari, apoi selectați lista dorită.În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență , sub Adăugare la lista de destinatari, alegeți oricare dintre următoarele variante:
- Faceți clic pe Tastați o listă nouă, adăugați intrările dorite în caseta de dialog Listă nouă de adrese , apoi faceți clic pe OK.
- Faceți clic pe Utilizați o listă existentă, selectați o sursă de date în caseta de dialog Selectare sursă de date , apoi faceți clic pe Deschidere.
- Faceți clic pe Alegere din persoanele de contact Outlook (dacă vi se solicită să alegeți un profil de e-mail, faceți clic pe profilul dorit), apoi faceți clic pe OK. Selectați un folder sau o listă de distribuire în caseta de dialog Selectare persoane de contact , apoi faceți clic pe OK.
Rezolvarea discrepanțelor la combinarea listelor
Atunci când adăugați o listă de expediere poștală la alta, este posibil ca unul sau mai multe câmpuri din lista adăugată să nu aibă o potrivire în lista existentă. De exemplu, lista de adrese pe care o adăugați poate include un câmp Nume firmă , dar este posibil ca lista originală să nu.
Publisher vă solicită să remediați nepotrivirile dintre câmpurile din diversele liste sursă, deschizând caseta de dialog Adăugare la lista de destinatari .
În caseta de dialog Adăugare la lista destinatarilor , selectați un câmp care nu este bifat în coloana Potrivire, selectați câmpul cu care doriți să corespundă în lista Câmpuri listă destinatari cu câmpuri care se potrivesc , apoi faceți clic pe Potrivire.
În caseta de dialog Potrivire câmp , verificați dacă este listat câmpul pe care l-ați selectat sub Potrivire la câmpul listă de destinatari sau selectați altul, apoi faceți clic pe OK.
Dacă trebuie să adăugați un câmp nou în lista de destinatari pentru a face o potrivire, selectați câmpul pe care doriți să-l adăugați în lista nouă (lista din stânga din caseta de dialog Adăugare la lista de destinatari ), faceți clic pe Adăugare, apoi faceți clic pe OK. Câmpurile adăugate sunt afișate sub Câmpuri noi de adăugat la lista de destinatari.
Sfat
Eliminați un câmp adăugat selectându-l în caseta listă Câmpuri noi de adăugat la lista destinatarilor , apoi făcând clic pe Eliminare.
Cum se potrivesc câmpurile atunci când Publisher nu îmi solicită acest lucru?
- În panoul de activități Îmbinare corespondență , sub Mai multe elemente, faceți clic pe Câmpuri adresă, apoi faceți clic pe Potrivire câmpuri.
Salvarea unei comenzi rapide la o listă combinată
Puteți crea o comandă rapidă la lista combinată pentru a o utiliza în alte corespondențe. Oricând editați o intrare individuală în lista combinată, intrarea editată se actualizează și în fișierul sursă original, dacă fișierul este disponibil pentru editare. Dacă nu doriți să actualizați fișierul sursă original, exportați lista de destinatari într-un fișier nou.
- În panoul de activități Îmbinare corespondență (Pasul 3: Crearea publicațiilor îmbinate), sub Pregătire pentru urmărire în această corespondență, faceți clic pe Salvare comandă rapidă la lista de destinatari.
- În caseta de dialog Salvare fișier , tastați un nume pentru lista de adrese combinată în caseta Nume fișier .
În mod implicit, lista de adrese este salvată în folderul Sursele mele de date . Se recomandă să păstrați lista de adrese aici, deoarece acesta este folderul implicit în care Publisher caută surse de date. - Faceți clic pe Salvare.
Rafinarea unei liste de destinatari
Atunci când câmpurile din diversele liste sursă se potrivesc, toate înregistrările apar în lista existentă din caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență , unde puteți să filtrați, să sortați și să selectați destinatarii de inclus în îmbinarea de e-mail. Bifați caseta de selectare de lângă fiecare destinatar pe care doriți să-l includeți și debifați caseta de selectare de lângă fiecare destinatar pe care doriți să-l excludeți.
Selectarea sau golirea tuturor elementelor
- Bifați sau debifați caseta de selectare din rândul titlu.
Filtrarea elementelor din listă
Dacă doriți să utilizați doar anumite intrări din listă, puteți filtra lista după un anumit câmp sau criteriu. După ce filtrați lista, puteți utiliza casetele de selectare pentru a include și a exclude înregistrări.
Faceți clic pe săgeata de lângă titlul coloanei elementului după care doriți să filtrați.
Alegeți una dintre următoarele variante:
Faceți clic pe (Necompletate) pentru a afișa toate înregistrările în care câmpul corespondent este necompletat.
Faceți clic pe (Neblanks) pentru a afișa toate înregistrările în care câmpul corespunzător conține informații.
Faceți clic pe (Complex) pentru a deschide caseta de dialog Filtrare și sortare , pe care o puteți utiliza pentru a filtra după mai multe criterii.
Notă
De asemenea, puteți deschide caseta de dialog Filtrare și sortare făcând clic pe Filtrare sub Ajustare listă destinatari în caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență .
-
Sfat
Dacă sursa de date conține înregistrări care partajează aceleași informații și există 10 sau mai puține valori unice în coloană, puteți filtra după anumite informații. De exemplu, dacă există mai multe adrese care listează Australia ca țară sau regiune, puteți filtra după Australia.
Caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență afișează numai înregistrările desemnate. Pentru a afișa din nou toate înregistrările, faceți clic pe (Toate).
Sortarea elementelor din listă
Dacă doriți să vedeți elementele în ordine alfabetică, puteți sorta elementele din lista dvs.
- În panoul Destinatari pentru Îmbinare corespondență , faceți clic pe titlul coloanei elementului după care doriți să sortați.
De exemplu, dacă doriți să afișați lista în ordine alfabetică după numele de familie, faceți clic pe titlul coloanei Nume de familie. - Pentru a sorta utilizând mai multe criterii, sub Ajustare listă destinatari, faceți clic pe Sortare. În caseta de dialog Filtrare și sortare , selectați criteriile după care doriți să sortați.
Găsirea dublurilor
Pentru a împiedica corespondența dublată, puteți să găsiți și să eliminați înregistrările din lista combinată pentru care se potrivesc majoritatea câmpurilor (dar nu neapărat pe toate).
- În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență , sub Ajustare listă destinatari, faceți clic pe Găsire dubluri.
- În caseta de dialog Găsire dubluri , bifați doar intrările pe care doriți să le includeți, apoi faceți clic pe OK.
Găsirea unui anumit destinatar sau grup de destinatari care partajează un atribut comun
Pentru a identifica o persoană sau un grup de persoane care au atribute comune (cum ar fi un nume de familie, un cod poștal sau o lună de naștere), puteți căuta în listă.
- În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență , sub Ajustare listă destinatari, faceți clic pe Găsire destinatar.
- În caseta de dialog Găsire intrare , introduceți atributul pe care doriți să-l găsiți în caseta text Găsire , specificați câmpul sau câmpurile pe care doriți să le căutați, apoi faceți clic pe Următorul găsit.