Adăugarea de timp departe de birou la calendarele Outlook colegilor

Pasul 1: Adăugați-vă vacanța la calendarele colegilor

Când marcați timpul ca "afară de la birou" în calendar, colegii dvs. îl văd atunci când încearcă să programeze o întâlnire cu dvs. Dar n-ar fi grozav dacă i-ai putea avertiza pe toți odată înainte de a pleca fără să le afectați starea de liber/ocupat sau să le aglomerați calendarele? Puteți face acest lucru setând informațiile să apară în calendarele lor ca eveniment de o zi întreagă, dar, spre deosebire de un eveniment normal de o zi întreagă, care este setat de obicei la "ocupat", acest eveniment de o zi întreagă se afișează ca timp liber. Disponibilitatea liber/ocupat a colegilor dvs. nu este afectată.

1. În meniul Fișier, indicați spre Nou, apoi faceți clic pe Solicitare de întâlnire.

   Comandă rapidă de la tastatură  Pentru a crea o nouă solicitare de întâlnire, apăsați CTRL+SHIFT+Q.

2. Tastați o descriere în caseta Subiect și, dacă doriți, introduceți o locație în caseta Locație.

3. În listele Oră de început și Oră de sfârșit, selectați ora de început și de sfârșit pentru ora de plecat de la birou. Pentru concedii, acest lucru implică, de obicei, zilele întregi. În acest caz, bifați caseta de selectare Eveniment zi întreagă.

   Notă: În mod Outlook utilizează setarea curentă de fus orar de pe computer pentru planificare. Dacă doriți să vă planificați timpul plecat de la birou pe baza unui alt fus orar, pe fila Întâlnire, în grupul Opțiuni, faceți clic pe Fusuri orare.

4. În grupul Opțiuni, pentru Afișare ca,faceți clic pe Liber în caseta listă verticală. Dacă ați specificat deja că acesta este un eveniment de o zi întreagă, Afișare ca este setat automat la Gratuit.

   Important: 

   • Asigurați-vă că setarea Afișare ca este setată la Gratuit. Acest lucru permite destinatarilor solicitării de întâlnire să accepte solicitarea de întâlnire și să adauge timpul dvs. de concediu la calendarul lor, dar să nu le blocheze nicio dată în calendarul lor. Calendarul destinatarului va afișa în continuare disponibilitatea gratuită pentru planificare în timpul vacanței.

   • Atunci când alegeți un eveniment de o zi întreagă, ora de început a evenimentului este la miezul nopții. Pentru a evita ca colegii să primească avertizări la ore ciudate, setați Memento la Fără.

5. Tastați informațiile pe care doriți să le partajați cu destinatarii.

6. Adăugați destinatarii în linia Către.

7. Dacă avertizează alte persoane cu privire la o serie de ore recurente că veți fi plecat de la birou, pe fila Întâlnire, în grupul Opțiuni, faceți clic pe Recurență ,selectați modelul de recurență, apoi faceți clic pe OK.

   Când adăugați un model de recurență la o solicitare de întâlnire, fila Întâlnire se modifică în Întâlnire periodică.

8. În fila Întâlnire, în grupul Afișare, faceți clic pe Rezervare.

9. Faceți clic pe Trimitere.

Când trimiteți această solicitare de întâlnire cu Afișare ca setată la Gratuit,evenimentul apare în partea de sus a fiecărei zile în calendarele Outlook ale colegilor dvs., un memento vizual care nu blochează timpul de lucru.

Pasul 2: Blocați timpul de concediu din calendar

Dacă urmați pașii din secțiunea anterioară, solicitarea de întâlnire trimisă a fost marcată ca timp liber pentru a împiedica blocarea timpului din calendarele altor persoane. Cu toate acestea, timpul este marcat și ca liber în propriul calendar. Acum trebuie să creați o rezervare suplimentară pentru dvs., astfel încât alte persoane să poată vedea că nu sunteți disponibil în timpul specificării.

O greșeală obișnuită este să deschideți elementul de solicitare de întâlnire din calendar și să modificați setarea Afișare ca din Liber în În afara Office după ce ați trimis solicitarea inițială. Cu toate acestea, atunci când faceți aceasta, o actualizare este trimisă tuturor celor către care i-ai trimis solicitarea de întâlnire, modificând Gratuit la Afara Office și profitând de pașii necesari pentru a evita acest lucru. Trebuie să creați o rezervare dublată în calendar cu setarea Afișare ca setată la Office.

Atunci când persoanele utilizează calendarul Outlook pentru a planifica întâlniri și alte evenimente, ele vă pot vedea disponibilitatea dacă nu ați modificat permisiunile calendarului pentru a preveni acest lucru. În mod normal, rezervările, întâlnirile și evenimentele au o setare Afișare ca din Ocupat. De asemenea, puteți crea elemente cu o setare Afișare ca din Afara Office. Elementele setate la Out of Office sunt considerate similare cu elementele setate la Ocupat. Cineva nu ar trebui să se aștepte să fiți disponibil în acel moment. Vizual, cele două tipuri diferă: elementele setate la Out of Office apar cu o culoare violet, elementele setate la Ocupat sunt identificate după o temă de culoare albastră. Această diferență de aspect ajută la evidențierea motivului pentru care nu sunteți disponibil. De exemplu, este posibil să puteți muta un element Ocupat conflictual, dar probabil că nu puteți sau nu fi dispus să schimbați un element Din Office cum ar fi vacanța.

1. În Calendar, în meniul Fișier, indicați spre Nou , apoifaceți clic pe Rezervare.

2. În caseta Subiect, tastați un nume pentru timpul liber.

3. În Oră de început și Oră de sfârșit,faceți clic pe datele la care începe și se termină perioada de timp.

4. Bifați caseta de selectare Eveniment zi întreagă.

5. Modificați setarea Afișare ca la În afara Office.

6. Faceți clic pe Salvare și închidere.