Notă: Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.
În SharePoint, puteți să gestionați înregistrări într-o arhivă sau să gestionați înregistrări în același depozit de documente ca documente active.
Prezentare generală
Înainte să planificați soluția pentru gestionarea înregistrărilor trebuie să lucrați cu administratorii pentru a planifica soluția. Găsiți mai multe informații despre planificarea și implementarea soluțiilor de gestionare a înregistrărilor în secțiunea Consultați și.
Un site Centru de înregistrări servește drept arhivă, iar documentele sunt copiate la arhivă atunci când devin înregistrări. Dacă un document este înregistrare sau nu este determinat de locul în care s-a aflat, în arhivă sau în alt loc.
Gestionarea înregistrărilor în locație este o alternativă la procesul tradițional de copiere sau mutare a înregistrărilor în altă locație și de aplicare ulterioară a politicilor de securitate și retenție. Puteți să gestionați înregistrările „în locație”, ceea ce înseamnă că păstrați un document în locația curentă pe un site, îl declarați ca înregistrare și aplicați înregistrării proprietățile potrivite de securitate, retenție și dispoziție.
Este posibilă și o Abordare hibridă. De exemplu, puteți să păstrați înregistrări în aceeași locație cu documentele active timp de doi ani, apoi să mutați înregistrările într-o arhivă de înregistrări atunci când un proiect este finalizat.
Centru de înregistrări
Conținutul întregii organizații poate fi remis la un Centru de înregistrări, apoi distribuit în locul corespunzător unde preia permisiunile și politicile potrivite, cum ar fi cele de expirare și audit.
Metadatele, sau informațiile despre date, joacă un rol esențial în a ajuta la gestionarea informațiilor și regăsirea ulterioară a acestora. Caracteristicile precum tipurile de componente, organizatorul de conținut și folderele virtuale contribuie la asistența în privința utilizării metadatelor.
Printre caracteristicile Centrului de înregistrări se numără:
-
ID document Tuturor documentelor li se poate atribui un identificator unic, care rămâne în document chiar și atunci când acesta este arhivat. Acest lucru permite găsirea ușoară a înregistrărilor printr-un ID, indiferent de locul în care se mută documentul.
-
Reținerea în mai multe etape Politicile de reținere pot avea mai multe etape, permițându-vă să specificați întregul ciclu de viață al documentului ca politică unică (de ex. examinare anuală Contracte și ștergere după 7 ani)
-
Rapoarte de audit per element Puteți să generați un raport de audit personalizat despre o înregistrare individuală.
-
Planificare ierarhică pentru fișiere Puteți să creați structuri de folder profunde, ierarhice și să gestionați reținerea pentru fiecare folder din ierarhie (sau să moșteniți din foldere părinte).
-
Raport Plan fișiere Puteți genera rapoarte de stare care afișează numărul de elemente în fiecare etapă a planul de fișier, împreună cu un set de politici de retenție pe fiecare nod în plan. Taxonomie și tipuri de conținut centralizat: Arhiva va fi un consumator de nivel de întreprindere taxonomii și tipuri de conținut, asigurându-vă că consistență și contextul transferul între spații de colaborare și din arhiva. Vom vorbi mai multe despre noastre 2010 taxonomie investments în viitor mesaje.
-
Taxonomie și tipuri de conținut centralizat Arhiva va fi o taxonomie un consumator de taxonomii și tipuri de conținut la nivel de întreprindere, asigurând consistența și transferul de contexte între spațiile de colaborare și arhivă. Vom vorbi mult mai multe despre investițiile noastre în taxonomie în 2010 în publicări ulterioare.
-
Organizator conținut Distribuitorul de înregistrări poate utiliza metadate pentru a distribui documente de intrare la locul potrivit în planificarea ierarhică a fișierelor. De exemplu, acesta vă permite să impuneți automat reguli asupra conținutului remis, cum ar fi „Dacă un acord de achiziție este etichetat ca Proiect Alfa, se trimite în subfolderul Contracte Alfa, iar la element se aplică politica de retenție a acelui folder”.
-
Foldere virtuale : planul de fișier este o modalitate foarte bună pentru a gestiona un depozit, dar adesea timp nu este ceea ce doriți să o utilizați pentru a naviga și găsirea conținutului pe care le căutați. Centru de înregistrări SharePoint 2010 face uz de o caracteristică nouă, numită navigarea prin metadate bazat pe, care vă permite să expune cheie metadate ca foldere virtuale:
Gestionare înregistrări în locație
Orice site activat pentru gestionarea înregistrărilor în locație poate fi configurat ca sistem de gestionare a înregistrărilor. În acest tip de sistem, spre deosebire de Centrul de înregistrări, puteți să stocați înregistrări împreună cu documente active, într-un spațiu de colaborare.
Gestionarea în locație vă permite să controlați conținutul spațiilor de colaborare. Acest lucru permite anumitor documente SharePoint (sau bloguri, pagini wiki, pagini web și elemente listă) să fie declarate înregistrări. Sistemul poate împiedica ștergerea sau editarea acestor înregistrări, dacă este necesar, în funcție de definiția dată înregistrării de către organizația dvs.
Audit, Retenție, Expirare, Raportare, Fluxuri de lucru înregistrări, eDiscovery și Răspundere legală sunt caracteristici pe care le puteți utiliza în spații de colaborare ca să obțineți un echilibru între valoarea acordată SharePoint utilizatorilor finali și nevoia de guvernanță a informațiilor.
Înregistrările pot fi declarate fie manual, ca parte a unui proces mai amplu într-un flux de lucru, fie programate ca parte a retenției unui document, cum ar fi după 2 ani. Este de reținut că, atunci când este declarată o înregistrare, conținutul nu se mută într-o arhivă - rămâne acolo unde este, pentru ca utilizatorii finali să poată găsi conținutul și interacționa cu el încă.
Printre beneficiile suplimentare ale utilizării unui sistem de gestionare a înregistrărilor în locație se numără:
-
Înregistrările pot exista și pot fi gestionate în mai multe site-uri.
-
Dacă este activat controlul versiunilor, întreținerea versiunilor unei înregistrări se produce automat.
-
Căutarea poate fi executată pentru înregistrări și documente active în același timp.
-
Există un control mai mare asupra definiției unei înregistrări în organizația dvs. și asupra persoanelor care pot crea o înregistrare.
Aspecte de luat în considerare atunci când planificați o soluție
Atunci când vă gândiți dacă să gestionați înregistrările într-un centru separat de înregistrări sau în același site de colaborare în care au fost create documentele, luați în considerare următoarele întrebări:
-
Este potrivită guvernanța site-ului de colaborare pentru gestionarea înregistrărilor?
-
Industria dvs. se supune cerințelor de reglementare care necesită ca înregistrările să fie separate de documentele active?
-
Puteți avea încredere în administratorul unui site de colaborare pentru a gestiona un site care conține înregistrări?
-
Poate doriți să stocați înregistrări pe un site care utilizează acces mai restricționat decât site-ul de colaborare sau pe un site copiat de rezervă după un alt program.
-
Cât va fi în funcțiune site-ul de colaborare? Dacă înregistrările trebuie păstrate un timp mai lung decât perioada de desfășurare a proiectului, alegerea unei strategii de gestionare în locație a înregistrărilor înseamnă că trebuie să mențineți site-ul de colaborare chiar și după ce acesta nu mai este utilizat.
-
Membrii proiectului vor avea nevoie de acces frecvent la documente după ce documentele devin înregistrări? Dacă utilizați o abordare în locație, membrii proiectului pot accesa documentele în același fel, indiferent dacă documentele sunt active sau sunt înregistrări.
-
Managerii de înregistrări din organizația dvs. sunt responsabili doar pentru înregistrări, sau și pentru toate informațiile, indiferent dacă acestea sunt active sau înregistrări? Dacă managerii de înregistrări sunt responsabili doar cu înregistrările oficiale, deținerea unui centru separat de înregistrări poate fi o opțiune mai simplă pentru ei.
