În calitate de manager de proiect, comunicați cu mulți participanți din proiect-de la membrii echipei care efectuează activități de proiect pentru directori de organizație și clienți de proiect. Deoarece comunicarea este atât de esențială pentru succesul proiectului dumneavoastră și pentru că comunicați diferite tipuri de informații diferitelor tipuri de părți interesate, aveți nevoie de un plan solid de comunicare a proiectului. Puteți utiliza Project Web App prin intermediul abonamentului Project Online pentru a implementa mai multe aspecte ale planului de comunicare și pentru a face schimb de tipuri de informații corecte cu persoanele potrivite.
În acest articol
De ce este atât de important comunicarea proiectului?
Cu atât de multe persoane implicate într-un singur proiect, de comunicații mari sau mici, are un rol uriaș în succesul sau eșecul proiectului. Atunci când comunicarea lipsește, proiectul poate avea pași nepotriviti, cum ar fi ipoteze, dublarea efortului sau contrariul, lacunele în efort. În plus, părțile interesate pot simți că sunt în silozuri izolate, nemaiauzite și neacceptate, ceea ce poate duce la o moralitate slabă și la o productivitate în declin.
Pe de altă parte, atunci când comunicarea este bună, proiectul dumneavoastră poate avea eficiență în procesul de elaborare, identificare și prevenire a problemelor și riscurilor, a problemelor inovatoare și a luării deciziilor pe baza unor fapte sonore. Stimularea comunicării bune într-un proiect îmbunătățește probabilitatea ca proiectul dumneavoastră să rămână în grafic și în bugetul său.
Ce este o comunicare bună, oricum? Schimbă informațiile corecte cu persoanele potrivite. Se asigură că părțile interesate de la toate nivelurile sunt audiate. Aveți canale în vigoare pentru conversații formale, precum și informale, care mută proiectul înainte spre scopul său.
Cele mai bune practici pentru comunicarea într-un proiect
Momentul potrivit pentru a vă gândi la comunicarea proiectului este atunci când vă aflați în faza de planificare a proiectului dvs. De fapt, adăugarea dezvoltării proceselor de comunicare între primele câteva activități ale proiectului dumneavoastră poate semnala echipei care comunică în mod eficient este sarcina fiecărui membru al echipei și este esențială pentru succesul proiectului.
Următoarele secțiuni detaliază patru întrebări pe care trebuie să le luați în considerare despre modul în care va fi gestionată comunicarea prin durata de viață a proiectului și cum să vă compilați răspunsurile într-un plan de comunicare care funcționează pentru toată lumea.
Cu cine trebuie să comunicați?
Trebuie să comunicați cu toate persoanele care au un interes sau care dețin un țăruș în succesul proiectului, adică părțile interesate ale proiectului. Gândiți-vă cine sunt părțile interesate. Probabil că acestea sunt la niveluri diferite din organizație, iar unele pot fi externe pentru organizația dvs. Iată câteva posibile părți interesate de proiect:
-
Membri ai echipei de proiect. Acești oameni fac lucrarea efectivă a proiectului.
-
Project portfolio manager. Dacă a ta este o organizație mai mare care rulează multe proiecte în același timp, poate fi necesar să comunicați cu un manager de portofoliu.
-
Manager de resurse. Ca într-un manager de portofoliu, dacă organizația dumneavoastră este în mare măsură bazată pe proiect, poate fi necesar să lucrați îndeaproape cu un manager de resurse care asigură persoanele cu seturile de competență potrivite pentru diverse proiecte sunt disponibile.
-
Management executiv. Gestionarea superioară trebuie, de obicei, să știe cum merge proiectul, mai ales în ceea ce privește planificarea și costurile.
-
Sponsor sau client. Este posibil să existe un sponsor sau un client care diferă de conducere și Cine plătește pentru proiect.
-
Reprezentantul utilizatorului final. Această persoană reprezintă persoanele care pot beneficia de proiect sau vor afecta în alt fel atunci când este finalizată.
Ce tipuri de informații au nevoie?
Deoarece prima regulă de comunicare este să vă cunoașteți audiența, beneficiați la maximum de investiții în comunicare atunci când vă adaptați comunicarea la ceea ce trebuie să știe fiecare set de părți interesate.
De exemplu, membrii echipei de proiect trebuie să cunoască activitățile cărora le sunt atribuite și care depind de activitățile lor, la rândul lor, să își facă treaba. Probabil că trebuie, de asemenea, să vadă periodic planificarea completă a proiectului pentru a menține un bun simț al domeniului și direcția focalizată.
Spre deosebire de membrii echipei care au nevoie de detaliile vitale, directori sau sponsori ai proiectului necesită un rezumat foarte ridicat al modului în care va merge proiectul. Aceștia se preocupă cel mai mult de performanța față de planificarea și bugetul proiectului și doresc să știe dacă proiectul este pe cale să își îndeplinească obiectivele.
Uitați-vă la lista de părți interesate și Gândiți-vă la proiect din punctul lor de vedere. Acest lucru vă va ajuta să determinați ce informații să facă Exchange cu acestea și ce formă să aibă comunicarea. De asemenea, discutați cu părțile interesate și aflați ce și cum preferă să comunice.
Cât de des trebuie să se întâmple diferitele tipuri de comunicații?
Încercați să loviți echilibrul corect: prea puțină comunicare, iar proiectul riscă mai multe ghinioane decât ar trebui; prea multă comunicare și părțile interesate deranjați consideră că eforturile sunt preocupata care intervin în timpul implementării sau supravegherii proiectului.
Rapoartele de stare săptămânală și fișele de pontaj sunt un element standard pentru actualizările de echipă de proiect în program, deși sunt preferate întâlnirile zilnice de 20 de minute "stand-up". De asemenea, sponsorii și clienții pot dori un rezumat săptămânal al planificării proiectului și al performanței costurilor. Dacă vă interesează un manager de portofoliu sau un reprezentant al utilizatorului final, poate că comunicarea poate fi lunară sau chiar trimestrială.
Fiecare proiect și nevoile sale de comunicare sunt diferite. Luați în considerare cu atenție frecvența comunicării cu diferiții participanți la proiect. Din nou, discutați cu părțile interesate despre ceea ce au nevoie și fiți dispuși să efectuați ajustări pentru a se potrivi proiectului și persoanelor sale.
Ce tehnologie va fi utilizată pentru a face schimb de informații?
Înțelegeți resursele tehnologice ale organizației disponibile pentru dumneavoastră și părțile interesate. Periodic întâlnirile față în față și schimbul de informații prin e-mail sunt deseori norma. Însă întâlnirea cu un instrument precum Skype for Business poate fi esențială pentru părțile interesate din punct de vedere geografic și pot include componente audio, video, de partajare a ecranului și o tablă albă virtuală. Mesageria instant (IM) poate fi mai imediată și la punct decât e-mailul și poate ajuta părțile interesate să obțină mai rapid informațiile de care au nevoie. Cu un instrument precum Yammer, echipa dumneavoastră se poate conecta reciproc într-o rețea socială privată. Puteți să partajați informații, să discutați despre proces, să rezolvați problemele și să luați decizii.
Indiferent ce decideți, încercați să utilizați instrumentele tehnologice cu care se simte toți confortabil. Dar nu ezitați să încercați o nouă tehnologie dacă se potrivește nevoilor proiectului și echipei sau pentru a reveni la o metodă de comunicare "veche", dacă este mai bine. Ideea este să Simplificați colaborarea mai bună în echipa de proiect.
Crearea unui plan de comunicare a proiectului
După ce v-ați identificat părțile interesate și ați determinat ce tipuri de schimburi de informații sunt necesare cu acestea și cât de des, sunteți gata să creați planul de comunicare a proiectului. Nu trebuie să fie elaborat. Acesta poate fi doar un rezumat de o pagină sau un tabel simplu, care distilează ceea ce ați învățat și setează etapa pentru o comunicare bună pe parcursul ciclului de viață al proiectului.
Publicați planul de comunicare cu proiectul, astfel încât toți participanții să aibă acces la aceasta în orice moment. Revizuiți-l periodic. Modificarea condițiilor din proiect poate justifica o modificare a strategiilor regulate de comunicare. Deplasarea între etapele proiectului, de exemplu, de la planificarea la execuție sau de la execuție la închidere, pot apela, de asemenea, la necesități de comunicare diferite.
Publicarea planului de comunicații în Project Online
Aveți multe opțiuni pentru a facilita comunicarea bună atunci când lucrați cu Project Web App în Project Online. Pentru a începe, puteți adăuga planul de comunicare-precum și orice alte documente asociate proiectului dvs., în biblioteca de documente pentru proiect.
-
În lansare rapidă, alegeți projects.
-
În Project Center, alegeți numele proiectului la care doriți să adăugați planul de comunicare.
-
În lansare rapidă, alegeți documente. Se deschide pagina documente pentru proiect.
-
Pe bara de meniu, alegeți încărcare.
-
Navigați prin sistemul de fișiere pentru a găsi și a alege planul de comunicare, apoi alegeți Deschidere. Fișierul este adăugat la biblioteca de documente pentru proiect.
Afișarea membrilor echipei cum să acceseze planificarea proiectului
Membrii echipei utilizează în principal Project Online pentru a-și remite foaia de pontaj sau pentru a introduce progresul către activități. Dar pot, de asemenea, accesa planificarea completă-esențială pentru a vedea imaginea mare a proiectului, precum și a înțelege cine așteaptă finalizarea activităților.
-
În lansare rapidă, alegeți projects.
-
În Project Center, alegeți numele proiectului. Proiectul se deschide și afișează toate activitățile, care sunt atribuite activităților, când sunt programate să înceapă și să termine, ce activități depind reciproc și altele.
Identificarea și configurarea rapoartelor corecte
Se raportează un aspect major al comunicării proiectului. Identificați, configurați și difuzați periodic rapoarte necesare membrilor echipei, managerului de portofolii, managerului de resurse, gestionării superioare, clienților și altor părți interesate.
Project Web App este livrat cu un set de rapoarte eșantion pentru a începe lucrul cu elementele de bază de raportare. Aceste rapoarte eșantion sunt:
-
Tablou de bord prezentare generală a proiectului
-
Prezentare generală a proiectului
-
Prezentare generală a resurselor
-
Pentru a vedea rapoartele eșantion, în lansare rapidă, alegeți rapoarte.
-
În pagina rapoarte PWA care apare, alegeți limba. Sunt listate cele trei rapoarte eșantion.
-
Pentru a deschide raportul în Excel pentru web, faceți clic pe un nume de raport.
Consultați și
Ce pot face membrii echipei în Project Online?
Rapoarte eșantion în Project Online
Ce instrumente de raportare pot folosi cu datele de proiect?
