O organigramă (organigramă) este o diagramă a unei ierarhii de raportare care este utilizată de obicei pentru a afișa relațiile dintre angajați, titluri și grupuri.
Organigramele pot varia de la diagrame simple (ca în ilustrația alăturată) la diagrame mari și complexe, care se bazează pe informații de la o sursă de date externă. Formele din organigramă pot afișa informații de bază, cum ar fi numele și titlul, sau detalii cum ar fi departamentul și centrul de cost. Puteți chiar să adăugați imagini la formele organigramei.
Crearea unei organigrame simple
Atunci când doriți să creați o organigramă mică cu câmpuri de informații implicite, urmați acești pași:
-
Pe fila Fișier , indicați spre Nou, faceți clic pe Organigramă, alegeți Unități metrice sau Unități SUA , apoi faceți clic pe Creare.
-
Faceți clic pe Anulare atunci când vedeți caseta de dialog Expert organigramă dacă doriți să creați doar o organigramă simplă, cu câmpuri de informații implicite.
-
Opțiunile de pe fila Organigramă afișează diverse tipuri de forme, pe care le puteți utiliza pentru membrii organizației în funcție de pozițiile lor.
Notă: Pentru informații despre cum să adăugați mai multe date la forme, consultați Adăugarea datelor la forme.
-
Pentru a conecta automat formele, glisați formele subordonate în forme superioare în funcție de ierarhia organizației sau puteți alege să vă conectați manual utilizând formele conector. Tastați un nume și un titlu pentru fiecare și adăugați, de asemenea, o imagine a membrilor, dacă doriți.
-
Puteți aranja Aspectul organigramei, spațiul dintre forme, înălțimea și lățimea formelor, utilizând diverse comenzi și opțiuni de pe fila Organigramă .
Crearea automată a unei organigrame dintr-un tabel de date nou
Puteți utiliza această metodă dacă doriți să modificați sau să adăugați mai multe informații, apoi câmpuri de informații implicite și nu aveți deja datele într-un alt fișier program.
-
Pe fila Fișier , indicați spre Nou, faceți clic pe Organigramă, alegeți Unități metrice sau Unități SUA , apoi faceți clic pe Creare.
-
Pe prima pagină a Expertului organigramă, selectați Informații pe care le introduc utilizând expertul, apoi faceți clic pe Următorul.
-
Selectați Excel sau Text delimitat, tastați un nume pentru fișierul nou, apoi faceți clic pe Următorul.
Notă: Dacă selectați Excel, se deschide o foaie de lucru Microsoft Office Excel cu text eșantion. Dacă selectați Text delimitat, se deschide o pagină Microsoft Notepad cu text eșantion.
-
Când se deschide Excel sau Notepad, utilizați textul eșantion ca exemplu de informații pe care le puteți include și tastați informațiile despre ce se află acolo.
Important: Nu ștergeți coloanele Nume și Reports_to , dar puteți să modificați, să ștergeți sau să adăugați alte coloane de care este posibil să aveți nevoie pentru organigramă.
-
Ieșiți din fișierul Excel sau Notepad după ce adăugați informațiile, apoi faceți clic pe Următorul pentru a continua.
-
Pentru a include imagini în organigramă, selectați Nu se includ imagini în organigramă, altfel, selectați Localizați folderul care conține imaginile organizației. Urmați instrucțiunile rămase de pe această pagină, apoi faceți clic pe Următorul pentru a continua.
-
Pe ultima pagină a expertului, puteți specifica cât din organizație să se afișeze pe fiecare pagină. Puteți alege Doresc să specific cât din organizația mea să se afișeze pe fiecare pagină sau să permiteți expertului să definească automat fiecare pagină, selectând Doresc ca expertul să întrerupă automat organigrama pe pagini.
-
Dacă doriți să faceți hyperlinkuri și să sincronizați forma angajatului pe pagini, selectați opțiunile Forma Hyperlink angajat pe pagini și Sincronizare formă angajat pe pagini.
-
După ce ați făcut toate selecțiile, faceți clic pe Terminare.
Notă: Ajutorul specific este disponibil pentru majoritatea paginilor expertului. Pentru a accesa Ajutorul, apăsați F1 sau faceți clic pe butonul Ajutor .
Crearea automată a unei organigrame utilizând o sursă de date existentă
Această metodă este cea mai bună dacă informațiile pe care doriți să le includeți în organigramă se află deja într-un document, cum ar fi o foaie de lucru Microsoft Office Excel, Microsoft Exchange Server director, o sursă de date conformă cu ODBC sau un fișier text Org Plus.
-
Asigurați-vă că tabelul sau foaia de lucru conține coloane pentru numele angajaților, ID-uri unice și cine raportează cui.
Notă: Puteți denumi coloanele orice doriți. Atunci când rulați Expertul organigramă, puteți identifica coloanele (sau numele câmpurilor) care conțin numele, ID-ul și raportul către.
-
Nume angajat Modul în care numele angajatului apare în acest câmp este modul în care apare în formele organigramei.
-
Identificator unic Dacă fiecare nume nu este unic, includeți o coloană cu un identificator unic, cum ar fi un număr ID de angajat, pentru fiecare angajat.
-
Cui îi este subordonat angajatul Acest câmp trebuie să conțină identificatorul unic al fiecărui manager, indiferent dacă identificatorul respectiv este un nume sau un număr de ID. Pentru angajatul din partea de sus a organigramei, lăsați acest câmp necompletat.
-
-
Pe fila Fișier , indicați spre Nou, faceți clic pe Organigramă, alegeți Unități metrice sau Unități SUA , apoi faceți clic pe Creare.
-
Pe prima pagină a expertului, selectați Informații stocate deja într-un fișier sau într-o bază de date , apoi faceți clic pe Următorul pentru a continua.
-
Alegeți tipul de fișier în care sunt stocate informațiile organizației, făcând clic pe Răsfoire, apoi răsfoiți la locația acestui fișier. Selectați limba pe care doriți să o utilizați în expertul diagramă, apoi faceți clic pe Următorul pentru a continua.
-
Pe pagina următoare a expertului, selectați coloana (câmpurile) din fișierul de date care conține informațiile care definesc organizația dvs., cum ar fi Nume, Rapoarte către și Prenume. Faceți clic pe Următorul pentru a continua.
-
Pe pagina următoare a expertului, puteți defini câmpurile specifice care doriți să se afișeze utilizând butoanele Adăugare și Eliminare și ordinea de afișare a câmpurilor, utilizând butoanele Sus și Jos . Faceți clic pe Următorul pentru a continua.
-
Pe pagina următoare a expertului, puteți alege câmpurile din fișierul de date pe care doriți să le adăugați la formele organigramei ca câmpuri de date formă. Faceți clic pe Următorul pentru a continua.
-
Pentru a include imagini în organigramă, selectați Nu se includ imagini în organigramă, altfel, selectați Localizați folderul care conține imaginile organizației. Urmați instrucțiunile rămase de pe această pagină, apoi faceți clic pe Următorul pentru a continua.
-
Pe ultima pagină a expertului, puteți specifica cât din organizație să se afișeze pe fiecare pagină. Puteți alege Doresc să specific cât din organizația mea să se afișeze pe fiecare pagină sau să permiteți expertului să definească automat fiecare pagină, selectând Doresc ca expertul să întrerupă automat organigrama pe pagini.
-
Dacă doriți să faceți hyperlinkuri și să sincronizați forma angajatului pe pagini, selectați opțiunile Forma Hyperlink angajat pe pagini și Sincronizare formă angajat pe pagini.
-
După ce ați făcut toate selecțiile, faceți clic pe Terminare.
Notă: Ajutorul specific este disponibil pentru majoritatea paginilor expertului. Pentru a accesa Ajutorul, apăsați F1 sau faceți clic pe butonul Ajutor .
Afișarea echipelor utilizând Cadru de echipă sau liniile punctate
După ce creați o organigramă, puteți să rearanjați informațiile pentru a reflecta relațiile virtuale din echipă. Mutați formele asociate una lângă alta, apoi adăugați conectori linie punctată pentru a arăta structurile de raportare secundare sau utilizați forma Cadru echipă pentru a evidenția o echipă virtuală. Raportul cu linie punctată se comportă ca un conector obișnuit. Cadrul de echipă este de fapt o formă dreptunghi modificată pe care o puteți utiliza pentru a grupa vizual și a denumi echipe.
Actualizarea organigramelor generate
Pentru a reflecta modificările din structura unei organizații, trebuie să actualizați organigrama manual sau să generați o diagramă nouă. Dacă generați o diagramă nouă, în diagrama nouă nu sunt incluse particularizări efectuate la diagrama anterioară. Dacă s-au adăugat teme sau fotografii la forme, acestea trebuie adăugate din nou pentru a face diagramele să arate similar.
Dacă formele sunt legate la date, datele se actualizează normal atunci când rulați Reîmprospătare date, dar numai în interiorul formelor existente. Reîmprospătarea datelor nu adaugă sau elimină forme.
Consultați și
Video: Crearea unei organigrame
Crearea automată a unei organigrame pornind de la datele angajaților
Crearea unei organigrame fără date externe
Crearea unei organigrame utilizând Visio pentru web
Afișarea sau ascunderea informațiilor într-o organigramă Visio
Aranjarea formelor din organigramă
Despre împărțirea organigramei pe mai multe pagini
Găsirea șabloanelor și diagramelor Visio eșantion de organigramă
În Visio pentru web, puteți să desenați o organigramă bazată pe mai multe tipare. Acest proces este descris mai jos.
Cealaltă metodă este să creați o organigramă pe baza datelor Excel. Acest proces este descris într-un articol separat, Crearea unei organigrame pe baza datelor Excel utilizând Visio pentru web.
Visio pentru web are cinci tipare cu forme pentru crearea organigramelor:
Tipar de bază
Tipar ecuson
Tipar medalie
Tipar pinboard
Tipare cumulată
Desenarea unei organigrame
Pentru a crea o organigramă, adăugați tiparul pe care doriți să-l utilizați la fișier.
-
Selectați Fișier > Nou, apoi selectați Organigramă:
-
În panoul Forme , în marginea din stânga, alegeți dintre cele cinci tipare de organigramă, începând cu organigrama de bază. (Imaginile de mai sus ilustrează aspectul formelor din fiecare tipar.)
-
Începeți să glisați formele pe pânză.
-
Utilizați conectori pentru a afișa ierarhia organizațională.
Pentru mai multe detalii, consultați Adăugarea conectorilor între formele Visio.
-
Dacă doriți să modificați culoarea unei forme, faceți clic dreapta pe aceasta și selectați
(Umplere formă), apoi selectați o culoare.
Aplicarea unui aspect la organigrama pe care ați desenat-o
După ce formele sunt desenate și conectate, selectați opțiunea de aspect preferată. Visio oferă opt opțiuni de aspect pentru ierarhia vizuală a organigramei:
-
Pe fila Organigramă din bara de instrumente, selectați Aspecte.
-
Selectați din opțiunile pentru combinații hibride de sus în jos, de jos în sus, de la stânga la dreapta, de la dreapta la stânga, alăturate sau hibride.
Consultați și
Crearea unei organigrame simple
Această metodă este ideală pentru crearea unei organigrame mici cu câmpuri de informații implicite. Câmpurile implicite sunt:
-
Departament
-
Telefon
-
Nume
-
Titlu
-
E-mail
-
Pe fila Fișier , indicați spre Nou, indicați spre Firmă, apoi faceți clic pe Organigramă.
-
Din tiparul Forme organigramă din fereastra Forme , glisați în pagină forma de nivel superior pentru organizația dvs., cum ar fi Director.
-
Cu forma selectată, tastați un nume și un titlu pentru formă. De exemplu, poate există un director cu numele Daniel Roman, care are funcția de Președinte.
Notă: Pentru informații despre cum să adăugați mai multe date la forme, consultați Adăugarea datelor la forme.
-
Din tiparul Forme organigramă din fereastra Forme , glisați o formă pentru prima persoană subordonată în forma superioară. Aceasta leagă automat cele două elemente într-o ierarhie.
Sfat: Pentru a genera legăturile, trebuie să fixați forma subordonată în centrul formei superioare.
-
Pentru a termina organigrama, continuați să glisați forme subordonate în forme superioare, apoi tastați un nume și o funcție pentru fiecare.
Crearea automată a unei organigrame dintr-un tabel de date nou
Această metodă este cea mai bună dacă câmpurile de informații implicite nu se potrivesc cu ceea ce vă trebuie și nu aveți deja datele în alt program.
-
Pe fila Fișier , indicați spre Nou, indicați spre Firmă, apoi faceți clic pe Expert organigramă.
-
Pe prima pagină a expertului, selectați Informații pe care le introduc utilizând expertul, apoi faceți clic pe Următorul.
-
Selectați Excel sau Text delimitat, tastați un nume pentru fișierul nou, apoi faceți clic pe Următorul.
Notă: Dacă selectați Excel, se deschide o foaie de lucru Microsoft Office Excel cu text eșantion. Dacă selectați Text delimitat, se deschide o pagină Microsoft Notepad cu text eșantion.
-
Când se deschide Excel sau Notepad, utilizați textul eșantion ca exemplu de informații pe care le puteți include și tastați informațiile despre ce se află acolo.
Important: Trebuie să păstrați coloanele Nume și Rapoarte , dar puteți să modificați, să ștergeți sau să adăugați alte coloane.
-
Închideți Excel sau Notepad, apoi terminați expertul.
Notă: Ajutorul specific este disponibil pentru majoritatea paginilor expertului. Pentru a accesa Ajutorul, apăsați F1 sau faceți clic pe butonul Ajutor .
Crearea automată a unei organigrame utilizând o sursă de date existentă
Această metodă este cea mai bună dacă informațiile pe care doriți să le includeți în organigramă se află deja într-un document, cum ar fi o foaie de lucru Microsoft Office Excel sau un director Microsoft Exchange Server.
-
Asigurați-vă că tabelul sau foaia de lucru conține coloane pentru numele angajaților, ID-uri unice și cine raportează cui.
Notă: Puteți denumi coloanele orice doriți. Atunci când rulați Expertul organigramă, puteți identifica coloanele (sau numele câmpurilor) care conțin numele, ID-ul și raportul către.
-
Nume angajat Modul în care numele angajatului apare în acest câmp este modul în care apare în formele organigramei.
-
Identificator unic Dacă fiecare nume nu este unic, includeți o coloană cu un identificator unic, cum ar fi un număr ID de angajat, pentru fiecare angajat.
-
Cui îi este subordonat angajatul Acest câmp trebuie să conțină identificatorul unic al fiecărui manager, indiferent dacă identificatorul respectiv este un nume sau un număr de ID. Pentru angajatul din partea de sus a organigramei, lăsați acest câmp necompletat.
-
-
Pe fila Fișier , indicați spre Nou, indicați spre Firmă, apoi faceți clic pe Expert organigramă.
-
Pe prima pagină a expertului, selectați Informații stocate deja într-un fișier sau într-o bază de date.
-
Faceți clic pe Următorul și urmați pașii rămași ai expertului.
Notă: Ajutorul specific este disponibil pentru majoritatea paginilor expertului. Pentru a accesa Ajutorul, apăsați F1 sau faceți clic pe butonul Ajutor .
Afișarea echipelor utilizând Cadru de echipă sau liniile punctate
După ce creați o organigramă, puteți să rearanjați informațiile pentru a reflecta relațiile virtuale din echipă. Mutați formele asociate una lângă alta, apoi adăugați conectori linie punctată pentru a arăta structurile de raportare secundare sau utilizați forma Cadru echipă pentru a evidenția o echipă virtuală. Raportul cu linie punctată se comportă ca un conector obișnuit. Cadrul de echipă este de fapt o formă dreptunghi modificată pe care o puteți utiliza pentru a grupa vizual și a denumi echipe.
Actualizarea organigramelor generate
Pentru a reflecta modificările din structura unei organizații, trebuie să actualizați organigrama manual sau să generați o diagramă nouă. Dacă generați o diagramă nouă, în diagrama nouă nu sunt incluse particularizări efectuate la diagrama anterioară. Dacă s-au adăugat teme sau fotografii la forme, acestea trebuie adăugate din nou pentru a face diagramele să arate similar.
Dacă formele sunt legate la date, datele se actualizează normal atunci când rulați Reîmprospătare date, dar numai în interiorul formelor existente. Reîmprospătarea datelor nu adaugă sau elimină forme.
Consultați și
Video: Crearea unei organigrame
Crearea automată a unei organigrame pornind de la datele angajaților
Crearea unei organigrame fără date externe
Crearea unei organigrame utilizând Visio pentru web
Afișarea sau ascunderea informațiilor într-o organigramă Visio
Aranjarea formelor din organigramă
Despre împărțirea organigramei pe mai multe pagini
Găsirea șabloanelor și diagramelor Visio eșantion de organigramă
Crearea unei organigrame simple
Această metodă este ideală pentru crearea unei organigrame mici cu câmpuri de informații implicite. Câmpurile implicite sunt:
-
Departament
-
Telefon
-
Nume
-
Titlu
-
E-mail
-
În meniul Fișier , indicați spre Nou, indicați spre Firmă, apoi faceți clic pe Organigramă.
-
Din tiparul Forme organigramă din fereastra Forme , glisați în pagină forma de nivel superior pentru organizația dvs., cum ar fi Director.
-
Cu forma selectată, tastați un nume și un titlu pentru formă. De exemplu, poate există un director cu numele Daniel Roman, care are funcția de Președinte.
-
Din tiparul Forme organigramă din fereastra Forme , glisați o formă pentru prima persoană subordonată în forma superioară. Aceasta leagă automat cele două elemente într-o ierarhie.
Sfat: Pentru a genera legăturile, trebuie să fixați forma subordonată în centrul formei superioare.
-
Pentru a termina organigrama, continuați să glisați forme subordonate în forme superioare, apoi tastați un nume și o funcție pentru fiecare.
Crearea automată a unei organigrame dintr-un tabel de date nou
Această metodă este cea mai bună dacă câmpurile de informații implicite nu se potrivesc cu ceea ce vă trebuie și nu aveți deja datele în alt program.
-
În meniul Fișier , indicați spre Nou, indicați spre Firmă, apoi faceți clic pe Expert organigramă.
-
Pe prima pagină a expertului, selectați Informații pe care le introduc utilizând expertul, apoi faceți clic pe Următorul.
-
Selectați Excel sau Text delimitat, tastați un nume pentru fișierul nou, apoi faceți clic pe Următorul.
Notă: Dacă selectați Excel, se deschide o foaie de lucru Microsoft Office Excel cu text eșantion. Dacă selectați Text delimitat, se deschide o pagină Microsoft Notepad cu text eșantion.
-
Când se deschide Excel sau Notepad, utilizați textul eșantion ca exemplu de informații pe care le puteți include și tastați informațiile despre ce se află acolo.
Important: Trebuie să păstrați coloanele Nume și Rapoarte , dar puteți să modificați, să ștergeți sau să adăugați alte coloane.
-
Închideți Excel sau Notepad, apoi terminați expertul.
Notă: Ajutorul specific este disponibil pentru majoritatea paginilor expertului. Pentru a accesa Ajutorul, apăsați F1 sau faceți clic pe butonul Ajutor .
Crearea automată a unei organigrame utilizând o sursă de date existentă
Această metodă este cea mai bună dacă informațiile pe care doriți să le includeți în organigramă se află deja într-un document, cum ar fi o foaie de lucru Microsoft Office Excel sau un director Microsoft Exchange Server.
-
Asigurați-vă că tabelul sau foaia de lucru conține coloane pentru numele angajaților, ID-uri unice și cine raportează cui.
Notă: Puteți denumi coloanele orice doriți. Atunci când rulați Expertul organigramă, puteți identifica coloanele (sau numele câmpurilor) care conțin numele, ID-ul și raportul către.
-
Nume angajat Modul în care numele angajatului apare în acest câmp este modul în care apare în formele organigramei.
-
Identificator unic Dacă fiecare nume nu este unic, includeți o coloană cu un identificator unic, cum ar fi un număr ID de angajat, pentru fiecare angajat.
-
Cui îi este subordonat angajatul Acest câmp trebuie să conțină identificatorul unic al fiecărui manager, indiferent dacă identificatorul respectiv este un nume sau un număr de ID. Pentru angajatul din partea de sus a organigramei, lăsați acest câmp necompletat.
-
-
În meniul Fișier , indicați spre Nou, indicați spre Firmă, apoi faceți clic pe Expert organigramă.
-
Pe prima pagină a expertului, selectați Informații stocate deja într-un fișier sau într-o bază de date.
-
Faceți clic pe Următorul și urmați pașii rămași ai expertului.
Notă: Ajutorul specific este disponibil pentru majoritatea paginilor expertului. Pentru a accesa Ajutorul, apăsați F1 sau faceți clic pe butonul Ajutor .
Afișarea echipelor utilizând Cadru de echipă sau liniile punctate
După ce creați o organigramă, puteți să rearanjați informațiile pentru a reflecta relațiile virtuale din echipă. Mutați formele asociate una lângă alta, apoi adăugați conectori linie punctată pentru a arăta structurile de raportare secundare sau utilizați forma Cadru echipă pentru a evidenția o echipă virtuală. Raportul cu linie punctată se comportă ca un conector obișnuit. Cadrul de echipă este de fapt o formă dreptunghi modificată pe care o puteți utiliza pentru a grupa vizual și a denumi echipe.
Actualizarea organigramelor generate
Pentru a reflecta modificările din structura unei organizații, trebuie să actualizați organigrama manual sau să generați o diagramă nouă. Dacă generați o diagramă nouă, în diagrama nouă nu sunt incluse particularizări efectuate la diagrama anterioară. Dacă s-au adăugat teme sau fotografii la forme, acestea trebuie adăugate din nou pentru a face diagramele să arate similar.
Dacă formele sunt legate la date, datele se actualizează normal atunci când rulați Reîmprospătare date, dar numai în interiorul formelor existente. Reîmprospătarea datelor nu adaugă sau elimină forme.
Consultați și
Video: Crearea unei organigrame
Crearea automată a unei organigrame pornind de la datele angajaților
Crearea unei organigrame fără date externe
Crearea unei organigrame utilizând Visio pentru web
Afișarea sau ascunderea informațiilor într-o organigramă Visio
Aranjarea formelor din organigramă
Despre împărțirea organigramei pe mai multe pagini
Găsirea șabloanelor și diagramelor Visio eșantion de organigramă
