De Ioana Potrea, PMP

Modificare incontrolabilă este unul dintre cei mai mari mâni ai unui manager de proiect.     De aceea un proces solid de gestionare a schimbării poate fi cel mai bun prieten al unui manager de proiect. Plasarea acestui tip de proces vă permite să livrați ceea ce a solicitat clientul, în cronologia necesară și în limitele bugetului convenit. Fără control al modificării, domeniul proiectului devine o țintă mișcă și riscați să pierdeți unul sau mai mulți dintre factorii de succes ai proiectului. Capacitatea de a gestiona și a controla modificarea, în special aceea a domeniului de proiect, este cheia pentru atingerea obiectivelor și un indicator de performanță obișnuit pentru un manager de proiect. Project este loc de loc și trebuie să fiți pregătit să o ocupați atunci când are loc, dar nu și dacă.

Echilibrarea managementului schimbărilor și a modului de gestionare a schimbării

O provocare pentru managerii de proiect este să echilibreze nevoia de a controla modificările din proiect, evitând într-un mod nedorit. Întrebarea este: Unde este punctul de plecare? Pentru că fiecare proiect este unic, punctul în care controlul de modificare oprește adăugarea valorii și se transformă în bandă roșie va varia de la un proiect la altul.

Unii dintre participanții direct interesați, sau chiar membrii echipei dvs. de proiect, pot simți că plasarea controlului asupra schimbării vă permite să evitați întinderea nedorită și că nu sunteți dispus să fiți flexibil și să faceți ce este mai bine pentru client și pentru firmă. Este important să eliminați această asupra sa. Spuneți-le că ceea ce faceți este exact opus: implementați un proces eficient pentru evaluarea unitară a modificărilor solicitate. Dacă ceea ce faceți este o idee bună, atunci veți avea procese pe loc pentru a răspunde atunci când este necesar.

Începutul paginii

Planul de management al schimbării de proiect

Pentru a vă ajuta să răspundeți rapid, un plan de management al schimbării de proiect descrie ce se întâmplă atunci când apar deviații. Acesta nu este menit să împiedice modificarea; scopul său este, mai degrabă, să evidențieze un proces care arată clar cum vor fi comunicate modificările, cum vor fi luate deciziile și cum se va adapta proiectul în consecință.

Începutul paginii

Plasarea controlului de modificare

Ar trebui să puneți procesul de control al modificării în vigoare de îndată ce creați o referință pentru produs final cheie, cum ar fi cerințe de afaceri și planificare. Echipa proiectului și participanții direct interesați - și toate celelalte persoane afectate de modificările din proiect - ar trebui să revizuiască și să susțină planul de gestionare a modificărilor înainte de a-l pune în joc.

Modificări mici, care au un impact mic asupra succesului general al proiectului nu ar trebui să implice aceleași rigle precum cele efectuate la cerințele sau jaloanele de planificare pe cale critică. Planul de management al schimbării de proiect trebuie să eșuat atunci când este necesară o solicitare oficială de modificare a proiectului (PCR). De exemplu:

  • Care sunt pragurile pentru modificările de planificare și de buget?

  • Există modificări care necesită întotdeauna o solicitare de modificare?

  • Ce transformări pot omite procesul de gestionare a schimbării?

Iată o avertizare: adeseori numeroase modificări de mici dimensiuni fac daunele, nu cele mari, evidente. Luați în considerare acest lucru atunci când definiți criteriile PCR. De exemplu, planul dvs. de gestionare a schimbărilor trebuie să definească categoriile de solicitări de modificare, cum ar fi ce este minor sau major:

  • Modificări majore    Acestea trebuie să fie documentat ca PCR. Modificări majore ale proiectului:

    • Afectează cerințele sau elementele de lucru pe calea critică, amânând jaloanele semnificative sau data generală de sfârșit a proiectului cu un anumit procent de timp sau durată. Criteriile principale de modificare trebuie definite pentru fiecare proiect.

    • Necesită finanțare suplimentară (în bani sau ca procent din buget). Din nou, ar trebui definită suma pentru fiecare proiect.

  • Modificări minore    Aceste modificări de rutină nu necesită un PCR. Modificări minore:

    • Nu afectează în mod semnificativ planul. Acestea nu extind data de finalizare a jaloanelor sau activităților cu dependențe de proiect.

    • Nu au niciun impact financiar negativ. În consecință, nu va apărea nicio varianță a bugetului proiectului.

Începutul paginii

Sfaturi pentru evaluarea solicitărilor de modificare

Planul de gestionare a schimbărilor de proiect ar trebui să includă și informații despre modul în care sunt evaluate solicitările de modificare. Este esențial ca criteriile pentru această evaluare să fie determinate înainte de a fi necesare, astfel încât timpul să nu ajungă la consens. Stabilirea acestor parametri va ajuta la modificarea soldului cu obiectivele și beneficiile generale ale afacerii.

Iată câteva întrebări tipice de luat în considerare atunci când evaluați o solicitare de modificare:

  • Această modificare se adaugă la cerințele de afaceri sau le modifică?

  • Există ocolire a proiectului sau această modificare este necesară pentru reușita generală a proiectului?

  • Această modificare necesită o creștere a finanțarei?

  • Acest lucru va întârzia data de sfârșit a proiectului?

  • Chiar dacă această modificare poate avea un impact negativ asupra acestui proiect, are ca rezultat avantaje semnificative pentru afaceri?

  • Acum, rostirea acestei modificări are mai mult sens decât amânarea? Întârzierea va ajunge să coste mai mulți bani în firmă?

  • Au fost luate în considerare toți participanții direct interesați și susțineți modificarea?

  • Există ramificații contractuale de luat în considerare? De exemplu, angajamentele față de distribuitorii externi vor fi neterminate din cauza acestei modificări?

Începutul paginii

Aprobarea solicitărilor de modificare a proiectului

De asemenea, este important să definiți persoanele care pot aproba sau nu pot aproba modificările solicitate. Este obișnuit să definiți diverse niveluri de autoritate, astfel încât modificările de rutină să poată fi gestionate eficient, în timp ce modificările semnificative primesc nivelul de atenție de rutină necesar.

Atunci când o modificare propusă afectează domeniul proiectului, trebuie să o luați în considerare ca pe o decizie de afaceri care necesită aprobare de la sponsorul proiectului. Atunci când domeniul nu este afectat, echipa și sponsorul proiectului pot decide că managerul de proiect are puterea de a aproba modificarea în anumite limite. Pentru unele proiecte, panourile de control pentru modificări sunt create și reunite în mod regulat pentru a lua în considerare și a aproba solicitările de modificare. Pot exista diferite panouri de control pentru modificări în organizație, care gestionează diverse tipuri de solicitări de modificare. De exemplu, un panou de control pentru modificări tehnice poate analiza problemele de tehnologie.

O modalitate simplă de a rezuma instrucțiunile pentru aprobarea solicitărilor de modificare este într-un tabel ca cel de mai jos, care se bazează pe un proiect eșantion:

Tipul de modificare

Descriere generală

Criterii

Aprobator

PCR obligatoriu?

Specializare

Reprezintă modificări semnificative ale domeniului, planificării sau bugetului proiectului

Adăugarea unei cerințe noi sau extinderea unei cerințe de afaceri existente

Planificați întârzierea de mai mult de 14 zile sau veți întârzia data de sfârșit a proiectului

Necesită finanțare suplimentară de 100.000 lei sau mai mult

Project change control board

Da

Specializare

Reprezintă modificarea domeniului, planificării sau bugetului proiectului

Clarificări privind cerința de afaceri

Întârzierea planificării cu mai puțin de 14 zile, care nu afectează data de sfârșit a proiectului

Necesită finanțare suplimentară mai mică de 100.000 lei

Project manager

Da

Minor

Modificare de rutină, cu un impact redus sau chiar fără impact asupra proiectului

Nu modifică datele de finalizare ale jaloanelor

Impactul asupra bugetului proiectului este mai mic de $X X%

Project manager

Nu

Începutul paginii

Partea mare de plată

Project sunt întotdeauna de salvare a executării proiectelor, uneori pe cheltuiala unei planificări eficiente. Este tentant să luați comenzi rapide și să presupuneți că vă veți da seama pe măsură ce treceți la lucru. Dacă are loc un proces de control al modificării bine dezvoltat, înainte să apară modificări, vor fi plătibile mari și rezultate generale mai bune ale proiectului. Preluarea subiectului din controlul de modificare va permite echipei proiectului să gestioneze fluctuațiile în mod eficient și eficient. Un plan bine gândit și detaliat de gestionare a schimbării care a fost acceptat de membrii echipei proiectului și participanții direct interesați vor economisi timp și bani, lucru de care managerii de proiect nu s-au săturat niciodată.

Începutul paginii

Despre autor     Ioana Este un manager de program cu experiență în supravegherea inițiativelor de afaceri la nivel de întreprindere și dezvoltarea metodologiilor de management de proiect. Ioana trăiește în Seattle, Washington.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă la Microsoft Insider

V-a fost de ajutor această informație?

Cât de mulțumit sunteți de calitatea traducerii?

Ce v-a afectat experiența?

Aveți feedback suplimentar? (Opțional)

Vă mulțumim pentru feedback!

×