Implementarea gestionării înregistrărilor

Puteți să gestionați înregistrările "în locație", ceea ce înseamnă că puteți să lăsați un document în locația sa curentă de pe un site sau să stocați înregistrări într-o anumită arhivă, cum ar fi un site centru de înregistrări.

Înainte de a implementa Gestionarea înregistrărilor, se recomandă să creați mai întâi un plan de gestionare a înregistrărilor pentru organizația dvs. Pentru a vă ajuta să alegeți sistemul de gestionare a înregistrărilor corecte pentru organizația dvs., consultați Alegeți cum să stocați și să gestionați înregistrările.

Notă: În SharePoint Online, am introdus utilizarea etichetelor de retenție pentru a declara conținut ca înregistrări, care înlocuiește în mod eficient necesitatea de a utiliza centrul de înregistrări. Dacă utilizați Centrul de înregistrări, puteți continua să-l utilizați alături de etichetele de retenție. Dar mutarea înainte, în scopul gestionării înregistrărilor, vă recomandăm să utilizați etichetele de retenție în locul Centrului de înregistrări.

Crearea și configurarea unui site centru de înregistrări

Această secțiune oferă o prezentare generală a pașilor majori pe care trebuie să îi luați pentru a crea și a configura un site centru de înregistrări. Faceți clic pe linkuri pentru a vedea instrucțiuni specifice pentru fiecare pas.

  1. Creați site-ul Centru de înregistrări utilizând șablonul de site centru de înregistrări.

  2. Creați biblioteci sau liste de înregistrări pentru a gestiona și a stoca fiecare tip de înregistrare specificat în planul de fișiere (def: un plan de fișier descrie tipurile de documente sau elemente pe care le admite o organizație ca înregistrări de firmă oficiale. Indică unde sunt stocate aceste înregistrări și furnizează informații care diferențiază un tip de înregistrare de la altul).

  3. Adăugați un tip de conținut asociat la biblioteci și liste.

  4. Creați și adăugați coloane de site la tipurile de conținut relevante, pentru a conține și a afișa metadatele pentru fiecare tip de înregistrare specificat în planul de fișiere.

  5. Adăugați o politică de gestionare a informațiilor la un tip de conținut de pe site-ul Centru de înregistrări.

  6. Configurați Organizatorul de conținut pentru a ruta fiecare tip de înregistrare în locația corespunzătoare.

Începutul paginii

Crearea unui site centru de înregistrări

Vă recomandăm să creați un centru de înregistrări ca colecție de site-uri de nivel superior, nu ca subsite. Pentru a crea o colecție de site-uri, trebuie să fiți membru al grupului Administratori de fermă SharePoint pe computerul care rulează site-ul web administrare centrală SharePoint.

În SharePoint Online, puteți să creați un site centru de înregistrări de la site-ul SharePoint de nivel superior. Faceți clic pe + Creare site, apoi începeți de la pasul 4 de mai jos.

  1. Porniți SharePoint 2013 sau 2016 administrare centrală.

    • Pentru Windows Server 2008 R2:

      • Faceți clic pe Start, pe produse Microsoft SharePoint 2013 sau pe produse Microsoft SharePoint 2013, apoi faceți clic pe administrare centrală SharePoint 2013 sau administrare centrală SharePoint 2016.

    • Pentru Windows Server 2012:

      • Pe ecranul Start , faceți clic pe administrare centrală SharePoint 2013 sau administrare centrală SharePoint 2016.

        Dacă administrarea centrală sharepoint 2013 sau administrarea centrală SharePoint 2016 nu se află pe ecranul Start :

      • Faceți clic cu butonul din dreapta pe computer, faceți clic pe toate aplicațiile, apoi faceți clic pe administrare centrală SharePoint 2013 sau pe administrare centrală SharePoint 2016.

  2. Pe site-ul web administrare centrală, în secțiunea Gestionare aplicații , faceți clic pe Creare colecții de site-uri.

  3. Pe pagina Creare colecție de site-uri , în secțiunea aplicație Web , dacă aplicația Web în care doriți să creați colecția de site-uri nu este selectată, faceți clic pe săgeata în jos. În meniul aplicației Web , faceți clic pe modificare aplicație Web, apoi faceți clic pe aplicația Web în care doriți să creați colecția de site-uri.

  4. În secțiunea titlu și Descriere , tastați titlul și descrierea pentru colecția de site-uri.

  5. În secțiunea Adresă site web , selectați calea de utilizat pentru URL (de exemplu, o cale de incluziune wildcard, cum ar fi/site-uri/sau directorul rădăcină (/).

    Dacă selectați o cale de incluziune wildcard, trebuie, de asemenea, să tastați numele site-ului pentru a-l utiliza în adresa URL a site-ului.

  6. În secțiunea Selectare șablon , în lista Selectare versiune experiență , selectați versiunea de experiență SharePoint a șabloanelor pe care doriți să le utilizați.

    Selectați versiunea de experiență dacă doriți ca colecția de site-uri să arate și să ruleze ca o colecție de site-uri în SharePoint Server. O colecție de site-uri care utilizează o versiune anterioară de experiență rulează într-o versiune mai recentă de SharePoint, dar interfața de utilizator și experiența utilizatorului din colecția de site-uri vor reflecta versiunea anterioară. O colecție de site-uri care poate face upgrade în orice moment la cea mai recentă versiune de experiență.

  7. În secțiunea Selectare șablon , selectați fila întreprindere , apoi faceți clic pe Centru de înregistrări.

  8. În secțiunea administrator principal al colecției de site-uri , tastați numele de utilizator (în formularul DOMENIU\numeutilizator) pentru utilizatorul care va fi administratorul colecției de site-uri.

  9. În secțiunea administrator de colecție de site-uri secundară , tastați numele de utilizator pentru administratorul secundar al colecției de site-uri. Desemnarea unui administrator secundar al colecției de site-uri este o practică optimă pentru a vă asigura că cineva poate gestiona colecția de site-uri atunci când nu este prezent un administrator de colecție de site-uri principală

  10. Dacă utilizați cote pentru a gestiona spațiul de stocare pentru colecțiile de site-uri, în secțiunea șablon de cotă , faceți clic pe un șablon în lista Selectați un șablon de cotă .

  11. Faceți clic pe OK.

Crearea bibliotecilor sau listelor pentru gestionarea înregistrărilor

Bibliotecile și listele sunt elemente importante în gestionarea înregistrărilor. Acestea servesc drept dulapuri de fișiere pentru fiecare tip de înregistrare pe care doriți să o stocați sau să o gestionați. Asocierea tipurilor de conținut (explicate mai târziu) în biblioteci și liste vă ajută să clasificați înregistrările. Vă recomandăm să creați o bibliotecă de documente sau o listă pentru fiecare tip de conținut în planul de fișiere de înregistrări.

Adăugarea unui tip de conținut existent la o listă sau la o bibliotecă

Atunci când adăugați un tip de conținut la o listă sau la o bibliotecă, faceți posibil ca acea listă sau bibliotecă să conțină elemente de tipul respectiv. Atunci când înregistrările sunt trimise la centrul de înregistrări, acestea sunt direcționate către lista sau biblioteca relevantă, pe baza tipului de conținut al documentului.

Începutul paginii

Crearea și adăugarea coloanelor de site la liste, biblioteci sau tipuri de conținut

Coloanele vă ajută să grupați, să clasificați și să urmăriți înregistrările sau alte elemente. O coloană de site definește un element de metadate care poate fi asociat cu un tip de conținut, o listă sau o bibliotecă. De exemplu, se recomandă să adăugați coloane de site pentru a defini "autor" sau "dată finalizată". Adăugarea unei coloane de site la un tip de conținut pentru înregistrări fie pentru a stoca un element de metadate remis cu o înregistrare, fie pentru a adăuga metadate pentru a contribui la gestionarea înregistrării.

Crearea unei coloane de site

  1. Pe site-ul Centru de înregistrări, faceți clic pe setări Butonul Setări Office 365 , apoi faceți clic pe Setări site.

    Într-un SharePoint site conectat la grup, faceți clic pe Setări, pe conținut site, apoi pe Setări site.

  2. Pe pagina Setări site, sub galerii designer web, faceți clic pe coloane de site.

  3. Pe pagina coloane site , faceți clic pe Creare.

  4. În pagina coloană de site nouă, în secțiunea nume și tip , în caseta nume coloană , tastați numele dorit.

  5. Selectați tipul de informații pe care doriți să le stocați în coloană — de exemplu, monedă, dată și oră sau text.

  6. În secțiunea grup , selectați grupul existent în care să stocați noua coloană de site sau selectați grup nou pentru a crea un grup nou pentru a stoca coloana. Grupurile oferă o modalitate de a organiza coloanele și de a le găsi mai ușor.

În secțiunea Setări de coloană suplimentare , selectați setările de coloană suplimentare pe care le doriți. Opțiunile disponibile în această secțiune diferă în funcție de tipul de coloană pe care îl selectați în secțiunea nume și tip . De exemplu, dacă tipul de informații pe care doriți să le stocați într-o coloană este alegerea, puteți defini opțiunile de enumerat în secțiunea Setări suplimentare de coloană .

  1. Faceți clic pe OK.

Adăugarea unei coloane de site la un tip de conținut pentru înregistrări

  1. Din pagina de pornire a site-ului Centru de înregistrări, faceți clic pe Setări, apoi faceți clic pe Setări site.

    Într-un SharePoint site conectat la grup, faceți clic pe Setări, pe conținut site, apoi pe Setări site.

  2. În secțiunea galerii web designer , faceți clic pe tipuri de conținut de site.

  3. Pe pagina tipuri de conținut de site, faceți clic pe tipul de conținut de site pe care doriți să-l configurați.

  4. După ce ați selectat fie un tip de conținut de site din site-ul părinte, fie ați creat un nou tip de conținut de site, pe pagina tip de conținut de site selectat, în secțiunea coloane , faceți clic pe Adăugare din coloanele existente ale site-ului.

  5. În pagina Adăugare coloane la tipul de conținut, în secțiunea Selectare coloane , selectați grupul la care doriți să filtrați din lista Selectare coloane din .

  6. Selectați coloana pe care doriți să o adăugați din lista coloane disponibile , apoi faceți clic pe Adăugare.

  7. În secțiunea Actualizare tipuri de listă și conținut de site-uri , Specificați dacă tipurile de conținut de site fiu care moștenesc de la acest tip de conținut de site se vor actualiza cu modificările dvs.

  8. După ce terminați de adăugat coloanele dorite, faceți clic pe OK.

Notă: Dacă tipul de conținut pe care doriți să-l selectați nu apare ca link (gri) pe această pagină, tipul de conținut aparține unui site părinte al site-ului Centru de înregistrări și, prin urmare, trebuie să fie selectat și configurat din site-ul părinte. Puteți face acest lucru făcând clic pe linkul de sub coloana sursă de lângă tipul de conținut site-ul gri de sub coloana tip de conținut de site .

Începutul paginii

Crearea politicilor de gestionare a informațiilor pentru înregistrări

O politică de gestionare a informațiilor este un set de reguli pentru un tip de conținut. Politicile de gestionare a informațiilor permit organizațiilor să controleze și să urmărească lucruri precum cât de mult se păstrează conținutul sau ce acțiuni pot lua utilizatorii cu acel conținut.

Notă: Trebuie să fiți membru al grupului proprietari pentru site-ul Centru de înregistrări pentru a finaliza această activitate.

Adăugarea unei politici de gestionare a informațiilor la un tip de conținut

Notă: Nu puteți specifica o politică de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut esențial. Tipurile de conținut nucleu sunt instalate atunci când este creată o colecție de site-uri. Trebuie să creați un tip de conținut derivat dintr-un tip de conținut esențial și să aplicați o politică de gestionare a informațiilor la tipul de conținut derivat.

  1. În site, faceți clic pe setări Butonul Setări Office 365 , apoi faceți clic pe Setări site.

    Într-un SharePoint site conectat la grup, faceți clic pe Setări, pe conținut site, apoi pe Setări site.

  2. În pagina Setări site, în secțiunea galerii web designer , faceți clic pe tipuri de conținut de site.

  3. Pe pagina tipuri de conținut de site, faceți clic pe tipul de conținut la care doriți să adăugați o politică de gestionare a informațiilor.

  4. Pe pagina tip de conținut, faceți clic pe Setări politică de gestionare a informațiilor.

  5. În pagina Editare politică, tastați o descriere pentru politică, apoi scrieți o scurtă declarație de politică care explică utilizatorilor pentru ce este politica. O instrucțiune de politică poate avea până la 512 de caractere.

  6. În continuare, trebuie să adăugați una sau mai multe caracteristici de politică la Politica de gestionare a informațiilor. Pe măsură ce activați caracteristicile, vor fi prezentate setări suplimentare.

Adăugarea caracteristicilor politicii la Politica de gestionare a informațiilor

Caracteristicile de politică pe care le puteți adăuga la o politică de informații sunt etichete, audit, expirare și coduri de bare.

Adăugarea unei caracteristici de politică de retenție la o politică de gestionare a informațiilor

  1. În pagina Editare politică, bifați caseta de selectare Activare retenție .

  2. Faceți clic pe Adăugați o etapă de retenție și selectați una dintre următoarele opțiuni pentru perioada de retenție pentru a specifica atunci când documentele expiră: pentru a seta data de expirare pe baza unei proprietăți de date, selectați această etapă se bazează pe o proprietate dată din element, apoi selectați acțiunea ( Creat sau modificat) și perioada de timp (zile, luni sau ani).

  3. Tastați o valoare în caseta dintre liste pentru a specifica perioada de timp.

  4. Selectați acțiunea care ar trebui să apară la expirarea documentului.

  5. Dacă doriți ca acțiunea selectată să se repete, bifați caseta de selectare din secțiunea recurență , apoi selectați perioada de recurență.

  6. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Adăugarea unei caracteristici de politică de audit la o politică de gestionare a informațiilor

  1. În pagina Editare politică, în secțiunea Audit , selectați Activare auditare, apoi bifați casetele de selectare de lângă evenimentele pentru care doriți să păstrați o pistă de auditare.

  2. Faceți clic pe OK.

    Notă: Pentru a vizualiza jurnalele de auditare, pe pagina Setări colecție de site-uri, faceți clic pe rapoarte jurnal de auditare, apoi selectați raportul pentru a-l vizualiza.

Adăugarea unei caracteristici de politică de coduri de bare la o politică de gestionare a informațiilor

  1. În pagina Editare politică, în secțiunea coduri de bare , selectați Activare coduri de bare.

  2. Selectați utilizatorii prompti pentru a insera un cod de bare... casetă de selectare dacă doriți ca aplicațiile client Office să solicite utilizatorilor să insereze un cod de bare în documentele lor.

Adăugarea unei caracteristici de politică etichetă la o politică de gestionare a informațiilor

  1. În pagina Editare politică, în secțiunea etichete , bifați caseta de selectare Activare etichete .

  2. Pentru a solicita utilizatorilor să insereze o etichetă înainte de a salva sau a imprima un document, selectați Solicitare utilizatori pentru a insera o etichetă înainte de a salva sau de a imprima.

  3. Pentru a împiedica modificarea etichetelor după ce sunt adăugate, selectați împiedicați modificările etichetelor după ce sunt adăugate.

  4. În caseta format etichetă , tastați textul care doriți să apară pe etichetă. Puteți utiliza orice combinație de text fix sau proprietăți de document, cu excepția proprietăților calculate sau predefinite, cum ar fi un Identificator unic global (GUID) sau creat de. Pentru a începe o linie nouă, utilizați secvența de caractere \n .

  5. Selectați un font, o dimensiune de font, un stil de font și o justificare pentru textul etichetei.

  6. Tastați o înălțime de etichetă în inchi în caseta Înălțime și o lățime de etichetă în inchi în caseta lățime .

  7. Faceți clic pe Reîmprospătare pentru a vizualiza modificările.

  8. Faceți clic pe OK.

Configurarea gestionării înregistrărilor în locație

Atunci când utilizați Centrul de înregistrări, lucrați într-un depozit blocat și puteți utiliza o operațiune trimitere la pentru a obține înregistrări în acel depozit. Cu toate acestea, orice site poate fi activat pentru gestionarea înregistrărilor în locație poate fi configurat ca sistem de gestionare a înregistrărilor. În acest tip de sistem, spre deosebire de centrul de înregistrări, puteți stoca înregistrările împreună cu documente active într-un spațiu de colaborare. Unele avantaje suplimentare ale utilizării unui sistem de gestionare a înregistrărilor în locație sunt:

  • Înregistrările pot exista și pot fi gestionate pe mai multe site-uri.

  • Cu activarea versiunii, menținerea versiunilor de înregistrări este automată.

  • căutarea eDiscovery poate fi executată atât cu înregistrările, cât și cu documentele active în același timp.

  • Control mai larg asupra a ceea ce este o înregistrare din organizație și cine poate crea o înregistrare.

Există trei pași importanți pentru Configurarea gestionării înregistrărilor în locație:

  1. Activarea gestionării înregistrărilor în locație la nivel de colecție de site-uri.

  2. Configurați setările de declarație de înregistrare la nivel de colecție de site-uri.

  3. Configurați setările de declarație de înregistrare la nivel de listă sau de bibliotecă.

    Notă: Trebuie să fiți un colaborator sau un administrator de listă pentru a declara manual elementele ca înregistrări.

Începutul paginii

Activarea gestionării înregistrărilor în locație la nivel de colecție de site-uri

Primul pas în configurarea unui sistem de gestionare a înregistrărilor în locație este să activați caracteristica la nivelul colecției de site-uri. Activarea caracteristicii activează comanda declarare/nedeclarată înregistrare de pe panglică.

Notă: Trebuie să fiți administrator de colecție de site-uri pentru a efectua această activitate.

  1. În cel mai înalt nivel de site, faceți clic pe Setări Butonul Setări Office 365 , apoi faceți clic pe Setări site.

    Într-un SharePoint site conectat la grup, faceți clic pe Setări, pe conținut site, apoi pe Setări site.

  2. Sub Administrare colecție de site-uri, faceți clic pe Caracteristici colecție de site-uri.

  3. Lângă gestionare înregistrări în locație, faceți clic pe Activare.

Configurarea setărilor de declarație de înregistrare la nivel de colecție de site-uri

  1. În cel mai înalt nivel de site, faceți clic pe Setări Butonul Setări Office 365 , apoi faceți clic pe Setări site.

    Într-un SharePoint site conectat la grup, faceți clic pe Setări, pe conținut site, apoi pe Setări site.

  2. Sub Administrare colecție de site-uri, faceți clic pe Setări declarație înregistrare.

  3. În pagina Setări declarație de înregistrare, dacă doriți să amplasați o restricție asupra a ceea ce se poate face pentru elementele care sunt declarate ca înregistrări, selectați una dintre opțiunile din secțiunea restricții înregistrare .

  4. În secțiunea Disponibilitate înregistrare declarație , alegeți dacă declarația manuală de înregistrări ar trebui să fie disponibilă în mod implicit în liste și biblioteci. Dacă alegeți opțiunea indisponibilă în toate locațiile în mod implicit, înregistrările pot fi declarate doar printr-o politică sau un flux de lucru.

  5. În secțiunea roluri declarație , selectați rolurile care pot declara manual și înregistrările nedeclarate.

  6. Selectați OK.

Configurarea setărilor de declarație de înregistrare la nivelul listei sau bibliotecii

Puteți avea mai mult control asupra locului în care elementele pot fi declarate ca înregistrări prin configurarea declarațiilor de înregistrare pentru o listă sau o bibliotecă. Atunci când configurați o listă sau o bibliotecă pentru o declarație de înregistrare, puteți avea elemente declarate automat ca înregistrări atunci când sunt adăugate la listă sau bibliotecă.

  1. Din lista sau biblioteca în care doriți să configurați setările declarației de înregistrare, faceți clic pe fila bibliotecă sau listă de pe panglică, apoi faceți clic pe Setări bibliotecă sau pe Setări listă.

    În SharePoint Online, faceți clic pe setări Butonul Setări Office 365 apoi faceți clic pe Setări listă sau pe Setări bibliotecă.

  2. Sub pagina bibliotecă de documente/Setări listă, sub permisiuni și gestionare, faceți clic pe Setări declarație de înregistrare.

  3. În secțiunea Disponibilitate declarare înregistrare manuală , selectați:

  4. Dacă doriți ca lista sau biblioteca să utilizeze setările implicite de declarație de înregistrare utilizate de colecția de site-uri,

  5. Dacă utilizatorilor li se permite întotdeauna să declare manual elementele ca înregistrări pentru listă sau bibliotecă sau

  6. Dacă utilizatorii nu pot niciodată să declare manual înregistrări în cadrul listei sau bibliotecii.

  7. În secțiunea declarație automată , bifați caseta de selectare dacă doriți ca toate elementele adăugate la listă sau bibliotecă să fie declarate automat ca înregistrări.

  8. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×