Introducere în datele externe

Utilizând serviciile de conectivitate cu aplicații de Business, puteți să conectați date externe la site-ul SharePoint și să le utilizați ca și cum ar fi nativ site-ului dvs. Iată o colecție de informații despre ce date externe sunt, de unde să le obțineți și cum să le utilizați.

Prezentare generală a datelor externe

Pentru mai multe informații, consultați Găsirea conținutului despre date externe.

În acest articol

Înțelegerea cadrului general

De ce se utilizează datele externe?

Trei scenarii esențiale

Să ajungeți acolo înseamnă jumătate din distracție

Ce pălărie purtați?

Crearea bazelor

Familiarizați-vă cu mediul SharePoint

Obțineți programul software corect

Configurarea corectă a programului software

Alegeți cu atenție datele externe

Luați în considerare performanța

Înainte de toate, fiți precaut

Fixați piatra de temelie: tipurile de conținut extern

Scoateți la iveală date externe în produse SharePoint

Citirea și scrierea datelor în liste externe

Adăugarea coloanelor de date externe la liste și biblioteci

Crearea de soluții cu părțile web Date firmă

Utilizarea datelor externe într-o pagină de profil, acțiune sau căutare

Utilizarea datelor externe în fluxurile de lucru

Scoateți la iveală date externe în produse Office

Analizarea datelor externe în Excel

Adăugarea datelor externe la documente Word

Sincronizarea datelor externe în Outlook

Îmbunătățirea accesului la date externe cu formulare InfoPath

Adăugarea datelor externe la diagrame Visio publicate

Importul și reîmprospătarea datelor externe în Access

Înțelegerea cadrului general

Există multe motive să utilizați date externe. Iar o echipă mică poate face lucruri mari atunci când lucrează împreună pentru a crea o soluție de firmă bazată pe date externe. Iată cum se face acest lucru și ce beneficii poate aduce.

De ce se utilizează datele externe?

Pe măsură ce utilizați produse SharePoint pentru a contribui la fluidizarea activităților firmei, este posibil să fie nevoie să încorporați date externe, cum ar fi baze de date, aplicații Line-of-Business și servicii web. Însă aceste date externe seamănă de obicei cu o insulă izolată, restricționată la câțiva privilegiați sau pur și simplu greu accesibilă. Există o metodă de a aduce ușor aceste date externe în produsele SharePoint, dar și în produsele Office, pentru putea beneficia de o interfață familiară și a îmbunătăți și mai mult firma?

Asta înseamnă Servicii de conectivitate cu aplicații de business. Acestea permit acces de citire/scriere sigur și eficient la o diversitate de date externe. Acest lucru este realizat printr-un cadru cuprinzător, care furnizează interfețe utilizator și de programare standard. Mai mult, puteți să creați o varietate largă de soluții de afaceri, atât fără cod, soluții SharePoint Composite pentru activități simple și intermediare, dar și soluții bazate pe cod pentru nevoi complexe. De exemplu, puteți să:

  • Creați o listă externă SharePoint cu datele despre personalul angajat stocate într-o bază de date back-end, pe care utilizatorii pot să o citească și să o scrie, la fel ca în cazul unei liste SharePoint nativă.

  • Conectați datele actualizate despre clienți din sistemul de planificare a resurselor la nivel de întreprindere (Enterprise Resource Planning - ERP) al organizației la un set de persoane de contact din Outlook și chiar furnizați acces offline.

  • Creați o soluție de planificare evenimente care are linkuri către o aplicație Line-of-Business controlată, însă utilizează un calendar SharePoint pe care îl poate vedea oricine.

  • Creați o aplicație Microsoft Silverlight cu o interfață utilizator modernă din punct de vedere vizual, care funcționează cu date externe de pe web.

Pe scurt, Servicii de conectivitate cu aplicații de business vă permit să vă conectați la, să interacționați cu și să deblocați valoarea datelor externe.

Începutul paginii

Trei scenarii esențiale

Doriți să aflați mai multe? Iată trei exemple de soluții esențiale bazate pe Servicii de conectivitate cu aplicații de business.

Biroul de asistență    O întreprindere mare are un birou de asistență, care furnizează asistență tehnică internă. Solicitările de asistență și baza de cunoștințe pentru asistență tehnică sunt stocate într-o bază de date externă, însă sunt integrate complet într-un site SharePoint utilizând liste externe și părțile web Date firmă. Persoanele care lucrează cu informații pot vedea, de asemenea, solicitările lor curente în Microsoft Outlook 2013 online. Specialiștii în asistență tehnică pot să vizualizeze solicitările care le-au fost atribuite în acces Outlook 2013 online și offline. Fluxurile de lucru gestionează automat probleme de asistență în fiecare etapă: Deschisă, Atribuită, Escaladată, Rezolvată și Închisă. Managerii din echipa de asistență tehnică, ce au permisiunea potrivită, pot să vizualizeze tablourile de bord care afișează rapoartele biroului de asistență, indicând numărul problemelor de asistență atribuite fiecărui specialist în asistență, cele mai frecvente sau mai critice probleme și numărul de incidente de asistență gestionate de fiecare specialist în asistență în timpul unei perioade de timp date. De asemenea, managerii pot să exporte date la Microsoft Excel 2013 pentru o analiză mai detaliată, utilizând formatarea condiționată și diagramele.

Urmărire artist    O agenție de impresariat integrează baza de date de artiști în site-ul de echipă SharePoint intern, care include o listă completă de artiști, informațiile de contact ale acestora și programările spectacolelor. Contractele de înregistrări, sub forma unor șabloane de documente Word, sunt generate și completate automat cu cele mai recente informații despre artist. Un flux de lucru ghidează fiecare contract prin diverse etape. Agenții pot adăuga artiști noi la o listă externă utilizând un formular InfoPath. Prin utilizarea acestei soluții, impresarii au întotdeauna la îndemână informațiile de care au nevoie și pot să efectueze multe activități cheie utilizând produse Office familiare.

Tablou de bord vânzări    O aplicație tablou de bord vânzări îi ajută pe asociații din domeniul vânzărilor să găsească rapid comenzi și informații despre client, gestionate într-un sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM). În funcție de roluri și permisiuni, membrii echipei pot să vizualizeze informații analitice despre vânzări, date despre performanța în vânzări a membrilor individuali ai echipei, cele mai bune vânzări și informațiile de contact ale clienților și comenzile. Profesioniștii în vânzări pot să își vizualizeze calendarele zilnice, să vizualizeze activitățile care le-au fost atribuite de către manageri, să colaboreze cu membrii echipei și să citească știrile din domeniu. O diagramă Visio a teritoriilor în care au loc vânzări mapează vânzările după lună și conține date în direct de la baza de date back-end, care este reîmprospătată cu ușurință. Prin utilizarea unui document Word, managerii pot crea rapid rapoarte lunare de stare care includ automat date din sistemele externe.

Începutul paginii

Să ajungeți acolo înseamnă jumătate din distracție

Serviciile de conectivitate cu aplicații de business seamănă cu o umbrelă mare care cuprinde multe caracteristici SharePoint și Office. Însă nu funcționează „de-a gata”, deoarece fiecare sursă de date externe este unică și fiecare organizație are anumite nevoi. După ce creați baza, local sau în cloud, puteți să scoateți la iveală date externe din produsele SharePoint și din produsele Office. Atunci când lucrați cu date externe, treceți de obicei prin trei faze distincte:

Faza de bază    În timpul acestei faze planificați, pregătiți și configurați modul în care se accesează baza de date externă. Acest lucru înseamnă de obicei să lucrați îndeaproape cu un administrator și uneori cu un dezvoltator pentru a înțelege ce trebuie să se întâmple. Obiectivele importante sunt identificarea cerințelor firmei și tehnice, pregătirea sursei de date externe, asigurarea accesului în siguranță la date utilizând Serviciul de stocare securizat și încadrarea soluției generale. Un obiectiv important este crearea unui tip de conținut extern, care înseamnă un pachet detaliat de conexiuni, metadate și alte informații utilizate pentru a regăsi date externe.

Faza SharePoint    După ce au fost puse bazele, puteți să scoateți la iveală date externe în produse SharePoint în mai multe moduri, cum ar fi liste externe, coloane de date externe, părți web Date firmă, fluxuri de lucru, rezultate de căutare, pagini de profil, acțiuni, aplicații pentru SharePoint și componente sau soluții SharePoint bazate pe cod.

Faza Office    După ce ați creat acces la date externe în produsele SharePoint, acum puteți să scoateți la iveală datele în mai multe produse Office (printre care Excel, Word, Outlook, Visio, Access și InfoPath), aplicații pentru Office și componente, programe de completare sau soluții Office bazate pe cod.

Cele trei faze de dezvoltare

Veți afla mai multe detalii despre fiecare dintre aceste caracteristici în continuarea acestui articol.

Începutul paginii

Ce pălărie purtați?

Dezvoltarea unei soluții bazate pe date externe este de obicei un efort de echipă, iar modul în care lucrați depinde de rolul dvs. Diagrama următoare afișează o vizualizare de nivel înalt a rolurilor și soluțiilor implicate într-un ciclu de viață complet al dezvoltării.

Roluri și activități în ciclul de viață al dezvoltării

Utilizatori    Utilizatorii asamblează soluții simple, utilizând capacitățile de bază ale produselor SharePoint și produselor Office. Printre exemple se numără:

  • Crearea unei liste externe, vizualizări diverse ale listei și adăugarea unor filtre și sortări variate.

  • Exportul listei externe la Excel 2013 pentru analizarea mai complexă a datelor.

  • Conectarea unei liste externe la Outlook 2013 pentru a lucra cu datele externe online și offline.

Utilizatori puternici    Utilizatorii puternici creează soluții de firmă simple și intermediare, fără cod și uneori necesită competențe de analist de afaceri pentru a înțelege sistemele de baze de date și procesele generale de afaceri din organizație. De asemenea, aceștia comunică cerințele către administratori și dezvoltatori, dar și managerilor de afaceri și probabil proiectanților site-ului. Printre exemple se numără:

  • Crearea unui tip de conținut extern utilizând Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Crearea coloanelor de date externe în biblioteci și legarea coloanelor la controalele de conținut într-un șablon Word particularizat, cum ar fi un contract sau o factură.

  • Particularizarea formularelor InfoPath pentru a înlocui formularele listă SharePoint implicite.

  • Proiectarea unei pagini web care conectează părțile web Date firmă într-un mod util pentru a crea un spațiu de lucru de informații.

  • Crearea unei soluții bazate pe Outlook care furnizează formulare particularizate, vizualizări, comenzi panglică, acțiuni și panouri de activități.

  • Crearea unui flux de lucru care utilizează date listă externe.

Administratori    Administratorii gestionează permisiunile de utilizator și securitatea pentru mai multe componente SharePoint diferite, inclusiv tipul de conținut extern și baza de date externă. O activitate critică implică configurarea aplicațiilor țintă Serviciu de stocare securizat, maparea acreditărilor și determinarea celor mai bune metode de autentificare. Printre alte exemple de operațiuni se numără:

  • Gestionarea și configurarea accesului la datele externe, permisiunilor și interogărilor.

  • Importul și exportul tipurilor de conținut extern din depozitul de metadate Business Data Connectivity.

  • Configurarea paginilor de profil particularizate, acțiuni și rezultate de căutare.

Dezvoltatori    Dezvoltatorii creează o diversitate de soluții care variază de la componente țintite, reutilizabile, la soluții complexe, bazate pe cod. Printre exemple se numără:

  • Tipuri de conținut extern complexe dezvoltate în Microsoft Visual Studio, cum ar fi tipuri de câmp particularizate care utilizează date ierarhice complexe.

  • Date agregate din servicii multiple prezentate ca model BDC unic.

  • Componente reutilizabile, părți web particularizate, activități particularizate ale fluxului de lucru și formulare InfoPath cu cod.

  • Părți de date externe particularizate pentru soluții Outlook.

  • Aplicații Microsoft Silverlight și programe de completare Office.

  • Avertizări particularizate utilizând Cadru evenimente.

  • Conexiuni sau soluții particularizate utilizând cod gestionat.

Începutul paginii

Crearea bazelor

Indiferent de soluția de date externe pe care vă hotărâți să o creați, trebuie să creați o bază puternică, iar aceasta înseamnă: obținerea și configurarea programului software potrivit, alegerea și pregătirea unei surse de date externe, activarea serviciilor și conturilor SharePoint și crearea unui tip de conținut extern.

Familiarizați-vă cu mediul SharePoint

Atunci când utilizați sau creați o soluție de date externe, există diferențe de caracteristici și funcționalitate pe care trebuie să le cunoașteți, bazate pe mediul dvs. SharePoint:

  • La premisa    Dacă creați o soluție în care utilizatorii și soluția sunt în întregime la premisa (în spatele paravanului de protecție), atunci sunt acceptate toate caracteristicile Business Connectivity Services.

  • Cloud    Dacă utilizați SharePoint (plan 2, E3 și E4) în Microsoft 365, atunci este disponibil un subset de caracteristici. De exemplu, listele externe, părțile web Date firmă și cadrul de lucru Eveniment sunt acceptate, însă paginile de profil, acțiunile și cadrul de lucru Conector nu sunt. Mai mult, puteți să vă conectați doar la aceste surse de date: WCF Web Services, OData și SQL Server Azure.

  • Hibrid    Organizația dumneavoastră poate avea deja investiții semnificative în sursele de date locale, cum ar fi aplicații line-of-Business și sisteme ERP. Dar organizația poate fi, de asemenea, într-un mediu SharePoint hibrid, în care unii angajați sunt la premisa, iar altele sunt în cloud. Într-un mediu hibrid, puteți, de asemenea, să creați o soluție de date externe hibridă, astfel încât utilizatorii din cloud să poată accesa o sursă de date locală. De exemplu, un utilizator poate finaliza un raport de cheltuieli în timp ce se află într-o călătorie de afaceri, utilizând SharePoint, iar tarifele pot fi reconciliate imediat cu un sistem SAP local. Puteți să vă conectați la orice sursă de date locală acceptată, dar trebuie să utilizați servicii OData, iar dezvoltarea extinsă și configurarea pot fi necesare.

Obțineți programul software corect

Caracteristicile Serviciilor de conectivitate cu aplicații de business (BCS) sunt distribuite în ediții diferite de SharePoint. Utilizați tabelul următor care vă va ajuta să faceți alegerea corectă.

Caracteristica Servicii de conectivitate cu aplicații de business

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint (SPO)
Plan 2
(E3, E4)

Comentarii

Listă externă

Coloană Date externe

Serviciile Business Data Connectivity

SPO acceptă doar conectori WCF și SQL Server Azure

Serviciul de stocare securizat

SPO acceptă doar acreditări de grup

Căutare Date externe

Pagini de profil

Acțiuni

Părți web Date firmă

Asistență produs Office

Extensii client îmbogățite*

BCS specific pe aplicații

Cadru de lucru Conector

Cadru de lucru Eveniment

Conector OData

API-uri BCS OM

Hibrid (SPO la local)

Numai utilizând conectorul OData

* Include controale de formular pentru a afișa date externe și aspecte pentru a afișa datele într-un panou de activități Outlook și într-o regiune de formular. Disponibil doar în Microsoft Office Professional Plus 2013.

Începutul paginii

Configurarea corectă a programului software

După ce ați instalat programul software corect, asigurați-vă că l-ați configurat corect. Mai ales:

Pregătiți sursa de date externă    Este posibil ca un administrator să trebuie să creeze un cont și să furnizeze permisiuni la sursa de date pentru a se asigura că persoanele potrivite au acces la date și că datele nu ajung pe mâini nepotrivite. Într-o bază de date externă, administratorul poate, de asemenea, să creeze anumite tabele, vizualizări, interogări etc. și să limiteze rezultatele la ceea ce este necesar și să contribuie la îmbunătățirea performanței.

Configurarea serviciilor SharePoint    Un administrator trebuie să activeze Serviciile Business Data Connectivity, Serviciul de stocare securizat și Visio Services.

Configurarea serviciului de stocare securizată    Un administrator trebuie să determine cel mai bun mod de acces pentru sursa de date externă, să creeze o aplicație țintă și să seteze acreditările pentru aplicația țintă.

Configurați Serviciile Business Data Connectivity    Un administrator trebuie să se asigure că utilizatorul care creează tipul de conținut extern are permisiune la depozitul de metadate Business Data Connectivity (BDC) și că utilizatorii corespunzători au acces la tipul de conținut extern pe care se bazează lista externă.

Asigurați-vă că produsele Office sunt gata de utilizare    Pentru a sincroniza date externe cu produse Office, trebuie să aveți Windows 7 sau versiuni mai recente și următoarele produse software gratuite, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 și WCF Data Services 5.0 pentru OData V3 pe fiecare computer client (Dacă este necesar, vi se solicită automat să descărcați programul software). De asemenea, asigurați-vă că este activată opțiunea de instalare Office Servicii de conectivitate cu aplicații de business (Aceasta este setarea implicită). Această opțiune instalează clientul Servicii de conectivitate cu aplicații de business la execuție care efectuează următoarele: memorează în cache și se sincronizează cu date externe, mapează date de firmă la tipuri de conținut extern, afișează selectorul de elemente externe în produsele Office și rulează soluții particularizate în produsele Office.

Începutul paginii

Alegeți cu atenție datele externe

Puteți să lucrați cu o mare diversitate de surse de date externe, printre care baze de date, sisteme ERP, OData și conectori complecși.

Baze de date    Organizațiile și firmele de toate formele și dimensiunile depind de bazele de date pentru operațiunile zilnice. Bazele de date conțin o gamă largă de tipuri de date, inclusiv text, numere, imagini și documente și au multe scopuri, inclusiv site-uri web financiare, de producție, de asigurare și de date bazate pe date. Printre bazele de date comune acceptate se numără: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 și toate bazele de date conforme cu standardele de interfață ODBC sau OLE DB.

Sisteme ERP    Sistemele ERP integrează datele și procesele Line-of-Business la nivelul întregii organizații și efectuează multe dintre activitățile fundamentale pentru toate afacerile, printre care:

Funcție de afaceri

Proces de afaceri

Finanțe și contabilitate

Registru general, datorii și creanțe, managementul numerarului, active fixe și bugetare

Resurse umane

Salarii, instruire, beneficii, pensie, recrutare și managementul diversității.

Gestionarea relațiilor cu clienții (CRM)

Vânzări și marketing, comisioane, servicii, contact cu clienții și asistență de la centrul de apel.

Producție

Inginerie, facturi de materiale, comenzi de lucru, planificare, gestionarea fluxului de lucru, controlul calității și gestionarea ciclului de viață al produselor.

Lanț de distribuție

Inventar, intrare comandă, achiziție, planificare, inspecție și procesarea solicitărilor.

Management de proiect

Costuri, facturare, timp și cheltuieli, unități de performanță și managementul activităților.

Printre sistemele ERP comune acceptate se numără SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel și JD Edwards.

OData    Protocolul Open Data (OData) furnizează un standard bazat pe REST pentru operațiunile de creare (Post), citire (Get), actualizare (Put) și ștergere (Delete) care accesează Web Services. OData poate fi comparat un echivalent bazat pe web al ODBC și OLE DB. Datele sunt returnate în format XML sau JavaScript Object Notation (JSON). Printre sursele OData comune se numără site-uri web familiare (cum ar fi Amazon, E-bay, Azure Data Market și Netflix), baze de date și chiar alte site-uri SharePoint.

Conectori complecși    Pentru alte surse de date, un dezvoltator poate furniza acces la date externe complexe, astfel:

  • Utilizând ADO.NET, care permite accesul la orice sursă de date cu un furnizor ADO.NET.

  • Utilizând serviciile WCF și web, care permit acces la servicii web și la Windows Communication Foundation (WCF).

  • Utilizând .NET Connectivity Assemblies, care permite accesul la sursele de date atunci când furnizorul ADO.NET sau serviciul web nu sunt disponibile.

  • Convertind tipurile de date particulare neacceptate la tipuri de date .NET acceptate.

  • Creând soluții particularizate pentru surse de date la scară mai largă, cu structuri de date care se modifică frecvent și necesită conexiuni de date particularizate, metode de transfer și instalarea de conectori.

Începutul paginii

Luați în considerare performanța

Orice soluție de afaceri trebuie să ia în considerare performanța, iar datele externe nu fac excepție. Din fericire, Serviciile de conectivitate cu aplicații de business a fost proiectat astfel încât să ușureze multe constrângeri și probleme legate de performanță. În general, regăsirea, paginarea, filtrarea și sortarea datelor se efectuează la sursa de date externe, pentru a contribui la reducerea resurselor de memorie și procesare necesare pentru produsele SharePoint.

De asemenea, Serviciile de conectivitate cu aplicații de business au memorii cache predefinite, atât pe server (memoria cache Servicii de conectivitate cu aplicații de business), cât și pe computerele client (memoria cache a clientului Servicii de conectivitate cu aplicații de business la execuție) și este posibil să nu afișeze imediat valorile cele mai recente din sistemul de date externe. Însă puteți să ajustați intervalele de reîmprospătare pe baza nevoilor utilizatorilor și a soluțiilor pe care le creați. Nu toți utilizatorii trebuie să vadă imediat date actualizate, dar dacă o fac, pot, de exemplu, să reîmprospăteze lista externă sau folderul persoane de contact Outlook.

Abilitatea de a lucra offline pe un computer client înseamnă, de asemenea, că utilizatorii pot să efectueze activități extinse fără să fie conectați la date externe, dar, atunci când revin în mediul online, datele se actualizează și se regularizează corect.

În general, aceste caracteristici de performanță contribuie la accelerarea afișării, reîmprospătării și operațiunilor cu datele externe de pe o pagină web SharePoint și într-un produs Office.

Începutul paginii

Înainte de toate, fiți precaut

Este esențial mai ales ca o soluție de date externă să fie securizată, deoarece datele sunt adesea critice pentru o firmă și nu trebuie să fie vizualizate sau modificate de către utilizatorii greșiti. De asemenea, există mai multe modalități de a securiza datele și doriți ca soluția să fie simplă, dar și sigură. Din fericire, există modalități de a minimiza complexitatea, în principal utilizând serviciul de stocare securizat.

Pe scurt, securizarea datelor externe necesită răspuns la două întrebări de bază:

cine eşti?    De asemenea, aceasta se numește autentificare și este procesul de verificare a identității dumneavoastră, obținând acreditările (numele de utilizator și parola).

Ce vi se permite să faceți?    Acest lucru se numește autorizare și reprezintă un proces prin care se determină ce activități se pot efectua și în ce elemente de date, prin obținerea listei de permisiuni care vi s-au acordat.

Întâi, un administrator vă ajută să determinați cel mai bun mod de acces pentru sursa de date externe. Rețineți că este un lucru obișnuit ca soluțiile firmă să autentifice accesul la sursa de date externe pentru care utilizatorul curent are un cont diferit. Însă conectarea cu alte acreditări poate fi complicată și greoaie. Serviciul de stocare securizat vine în ajutor, furnizând stocarea și maparea acreditărilor. Acest lucru simplifică utilizarea sursei de date externe, printr-o singură conectare.

De exemplu, dacă sunteți conectat la site-ul dvs. SharePoint cu un set de acreditări, însă doriți să accesați o listă externă pe baza unei aplicații Siebel care utilizează alt set de acreditări, un administrator poate configura Serviciul de stocare securizat pentru a mapa automat cele două seturi de acreditări, pentru a nu fi nevoie să vă conectați din nou.

De asemenea, Serviciul de stocare securizat contribuie la gestionarea celebrei probleme „dublu salt”, în care fiecare autentificare necesită un „salt” între două computere, fapt care poate fi compromis dacă nu se iau măsuri de prevenire.

Cum se rezolvă problema „saltului dublu”

Apoi, un administrator creează mai multe niveluri de securitate pe baza permisiunilor, la fel ca liniile de apărare din jurul unei fortărețe, pentru a asigura autorizarea și accesul potrivit la:

  • Datele din baza de date sau sistemul extern.

  • Tipul de conținut extern din depozitul de metadate Business Data Connectivity.

  • Lista externă sau coloana de date externe.

În cele din urmă, un administrator poate adăuga un nivel suplimentar de protecție prin criptare. Dacă soluția de date externe utilizează, de asemenea, aplicațiile Office, un administrator poate proteja memoria cache de execuție client Business Connectivity Services utilizând sistemul de fișiere cu criptare Windows. Unele surse de date externe oferă, de asemenea, modalități de criptare a datelor.

Începutul paginii

Fixați piatra de temelie: tipurile de conținut extern

Tipurile de conținut extern se află în centrul oricărei soluții de date externe. Acestea sunt ca un broker între dumneavoastră și sursa de date externă. Un tip de conținut extern tipic este un pachet organizat de informații care conține următoarele:

  • Informații de conexiune la sursa de date, cum ar fi locația, numele și modurile de autentificare.

  • O definiție a tabelului, câmpurilor, cheilor principale și străine, validărilor și tipurilor de date (denumite, de asemenea, metadate).

  • Operațiunile cu date pe care le puteți efectua, cum ar fi Creare, Citire, Actualizare, Ștergere și Interogare (denumite, de asemenea, CRUDQ).

  • Alte informații și comportamente, cum ar fi tipuri de date Office mapate sau activarea sincronizării offline.

  • Filtre diverse, care interoghează date și contribuie la izolarea rezultatelor, și limitări pentru îmbunătățirea performanței.

  • Câmpul identitate și coloanele afișate pentru selectorul de date externe utilizat pentru regăsirea datelor externe în interfața utilizator.

  • O asociere bazată pe cheile principale și străine între două tabele asociate, cum ar fi Comenzi și Clienți.

Un utilizator definește tipul de conținut extern și, astfel, îi protejează pe ceilalți utilizatori de complexitatea inerentă a lucrului cu date externe. Mai mult, toate aceste informații sunt salvate într-un fișier special BDCM (.bdcm), în format XML, și stocate într-un depozit de metadate Business Data Connectivity. Această abordare simplifică întreținerea, actualizarea, securizarea și reutilizarea tipurilor de conținut extern în site-uri diferite. De exemplu, puteți să exportați și să importați cu ușurință fișierul pentru a-l implementa dintr-un mediu de dezvoltare la unul de producție sau să îl partajați cu alte colecții de site-uri.

Iar utilizatorul respectiv nu trebuie să fie expert în XML. Pentru a contribui la crearea unui tip de conținut extern, există două instrumente, la alegere:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Puteți să definiți și să actualizați tipul de conținut extern într-un mod declarativ, apoi să îl publicați la depozitul de metadate Business Data Connectivity.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Dacă datele externe sunt complexe sau nu sunt acceptate de SharePoint Designer 2013, puteți utiliza editorul XML în Visual Studio (care oferă IntelliSense) pentru a crea modelul XML sau utilizați proiectantul de tipuri de conținut extern Visual Studio pentru a crea o asamblare de conectivitate .NET care oferă logica de integrare back-end particularizată prin .NET Framework.

Începutul paginii

Scoateți la iveală date externe în produse SharePoint

Acum că ați creat o soluție solidă și sigură pentru datele externe, iată ce puteți face cu ea în produsele SharePoint.

Citirea și scrierea datelor în liste externe

O listă externă este blocul component cheie pentru soluții SharePoint bazate pe date externe. Puteți să citiți și să scrieți date externe cu experiența familiară a utilizării unei liste SharePoint. O listă externă arată și se comportă foarte asemănător cu o listă nativă, însă există unele diferențe de comportament. De exemplu, puteți să creați vizualizări și să utilizați valori calculate cu formule, însă nu să atașați fișiere sau să urmăriți versiuni.

De asemenea, puteți să creați o listă externă utilizând SharePoint Designer 2013.

Începutul paginii

Adăugarea coloanelor de date externe la liste și biblioteci

Puteți să combinați coloane de date externe cu alte coloane dintr-o listă sau bibliotecă nativă. Deoarece o coloană de date externe este adăugată la o listă sau bibliotecă nativă, toate caracteristicile asociate ale listei sau bibliotecii funcționează, inclusiv versiunile, aprobările, arhivarea și extragerea și atașările de fișier.

Să presupunem că ați creat o bibliotecă de imagini care conține fotografii cu produsele pe care le vinde organizația dvs. Puteți să adăugați o coloană de date externe la biblioteca care accesează numele produsului, codul produsului și prețul curent dintr-o bază de date externă. Deoarece regulile și procesele firmei necesită ca toate modificările aduse informațiilor despre produs să fie efectuate doar prin sistemul de baze de date, specificați că datele externe sunt doar în citire atunci când creați tipul de conținut extern. Dar acum mai multe persoane din organizația dumneavoastră pot vedea cu ușurință toate informațiile comune despre produs într-o singură vizualizare de bibliotecă.

Începutul paginii

Crearea de soluții cu părțile web Date firmă

Părțile web Date firmă sunt proiectate pentru a lucra cu date dintr-o listă externă și puteți să combinați aceste Părți web în moduri utile pentru a crea un spațiu de lucru sau un tablou de bord în site. De exemplu, puteți să conectați Părțile web Listă și Element pentru ca atunci când selectați un element de tip raport de cheltuieli din Partea web Listă, cum ar fi cheltuielile de joi, detaliile despre element să se afișeze în Partea web Element, cum ar fi cheltuielile pentru hotel, călătorie și masă.

Următorul tabel rezumă fiecare Parte web firmă.

Parte web

Descriere

Listă date firmă

Afișează o listă de elemente de la o listă externă.

Element date firmă

Afișează unul sau mai multe elemente dintr-o listă externă.

Acțiuni date firmă

Afișează o acțiune dintr-o listă externă.

Filtru Business Data Connectivity

Filtrează conținutul Părții web Date firmă conectată, utilizând o listă de valori dintr-o listă externă.

Constructor element date firmă

Creează un element Date firmă din parametrii dintr-un șir de interogare URL și îl furnizează altor părți web Date firmă.

Listă asociată cu date de firmă

Afișează o listă cu elemente fiu asociată cu un element părinte dintr-o listă externă.

Începutul paginii

Utilizarea datelor externe într-o pagină de profil, acțiune sau căutare

Paginile de profil, acțiunile și căutarea sunt caracteristici strâns legate între ele.

Pagini de profil

În mod implicit, Serviciile de conectivitate cu aplicații de business creează automat o pagină de profil pe baza tipului de conținut extern. O pagină de profil este o pagină web care afișează informații dintr-un șir unic de date externe, pe baza unui câmp ID, cum ar fi toate câmpurile individuale despre un anumit client.

Pagina de profil implicită este de fapt o pagină web care conține părți web Constructor element date firmă și Element date firmă conectate. Partea web Constructor elemente analizează parametrul șirului de interogare URL al paginii de profil, de exemplu, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, și transmite valoarea CustID la partea web Element de date, care apoi afișează toate câmpurile corespunzătoare ale clientului.

Puteți să creați propria pagină de profil pentru a afișa informații particularizate sau un administrator poate particulariza pagina de profil pentru dvs.

Acțiuni

Puteți chiar să efectuați o acțiune pe baza paginii de profil pentru a face ceva util. De exemplu, puteți să creați o acțiune care combină informațiile adresă despre client cu hărțile Bing pentru a vizualiza locația clientului sau a obține informații de orientare. Puteți să creați o acțiune pe baza parametrului șirului de interogare URL al paginii de profil sau prin codul particularizat. Sau, un dezvoltator poate să scrie cod particularizat care vă permite să actualizați informații despre angajați într-o bază de date back-end.

În mod implicit, utilizați o acțiune atunci când faceți clic pe comanda acțiunii Vizualizare profil într-o parte web Acțiuni date firmă sau Listă date firmă. Atunci când utilizați o coloană de date externe, puteți, de asemenea, să rulați acțiunea dintr-o comandă a meniului.

Căutare

În sfârșit, dacă doriți, un administrator poate activa căutarea datelor externe. Datele externe pot fi accesate cu crawlere și indexate la fel ca datele SharePoint interne, însă cu ajustări de securitate pentru a vă asigura că doar utilizatorii potriviți pot să facă clic și să vadă rezultatele de căutare, afișate utilizând o pagină de profil.

Pin integrarea căutării SharePoint în sisteme de date externe, utilizatorii pot găsi date pe care altfel nu le-ar putea afla. De exemplu, dacă știți firma la care lucrează un client, însă ați uitat numele clientului, puteți căuta după numele firmei pentru a găsi pagina de profil a clientului.

Începutul paginii

Utilizarea datelor externe în fluxurile de lucru

Fluxurile de lucru furnizează un instrument puternic pentru modelarea și automatizarea proceselor de afaceri pe baza unei liste, biblioteci sau site SharePoint. Aceste procese de afaceri pot fi la fel de simple precum procesul de aprobare a unui document cu un aprobator unic, sau la fel de complexe precum orice proces de afaceri structurat. Cu toate că nu puteți asocia direct un flux de lucru cu o listă externă, puteți să creați următoarele:

Fluxuri de lucru listă nativă    Un flux de lucru asociat cu o listă nativă care citește sau actualizează date dintr-o listă externă utilizând acțiuni Creare element de listă, Actualizare element de listă și Ștergere element de listă. De exemplu, puteți să actualizați un element dintr-o listă externă de câte ori se modifică un element listă sau bibliotecă nativă. Puteți să utilizați alte acțiuni cu liste externe, cum ar fi Setare variabilă flux de lucru, pentru a modifica un câmp listă externă. De asemenea, puteți să utilizați un element listă externă ca destinație pentru un proces al unei activități, însă linkul la activitate nu afișează un titlu pentru elementul listă extern.

Fluxuri de lucru site    Fluxurile de lucru site nu necesită un declanșator de evenimente pentru a porni și pot fi pornite manual. Pentru a împiedica accesul neautorizat, fluxurile de lucru care accesează liste externe rulează întotdeauna într-un cont de serviciu, chiar și cu un mod de autentificare care utilizează substituirea de identitate.

Evenimente    Un dezvoltator poate crea evenimente care se declanșează în sursa de date externe, iar utilizatorii pot crea avertizări care răspund la aceste evenimente. De exemplu, puteți să utilizați un flux de lucru SharePoint pentru a trimite un mesaj de e-mail unui angajat atunci când un cont de client este atribuit acelui angajat în sursa de date externe.

Din motive de performanță se recomandă să citiți doar un număr mic de coloane în lista externă sau să creați, să actualizați sau să ștergeți un număr mic de elemente din lista externă.

Începutul paginii

Scoateți la iveală date externe în produse Office

Acum că ați scos datele în produsele SharePoint, iată ce puteți face cu ele în diverse produse Office.

Analizarea datelor externe în Excel

Puteți să exportați date dintr-o listă externă la Excel 2013 și să păstrați datele sincronizate. De exemplu, poate doriți să mențineți un inventar de produse într-o listă externă pentru a fi mai ușor să îl partajați și să îl actualizați, însă faceți o analiză periodică a inventarului în Excel 2013. Datele externe exportate la Excel 2013 sunt determinate de vizualizarea curentă a listei externe, de filtrele definite în tipul de conținut extern și în lista externă și de setările de limbă pentru site-ul SharePoint.

Atunci când exportați o listă externă, este creat un tabel Excel cu o conexiune de date la lista externă bazată pe un fișier de interogare web. Pentru a vizualiza modificările ulterioare efectuate la lista SharePoint în tabelul Excel, puteți să reîmprospătați datele. Rețineți că nu puteți efectua modificări în sursa datelor externe și că operațiunea de reîmprospătare din Excel suprascrie toate modificările pe care le-ați efectuat în tabelul Excel.

Începutul paginii

Adăugarea datelor externe la documente Word

Prin adăugarea coloanelor de date externe și a unui șablon Word cu controale de conținut la o bibliotecă de documente puteți, de asemenea, să faceți mai simplă și mai eficientă introducerea datelor corecte și actualizate într-un document Microsoft Word 2013 structurat.

Să presupunem că aveți o bibliotecă de documente care conține contracte cu clienții. Însă toate informațiile despre clienți sunt menținute într-o aplicație Line-of-Business, cum ar fi SAP. Puteți urmări contractele clientului în biblioteca de documente, însă asigurați-vă că informațiile despre client asociate sunt actualizate și nu sunt dublate inutil. Iată cum:

  • Întâi adăugați coloanele de date externe la bibliotecă pentru a asocia numele de client corespunzător, numele firmei și numărul de telefon cu fiecare contract stocat în biblioteca Contracte.

  • Apoi creați un șablon Word care conține textul standard pentru contractul clientului și controalele de conținut pentru a introduce numele, firma și numărul de telefon al clientului. Word 2013 va utiliza Selector element extern pentru a vă ajuta să introduceți sau să actualizați informațiile corecte, afișând automat și regăsind informațiile corecte despre clienți.

  • În sfârșit, de fiecare dată când creați un contract, introduceți datele despre client și salvați contractul din nou în bibliotecă, valorile datelor despre client sunt promovate la coloanele de date externe potrivite.

Începutul paginii

Sincronizarea datelor externe în Outlook

Dacă o listă externă conține clienți, activități, întâlniri sau publicări, puteți să conectați lista cu Outlook 2013. După conectare puteți să vizualizați, să editați și să imprimați datele utilizând interfața utilizator Outlook familiară. Dacă datele reprezintă informații de contact, cum ar fi clienți, puteți chiar să îi sunați, să le trimiteți mesaje de e-mail și să creați solicitări de întâlnire.

Sincronizarea datelor este dus-întors sau bidirecțională. Modificările efectuate în Outlook 2013 sunt sincronizate automat cu sursa de date externe. Modificările efectuate la sursa de date externe sunt sincronizate cu elementele din Outlook 2013, însă este posibil să fie nevoie de o operațiune de reîmprospătare.

În mod implicit, datele se reîmprospătează automat la fiecare șase ore, însă această valoare poate fi modificată. Pentru a vă asigura că vizualizați datele curente din sursa de date externe faceți clic cu butonul din dreapta pe folder, apoi faceți clic pe Sincronizare modificări bază de date.

Atunci când creați un tip de conținut extern, procedați astfel:

  • Dacă doriți acces offline, activați opțiunea de asistență Sincronizare offline.

  • Setați câmpul Tip de element Office la una dintre următoarele: Persoană de contact, Rezervare, Activitate sau Publicare.

  • Mapați câmpurile individuale din tipul de conținut extern, cum ar fi Prenume client, Nume client, Adresă client și Telefon client la câmpurile Tip element Outlook potrivite, cum ar fi Prenume, NumeDeFamilie, AdresăFirmă și TelefonFirmă.

În plus, cu ajutorul unui cod scris de un dezvoltator, puteți să creați o soluție Outlook cu care efectuați următoarele:

  • Afișați părți de date native sau particularizate în panouri de activități particularizate pentru a prezenta datele externe utilizatorilor.

  • Includeți comenzi particularizate în panglică pentru a efectua acțiuni particularizate.

  • Creați o definiție de vizualizare particularizată pentru a afișa anumite coloane de date externe.

  • Proiectați regiuni de formular particularizate pentru a prezenta date externe.

Începutul paginii

Îmbunătățirea accesului la date externe cu formulare InfoPath

Există mai multe motive pentru care Microsoft InfoPath 2013 este util de utilizat cu date externe:

Lucrul cu tipuri de date complexe    Dacă un câmp de date externe este ierarhic, cum ar fi un câmp adresă care conține Stradă, Localitate și Cod poștal ca subcâmpuri, atunci nu puteți lucra cu acest câmp în formularul SharePoint pentru o listă externă, iar acesta nici măcar nu este creat. Totuși puteți face conversia unui formular SharePoint la un formular InfoPath pentru a crea și a actualiza câmpurile utilizând InfoPath 2013.

Încorporarea unui control Selector element extern    Puteți să glisați și să fixați controlul Selector element extern într-un formular InfoPath, să îl legați la lista externă ca sursă de date secundară și să simplificați pentru utilizator selectarea unui element pe baza unui câmp unic, cum ar fi Prenume client sau ID produs.

Mai mult, dacă configurați o asociere pentru tipuri de conținut extern, cum ar fi clienți și comenzi, iar formularul InfoPath pentru lista externă conține o cheie străină, cum ar fi ID client, controlul Selector element extern este adăugat automat la formular. Acest lucru le permite utilizatorilor să găsească cu ușurință clientul dorit atunci când lucrează cu comenzi.

Crearea vizualizărilor multiple ale unui formular    Uneori poate doriți ca formularele să aibă mai multe vizualizări ale datelor externe, mai ales dacă există multe câmpuri și o listă externă sau formularul SharePoint nu este eficient. Vizualizările multiple sunt utile, de asemenea, în scenarii de scriere unică, în care sistemul extern nu permite actualizarea unui câmp după crearea acestuia. În astfel de cazuri, puteți să creați două vizualizări, una pentru operațiunea de creare și alta pentru operațiunea de actualizare.

Adăugarea regulilor sau a codului în spatele formularelor    Puteți adăuga reguli declarative sau formulare în spatele codului pentru a efectua o logică suplimentară pentru firme, cum ar fi validarea și calculele. De exemplu, puteți să vă asigurați că un cod de țară/regiune este valid, utilizând o regulă sau un cod poștal din S.U.A. este valid utilizând un serviciu Web.

Începutul paginii

Adăugarea datelor externe la diagrame Visio publicate

Utilizând Microsoft Visio 2013, puteți lega datele dintr-o listă externă la o diagramă și formele sale. Apoi puteți să publicați diagrama la o bibliotecă de documente SharePoint ca desen web interactiv, pentru ca utilizatorii să poată să afișeze diagrama și să vizualizeze datele externe asociate. Există trei metode de a lega rândurile de date la formele din desen. Puteți lega rândurile la formele existente pe rând, puteți lega rândurile la forme automat sau puteți crea formele din date.

Începutul paginii

Importul și reîmprospătarea datelor externe în Access

Microsoft Access 2013 este un tampon de aterizare pentru toate tipurile de date și datele externe nu fac excepție. Puteți să importați o listă externă în baza de date Access de pe computerul client și să reîmprospătați periodic datele. Datele sunt doar în citire.

Pașii de bază de urmat sunt:

  1. Exportați tipul de conținut extern din SharePoint Designer 2013 sau direct din depozitul de metadate Business Data Connectivity ca fișier BDCM.

  2. În Access 2013, creați o conexiune de date Serviciu web utilizând fișierul BDCM.

  3. În Access 2013, creați un tabel legat pe baza conexiunii de date Serviciu web.

Rețineți că, în acest caz, memoria cache a clientului Servicii de conectivitate cu aplicații de business la rulare nu este utilizată pentru a se sincroniza cu lista externă atunci când reîmprospătați datele.

Începutul paginii

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×