Mutarea datelor din Excel în Access

Acest articol vă arată cum să mutați datele din Excel pentru a accesa și a efectua conversia datelor în tabele relationale, astfel încât să puteți utiliza Microsoft Excel și să accesați împreună. Pentru a rezuma, Access este cel mai potrivit pentru captarea, stocarea, interogarea și partajarea datelor, iar Excel este cel mai bun pentru calcularea, analiza și vizualizarea datelor.

Două articole, utilizând Access sau Excel pentru a gestiona datele și principalele 10 motive pentru a utiliza Access cu Excel, discutați ce program se potrivește cel mai bine pentru o anumită activitate și cum să utilizați Excel și să accesați împreună pentru a crea o soluție practică.

Atunci când mutați date din Excel în Access, există trei pași de bază pentru proces.

three basic steps

Notă: Pentru informații despre modelarea și relațiile de date în Access, consultați Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

Pasul 1: importul datelor din Excel în Access

Importul datelor este o operațiune care poate merge mult mai bine dacă vă luați ceva timp pentru a vă pregăti și a curăța datele. Importul datelor este ca și cum ați trece la o casă nouă. Dacă curățați și organizați bunurile înainte de a vă deplasa, este mult mai ușor să vă așezați în noua casă.

Curățarea datelor înainte de import

Înainte de a importa datele în Access, în Excel, este o idee bună să:

  • Efectuați conversia celulelor care conțin date non-Atomice (adică valori multiple într-o singură celulă) la mai multe coloane. De exemplu, o celulă dintr-o coloană "competențe" care conține mai multe valori de competență, cum ar fi "programare C#", "" programare VBA "și" web design "ar trebui să fie întreruptă pentru a separa coloanele care conțin o singură valoare de competență.

  • Utilizați comanda TRIM pentru a elimina spațiile principale, trailing și mai multe încorporate.

  • Eliminați caracterele care nu se imprimă.

  • Găsirea și remedierea erorilor de ortografie și de punctuație.

  • Eliminați rândurile dublate sau câmpurile dublate.

  • Asigurați-vă că coloanele de date nu conțin formate mixte, mai ales numere formatate ca text sau date formatate ca numere.

Pentru mai multe informații, consultați următoarele subiecte de ajutor pentru Excel:

Notă: Dacă nevoile de curățare a datelor sunt complexe sau nu aveți timp sau resurse pentru a automatiza procesul singur, este posibil să luați în considerare utilizarea unui furnizor de la terți. Pentru mai multe informații, căutați "software de curățare a datelor" sau "calitate date" de către motorul de căutare preferat din browserul web.

Alegeți cel mai bun tip de date atunci când importați

În timpul operațiunii de import din Access, doriți să faceți alegeri bune, astfel încât să primiți câteva erori de conversie (dacă există) care vor necesita intervenție manuală. Următorul tabel rezumă modul în care formatele de număr Excel și tipurile de date Access sunt transformate atunci când importați date din Excel în Access și oferă câteva sfaturi despre cele mai bune tipuri de date de selectat în Expertul import foaie de calcul.

Format de număr Excel

Tipul de date Access

Comentarii

Exemplu de bună practică

Text

Text, Memo

Tipul de date text Access stochează date alfanumerice de până la 255 de caractere. Tipul de date Memo Access stochează date alfanumerice de până la 65.535 de caractere.

Alegeți memo pentru a evita trunchierea datelor.

Număr, procent, fracțiune, științific

Număr

Access are un tip de date număr care variază în funcție de o proprietate Dimensiune câmp (octet, număr întreg, întreg lung, single, dublu, zecimal).

Alegeți dublu pentru a evita erorile de conversie a datelor.

Data

Dată

Access și Excel utilizează același număr de dată serială pentru stocarea datelor. În Access, intervalul de date este mai mare: de la-657.434 (1 ianuarie 100 D.Hr.) la 2.958.465 (31 decembrie 9999 D.Hr.).

Deoarece Access nu recunoaște sistemul de date 1904 (utilizat în Excel pentru Macintosh), trebuie să efectuați conversia datelor fie în Excel, fie în Access, pentru a evita confuzia.

Pentru mai multe informații, consultați modificarea sistemului de date, a formatului sau a interpretărilor din două cifre și importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

Alegeți data.

Timp

Ora

Access și Excel stochează atât valori de timp, utilizând același tip de date.

Alegeți ora, care este de obicei implicită.

Monedă, contabilitate

Monedă

În Access, tipul de date monedă stochează date ca numere de 8 octeți cu precizie la patru zecimale și se utilizează pentru a stoca date financiare și a preveni rotunjirea valorilor.

Alegeți monedă, care este de obicei implicită.

Boolean

Da/Nu

Access utilizează-1 pentru toate valorile da și 0 pentru toate valorile nu, în timp ce Excel utilizează 1 pentru toate valorile TRUE și 0 pentru toate valorile FALSE.

Alegeți Da/nu, care face conversia automată a valorilor subiacente.

Hyperlink

Hyperlink

Un hyperlink în Excel și Access conține un URL sau o adresă web pe care o puteți face clic și urmări.

Alegeți hyperlink, altfel Access poate utiliza tipul de date text în mod implicit.

După ce datele sunt în Access, puteți șterge datele Excel. Nu uitați să faceți backup primului registru de lucru Excel inițial înainte de a-l șterge.

Pentru mai multe informații, consultați articolul de ajutor Access importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

Adăugarea automată a datelor în mod simplu

O problemă obișnuită pe care o au utilizatorii Excel este adăugarea de date cu aceleași coloane într-o singură foaie de lucru mare. De exemplu, este posibil să aveți o soluție de urmărire a activelor care a început în Excel, dar acum a crescut pentru a include fișiere din mai multe grupuri de lucru și departamente. Aceste date pot fi în foi de lucru și registre de lucru diferite sau în fișiere text care sunt fluxuri de date din alte sisteme. Nu există o comandă de interfață utilizator sau o modalitate simplă de a adăuga date similare în Excel.

Cea mai bună soluție este să utilizați Access, unde puteți să importați și să adăugați cu ușurință date într-un singur tabel, utilizând Expertul import foaie de calcul. În plus, puteți adăuga multe date într-un singur tabel. Puteți să salvați operațiunile de import, să le adăugați ca activități Microsoft Outlook planificate și chiar să utilizați macrocomenzi pentru a automatiza procesul.

Pasul 2: normalizarea datelor utilizând Expertul analizor de tabel

La prima vedere, parcurgerea procesului de normalizare a datelor poate părea o activitate descurajantă. Din fericire, normalizarea tabelelor în Access este un proces mult mai ușor, grație expertului analizor de tabel.

the table analyzer wizard

1. glisați coloanele selectate într-un tabel nou și creați automat relații

2. utilizați comenzile de buton pentru a redenumi un tabel, a adăuga o cheie primară, a face o coloană existentă o cheie primară și a anula ultima acțiune

Puteți utiliza acest expert pentru a face următoarele:

  • Efectuați conversia unui tabel într-un set de tabele mai mici și creați automat o relație de cheie primară și externă între tabele.

  • Adăugați o cheie primară la un câmp existent care conține valori unice sau creați un câmp ID nou care utilizează tipul de date numerotare automată.

  • Creați automat relații pentru a impune integritatea referențială cu actualizările în cascadă. Ștergerea în cascadă nu se adaugă automat pentru a împiedica ștergerea accidentală a datelor, dar puteți adăuga cu ușurință mai târziu ștergeri în cascadă.

  • Căutați tabele noi pentru date redundante sau dublate (cum ar fi același client cu două numere de telefon diferite) și actualizați-l după cum doriți.

  • Faceți backup tabelului inițial și redenumiți-l adăugând "_OLD" la numele său. Apoi, creați o interogare care reconstruiește tabelul original, cu numele de tabel inițial, astfel încât toate formularele sau rapoartele existente pe baza tabelului inițial să funcționeze cu noua structură de tabel.

Pentru mai multe informații, consultați normalizarea datelor utilizând analizor tabel.

Pasul 3: conectarea la datele Access din Excel

După ce datele au fost normalizat în Access și s-a creat o interogare sau un tabel care reconstruiește datele inițiale, este o simplă problemă de conectare la datele Access din Excel. Datele dumneavoastră sunt acum în Access ca sursă de date externă și, așadar, pot fi conectate la registrul de lucru printr-o conexiune de date, un container de informații utilizat pentru a găsi, a conecta și a accesa sursa de date externă. Informațiile de conexiune sunt stocate în registrul de lucru și pot fi stocate, de asemenea, într-un fișier de conexiune, cum ar fi un fișier de conexiune de date Office (ODC) (extensie de nume de fișier. odc) sau un fișier nume sursă de date (extensie. DSN). După ce vă conectați la date externe, puteți, de asemenea, să reîmprospătați automat (sau să actualizați) registrul de lucru Excel din Access de fiecare dată când datele sunt actualizate în Access.

Pentru mai multe informații, consultați importul datelor din surse de date externe (Power Query).

Obțineți datele în Access

Această secțiune vă ajută să parcurgeți etapele următoare de normalizare a datelor: să întrerupeți valorile din coloanele vânzător și adresă în cele mai atomice bucăți, separând subiectele asociate în propriile tabele, copierea și lipirea acelor tabele din Excel în Access, creând relații esențiale între tabelele Access nou create și crearea și execuția unei interogări simple în Access la informații de returnare.

Exemple de date în formă nenormalizată

Următoarea foaie de lucru conține valori non-atomice în coloana Vânzător și în coloana adresă. Ambele coloane trebuie scindate în două sau mai multe coloane separate. Această foaie de lucru conține și informații despre vânzători, produse, clienți și comenzi. Aceste informații trebuie, de asemenea, să fie împărțite mai departe, după subiect, în tabele separate.

Vânzător

ID comandă

Data comenzii

ID produs

Cant

Preț

Nume client

Adresă

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Ionut, Alexandru

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Ionut, Alexandru

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Ionut, Alexandru

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informații în cele mai mici părți: date atomice

Lucrul cu datele din acest exemplu, puteți utiliza comanda text în coloană din Excel pentru a separa părțile "atomic" ale unei celule (cum ar fi adresa de stradă, orașul, statul și codul poștal) în coloane discrete.

Următorul tabel afișează noile coloane din aceeași foaie de lucru după ce au fost scindate pentru a face toate valorile atomice. Rețineți că informațiile din coloana Vânzător au fost împărțite în numele de familie și în coloanele Prenume și că informațiile din coloana adresă au fost scindate în coloane de adresă, oraș, stat și cod poștal. Aceste date se află în "prima formă normală".

Nume

Prenume

 

Adresă

Localitate

Stat

cod poştal

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Sinaia

SB

98227

Adams

Ellen

Cercul Columbia 1025

Cluj

SB

98234

Hance

Daniel

2302 Harvard Ave

Sinaia

SB

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

SB

98199

Eliminarea datelor în subiecte organizate în Excel

Mai multe tabele cu exemple de date care urmează afișează aceleași informații din foaia de lucru Excel după ce au fost scindate în tabele pentru vânzători, produse, clienți și comenzi. Proiectarea tabelului nu este finală, dar este pe calea cea bună.

Tabelul vânzători conține doar informații despre personalul de vânzări. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID vânzător). Valoarea ID vânzător va fi utilizată în tabelul Orders (comenzi) pentru a conecta comenzile la agenți de vânzări.

Vânzătorilor

ID vânzător

Nume

Prenume

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Daniel

107

Koch

Reed

Tabelul Products conține doar informații despre produse. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID produs). Valoarea ID produs va fi utilizată pentru a conecta informațiile despre produs la tabelul Detalii comandă.

Produse

ID produs

Preț

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Tabelul clienți conține doar informații despre clienți. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID client). Valoarea ID-ului de client va fi utilizată pentru a conecta informațiile de client la tabelul Orders.

Customers

ID client

Nume

Adresă

Localitate

Stat

cod poştal

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Sinaia

SB

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

Cercul Columbia 1025

Cluj

SB

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

SB

98199

425-555-0201

Tabelul Orders conține informații despre comenzi, vânzători, clienți și produse. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID comandă). Unele dintre informațiile din acest tabel trebuie să fie scindate într-un tabel suplimentar care conține detalii despre comenzi, astfel încât tabelul Comenzi să conțină doar patru coloane, ID-ul de comandă unic, data comenzii, ID-ul vânzătorului și ID-ul clientului. Tabelul afișat aici nu a fost încă divizat în tabelul Detalii comandă.

Orders

ID comandă

Data comenzii

ID vânzător

ID client

ID produs

Cant

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Detaliile comenzii, cum ar fi ID-ul produsului și cantitatea, sunt mutate din tabelul Comenzi și sunt stocate într-un tabel denumit detalii comandă. Rețineți că există 9 comenzi, deci are sens să existe 9 înregistrări în acest tabel. Rețineți că tabelul Orders are un ID unic (ID comandă), la care se va face referire din tabelul Detalii comandă.

Proiectarea finală a tabelului comenzi ar trebui să arate astfel:

Orders

ID comandă

Data comenzii

ID vânzător

ID client

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabelul Detalii comandă nu conține coloane care necesită valori unice (adică, nu există nicio cheie primară), așadar este în regulă ca toate coloanele să conțină date "redundante". Cu toate acestea, nicio înregistrare din acest tabel nu ar trebui să fie complet identică (această regulă se aplică la orice tabel dintr-o bază de date). În acest tabel, ar trebui să existe 17 înregistrări-fiecare corespunzând unui produs într-o ordine individuală. De exemplu, în ordine 2349, trei produse C-789 cuprind una dintre cele două părți ale întregii comenzi.

Prin urmare, tabelul Detalii comandă ar trebui să arate astfel:

Detalii comandă

ID comandă

ID produs

Cant

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copierea și lipirea datelor din Excel în Access

Acum, că informațiile despre vânzători, clienți, produse, comenzi și detalii despre comenzi au fost defalcate în subiecte separate în Excel, puteți să copiați acele date direct în Access, unde va deveni tabele.

Crearea relațiilor între tabelele Access și execuția unei interogări

După ce ați mutat datele în Access, puteți să creați relații între tabele, apoi să creați interogări pentru a returna informații despre diverse subiecte. De exemplu, puteți să creați o interogare care returnează ID-ul comenzii și numele vânzătorilor pentru comenzile introduse între 3/05/09 și 3/08/09.

În plus, puteți crea formulare și rapoarte pentru a simplifica introducerea datelor și analiza vânzărilor.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Puteți întreba întotdeauna un expert de la Excel Tech Community, puteți obține asistență de la comunitatea Answers sau puteți sugera o caracteristică nouă sau o îmbunătățire pe Excel UserVoice.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×