Mutarea datelor Excel în Access

Acest articol vă arată cum să mutați datele din Excel în Access și cum să faceți conversia datelor în tabele relaționale, astfel încât să aveți posibilitatea să utilizați Microsoft Excel și Access împreună. Pentru a rezuma, Access este cel mai bun pentru capturarea, stocarea, interogarea și partajarea datelor, iar Excel este cel mai bun pentru calcularea, analizarea și vizualizarea datelor.

Două articole: Utilizarea Access sau Excel pentru a vă gestiona datele și Primele 10motive pentru utilizarea Access cu Excel, discută despre programul cel mai potrivit pentru o anumită activitate și despre cum să utilizați Excel și Access împreună pentru a crea o soluție practică.

Atunci când mutați date din Excel în Access, există trei pași de bază în proces.

three basic steps

Notă: Pentru informații despre modelarea datelor și relațiile din Access, consultați Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

Pasul 1: Importul datelor Excel în Access

Importul datelor este o operațiune care poate merge mult mai bine dacă vă acordați un timp pentru a pregăti și a curăța datele. Importul datelor este ca și cum ar trece la o casă nouă. Dacă curățați și organizați-vă posesia înainte de a muta, este mult mai ușor să curățați noua casă.

Curățați-vă datele înainte de a importa

Înainte de a importa datele în Access, Excel se pare că este bine să:

  • Efectuați conversia celulelor care conțin date ne atomice (mai multe valori într-o singură celulă) în mai multe coloane. De exemplu, o celulă dintr-o coloană "Competențe" care conține mai multe valori de competențe, cum ar fi "Programare C#", "Programare VBA" și "Proiectare web" ar trebui despărțită pentru a separa coloanele care conțin fiecare o singură valoare pentru competențe.

  • Utilizați comanda TRIM pentru a elimina spațiile de la primul, de la bun venit și mai multe spații încorporate.

  • Eliminați caracterele care nu se imprimă.

  • Găsirea și remedierea erorilor de ortografie și semne de punctuație.

  • Eliminați rândurile dublate sau câmpurile dublate.

  • Asigurați-vă că coloanele de date nu conțin formate mixte, în special numere formatate ca text sau date formatate ca numere.

Pentru mai multe informații, consultați următoarele Excel de ajutor:

Notă: Dacă nevoile dvs. de curățire a datelor sunt complexe sau nu aveți timp sau resurse pentru a automatiza procesul pe cont propriu, luați în considerare utilizarea unui furnizor terț. Pentru mai multe informații, căutați "software de curățare de date" sau "calitate date" după motorul de căutare preferat din browserul web.

Alegeți cel mai bun tip de date atunci când importați

În timpul operațiunii de import din Access, doriți să faceți alegeri bune, astfel încât să primiți câteva erori de conversie (dacă există), care vor necesita intervenție manuală. Următorul tabel rezumă modul în care sunt convertite formatele de număr Excel și tipurile de date Access atunci când importați date din Excel în Access și oferă câteva sfaturi despre cele mai bune tipuri de date de ales în Expertul import foaie de calcul.

Excel format de număr

Tipul de date Access

Comentarii

Exemplu de bună practică

Text

Text, Memo

Tipul de date Text Access stochează date alfanumerice până la 255 de caractere. Tipul de date Memo Access stochează date alfanumerice până la 65.535 de caractere.

Alegeți Memo pentru a evita trunchierea datelor.

Număr, Procent, Fracție, Științific

Număr

Access are un tip de date Număr care variază în funcție de o proprietate Dimensiune câmp (Byte, Integer, Întreg lung, Simplu, Dublu, Zecimal).

Alegeți Dublă 2 pentru a evita erorile de conversie a datelor.

Data

Dată

Atât Access, Excel, utilizează același număr serial de dată pentru a stoca datele. În Access, intervalul de date este mai mare: de la -657.434 (1 ianuarie 100.2010) la 2.958.465 (31 decembrie 9999 d.M.).

Deoarece Access nu recunoaște sistemul de date 1904 (utilizat în Excel pentru Macintosh), trebuie să efectuați conversia datelor în Excel sau Access pentru a evita confuzia.

Pentru mai multe informații, consultați Modificarea sistemului de date calendaristice, a formatului sau interpretarea anului din două cifre și Importul sau legarea la datele dintr-un registru Excel lucru.

Alegeți Data.

Timp

Ora

Access și Excel a stoca valori de timp utilizând același tip de date.

Alegeți Oră, care este de obicei setarea implicită.

Currency, Accounting

Monedă

În Access, tipul de date Monedă stochează datele ca numere de 8 byți cu precizie la patru zecimale și se utilizează pentru a stoca date financiare și a împiedica rotunjirea valorilor.

Alegeți Monedă, care este de obicei setarea implicită.

Boolean

Da/Nu

Access utilizează -1 pentru toate valorile Da și 0 pentru toate valorile Nu, în timp Excel utilizează 1 pentru toate valorile TRUE și 0 pentru toate valorile FALSE.

Alegeți Da/Nu, care face automat conversia valorilor subiacente.

Hyperlink

Hyperlink

Un hyperlink din Excel și Access conține un URL sau o adresă web pe care puteți să faceți clic și să o urmăriți.

Alegeți Hyperlink,în caz contrar, Access poate utiliza tipul de date Text în mod implicit.

După ce datele sunt în Access, puteți șterge datele Excel date. Nu uitați să faceți mai întâi backup Excel registrul de lucru original înainte de a-l șterge.

Pentru mai multe informații, consultați subiectul de ajutor Access Importul datelor dintr-un registru de lucru Exceldate sau legarea la acestea.

Adăugați automat datele în modul simplu

O problemă comună Excel utilizatorii este adăugarea de date cu aceleași coloane într-o foaie de lucru mare. De exemplu, puteți avea o soluție de urmărire a activelor care a început în Excel dar acum s-a dezvoltat pentru a include fișiere din mai multe grupuri de lucru și departamente. Aceste date pot fi în foi de lucru și registre de lucru diferite sau în fișiere text care sunt fluxuri de date din alte sisteme. Nu există nicio comandă pentru interfața utilizator sau o modalitate simplă de a adăuga date similare în Excel.

Cea mai bună soluție este să utilizați Access, unde puteți să importați și să adăugați cu ușurință date într-un singur tabel, utilizând expertul Import foaie de calcul. În plus, puteți să adăugați multe date într-un tabel. Puteți să salvați operațiunile de import, să le adăugați ca activități microsoft Outlook programate și chiar să utilizați macrocomenzi pentru a automatiza procesul.

Pasul 2: Normalizarea datelor utilizând Expertul analizor de tabel

La prima vedere, procesul de normalizare a datelor poate părea o sarcină grea. Din fericire, normalizarea tabelelor în Access este un proces mult mai simplu, datorită Expertului analizor de tabel.

the table analyzer wizard

1. Glisați coloanele selectate într-un tabel nou și creați automat relații

2. Utilizarea comenzilor buton pentru a redenumi un tabel, a adăuga o cheie primară, a face o coloană existentă o cheie primară și a anula ultima acțiune

Puteți utiliza acest expert pentru a face următoarele:

  • Efectuați conversia unui tabel într-un set de tabele mai mici și creați automat o relație cheie primară și străină între tabele.

  • Adăugați o cheie primară la un câmp existent care conține valori unice sau creați un câmp ID nou care utilizează tipul de date Numerotare automată.

  • Creați automat relații pentru a impune integritatea referențială cu actualizările în cascadă. Ștergerile în cascadă nu sunt adăugate automat pentru a împiedica ștergerea accidentală a datelor, dar ulterior puteți adăuga cu ușurință ștergerile în cascadă.

  • Căutați în tabelele noi date redundante sau dublate (cum ar fi același client cu două numere de telefon diferite) și actualizați-le după cum doriți.

  • Faceți un back up tabelului original și redenumiți-l prin adăugarea de "_OLD" la numele său. Apoi creați o interogare care reconstruiesc tabelul original, cu numele original al tabelului, astfel încât toate formularele sau rapoartele existente bazate pe tabelul original să lucreze cu structura de tabel nouă.

Pentru mai multe informații, consultați Normalizarea datelor utilizând Analizorul de tabel.

Pasul 3: Conectare accesați datele din Excel

După ce datele au fost normalizate în Access și a fost creată o interogare sau un tabel care reconstrui datele originale, este simplu să vă conectați la datele Access din Excel. Datele se află acum în Access ca sursă de date externă, deci se pot conecta la registrul de lucru printr-o conexiune de date, care este un container de informații utilizat pentru a găsi, a vă conecta și a accesa sursa de date externă. Informațiile de conexiune sunt stocate în registrul de lucru și pot fi stocate, de asemenea, într-un fișier de conexiune, cum ar fi un fișier Office Data Connection (ODC) (extensie nume de fișier.odc) sau un fișier nume sursă de date (extensie .dsn). După ce vă conectați la date externe, puteți, de asemenea, să reîmprospătați (sau să actualizați) automat registrul Excel de lucru din Access, oricând se actualizează datele în Access.

Pentru mai multe informații, consultați Importul de date din surse de date externe (Power Query).

Get your data into Access

Această secțiune vă conduce de-a lungul următoarelor faze ale normalizării datelor: Ruperea valorilor din coloanele Vânzător și Adresă în cele mai atomice subiecte ale acestora, separarea subiectelor asociate în propriile tabele, copierea și lipirea tabelelor respective din Excel în Access, crearea relațiilor cheie între tabelele Access nou create și crearea și rularea unei interogări simple în Access pentru a returna informații.

Example data in non-normalized form

Următoarea foaie de lucru conține valorile ne atomice în coloana Vânzător și în coloana Adresă. Ambele coloane ar trebui să fie scindate în două sau mai multe coloane separate. Această foaie de lucru conține, de asemenea, informații despre vânzători, produse, clienți și comenzi. De asemenea, aceste informații ar trebui să fie împărțite suplimentar, în funcție de subiect, în tabele separate.

Vânzător

ID comandă

Data comenzii

ID produs

Cant.

Preț

Nume client

Adresă

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

7,00 lei

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

9,75 lei

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Potrea, C4

2350

3/4/09

A-2275

2

16,75 lei

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Potrea, C4

2350

3/4/09

F-198

6

5,25 lei

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Potrea, C4

2350

3/4/09

B-205

1

4,50 lei

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Valența

2351

3/4/09

C-795

6

9,75 lei

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Valența

2352

3/5/09

A-2275

2

16,75 lei

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Valența

2352

3/5/09

D-4420

3

7,25 lei

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

16,75 lei

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

7,00 lei

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informații în cele mai mici părți ale sale: date atomice

Lucrând cu datele din acest exemplu, puteți utiliza comanda Text în coloană din Excel pentru a separa părțile "atomice" ale unei celule (cum ar fi adresa poștală, localitatea, statul și codul poștal) în coloane distincte.

Următorul tabel afișează noile coloane din aceeași foaie de lucru după ce au fost scindate pentru a face toate valorile atomice. Rețineți că informațiile din coloana Vânzător au fost împărțite în coloanele Nume de familie și Prenume și că informațiile din coloana Adresă au fost împărțite în coloanele Adresă poștală, Localitate, Stat și Cod poștal. Aceste date sunt în "prima formă normală".

Nume

Prenume

 

Adresă

Localitate

Stat

cod poştal

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Sinaia

SB

98227

Potai

C ellen

Cercul Columbia 1025

Cluj

SB

98234

Hance

Daniel

2302 Harvard Ave

Sinaia

SB

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

SB

98199

Breaking data out into organized subjects in Excel

Cele mai multe tabele cu exemple de date ce urmează afișează aceleași informații din foaia de lucru Excel după ce a fost împărțită în tabele pentru vânzători, produse, clienți și comenzi. Proiectarea tabelului nu este finală, dar este în grafic.

Tabelul Vânzători conține doar informații despre personalul de vânzări. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID Vânzător). Valoarea ID Vânzător va fi utilizată în tabelul Comenzi pentru a conecta comenzile la vânzători.

Vânzători

ID vânzător

Nume

Prenume

101

Li

Yale

103

Potai

C ellen

105

Hance

Daniel

107

Koch

Reed

Tabelul Produse conține doar informații despre produse. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID produs). Valoarea ID produs va fi utilizată pentru a conecta informațiile despre produs la tabelul Detalii comandă.

Produse

ID produs

Preț

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

Tabelul Clienți conține doar informații despre clienți. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID client). Valoarea ID client va fi utilizată pentru a conecta informațiile clientului la tabelul Comenzi.

Customers

ID client

Nume

Adresă

Localitate

Stat

cod poştal

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Sinaia

SB

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

Cercul Columbia 1025

Cluj

SB

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

SB

98199

425-555-0201

Tabelul Comenzi conține informații despre comenzi, vânzători, clienți și produse. Rețineți că fiecare înregistrare are un ID unic (ID comandă). Unele dintre informațiile din acest tabel trebuie să fie împărțite într-un tabel suplimentar care conține detaliile comenzii, astfel încât tabelul Comenzi să conțină doar patru coloane: ID-ul unic al comenzii, data comenzii, ID-ul de vânzător și ID-ul clientului. Tabelul afișat aici nu a fost încă împărțit în tabelul Detalii comandă.

Comenzi

ID comandă

Data comenzii

ID Vânzător

ID client

ID produs

Cant.

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Detaliile comenzilor, cum ar fi ID-ul de produs și cantitatea, sunt mutate din tabelul Comenzi și stocate într-un tabel denumit Detalii comandă. Rețineți că există 9 comenzi, așa că are sens că există 9 înregistrări în acest tabel. Rețineți că tabelul Comenzi are un ID unic (ID comandă), la care se va face referire în tabelul Detalii comandă.

Proiectul final al tabelului Comenzi trebuie să arate astfel:

Comenzi

ID comandă

Data comenzii

ID Vânzător

ID client

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabelul Detalii comandă nu conține coloane care necesită valori unice (mai înseamnă că nu există nicio cheie primară), deci este în regulă ca oricare coloană sau toate coloanele să conțină date "redundante". Cu toate acestea, două înregistrări din acest tabel nu trebuie să fie complet identice (această regulă se aplică la orice tabel din baza de date). În acest tabel, ar trebui să existe 17 înregistrări, fiecare corespunzătoare unui produs, într-o comandă individuală. De exemplu, în comanda 2349, trei produse C-789 cuprind una dintre cele două părți ale întregii comenzi.

Prin urmare, tabelul Detalii comandă ar trebui să arate astfel:

Detaliile comenzii

ID comandă

ID produs

Cant.

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copierea și lipirea datelor din Excel în Access

Acum că informațiile despre vânzători, clienți, produse, comenzi și detaliile comenzilor au fost separate în subiecte separate în Excel, puteți copia datele direct în Access, unde vor deveni tabele.

Crearea relațiilor între tabelele Access și rularea unei interogări

După ce ați mutat datele în Access, puteți să creați relații între tabele, apoi să creați interogări pentru a returna informații despre diverse subiecte. De exemplu, puteți crea o interogare care returnează ID-ul comenzii și numele vânzătorilor pentru comenzile introduse între 05.03.2009 și 08.03.2009.

În plus, puteți crea formulare și rapoarte pentru a simplifica introducerea datelor și analiza vânzărilor.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Puteți întreba întotdeauna un expert de la Excel Tech Community, puteți obține asistență de la comunitatea Answers sau puteți sugera o caracteristică nouă sau o îmbunătățire pe Excel UserVoice.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

×