Mutarea datelor din Excel în Access

Pasul 1: Importul datelor din Excel în Access

Importul datelor este o operațiune care poate merge mult mai bine dacă vă luați un timp pentru a pregăti și a curăța datele. Importul datelor este ca și cum vă mutați într-o casă nouă. Dacă vă curățați și vă organizați bunurile înainte de a vă muta, stabilirea în casa ta nouă este mult mai ușor.

Curățați datele înainte de a importa

Înainte de a importa date în Access, în Excel este o idee bună să:

• Efectuați conversia celulelor care conțin date non-atomice (adică mai multe valori într-o celulă) în mai multe coloane. De exemplu, o celulă dintr-o coloană "Abilități" care conține mai multe valori de competențe, cum ar fi programarea "C#", "programare VBA" și "Proiectare web" ar trebui să fie scindată pentru a separa coloanele care conțin fiecare o singură valoare de competență.

• Utilizați comanda TRIM pentru a elimina spațiile încorporate inițiale, finale și multiple.

• Eliminați caracterele care nu se imprimă.

• Găsiți și remediați erorile de ortografie și de punctuație.

• Eliminați rândurile dublate sau câmpurile dublate.

• Asigurați-vă că coloanele de date nu conțin formate mixte, în special numere formatate ca text sau date formatate ca numere.

Pentru mai multe informații, consultați următoarele subiecte de ajutor pentru Excel:

• Cele mai eficiente zece metode de curățire a datelor

• Filtrarea pentru valori unice sau eliminarea valorilor dublate

• Conversia numerelor memorate ca text în numere

• Conversia datelor stocate ca text în date

Alegeți cel mai bun tip de date atunci când importați

În timpul operațiunii de import din Access, doriți să luați decizii bune, astfel încât să primiți puține erori de conversie (dacă există) care vor necesita intervenție manuală. Următorul tabel rezumă modul în care sunt convertite formatele de numere Excel și tipurile de date Access atunci când importați date din Excel în Access și oferă câteva sfaturi despre cele mai bune tipuri de date pe care să le alegeți în Expertul Import foaie de calcul.

După ce datele sunt în Access, puteți șterge datele Excel. Nu uitați să faceți backup registrului de lucru Excel original înainte de a-l șterge.

Pentru mai multe informații, consultați subiectul de ajutor Access Importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

Adăugarea automată a datelor într-un mod simplu

O problemă comună pe care o au utilizatorii Excel este adăugarea de date cu aceleași coloane într-o foaie de lucru mare. De exemplu, este posibil să aveți o soluție de urmărire a activelor care a început în Excel, dar acum a crescut pentru a include fișiere din mai multe grupuri de lucru și departamente. Aceste date pot fi în foi de lucru și registre de lucru diferite sau în fișiere text care sunt fluxuri de date din alte sisteme. Nu există nicio comandă de interfață utilizator sau o modalitate simplă de a adăuga date similare în Excel.

Cea mai bună soluție este să utilizați Access, unde puteți să importați și să adăugați cu ușurință date într-un singur tabel, utilizând Expertul Import foaie de calcul. În plus, puteți adăuga o mulțime de date într-un singur tabel. Puteți să salvați operațiunile de import, să le adăugați ca activități Microsoft Outlook planificate și chiar să utilizați macrocomenzi pentru a automatiza procesul.

Pasul 2: Normalizarea datelor utilizând Expertul Analizor de tabel

La prima vedere, parcurgerea procesului de normalizare a datelor poate părea o activitate descurajatoare. Din fericire, normalizarea tabelelor în Access este un proces mult mai ușor, datorită Expertului Analizor de tabel.

1. Glisați coloanele selectate într-un tabel nou și creați automat relații

2. Utilizați comenzile butonului pentru a redenumi un tabel, a adăuga o cheie primară, a transforma o coloană existentă într-o cheie primară și a anula ultima acțiune

Aveți posibilitatea să utilizați acest expert pentru a efectua următoarele:

• Efectuați conversia unui tabel într-un set de tabele mai mici și creați automat o relație cheie primară și una străină între tabele.

• Adăugați o cheie primară la un câmp existent care conține valori unice sau creați un câmp ID nou care utilizează tipul de date Numerotare automată.

• Creați automat relații pentru a impune integritatea referențială cu actualizări în cascadă. Ștergerile în cascadă nu sunt adăugate automat pentru a împiedica ștergerea accidentală a datelor, dar ulterior puteți adăuga cu ușurință ștergeri în cascadă.

• Căutați în tabelele noi date redundante sau dublate (cum ar fi același client cu două numere de telefon diferite) și actualizați-le după cum doriți.

• Faceți backup tabelului original și redenumiți-l adăugând "_OLD" la numele său. Apoi creați o interogare care reconstruiește tabelul original, cu numele tabelului original, astfel încât toate formularele sau rapoartele existente bazate pe tabelul original să funcționeze cu noua structură de tabel.

Pentru mai multe informații, consultați Normalizarea datelor utilizând Analizor de tabel.

Pasul 3: Conectarea la datele Access din Excel

După ce datele au fost normalizate în Access și a fost creată o interogare sau un tabel care reconstruiește datele originale, este o chestiune simplă de conectare la datele Access din Excel. Datele dvs. se află acum în Access ca sursă de date externă și, prin urmare, pot fi conectate la registrul de lucru printr-o conexiune de date, care este un container de informații utilizat pentru a găsi, a face log on și a accesa sursa de date externă. Informațiile de conexiune sunt stocate în registrul de lucru și pot fi stocate, de asemenea, într-un fișier de conexiune, cum ar fi un fișier Conexiune de date Office (ODC) (extensia numelui de fișier .odc) sau un fișier nume sursă de date (extensie .dsn). După ce vă conectați la date externe, puteți, de asemenea, să reîmprospătați (sau să actualizați) automat registrul de lucru Excel din Access de fiecare dată când datele se actualizează în Access.

Pentru mai multe informații, consultați Importul datelor din surse de date externe (Power Query).

Accesați-vă datele în Access

Această secțiune vă ajută să parcurgeți următoarele faze ale normalizării datelor: Împărțirea valorilor din coloanele Vânzător și Adresă în părțile lor cele mai atomice, separarea subiectelor asociate în propriile lor tabele, copierea și lipirea tabelelor din Excel în Access, crearea de relații cheie între tabelele Access nou create și crearea și rularea unei interogări simple în Access pentru a returna informații.

Example data in non-normalized form

Următoarea foaie de lucru conține valori non-atomice în coloana Vânzător și în coloana Adresă. Ambele coloane ar trebui să fie împărțite în două sau mai multe coloane separate. Această foaie de lucru conține, de asemenea, informații despre vânzători, produse, clienți și comenzi. Aceste informații ar trebui, de asemenea, să fie împărțite mai departe, în funcție de subiect, în tabele separate.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Puteți oricând să întrebați un expert din Comunitatea tehnică Excel sau să obțineți asistență în Comunități.