Obiectiv de management de proiect: comunicarea informațiilor de proiect

Comunicați cu echipa

Comunicarea informațiilor de proiect este deseori dificilă, indiferent dacă este vorba de informații despre starea echipei sau de comunicare a stării proiectului către directori.

Aflați când și cum să comunicați și să raportați informațiile de proiect. În caz contrar, colaborarea eficientă suferă și succesul proiectului dumneavoastră ar putea fi în pericol.

Pentru mai multe articole din această serie de ghiduri de instruire în managementul de proiect, consultați Ghidul pentru managementul de proiect.

Sfaturi pentru gestionarea proiectelor înainte de a începe. . .

  • Listarea părților interesate    Înainte să înceapă un proiect, aflați cine sunt părțile interesate. O modalitate sigură de a bloca un proiect este să uitați un actor critic care are un impact asupra proiectului.

  • Obțineți un plan de comunicare mai devreme    Proiectați strategii de comunicare și procese în proiectul dumneavoastră înainte să înceapă proiectul. Chiar mai bine, aveți procese de comunicare apar ca o activitate pe primele linii ale proiectului, astfel încât această parte critică a colaborării să devină angajamentul tuturor.

  • Comunicați deseori    Colectarea informațiilor despre starea activității o dată pe săptămână este despre dreptul de a deconecta problemele înainte de a escalada. Dacă comunicați mai des decât acesta, membrii echipei pot opri trimiterea actualizărilor din cauza timpului suplimentar din pregătirea lor.

  • Căutarea problemelor    Dacă totul pare să meargă bine pentru că nu ați auzit nimic negativ, probabil că vă îndreptați către probleme. Chiar și cele mai bune proiecte rulate au probleme. Treaba dumneavoastră este să mergeți să le găsiți înainte să crească în probleme mai mari.

  • Utilizați tehnologia corespunzătoare    Înțelegerea nevoilor de comunicare ale membrilor echipei și ale părților interesate. De exemplu, membrii echipei care raportează despre starea activității pot dori să utilizeze e-mailul sau Project Online, în timp ce un executiv poate prefera o diagramă sau un raport PivotTable bine prezentat. Iată o listă de programe pe care le puteți utiliza pentru a vă ajuta în comunicare.

Aplicație

Avantaje

Dezavantaje

Project

  • Aveți instrumente de prezentare predefinite pentru toate nivelurile părților interesate.

  • A înțeles cu ușurință cronologia și vizualizările Planificator de echipă.

  • Exportă date în Excel și Visio pentru comunicarea datelor complexe.

  • Este posibil ca firma dumneavoastră să nu utilizeze Project.

  • Proiectele la care lucrează firma dumneavoastră pot fi prea mici pentru a profita de software-ul de planificare puternic.

Project Online

  • Cel mai bun pentru comunicarea complexă și raportarea informațiilor de proiect într-o organizație.

  • Poate compara starea mai multor proiecte sau pentru un portofoliu de proiecte.

  • Firmele mai mici pot avea nevoie de ajutorul consultantilor pentru a instala și a utiliza Project Online.

Excel

  • Project poate exporta date în Excel pentru analize avansate, cum ar fi ANOVA și analiză valoare obținută.

  • Ideal pentru planificarea timpurie a proiectelor sau pentru produsele finale de nivel înalt care pot fi adăugate ulterior la Project.

  • Excel lipsește caracteristicile de planificare automată pentru proiecte mai complexe.

Word

  • Ideal în timpul fazei de inițiere atunci când trebuie să partajați documente de planificare, cum ar fi bugete și produse finale.

  • Nu este ideal pentru prezentările vizuale pentru părțile interesate din conducere. Utilizați în schimb funcționalitatea de raport Excel, Visio, PowerPoint sau Project.

SharePoint

  • Oferă caracteristici de sincronizare fără Project Server. O modificare a unei liste de activități se va reflecta în cealaltă.

PowerPoint

  • Ideal pentru prezentările cu impact către părțile interesate din conducere.

  • Analiștii și inginerii pot dori diagrame mai detaliate pentru analize bugetare complexe.

Visio

  • Pot prezenta prea multe informații pentru un public executiv. Utilizați în schimb propriile caracteristici de raportare ale proiectului.

Microsoft Teams

  • Ideal pentru teams în locații diferite. Puteți partaja informații despre proiect cu mesagerie instant, voce, video sau în timpul întâlnirilor online.

  • Poate necesita un departament IT de implementat.

Comunicarea informațiilor de proiect

Verificați actualizările de stare din Project Online

Dacă echipa utilizează Project Online, descărcați actualizările de stare a activităților de pe server înainte de a comunica cu echipa despre progresul proiectului.

Urmăriți progresul planificării, de la simplu la expert

Există modalități simple de a urmări progresul și există modalități mai complexe. Găsiți modul în care funcționează cel mai bine pentru proiect și echipa dumneavoastră.

Comunicarea informațiilor despre valoarea obținută

Capturarea informațiilor despre valoarea obținută este un pas mai complex, dar foarte puternic, pentru a descoperi binele și răul performanței proiectului. Faptele de nivel înalt pe care le achiziționați din aceasta este ceea ce doresc părțile interesate să vadă.

Crearea unui raport de proiect

Cu Project, puteți să creați și să particularizați rapoarte grafice izbitoare cu datele de proiect pe care le doriți, fără a utiliza alte software-uri. În timp ce lucrați la proiect, rapoartele se modifică pentru a reflecta cele mai recente informații, fără actualizări manuale necesare!

Sincronizarea cu o listă de activități SharePoint

Membrii echipei pot vizualiza planificarea și actualiza lucrul în SharePoint și veți vedea modificările din Project. Și viceversa.

Utilizați Microsoft 365

Comunicați informații despre proiect utilizând Microsoft 365. Cât timp lucrați pe un PC cu o conexiune la internet, puteți să lucrați la documente utilizând versiunile complete de Word, Excel, PowerPoint sau OneNote oricând doriți, oriunde.

Publicarea la server a modificărilor din activități

Atunci când efectuați modificări la activități, publicați acele modificări în Project Online, astfel încât toată lumea să aibă informațiile corecte pentru a-și continua lucrul.

Comunicați cu Microsoft teams

Dacă persoanele nu pot veni la o întâlnire, utilizați teams pentru a partaja informații despre proiect. Partajați diapozitive PowerPoint, foi Excel sau un blocnotes OneNote pentru a partaja planuri de proiect. Persoanele pot participa la întâlniri online în biroul său, acasă sau utilizând dispozitivul mobil.

Întoarceți-vă la Instrucțiuni pentru gestionarea proiectelor

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Un abonament pentru a vă bucura de timpul dvs.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×