Conectați-vă cu Microsoft
Conectați-vă sau creați un cont.
Salut,
Selectați un alt cont.
Aveți mai multe conturi
Alegeți contul cu care doriți să vă conectați.
Outlook Cele mai bune practici: scrieți e-mailuri deosebite

În acest articol

Ce trebuie făcut

Regulile următoare vă vor ajuta mesajele de e-mail să arate profesionist și să vă transmiteți bine mesajul.

  1. Citiți mesajul înainte de a-l trimite.

  2. Elaborați un subiect descriptiv și orientat către acțiune. De exemplu: "Manageri: trimiteți consiliului datele de retragere" conține atât numele grupului, cât și o acțiune, astfel încât destinatarii să poată spune rapid ce trebuie să facă. Alte prefixe utile sunt "Pentru informații suplimentare:" și "Acțiune necesară".

  3. Dacă este necesară o acțiune, eșuare ceea ce doriți în linia Subiect.

  4. Schimbați subiectul mesajului dacă se modifică subiectul conversației.

  5. Mențineți toate mesajele scurte și la subiect.

  6. Organizați conținutul mesajului de la cel mai important la cel mai puțin.

  7. Luați în considerare area aldină a informațiilor importante.

  8. Puneți elementele de acțiune sau întrebările pe linii separate, astfel încât să iasă în evidență și să fie observate.

  9. Formatarea cu caractere aldine a numelor persoanelor atunci când puneți întrebări. De exemplu: "Ryan:Care este starea proiectului?" Dacă utilizați o Outlook 2016 cu Microsoft 365, luați în considerare utilizarea @Mentions.

  10. Limitați numărul de persoane cărora le trimiteți un mesaj la cele care trebuie să îl citească.

    • Puneți persoanele care trebuie să fie informate în linia Cc.

    • Puneți persoanele care trebuie să răspundă sau să ia măsuri în linia Către.

  11. Utilizați un semnătură atunci cândeste cazul, dar păstrați semnătura simplă, scurtă, profesionistă și, dacă este posibil, fără elemente grafice.

  12. Dacă doriți un răspuns imediat, nu trimiteți mesaje de e-mail. Telefon sau trimiteți un mesaj instant.

  13. Dacă vă aflați într-o conversație de e-mail care are mai mult de 10 mesaje fără o rezolvare, luați în considerare apelarea sau configurarea unei întâlniri pentru a discuta problema. E-mailul nu este întotdeauna un mediu eficient pentru rezolvarea problemelor complexe.

  14. Confirmați mesajele care necesită un răspuns mai amplu. Dacă sunteți prea ocupat pentru a da imediat un răspuns complet, informați expeditorul că analizați problema și că veți răspunde până la o anumită oră sau dată. Semnalizați mesajul pentrua vă aminti să răspundeți mai târziu.

  15. Utilizați cu moderare High Importance icon in Outlook ( (High Importance icon in Outlook).

    Notă: Chiar dacă ați configurat o regulă de trimitere întârziată, marcarea unui mesaj cu Importanță maximă determină trimiterea imediată a acesteia.

  16. Dacă puneți o întrebare și sunt mai multe persoane care pot răspunde, alegeți o singură persoană, mai degrabă decât să trimiteți întrebarea unui grup.

Cheia pentru scrierea mesajelor de e-mail bune este să empathați cu destinatarii.

Urmărire: semnalizarea la trimitere

Când trimiteți un mesaj unei persoane de la care aveți nevoie de un răspuns, procedați astfel:

  1. Semnalizatorul pentru dvs. la trimitere.

  2. Modificați numele activității de e-mail semnalizate din bara To-Do pentru a începe cu Urmărire.

  3. Marcați-l prin categoria @Așteptare.

Atunci când urmați acești trei pași, știți că următoarea acțiune este să trimiteți alt mesaj sau să căutați un răspuns.

Sfat    Adesea, este mai eficient să vă reamintiți să trimiteți alt mesaj decât să semnalizați mesajul pentru destinatar. În mod similar, atunci când promiteți să faceți ceva într-un mesaj, semnalizați-l pentru dvs., pentru a avea o activitate în bara De făcut care să vă reamintească.

Începutul paginii

Ce nu trebuie făcut

  1. Nu utilizați foi de scris.

  2. Nu îl includeți pe managerul dvs. în fiecare mesaj pe care îl trimiteți.

  3. Nu trimiteți un mesaj atunci când sunteți nervos. Este mai bine să îl scrieți, să îl salvați în folderul de schițe și să reveniți mai târziu la acesta.

  4. Nu vă așteptați la un răspuns rapid atunci când trimiteți mesaje lungi (mai mult de două paragrafe).

  5. Nu trimiteți un mesaj de urmărire la mai puțin de o zi după primul mesaj. Dacă nu reveniți într-un timp util, încercați să utilizați telefonul sau mesageria instant.

  6. Nu utilizați confirmări de citire sau confirmări de livrare pentru fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Utilizați-le doar dacă nu sunteți sigur că destinatarii vor primi mesajul.

  7. Nu atașați semnalizări sau grad de importanță High Importance icon in Outlook la fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Destinatarii dvs. vor învăța să-i ignore.

  8. Nu utilizați DOAR MAJUSCULE.

  9. Nu trimiteți atașări - trimiteți în schimb linkuri.

  10. Nu extindeți listele de distribuire sau grupurile de persoane de contact. Extinderea listelor de distribuire face mesajele mai greu de citit și determină ca acestea să intre în foldere de corespondență greșite.

  11. Nu utilizați sarcasmul. Glume dvs. poate fi înțeles greșit.

  12. Nu scrieți ceva ce nu v-ar dori să citească toți cei din firma dvs. Nu se știe niciodată la cine poate ajunge mesajul de e-mail.

  13. Nu utilizați fonturi cursive sau foarte artistice care sunt greu de citit.

  14. Nu utilizați fonturi de culoare roșie, deoarece sunt greu de citit și pot fi interpretate ca foarte importante.

  15. Nu trimiteți un Răspuns tuturor către o listă de distribuire sau un grup de persoane de contact care vă solicită să fiți eliminat. Niciodată.

Începutul paginii

Reguli pentru grupurile de persoane de contact și listele de distribuire (DL)

  • Dacă răspundeți unui grup mare de persoane de contact, urmați toate mesajele de e-mail de făcut și Nu trebuie făcut.

  • Dacă aveți nevoie de mai multe informații de la o persoană sau investigați problema separat, răspundeți întregii liste de distribuire pentru a-i informa pe toți că răspundeți, apoi răspundeți separat persoanei. Asigurați-vă că răspundeți la lista de distribuire după ce se rezolvă problema, prin rezolvare. Acest lucru permite ca rezolvarea să fie la care fac referire alte persoane din lista de distribuire.

Cum se redirecționează persoanele

Dacă cineva trimite un mesaj unei liste de distribuire din care faceți parte și mesajul ar primi un răspuns mai bun de la altcineva sau de la altă listă de distribuire, acțiunile sunt următoarele:

  1. Răspundeți cu lista de distribuire corectă sau cu persoana corectă pe linia Către.

  2. Trimiteți răspunsurile către lista de distribuire corectă sau către persoana corectă.

  3. Nu puneți lista de distribuire inițială în linia Cci, deoarece mesajul nu va fi filtrat după regulile altor persoane. Lăsați mai degrabă lista de distribuire în linia Cătresau Cc.

Cum se elimină dintr-o dLL

Dacă primiți corespondență de la o listă de distribuire în care nu doriți să fiți, trimiteți un mesaj administratorului de rețea sau proprietarului listei de distribuire și solicitați să fiți eliminat. Nu răspundeți la întreaga listă de distribuire. Pentru a găsi proprietarul listei DL, faceți dublu clic pe numele listei de distribuire.

Începutul paginii

Cum se utilizează comentariile în linie

Adăugarea de comentarii în linie la mesajul de e-mail primit este o metodă convenabilă de a răspunde la întrebări și a răspunde direct la probleme. Se consideră o practică practică bună să faceți următoarele:

  1. În mesajul dvs., menționați că faceți comentarii în linie. De exemplu, includeți „Vedeți comentarii suplimentare mai jos”.

  2. Diferențiați-vă textul propriu de mesajul inițial. Printre sugestii se numără:

    • Changing the font color

    • În așteptarea numelui sau inițialelor între paranteze, de exemplu, [Melissa], [MM]

    • Modificarea fontului în cursiv sau aldin sau ambele

  3. Nu ștergeți nimic din ceea ce nu ați scris.

Imagine

Începutul paginii

Când se utilizează Cci

Utilizați caracteristica Cci pentru a elimina persoane dintr-o conversație de e-mail atunci când acestea consideră că nu mai au nevoie de e-mail suplimentar sau dacă subiectul conversației s-a modificat.

De exemplu, dacă sunteți una dintre cinci persoane care primesc o întrebare și doriți să răspundeți la aceasta, mutați celelalte patru persoane în linia Cci și spuneți ceva de genul "Cci pentru Iulia, Iulia, Ioana și Ioana. Iată răspunsul..." Mesajele viitoare vor fi trimise apoi doar între dvs. și expeditorul inițial.

Nu utilizați Cci pentru a spune unei terțe părți (de exemplu, pe manager) despre un mesaj sensibil. Este posibil ca destinatarul din Cci să nu realizeze că a primit un Cci și să răspundă tuturor, dezvăluind că a primit un Cci. Acest lucru poate fi întâlnit drept comportament ciudat din partea dvs.

Mai degrabă decât să utilizați Cci pentru a informa o parte terță despre o problemă, redirecționați mesajul după ce îl trimiteți.

Începutul paginii

Pregătirea pentru vacanță

Dacă utilizați Outlook cu Microsoft 365, un cont Outlook.com, Hotmail.com sau Live.com sau cu un cont Microsoft Exchange, puteți configura un mesaj De tip "de tip", pentru a permite persoanelor din organizația dvs. să știe că ai dispărut.

Ca exemplu de bună practică, urmați sfaturile din Adăugarea de timp departe de birou la calendarele Outlook calendarele colegilor.

Dacă dvs. sau administratorul ați creat un calendar partajat de vacanță, asigurați-vă că postați vacanța acolo. Dacă toată lumea utilizează calendarul partajat, nu trebuie să trimiteți o solicitare de întâlnire separată pentru a le spune tuturor că sunteți plecat, după cum sugerează articolul anterior, dar un mesaj de e-mail poate acționa ca un memento bun.

Despre autor

Grozav eddy este autorul principal de conținut al Outlook. Afișare eddy este autorul principal al conținutului pentru Outlook Desktop. Este fostă Outlook MVP și autor al mai multor cărți în versiuni foarte vechi de Outlook. Trăiește în Seattle, unde îi place să citească și să redea pe la guitar.

Începutul paginii

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Insider Microsoft Office

Au fost utile aceste informații?

Cât de mulțumit sunteți de calitatea limbajului?
Ce v-a afectat experiența?

Vă mulțumim pentru feedback!

×