Planificarea seturilor de documente în SharePoint Server

Despre Seturile de documente

Seturile de documente sunt o caracteristică din SharePoint Server 2016 care permite unei organizații să gestioneze un singur rezultatsau un produs de la locul de muncă, care poate include mai multe documente sau fișiere. Un set de documente este un tip special de folder care combină atributele unice ale setului de documente, atributele și comportamentul folderelor și documentelor și oferă o interfață utilizator (UI), metadate și elemente de model de obiecte pentru a contribui la gestionarea tuturor aspectelor produsului de la locul de muncă.

Pentru echipele și utilizatorii din mai multe organizații, este necesar un set de documente sau un produs de la locul de muncă, pentru a gestiona mai bine un proiect sau un rezultat. De exemplu, o echipă juridică poate avea nevoie să colecteze, să creeze și să gestioneze diverse documente, fotografii și fișiere audio legate de un anumit caz. Sau poate fi necesar ca o echipă de vânzări să întocmească documente din mai multe surse pentru a crea și a gestiona o solicitare de propunere (ofertă) pentru un potențial client. Seturile de documente oferă acelor echipe și utilizatorilor posibilitatea de a gestiona acele seturi de documente ca o singură colecție, un produs sau un produs de serviciu. Proprietarii setului de documente pot crea apoi o pagină de întâmpinare particularizată, care poate afișa elementele incluse și informații importante despre produsul de la locul de muncă.

În SharePoint Server 2016, organizațiile care doresc să creeze și să gestioneze seturi de documente pot configura în mod consecvent un tip de conținut set de documente pentru fiecare produs de lucru pe care îl creează în mod obișnuit. Un tip de conținut set de documente poate apoi defini tipurile de conținut aprobate, atributele, elementele implicite, coloanele, fluxurile de lucru și politicile. Se pot crea apoi tipuri de conținut particularizate pentru documente suplimentare, din tipul de conținut părinte, fiecare proprietăți moștenite și setări din tipul de conținut set de documente părinte. După ce tipul de conținut este adăugat la o bibliotecă, utilizatorii pot crea apoi un set de documente care moștenește atributele tipului de conținut set de documente, utilizând comanda nouă . Un tip de conținut set de documente oferă setări suplimentare care vă permit să specificați tipurile de conținut permise, conținutul implicit, coloanele partajate, coloanele paginii de bun venit și vizualizarea pagină de întâmpinare implicită.

Pentru mai multe informații despre tipurile de conținut, consultați Planificarea tipurilor de conținut și a fluxurilor de lucru (SharePoint Server 2010).

Pentru mai multe informații despre cum să creați și să gestionați seturi de documente în SharePoint Server 2016, consultați crearea și configurarea unui nou tip de conținut set de documenteSharePoint Server 2016 ajutor.

Administrarea seturilor de documente

Seturile de documente din SharePoint Server 2016 partajează multe dintre aceleași atribute și proprietăți ca foldere. Cu toate acestea, există câteva considerații importante pe care ar trebui să le cunoașteți atunci când planificați o soluție pentru setul de documente.

• Nu există nicio limită pentru numărul de documente care pot exista într-un set de documente. Totuși, timpii de încărcare Afișați pot fi limitați de pragul vizualizării listă, care este setat implicit la elemente 5.000. Folderele sunt permise în seturile de documente, dar navigarea în metadate nu poate fi utilizată într-un set de documente. Prin urmare, este important să luați în considerare posibilitatea de a depăși pragurile de vizualizare listă și preocupările legate de proiectarea navigării atunci când determinați câte elemente trebuie să existe într-un set de documente. În plus, atunci când utilizați caracteristica Trimitere la cu un set de documente, suma pentru toate documentele dintr-un set de documente nu poate fi mai mare decât 50 MB. Pentru o colecție sau un produs de serviciu cu un număr foarte mare de elemente, o structură de foldere dintr-o bibliotecă de documente poate fi o soluție mai bună.

• Nu există nicio limită pentru numărul de seturi de documente care pot exista într-o bibliotecă de documente. Cu toate acestea, numărul de seturi de documente care pot apărea în liste va fi limitat de pragul vizualizării listă.

• Atunci când utilizați metadate partajate, dacă există mai mult de 10 elemente care utilizează metadate partajate într-un set de documente, actualizările de metadate vor fi conduse de un loc de muncă cronometru la fiecare 15 minute. De exemplu, dacă aveți 10 documente în nivelul superior al bibliotecii și un singur document într-un set de documente cu metadate partajate, timpul de lucru nu se va executa. Dar dacă adăugați un alt set de documente cu 9 mai multe documente, se va executa activitatea cronometrului.

• Atunci când utilizați rutarea setului de documente, seturile de documente care sunt trimise către un organizator de conținut vor rămâne în biblioteca verticală și vor fi mutate în locația corespunzătoare de la locul de muncă de procesare a organizatorului de conținut, care rulează în mod implicit zilnic.

Pentru a utiliza Seturile de documente dintr-o colecție de site-uri, trebuie să fie activată caracteristica seturi de documente.

Pentru a activa caracteristica seturi de documente pentru o colecție de site-uri

1. Pe pagina Setări site , sub Administrare colecție de site-uri, faceți clic pe Caracteristici colecție de site-uri.

2. În pagina caracteristici , pentru seturi de documente, faceți clic pe Activare.

După ce este activată caracteristica seturi de documente, puteți să creați tipuri de conținut Set documente.

Planificarea tipurilor de conținut Set documente

Aveți posibilitatea să planificați tipurile de conținut set de documente pentru soluția dvs., utilizând foaia de lucru analiză utilizare document, pe care o puteți finaliza, utilizând articolul identificați utilizatorii și analizați utilizarea documentelor în SharePoint 2013. Apoi puteți să utilizați foaia de lucru tip de conținut (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) pentru a vă înregistra deciziile despre fiecare tip nou de conținut set de documente pe care îl veți utiliza în soluția dvs.

Pentru a planifica tipurile de conținut Set documente utilizând foaia de lucru tip de conținut

1. Introduceți set de documente în câmpul tip de conținut    din foaia de lucru tip de conținut.

2. Introduceți adresa URL a site-ului la care se va defini noul tip de conținut set de documente. Rețineți că tipurile de conținut sunt disponibile în site-ul în care sunt definite și în toate site-urile de sub acel site.

3. Determinarea tipului de conținut părinte    Introduceți tipul de conținut set de documente părinte în câmpul tip de conținut părinte    din foaia de lucru tip de conținut. Aceasta va fi fie un tip de conținut set de documente nucleu, fie un tip de conținut set de documente particularizat pe care l-ați planificat deja.

4. Determinarea setărilor setului de documente    Determinați și apoi specificați următoarele setări pentru setul de documente în foaia de lucru tip de conținut:

   1. Determinarea tipurilor de conținut permise    Specificați tipurile de conținut implicite care vor fi permise în acest tip de conținut set de documente.

   2. Determinarea conținutului implicit    Dacă tipul de conținut set de documente pe care îl creați va fi configurat pentru a crea automat conținut implicit atunci când creați o instanță nouă a unui set de documente, puteți adăuga manual fișiere la setul de documente. Se pot adăuga numai fișierele tipurilor de conținut permise pentru setul de documente.

   3. Determinarea coloanelor partajate    Specificați dacă valorile de coloană pentru setul de documente ar trebui să fie sincronizate automat cu toate documentele conținute în set.

   4. Determinarea coloanelor de pagină de întâmpinare    Specificați ce coloane să fie afișate pe pagina bun venit pentru fiecare set de documente.

   5. Determinarea vizualizării paginii de întâmpinare    Specificați vizualizarea pentru a afișa conținutul setului de documente pe pagina bun venit.

5. Determinarea coloanelor și a ordinii coloanelor    În tabelul coloane plan    din foaia de lucru tip de conținut:

   1. Introduceți fiecare coloană moștenită din tipul de conținut părinte. În coloana nou?    , tastați nu pentru fiecare intrare.

   2. Pentru fiecare coloană suplimentară, introduceți numele unei coloane predefinite sau a unei coloane pe care o veți crea. Introduceți numele coloanelor suplimentare, tipurile lor și indicați dacă sunt noi.

6. În secțiunea șablon plan    din foaia de lucru, tastați fără.

7. Determinarea fluxurilor de lucru    Dacă există un flux de lucru disponibil relevant pentru tipul de conținut set de documente, îl puteți asocia opțional cu tipul de conținut. Fluxul de lucru poate fi inițiat apoi la orice element de listă al acelui tip de conținut. Pentru o discuție completă despre planificarea fluxului de lucru, consultați planificarea fluxurilor de lucru. După ce examinați fluxurile de lucru și determinați ce fluxuri de lucru sunt disponibile, introduceți fiecare flux de lucru pentru a se asocia cu tipul de conținut din tabelul plan fluxuri    de lucru din foaia de lucru tip de conținut. Dacă fluxul de lucru nu este moștenit din tipul de conținut părinte, introduceți acele informații în coloana nou?    .

8. Determinarea politicii    O politică este un set de reguli pentru un tip de conținut; caracteristicile de politică furnizează detaliile fiecărei reguli, de exemplu dacă elementele din tipul de conținut pot fi imprimate sau acțiunile de pe element trebuie auditate. Pentru mai multe informații despre planificarea politicilor, consultați Planificarea politicii de gestionare a informațiilor în SharePoint Server 2013. După revizuirea politicilor și pentru a determina ce caracteristici de politică și șabloane de politică sunt disponibile, în secțiunea planificați o politică    din foaia de lucru tip de conținut, procedați astfel:

   1. Dacă tipul de conținut părinte are setări de politică, acestea se vor aplica nemodificate în noul tip de conținut. Acest lucru asigură că politicile, după ce sunt setate, sunt impuse în toate tipurile de conținut relevante. Dacă tipul de conținut curent moștenește setările de politică de la tipul său părinte, în secțiunea planificați o politică    din foaia de lucru tip de conținut, răspundeți cu Da la întrebarea "este politica definită în tipul de conținut părinte?".

   2. Dacă tipul de conținut curent moștenește o politică pe baza tipului de conținut părinte, în câmpul înregistrare nume politică    din secțiunea plan o politică    , tastați numele șablonului de politică. În mod similar, dacă tipul de conținut curent nu moștenește o politică și doriți să aplicați un șablon de politică, în câmpul înregistrare nume politică    din secțiunea planificare politică    , tastați numele șablonului de politică.

   3. Dacă tipul de conținut curent moștenește una sau mai multe caracteristici de politică individuală din tipul de conținut părinte, introduceți fiecare caracteristică de politică în tabelul de caracteristici    din secțiunea planificare politică    a foii de lucru. În schimb, dacă tipul de conținut curent nu moștenește o politică și doriți să asociați caracteristicile politicii cu tipul de conținut curent, introduceți caracteristicile de politică în tabelul de caracteristici    . Rețineți că nu puteți asocia atât caracteristici de politică individuală, cât și o politică după nume la un tip de conținut.

Foi

Utilizați următoarele foi de lucru pentru a înregistra informațiile care sunt discutate în acest articol:

• Foaie de lucru tip de conținut (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Analizați foaia de lucru utilizare document (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)