Prezentare generală: Guvernanța site-ului, permisiunea și partajarea pentru proprietarii site-ului

Utilizați acest articol ca o prezentare generală a ideilor și a celor mai bune practici pentru modelul de guvernanță al site-ului dvs. Dacă sunteți proprietar de site, creați un model de guvernanță pentru a aborda politicile, procesele, rolurile și responsabilitățile site-ului dvs. Un model ca acesta vă va ajuta să gestionați modul în care se utilizează site-ul dvs. De exemplu, poate doriți să solicitați verificarea la out a fișierelor, astfel încât mai multe persoane să nu încerce să editeze un fișier în același timp. 

Notă: Multe reguli de partajare și de permisiune sunt determinate de SharePoint administrator. Utilizați acest articol ca ghid de bază pentru a înțelege ce puteți controla ca proprietar de site. Partener cu administratorul SharePoint, pentru a efectua modificări în strategia de guvernanță a organizației.

Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site

Definirea rolurilor și responsabilităților în timpul planificării și construirii site-ului va reduce nevoia de a curăța sau de a reorganiza un site atunci când membrii echipei revin sau ies dintr-o echipă. Guvernanțile site-ului trebuie să ia în considerare includerea unui plan pentru instruirea utilizatorilor, monitorizarea utilizării site-ului, auditarea conținutului și comunicarea așteptărilor pentru membrii echipei care gestionează site-ul. 

Luați în considerare stabilirea priorităților și definirea următoarelor:

  • Instruire pentru site-uri pentru proprietarii de site-uri: Oferiți instruire de bază pentru navigare, căutare și gestionarea documentelor pentru noii proprietari de site.

  • Asistență pentru site: Atribuiți un expert de site desemnat în echipa dvs. pentru a depana problemele și a fi de legătură cu SharePoint administrator.

  • Instrucțiuni de creare și utilizare a site-ului: De multe ori, organizația a schițat politica firmei în jurul creării site-ului. Furnizați un link actualizat la instrucțiunile corespunzătoare, furnizați informații de contact pentru proprietarii de site și autorii de conținut, în cazul în care aceștia au nevoie de asistență. 

  • Publicarea și auditarea conținutului: Planificați auditarea conținutului de site și de pagină cât de des este necesar pentru a păstra site-ul relevant. Stabiliți o planificare de auditare și atribuiți proprietari de conținut pentru liste și biblioteci mari. 

Grupurile SharePoint implicite

Titlu

Nivel implicit de permisiune

Utilizată pentru

Proprietar

Control total

Persoanele care trebuie să poată gestiona permisiunile, setările și aspectul site-ului.

Membru

Editarea și contribuirea

Persoanele care trebuie să poată edita conținutul site-ului. Nivelul de permisiune depinde de șablonul de site utilizat pentru a crea site-ul.

Vizitator

Doar în citire

Persoanele care trebuie să poată să vadă conținutul site-ului, dar nu și să îl editeze.

Guvernanța modernă a site-ului

În versiunile SharePoint, guvernanța site-ului este mai importantă decât în versiunile anterioare, deoarece există mai mult control și mai multe opțiuni pentru a permite crearea de site-uri. Guvernanța organizației depinde de controlul de care are nevoie organizația dvs. asupra conținutului, care va determina detaliile privind crearea site-ului și guvernanța proprietarului site-ului. Administratorul SharePoint poate ajuta să înțelegeți politicile referitoare la cerințele de securitate, reglementările guvernamentale, brandingul corporatist, accesibilitatea și instrucțiunile de instruire. Lucrați cu administratorul de SharePoint pentru a afla mai multe despre crearea site-urilor și despre politicile de utilizare ale organizației înainte de a crea planul de guvernanță al site-ului.

Structură de SharePoint de navigare în site

Site-urile SharePoint cele mai eficiente ajută utilizatorii să găsească rapid ceea ce au nevoie, astfel încât să poată utiliza informațiile pe care le găsesc pentru a lua decizii, a afla ce se întâmplă, a accesa instrumentele de care au nevoie sau a interacționa cu colegii pentru a ajuta la rezolvarea unei probleme. Aflați mai multe despre planificarea navigării în site SharePoint.

O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor. Dacă informațiile pe care le publicați au o valoare mare pentru firmă, dacă necesită o securitate specială sau dacă sunt acoperite de reguli de reglementare de conformitate, luați în considerare configurarea unei scheme de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție. După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți să utilizați caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul în care este vizualizat conținutul.

Arhitectura SharePoint modernă este proiectată pentru a fi flexibilă și adaptivă la necesitățile în schimbare ale organizației dvs. Site-urile moderne pot fi asociate site-urilorhub. Site-urile asociate vor partaja apoi navigarea și brandingul, cu hubul și, dacă proprietarii site-ului aprobă pot partaja și permisiuni de hub.

Când stabiliți structura de navigare a site-ului, luați în considerare următoarele:

  • Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va transforma aceasta în pagini, liste și biblioteci?

  • Cum vor fi prezentate informațiile pe site?

  • Cum vor naviga utilizatorii în site?

  • Cum vor fi țintiți informațiile către audiențe specifice?

  • Cum va fi configurată și optimizată căutarea?

Gestionarea permisiunilor în site-urile moderne

Integritatea și confidențialitatea informațiilor cruciale pentru desfășurarea activității organizației dvs. rezidă în cât de sigur este site-ul dvs.: în mod specific, căror persoane alegeți să le acordați accesul în site-ul dvs. Gestionarea permisiunilor în site-urile moderne implică atât utilizatori, cât și grupuri de utilizatori. Permisiunile în comunicații moderne și site-urile de echipă provin din șabloanele de site care furnizează opțiuni diferite. pentru fiecare site.

Site-urile de comunicare nu suntMicrosoft 365 grupurilor și au trei roluri implicite: proprietari de site, membri ai site-ului și vizitatori ai site-ului. 

Iată câteva sfaturi de care trebuie să țineți cont atunci când dezvoltați o strategie de permisiuni:

  • Urmați principiul privilegiului minim: Oferiți-le utilizatorilor nivelurile de permisiune cele mai mici de care au nevoie pentru a efectua activitățile atribuite.

  • Utilizarea grupurilor implicite standard: Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari).

  • Luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate: Creați un site sau o bibliotecă special pentru documente sensibile, în loc să le împrăștiați într-o bibliotecă mai mare și să le protejați cu permisiuni unice.

Permisiuni de site moderne după titlu

Titlu

Nivel de permisiune

Are permisiunea:

Proprietar al site-ului

Control total

Pe lângă tot ce poate face un membru al Site-ului, proprietarii pot, de asemenea:

Modificarea temei site-ului

Modificarea aspectului navigării

Modificarea siglei site-ului

Adăugarea sau eliminarea proprietarilor de site

Editarea setărilor membrilor site-ului

Adăugarea sau eliminarea vizitatorilor site-ului

Editarea setărilor de site

Ștergerea site-ului

Adăugarea unui grup Microsoft 365 grup

Asocierea site-ului la un hub

Membru al site-ului

Editarea și contribuirea

Adăugarea, editarea și ștergerea listelor

Adăugarea, editarea și ștergerea bibliotecilor de documente

Adăugarea sau eliminarea membrilor site-ului

Adăugarea, editarea și eliminarea documentelor

Adăugarea, editarea și ștergerea unei pagini

Adăugarea, editarea, ștergerea unei postări de știri

Adăugarea, editarea și ștergerea secțiunilor de pagină

Adăugarea, editarea și ștergerea părților web

Adăugarea, editarea și ștergerea navigării în site

Crearea sau ștergerea șabloanelor de pagină

Vedeți măsurătorile de utilizare a site-ului

Vizitator al site-ului

Doar în citire

Vizualizarea conținutului

Mai multe resurse pentru proprietarii site-ului:

Guvernanța site-ului

O parte importantă și deseori invizibilă a oricărui site este modelul de guvernanță: setul de politici, roluri, responsabilități și procese pe care le stabiliți pentru a stabili modul în care persoanele din grupul dvs. utilizează SharePoint.

Multe organizații au un model de guvernanță pentru site-uri, fie la Administrare centrală, fie la nivel de colecție de site-uri, care poate fi creat și întreținut de un departament IT sau de o echipă. Ca proprietar de site, trebuie să a afla dacă există deja un model de guvernanță pentru colecția sau ferma de site-uri. Dacă da, îl puteți utiliza pentru a vă ghida utilizatorii site-ului sau pentru a crea un model de guvernanță suplimentar pentru a rezolva problemele specifice. De exemplu, dacă dețineți site-ul unui subsite din colecția de site-uri, cum ar fi un site de echipă clasic, ar putea fi o idee bună să vă creați propriul model de guvernanță suplimentar. pentru a rezolva anumite probleme într-un subsite.

Un model de guvernanță pentru un site îi ajută pe utilizatorii site-ului să știe mai ușor când ar trebui să creeze un subsite, o listă nou sau alt conținut de site. Asigură faptul că subsite-urile și conținutul sunt retrase când sunt depășite, pentru a economisi spațiu de stocare și a menține corect rezultatele căutării. Oferă utilizatorilor acces la conținutul potrivit, mențineți marca site-ului la fel, spunându-le proprietarilor de subsite-uri ce șabloane și teme sunt disponibile. De asemenea, vă ajută să schimbați proprietarul site-ului atunci când persoanele care părăsesc organizația sau rolurile se modifică.

Un model de guvernanță bun pentru un site ar trebui să se concentreze pe următoarele părți:

  • Crearea de site-uri

  • Gestionarea permisiunilor

  • Arhitectura informațiilor

  • Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

  • Limitele de stocare

  • Clasificarea informațiilor

  • Particularizarea

  • Protecția datelor

  • Navigarea

  • Căutarea

  • Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site

Este posibil ca unele părți din lista anterioară să fie decise deja de colecția de site-uri sau de modelul de guvernanță la nivel de organizație, cum ar fi cât de mult spațiu de stocare aveți pentru site și ce tipuri de particularizări puteți să faceți în ce fel de aspect și aspect al site-ului. Alte întrebări pot să nu fie relevante, în funcție de complexitatea site-ului de echipă și câte persoane îl utilizează. Însă, chiar dacă nu trebuie să luați decizii în ce privește aceste subiecte, este o idee bună să știți ce decizii au fost luate, astfel încât să puteți să-i informați pe utilizatorii site-ului și să impuneți corespunzător politicile.

Crearea subsite-ului

Poate doriți ca membrii echipei dvs. să poată crea subsite-uri sub site-ul de echipă, pentru utilizare în proiecte specifice.

Posibilitatea de a crea spontan subsite-uri noi poate fi un mare avantaj pentru grup, însă crearea nerestricționată de site-uri poate rămâne la îndemână. Când subsite-urile se înclină liber, pot apărea probleme. De exemplu:

  • Utilizatorii pot avea nevoie de greu să găsească subsite-ul corect sau să fie siguri că l-au găsit.

  • Informațiile pot fi dublate în mai multe subsite-uri, utilizând spațiu de stocare costisitor și necesitând un efort dublu de întreținere.

  • În rezultatele de căutare se pot afișează informații inaproaclase de pe subsite-uri, chiar și de câțiva ani. Poate fi dificil de aflat ce versiune a informațiilor este cea corectă.

  • Gestionarea permisiunilor pentru o multitudine de subsite-uri poate deveni o problemă, iar utilizatorii pot cău acces din greșeală la informații la care nu ar trebui să aibă acces.

  • Pe măsură ce angajații părăsesc grupul, subsite-urile create de aceștia pot fi abandonate, creând confuzie în rezultatele de căutare pentru utilizatorii rămași ai site-ului.

Puteți să economisiți timp și energie, dacă configurați unele politici pentru crearea site-ului, menite următoarelor zone:

  • Who permite crearea de subsite-uri?

  • Noile subsite-uri trebuie aprobate înainte? Dacă da, care sunt criteriile de aprobare și cine acordă aprobarea?

  • Noile subsite-uri trebuie să utilizeze șabloane și teme stabilite?

  • Ce cantitate de informații se poate stoca pe un site? Adică, cât spațiu de disc pe server pot ocupa?

  • Care sunt regulile de includere a strategiilor de navigare pe site?

  • Cât timp trebuie stocate informațiile pe subsite-uri, înainte să fie șterse sau arhivate?

Pentru mai multe informații, consultați Crearea unui site sau a unui subsite.

Gestionarea permisiunilor

Integritatea și confidențialitatea informațiilor cruciale pentru desfășurarea activității organizației dvs. rezidă în cât de sigur este site-ul dvs.: în mod specific, căror persoane alegeți să le acordați accesul în site-ul dvs.

Acordarea și restricționarea accesului în site se numește gestionare de permisiuni, iar aceasta este una dintre cele mai importante responsabilități ale dvs., în calitate de proprietar de site.

Iată câteva sfaturi de reținut, când dezvoltați o strategie de permisiuni.

  • Respectați principiul privilegiului minim: oferiți-le utilizatorilor nivelurile de permisiune cele mai mici de care au nevoie pentru a efectua activitățile atribuite.

  • Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari). Majoritatea utilizatorilor trebuie să aparțină grupurilor Membri sau Vizitatori; limitați numărul de persoane din grupul Proprietari.

  • Utilizați moștenirea permisiunilor pentru a crea o ierarhie clară, ușor de vizualizat. Aceasta înseamnă să evitați să acordați permisiuni persoanelor individuale; în schimb, lucrați cu grupuri. Ori de câte ori este posibil, faceți ca subsite-urile să moștenească permisiunile site-ului de echipă, în loc să aibă permisiuni unice.

  • Organizați-vă conținutul astfel încât să profitați de moștenirea permisiunilor: luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate - creați un site sau o bibliotecă special pentru documentele importante, în loc să le distribuiți într-o bibliotecă mai mare și să le protejați prin permisiuni unice.

Consultați Despre nivelurile de permisiune SharePoint permisiunile de editare pentru o listă, bibliotecă sau element individual pentru informații despre setarea permisiunilor.

Arhitectura informațiilor

Arhitectura informațiilor unui site este asemenea cuprinsului unei cărți: determină modul în care informațiile de pe site (paginile sale web, documentele, listele și datele) sunt organizate și prezentate utilizatorilor site-ului. Arhitectura informațiilor este înregistrată deseori ca listă ierarhică a conținutului site-ului, cuvintelor cheie de căutare, tipurilor de date și altor concepte.

Pentru a crea o arhitectură de informații, trebuie să analizați informațiile care vor fi prezentate pe site. Iată câteva dintre întrebările pe care puteți să le utilizați pentru a dezvolta o arhitectură de informații:

  • Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va transforma aceasta în subsite-uri, liste, biblioteci și așa mai departe?

  • Cum vor fi prezentate informațiile pe site?

  • Cum vor naviga utilizatorii în site?

  • Cum vor fi direcționate informațiile către publicul specific?

  • Cum va fi configurată și optimizată căutarea?

O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor.

Dacă informațiile cu care lucrați au o valoare mare pentru firmă, dacă necesită o securitate specială sau dacă sunt subiectul unor reguli de reglementare de conformitate, este util să configurați o schemă de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție.

După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți să utilizați caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul de gestionare al conținutului. De exemplu:

Solicitarea extragerii fișierelor

Atunci când solicitați extragerea unui fișier, vă asigurați că o singură persoană poate să editeze fișierul până când acesta este arhivat. Solicitarea extragerii documentelor împiedică modificarea simultană de către mai multe persoane, ceea ce poate crea conflicte de editare și poate duce la confuzii. De asemenea, solicitarea de extragere amintește membrilor să adauge comentarii atunci când arhivează fișierul, astfel încât să urmăriți mai ușor modificările din fiecare versiune. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea unei biblioteci pentru a solicita arhivarea fișierelor.

Urmărirea versiunilor

Dacă doriți să păstrați versiunile anterioare ale fișierelor, bibliotecile contribuie la urmărirea, stocarea și restaurarea fișierelor. Toate versiunile se pot urmări în același mod. Sau, unele versiuni pot fi desemnate ca principale, cum ar fi adăugarea unui capitol nou la un manual, iar alte versiuni ca minore, cum ar fi corectarea unei erori de ortografie. Pentru a gestiona spațiul de stocare, puteți să alegeți numărul fiecărui tip de versiune pe care îl stocați. Pentru mai multe informații despre versiunea versiunilor, consultați Cum funcționează versiunile într-o listă sau într-o bibliotecă?.

Puteți să specificați că se solicită aprobarea pentru documente. Documentele rămân în starea de așteptare până când sunt aprobate sau refuzate de către o persoană care are permisiunea să facă acest lucru. Puteți să controlați care grupuri de utilizatori vizualizează documentul înainte de aprobare. Această caracteristică poate fi utilă dacă biblioteca conține instrucțiuni sau proceduri importante, care trebuie finalizate înainte să fie văzute de alte persoane. Pentru mai multe informații despre aprobarea documentelor, consultați Solicitarea aprobării elementelor într-o listă de site sau într-o bibliotecă.

Bibliotecile acceptă tehnologia RSS, astfel încât membrii grupului de lucru să poată primi și vizualiza automat actualizări sau fluxuri de știri și informații într-o locație consolidată. Puteți utiliza tehnologia RSS pentru a vă avertiza cu despre orice modificări ale unei biblioteci, cum ar fi atunci când sunt modificate fișierele stocate în bibliotecă. Fluxurile RSS le permit membrilor din grupul de lucru să vadă o listă unificată cu fișierele care s-au modificat. De asemenea, puteți să creați avertizări prin e-mail, astfel încât să fiți notificat atunci când fișierele se modifică. Pentru mai multe informații despre fluxurile RSS, consultați Gestionarea fluxurilor RSS pentru un site sau o colecție de site-uri.

O bibliotecă de documente sau un tip de conținut poate utiliza fluxuri de lucru pe care organizația dvs. le-a definit pentru procesele de afaceri, cum ar fi gestionarea aprobării documentelor sau revizuirea. Grupul dvs. poate aplica procese de afaceri la documentele sale, cunoscute sub numele de fluxuri de lucru, care specifică acțiunile care trebuie să fie făcute într-o secvență, cum ar fi aprobarea sau traducerea documentelor. Un flux de lucru este o modalitate automată de a muta documente sau elemente printr-o secvență de acțiuni sau activități. În mod implicit, sunt disponibile trei fluxuri de lucru pentru biblioteci: Aprobare, care rutele unui document către un grup de persoane, pentru aprobare; Colectați feedback, care ruteză un document către un grup de persoane pentru feedback și returnează documentul persoanei care a inițiat fluxul de lucru ca compilare; și Colectare semnături, care rutele un document către un grup de persoane, pentru a colecta semnăturile lor digitale. Pentru mai multe informații despre fluxurile de lucru, consultați Prezentare generală a fluxurilor de lucru incluse SharePoint

Dacă grupul dvs. lucrează cu mai multe tipuri de fișiere, cum ar fi foi de lucru, prezentări și documente, puteți extinde funcționalitatea bibliotecii activând și definind mai multe tipuri de conținut. Tipurile de conținut adaugă flexibilitate și consistență în mai multe biblioteci. Fiecare tip de conținut poate specifica un șablon și chiar procese de flux de lucru. Șabloanele acționează ca punct de plecare, formatarea și orice text re standard și pentru proprietățile care se aplică la documentele de acel tip, cum ar fi numele departamentului sau numărul contractului. Pentru mai multe informații despre tipurile de conținut, consultați Introducere în tipurile de conținut și publicarea tipurilor de conținut

Dacă aveți un grup de fișiere sensibile și ar fi util să știți cum s-au utilizat documentele, puteți să definiți o politică ce vă permite să activați urmărirea de „auditare” a evenimentelor, cum ar fi modificările din fișiere, copierea sau ștergerea acestora. Pentru informații despre configurarea auditării, consultați Configurarea setărilor de auditare pentru o colecție de site-uri

Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa

Site-uri precum site-uri pentru lucrul cu documente și site-urile de discuții au tendința să se păstreze și după ce nu mai sunt utile, utilizând spațiu de stocare valoros și creând confuzie în rezultatele de căutare. Este o idee bună să setați un program pentru revizuirea site-urilor și a conținutului acestora (cel puțin o dată pe an) pentru a vedea dacă merită să le păstrați.

De asemenea, este o idee bună să rețineți că modelul de guvernanță mai amplu din organizație poate căuta site-urile neactualizate. De exemplu, un administrator poate șterge automat site-urile care nu au avut activitate timp de 90 de zile. În calitate de proprietar de site, în acest caz primiți un mesaj de e-mail care vă avertizează că se va întâmpla acest lucru. Pentru mai multe informații despre politicile privind ciclul de viață și retragerea, consultați Politici de închidere a site-urilor.

Limitele de stocare

Este posibil ca un administrator să fi setat o limită în ce privește cantitatea de spațiu pe disc care poate fi utilizată de grupul dvs. Trebuie să aflați dacă există o limită și, dacă există, să vă hotărâți cum veți repartiza spațiul între site-uri, pagini și biblioteci.

Implicit, SharePoint Server impune o limită de 50 MO pentru dimensiunea unui singur document care poate fi încărcat într-o bibliotecă de documente. De asemenea, implicit, proprietarii de site-uri de echipă primesc avertizări când stocarea atinge 90% din cotă.

După ce aflați care sunt limitele dvs., puteți să utilizați caracteristici cum ar fi urmărirea versiunilor sau urmărirea pentru audit pentru a vă asigura că site-ul dvs. le respectă. 

Căutare

Conținutul apare în numeroase locuri, printre care se numără site-urile, listele, bibliotecile, părțile web și coloanele de listă. În mod implicit, atunci când un utilizator caută în site-ul dvs., tot conținutul de pe site și din pagini apare în rezultatele căutării.

Ca proprietar de site, puteți să alegeți dacă să se afișeze sau nu conținutul din site în rezultatele căutării. Când blocați apariția conținutului unui site în rezultatele căutării, conținutul tuturor subsite-urile de sub acesta este blocat, de asemenea, de la apariția în rezultatele căutării.

Implicit, conținutul cu permisiuni restricționate nu apare în rezultatele de căutare ale utilizatorilor care nu au permisiunile să îl citească. Puteți să modificați acest lucru, astfel încât conținutul restricționat să se afișeze în rezultatele de căutare, dar utilizatorii să nu poată deschide conținutul pentru care nu au permisiunea s-o facă.

Protecția datelor

Caracteristicile de copiere backup și recuperare vă protejează datele de pierderea accidentală. Frecvența copierii backup, precum și viteza și nivelul recuperării sunt configurate de un administrator. Pentru recuperarea conținutului de pe site, aflați mai multe despre recuperarea elementelor din coșul de reciclare.

Mai multe resurse

Cum se creează un site

Cum se șterge un site

Planificați-vă site-ul de comunicare

Inspirați-vă din Look book

Bibliotecă de productivitate

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă la Microsoft Insider

V-a fost de ajutor această informație?

Cât de mulțumit sunteți de calitatea traducerii?

Ce v-a afectat experiența?

Aveți feedback suplimentar? (Opțional)

Vă mulțumim pentru feedback!

×