Principalele întrebări despre extragere, arhivare și versiuni

Nu, verificarea unui fișier modifică doar starea fișierului, pentru a permite doar să editați fișierul.

Dacă Verificați un fișier și nu îl salvați înapoi, modificările nu se vor salva. Dacă doriți să păstrați modificările, salvați întotdeauna fișierul.

Modul în care Salvați fișierul depinde de editorul sau de instrumentul pe care îl utilizați. Dacă editați un fișier text online, trebuie să faceți clic în mod explicit pe Salvare. Totuși, dacă editați într-o aplicație Microsoft 365, cum ar fi Word sau Excel, puteți să închideți documentul și să îl salvați automat.

Dacă Verificați un fișier, Salvați-l, apoi renunțați la extragere, modificările nu vor fi salvate înapoi în bibliotecă.

În mod implicit, oricine cu permisiune de editare într-o bibliotecă de documente poate modifica un fișier. Cu toate acestea, puteți seta biblioteca să solicite ca cineva să verifice mai întâi fișierul înainte de a-l modifica.

Trebuie să fiți proprietarul bibliotecii de documente sau administratorul de site sau aveți permisiuni comparabile pentru a efectua această setare.

1. Deschideți biblioteca la care doriți să solicitați extragere.

2. În SharePoint, faceți clic pe setări apoi faceți clic pe Setări bibliotecă.

   

   În SharePoint 2013 și SharePoint 2016, selectați pagină, apoi Setări bibliotecă.

   

3. În pagina Setări, selectați Setări versiune.

   

4. În pagina Setări versiune , defilați în jos și faceți clic pe Da pentru a solicita ca documentele să fie extrase înainte ca acestea să poată fi editate.

   

În mod implicit, o bibliotecă de documente permite membrilor cu permisiuni de editare să modifice și să editeze fișiere fără a le verifica. Pentru a preveni acest lucru, activați Extragere necesară în bibliotecă. Trebuie să fiți proprietarul bibliotecii de documente sau administratorul de site sau aveți permisiuni comparabile pentru a efectua această setare.

1. Deschideți biblioteca la care doriți să solicitați extragere.

2. În SharePoint, faceți clic pe setări apoi faceți clic pe Setări bibliotecă.

   

   În SharePoint 2013 și SharePoint 2016, selectați pagină, apoi Setări bibliotecă.

   

3. În pagina Setări, selectați Setări versiune.

   

4. În pagina Setări versiune , defilați în jos și faceți clic pe Da pentru a solicita ca documentele să fie extrase înainte ca acestea să poată fi editate.

   

O modalitate rapidă de a vedea cine are o coloană extrasă este să treceți cu mouse-ul peste pictograma extras pentru a vedea un sfat care vă spune cine a extras fișierul.

De asemenea, puteți să adăugați coloana extrasă după în vizualizarea implicită a bibliotecii. În acest fel, oricine poate vedea cu ușurință cine are un document extras. Pentru a afla cum să adăugați o coloană extrasă după în SharePoint, consultați crearea unei coloane într-o listă sau într-o bibliotecă.

Mai multe informații

• Pentru SharePoint 2013 și SharePoint 2016, consultați crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau a unei biblioteci.

• Pentru SharePoint consultați crearea unei vizualizări particularizate a unei biblioteci de documente

Controlul versiunilor este o modalitate de a crea un istoric al modificărilor unui document ce necesită un ciclu de publicare controlat al versiunilor majore sau al versiunilor majore și minore.

Activarea versiunii

Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau o bibliotecă

Utilizarea glisării și fixării   

Metoda cea mai comună de a încărca fișiere este glisarea acestora de pe un computer sau dintr-un folder de rețea în biblioteca de documente. Întâi deschideți biblioteca pe site. Apoi găsiți documentele de pe computer pe care doriți să le încărcați, selectați-le și glisați-le în spațiul din bibliotecă unde scrie trageți fișierele aici.

Dacă nu vedeți opțiunea de a glisa și a fixa fișiere, instalați cea mai recentă versiune a software-ului de browser sau Microsoft Office. Această caracteristică necesită un minim de Office 2013 sau cea mai recentă versiune de Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox sau Chrome.

Utilizarea comenzii Deschidere cu Explorer   

Această comandă deschide Windows Explorer pe computer, dar afișează structura de foldere de pe computerul server subiacent site-ului. Din când în când, poate fi necesar să copiați sau să mutați mai multe documente dintr-o bibliotecă în alta.

De exemplu, poate doriți să mutați toate documentele create cu mai mult de un an în urmă dintr-o bibliotecă în alta pentru a arhiva informațiile. Sau, poate doriți să copiați documente dintr-o bibliotecă care vă aparține pe un site în altă bibliotecă dintr-un subsite, atunci când schimbați grupul de lucru.

De asemenea, puteți să manipulați fișierele din folder, de exemplu să le copiați, să le redenumiți, să le ștergeți etc.

Utilizarea comenzii document nou   

În bula Creare fișier, faceți clic pe ÎNCĂRCAȚI FIȘIERUL EXISTENT. În caseta de dialog care se afișează, faceți clic pe Răsfoire pentru a încărca fișiere individuale.

Avantajul acestei abordări este că funcționează indiferent ce browser sau versiune de browser aveți în prezent.

Sfaturi conexe despre extragere, arhivare și versiuni   

Indiferent de modul în care încărcați, rețineți următoarele aspecte în legătură cu extragerea, arhivarea și controlul versiunilor atunci când acestea sunt activate:

• Dacă încărcați un fișier într-o bibliotecă ce necesită extragerea fișierelor, inițial fișierul este extras. Totuși este necesar să arhivați fișierul pentru ca alte persoane să poată să îl vizualizeze și să îl editeze.

• Dacă biblioteca este configurată pentru a urmări versiunile de fișiere, adăugați de obicei fișierul încărcat ca versiune nouă, acesta devenind parte a istoricului de versiuni al fișierului.

• Dacă biblioteca vă solicită să adăugați valori la una sau mai multe coloane din bibliotecă, cum ar fi la un nume de departament sau la un număr de proiect, trebuie să editați în continuare valorile și să arhivați documentul înainte să se termine operațiunea de încărcare.

Mai multe informații

• Pentru SharePoint 2013 și SharePoint 2016, consultați încărcarea fișierelor sau crearea fișierelor într-o bibliotecă

• Pentru SharePoint și Microsoft 365, consultați încărcarea fișierelor și folderelor într-o bibliotecă de documente

• Video: Adăugarea documentelor într-o bibliotecă

Puteți să adăugați un document nou ca versiune nouă, pentru a verifica ieșirea din acesta și a înlocui întregul conținut cu noua versiune. După ce se modifică versiunea extrasă, Verificați-o din nou. SharePoint va face o copie nouă, menținând versiunile anterioare (oferindu-le configurați pentru acesta). Pentru mai multe informații despre versiune, consultați cum funcționează controlul versiunilor într-o listă sau într-o bibliotecă?.

Nu, din păcate, din mediul SharePoint, nu există o modalitate de a seta un memento sau de a obține data la care un document a fost extras. Există interfețe de programare a aplicațiilor (API-uri) care îi vor permite, dar necesită un program particularizat de scris. Discutați cu administratorul sau cu proiectantul de site-uri.

În timp ce lucrați vizual, urmăriți pictograma extrasă sau adăugați o coloană extrasă după în bibliotecă. Pentru a afla cum să adăugați o coloană extrasă după în SharePoint consultați crearea unei coloane într-o listă sau într-o bibliotecă.

Dacă ați încărcat fișiere într-o bibliotecă ce necesită extragerea fișierelor, fișierul este extras inițial. Puteți vedea fișierele, dar alte persoane nu le pot vedea și acest lucru este simplu de omis. Pentru ca alte persoane să poată vizualiza sau edita fișierele, asigurați-vă că ați completat toate proprietățile necesare, apoi arhivați fișierele.

Mai multe informații

• Pentru mai multe detalii despre arhivarea fișierelor în SharePoint, consultați arhivarea sau arhivarea fișierelor dintr-o bibliotecă de documente.

• Pentru mai multe detalii despre arhivarea fișierelor în SharePoint 2013 și SharePoint 2016, consultați extragerea, arhivarea sau renunțarea la modificări în fișierele dintr-o bibliotecă .

• Pentru încărcarea fișierelor în SharePoint 2013 și SharePoint 2016, consultați încărcarea fișierelor sau crearea fișierelor într-o bibliotecă.

• Pentru încărcarea fișierelor în SharePoint, consultați încărcarea fișierelor și folderelor într-o bibliotecă de documente.

Dacă o persoană vă trimite un link către un fișier SharePoint și faceți clic pe acesta, aveți grijă întotdeauna să citiți bara de titlu pentru a vedea dacă scrie doar în citire înainte de a începe editarea. Dacă este așa și biblioteca are extragerea activată, trebuie să extrageți fișierul. Puteți naviga oricând la bibliotecă dacă inspectați URL-ul pentru a găsi biblioteca.

Dar dacă fișierul este un document Office, cum ar fi Word, Excel sau PowerPoint, este mult mai simplu. În primul rând, puneți documentul în Modul de editare, faceți clic pe fila Fișier, apoi găsiți butonul Gestionare versiuni, pe care îl puteți utiliza pentru a extrage fișierul.

Dar rețineți că, de asemenea, este posibil ca o persoană să aibă deja fișierul extras, așadar, în acest caz, comanda Extragere nu va fi disponibilă.

Cât de des ați văzut aceasta?

Caracteristica schițe locale există în mai multe versiuni. Selectarea Utilizare folder ciorne locale vă permite să utilizați fișierul offline și face fișierul mai ușor de găsit în computer, dacă aveți nevoie să-l deschideți ulterior, când nu sunteți conectat la o rețea. În mod implicit, folderul se numește Schițe SharePoint și este amplasat în folderul Documente sau Documentele mele. Apropo, nu vedeți această casetă de dialog dacă selectați două sau mai multe fișiere pentru extragere.

Dar vremurile s-au schimbat. Dacă doriți să lucrați cu fișierele offline, atunci cea mai bună soluție este astăzi utilizarea OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală, care face foarte simplă aducerea oricărei biblioteci de documente offline și sincronizarea automată a modificărilor. OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală este livrat cu Office 2013, dar există și o versiune independentă.

Mai multe informații

• Sincronizarea OneDrive sau a altor biblioteci SharePoint pe computer cu OneDrive

• Descărcați clientul de sincronizare OneDrive gratuit

O bibliotecă organizată în foldere are de obicei o vizualizare implicită care afișează toate folderele. Dacă doriți să arhivați mai multe fișiere din mai multe foldere, creați o vizualizare nouă care „aplatizează” biblioteca astfel încât să vedeți toate fișierele într-o singură vizualizare fără foldere. Pentru a face acest lucru, selectați Afișarea tuturor elementelor fără foldere sub Foldere în pagina Vizualizare de editare. În acest timp, puteți mări limita de fișiere pentru a vedea toate fișierele în același timp, mărind, de asemenea, Numărul de elemente de afișat sub Limită elemente. Acest lucru face mult mai simplu ca într-o singură operațiune să selectați toate fișierele pe care trebuie să le arhivați.

Mai multe informații

• Pentru SharePoint 2013 și SharePoint 2016, consultați crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau a unei biblioteci.

• Pentru SharePoint consultați crearea unei vizualizări particularizate a unei biblioteci de documente.

Dacă ați sincronizat o bibliotecă cu OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală, puteți verifica în continuare fișierele din browser. Puteți vedea pictograma extras în browser pentru a indica faptul că fișierul este extras. Cu toate acestea, nu există nicio pictogramă extrasă în fișier în folderul local al dispozitivului, deoarece folderul local nu cunoaște informații despre extragerea/verificarea în starea fișierului în SharePoint.

Totuși, în folderul local, puteți face următoarele:

1. Faceți clic dreapta pe numele fișierului.

2. Selectați Vizualizare online sau selectați OneDrive pentru locul de muncă sau pentru școală, apoi faceți clic pe Salt la browser.

Acum puteți vizualiza rapid biblioteca SharePoint și starea de extragere/arhivare a oricărui fișier din bibliotecă.

Nu trebuie să așteptați ca persoana să se întoarcă.

Un administrator de site sau de bibliotecă poate utiliza permisiunea de extragere a extragerii , care permite arhivarea unui document sau renunțarea la extragere a unui document de către alt utilizator. Dar fiți conștienți de consecințele de a face acest lucru. Colegul dumneavoastră în vacanță poate dori să adauge copia locală a modificărilor sale înapoi la documentul din bibliotecă și cele două versiuni trebuie să fie reconciliate, fie manual, fie utilizând instrumente de comparație, cum ar fi cele furnizate de Word și Excel.

Mai multe informații

• Despre nivelurile de permisiune

• Compararea a două versiuni ale unui registru de lucru utilizând Comparare foi de calcul

• Combinarea revizuirilor documentelor

Pur și simplu să puneți, să extrageți și să Verificați fișierele este o modalitate de a bloca un fișier pentru editare exclusivă, apoi de a elibera blocarea pentru alte persoane. Luați în considerare stilul de colaborare atunci când creați biblioteci, organizați fișierele și decideți cum să colaborați cel mai bine. Există mai multe modalități de a colabora cu alte persoane la documente. Următorul tabel vă poate ajuta să hotărâți ce este mai bine pentru dvs.

Stil de colaborare	Utilizări tipice	Exemplu de bună practică
Familiar	Documente de echipă zilnice, editare simplă sau rară și conflicte de editare ocazionale	Dezactivați cerința de extragere (Aceasta este setarea implicită pentru bibliotecă), dar puteți în continuare să extrageți fișiere individuale, după cum este necesar.
Elaborarea în comun	O colaborare simplă, în timp real la documente cu produsele Office pe computerele client și utilizând Office pentru web	Dezactivați cerința de extragere și evitați extragerea unui fișier, deoarece este incompatibilă cu crearea în colaborare
Oficial	Comentariile și recenziile secvențiale și aprobarea documentelor	Activarea extragerii obligatorii

Iată câteva sfaturi și trucuri suplimentare dacă activați extragerea într-o bibliotecă:

• Evitați menținerea îndelungată a fișierelor extrase. 

• Adăugați coloana Extras de în vizualizarea implicită a bibliotecii. Astfel, alte persoane pot vedea cu ușurință cine a extras un document. Dacă această coloană nu se află într-o vizualizare, puteți să treceți cu mouse-ul peste pictograma extras pentru a vedea un sfat care vă spune cine a extras fișierul.

• Întrebați înainte să Suprascrieți cecul altei persoane.

• Evitați editarea fișierelor care sunt extrase deja.

• Rețineți că modificările nu sunt vizibile pentru alte persoane până când sunt arhivate.

Mai multe informații

• Configurarea unei biblioteci pentru a solicita extragerea fișierelor

• Colaborarea la documente și elaborarea în comun a documentelor

• Crearea unei coloane într-o listă sau într-o bibliotecă SharePoint

• Crearea, modificarea sau ștergerea unei vizualizări a unei liste sau biblioteci

Dacă aveți în continuare probleme sau întâmpinați un comportament neașteptat, poate că este momentul să trimiteți o solicitare de asistență.

Contactați asistența pentru produse pentru firme-ajutor pentru administratori