Sortarea înregistrărilor în ordinea particularizată

Pot exista momente când doriți să sortați datele, nu după ordinea alfabetică sau numerică, ci după ordinea definită de utilizator (denumită și ordine particularizată sau logică). De exemplu, sortarea zilelor lucrătoare, astfel încât lunea să apară mai întâi, are mai mult sens decât sortarea în ordine alfabetică, unde apare prima dată vineri. Puteți să sortați datele în vizualizarea foaie de date a unui tabel sau a unei interogări sau în vizualizarea formular a unui formular.

Ce intenționați?

Sortarea unui număr mic, finit de valori de câmp unice

În această procedură, veți scrie o expresie care utilizează funcția IIF pentru a clasifica titlurile angajaților.

Mai întâi, creați un tabel care conține trei câmpuri-titlu, Prenume și nume. În câmpul titlu, introduceți următoarele valori pentru patru înregistrări noi:

  • Coordonator vânzări în interior

  • Manager de vânzări

  • Reprezentant vânzări

  • Vicepreședinte, vânzări

În câmpurile Prenume și nume din cele patru înregistrări, introduceți toate numele dorite.

  1. Acum, deschideți tabelul în vizualizarea foaie de date.

  2. Pe fila pornire , în grupul Sortare & filtru , faceți clic pe Complex , apoi faceți clic pe Filtrare/sortare complexă în meniul de comenzi rapide.

  3. Adăugați câmpurile dorite, cum ar fi prenume, nume și titlu, în grilă.

  4. Faceți clic cu butonul din dreapta pe rândul câmp din prima coloană necompletată, faceți clic pe Zoom, apoi tastați următoarea expresie:

    IIF ([titlu] = "vicepreședinte, vânzări", 1, IIF ([titlu] = "Sales Manager", 2, IIF ([titlu] = "reprezentant de vânzări", 3, IIF([titlu] = "Inside Coordonator vânzări", 4, 5)) ))

    Title este numele câmpului care conține valorile care sunt clasificate. Valorile încadrate între ghilimele sunt valorile individuale stocate în câmp. Valoarea numerică care urmează este rangul atribuit. Expresia anterioară atribuie rândurile de la 1 la 4 la patru titluri diferite și atribuie Rank 5 tuturor celorlalți. Atunci când efectuați sortarea, titlurile care nu sunt menționate în această expresie sunt atribuite aceluiași rang (5).

  5. În rândul Sortare pentru coloana care conține expresia, faceți clic pe ascendent.

  6. Pe fila pornire , în grupul Sortare & filtru , faceți clic pe Comutare filtru.

    Funcția IIF returnează valoarea numerică care corespunde valorii din câmpul titlu. De exemplu, dacă valoarea din câmpul titlu este Sales Manager, numărul atribuit este 2. Dacă există o valoare în câmpul titlu care nu este listat ca argument în funcție — de exemplu, coordonator de District -i se atribuie numărul 5. Interogarea sortează apoi aceste numere în ordine ascendentă.

Începutul paginii

Sortarea unui număr mare de valori de câmp unice

Dacă aveți un număr mare de valori de clasat, o modalitate mai bună de a sorta datele este prin crearea unui tabel de căutare.

Să presupunem că tabelul angajați se referă la mai mult de 50 de titluri diferite. Mai întâi va trebui să creați un tabel de căutare și să pregătiți tabelul existent pentru a căuta tabelul nou. Apoi, raportați cele două tabele și creați o interogare.

Crearea unui tabel de căutare și modificarea tabelului existent

  1. Creați un tabel de căutare nou, care va stoca titlurile. Denumiți tabelul tblTitlesși setați câmpurile la tipurile de date indicate în paranteze, așa cum se arată în tabelul următor:

    TitleID
    (numerotare automată)

    Titlu
    (text)

    1

    Vicepreședinte, vânzări

    2

    Manager de vânzări

    3

    Reprezentant vânzări

    4

    Coordonator vânzări în interior

  2. Setați câmpul TitleID ca cheie primară.

  3. Modificați tabelul angajat, astfel încât să caute tabelul tblTitles.

    • În vizualizarea proiect, modificați numele câmpului titlu în TitleID.

    • În coloana tip de date , modificați tipul de date la număr.

  4. Pe fila General , sub Proprietăți câmp, modificați dimensiunea câmpului la întreg lung.

  5. Salvați tabelul și ignorați avertismentul cu privire la pierderea datelor.

  6. Comutați la vizualizarea foaie de date.

  7. Populați coloana titluri cu valoarea TitleID care corespunde valorii titlului.

    De exemplu, pentru înregistrările în care valoarea titlului este Sales Manager, tastați 2. Pentru reprezentantul de vânzări, tastați 3.

  8. Salvați și închideți tabelul.

Corelarea celor două tabele

  1. În fila Instrumente bază de date, în grupul Relații, faceți clic pe Relații.

  2. Pe fila Proiectare , în grupul relații , faceți clic pe Adăugare tabele (sau pe Afișare tabele în Access 2013 ).

  3. Selectați tblTitles și angajați, apoi faceți clic pe Adăugare pentru a le adăuga la fereastra Relații. Închideți caseta de dialog Afișare tabel.

  4. Glisați câmpul TitleID din tabelul tblTitles în câmpul TitleID din tabelul angajați.

    Se deschide caseta de dialog Editare relații .

  5. Asigurați-vă că numele de câmp afișate în cele două coloane sunt ambele TitleIDși, de asemenea, caseta Tip relație afișează unu-la-mai-mulți. Puteți modifica numele câmpurilor, dacă este necesar.

  6. Bifați caseta de selectare Impunere integritate referențială.

  7. Faceți clic pe Creare pentru a crea relația.

    Caseta de dialog Editare relații se închide și salvează modificările.

  8. Închideți fila relații .

Creați o interogare

  1. În fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Proiectare interogare.

  2. În caseta de dialog Adăugare tabele (afișare tabel în Access 2013 ), faceți clic pe fila tabele , faceți dublu clic pe angajați, apoi faceți dublu clic pe tblTitles.

  3. Adăugați câmpurile IDAngajat, nume și prenume din tabelul angajați și din câmpul titlu din tabelul tblTitles în grila de proiectare a interogării.

  4. Comutați la vizualizarea foaie de date.

Începutul paginii

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

×