Îmbinarea corespondenței este o modalitate foarte bună de a plasa datele Access la locul de muncă. Acest videoclip vă arată cum să creați o literă de formular tipică în Microsoft Word, începând cu comanda îmbinare Word din Access. Sau, dacă preferați, consultați pașii de bază de sub videoclip.
Notă: Acest videoclip a fost înregistrat utilizând Access 2013, dar se aplică aceiași pași de bază pentru Access 2010, Access 2016 și versiunea de Access a abonamentului.
În videoclip
Iată procedura generală pentru crearea unei îmbinări de corespondență Word din Access:
-
Deschideți baza de date Access care conține adresele pe care doriți să le îmbinați cu Word.
-
Dacă panoul de navigare nu este deschis, apăsați F11 pentru a-l deschide.
-
Selectați tabelul sau interogarea care conține adresele. Dacă câmpurile adresă sunt răspândite în mai multe tabele, Creați o interogare de selectare simplă care conține câmpurile de care aveți nevoie și selectați acea interogare pentru operațiunea de îmbinare.
-
Pe fila date externe , în grupul Export , faceți clic pe îmbinare Word.
-
Se deschide caseta de dialog Expertul Îmbinare corespondență Microsoft Word .
-
Alegeți dacă doriți ca expertul să conecteze datele de adresă într-un document Word existent sau să înceapă cu un document nou, necompletat.
-
Faceți clic pe OK.
Word pornește și afișează fila corespondență și panoul de îmbinare a corespondenței.
-
Parcurgeți pașii expertului făcând clic pe linkurile Următorul și Anteriorul din partea de jos a panoului de îmbinare a corespondenței.
-
În pasul 3 al expertului, nu va trebui să selectați lista de destinatari. Acesta a fost determinat atunci când l-ați selectat în Access. Totuși, se recomandă să reglați fin lista făcând clic pe Editare listă destinatari. În caseta care se deschide, puteți să eliminați destinatarii individuali din îmbinare, să aplicați filtre, să sortați lista și așa mai departe.
-
În pasul 4 al expertului, scrieți litera (dacă nu lucrați cu un document existent).
-
Amplasați cursorul în document unde doriți să apară datele de adresă și faceți clic pe bloc adresă, linie de salutsau mai multe elemente în panoul îmbinare corespondență pentru a insera datele Access în document. În casetele care apar, selectați formatul pe care îl doriți și faceți clic pe se potrivește câmpurile pentru a vă asigura că câmpurile sunt potrivite corect.
-
În pasul 5 al expertului, faceți clic pe butoanele Următorul (>>) și anterior (<<) pentru a previzualiza modul în care vor arăta datele îmbinate atunci când imprimați documentul.
-
În pasul 6 al expertului, faceți clic pe imprimare și selectați opțiunile de imprimare dorite.
-
Salvați și închideți documentul Word.
Note:
-
Dacă trebuie să reveniți și să ajustați oricare dintre setările de îmbinare după ce terminați expertul, toate operațiunile sunt disponibile pe fila corespondență din Word.
-
Dacă efectuați modificări de proiectare în baza de date Access, poate fi necesar să ajustați unele dintre setările de îmbinare din Word pentru a face îmbinarea să funcționeze corect din nou.
-
Expertul Îmbinare corespondență este proiectat în jurul lucrului cu datele adresei poștale. Cu toate acestea, puteți utiliza caracteristica de îmbinare a corespondenței pentru a îmbina orice tip de date cu Word, cum ar fi înregistrările de inventar, activitățile sau orice stocați în Access.
-
Pentru mai multe informații detaliate despre caracteristicile de îmbinare a corespondenței din Word, consultați aceste articole:
