Salt la conținutul principal
Asistență
Conectare

Utilizarea Access sau a Excel pentru a gestiona datele

Microsoft Access și Microsoft Excel multe asemănări, care pot îngreuna utilizării programului pe care trebuie să îl utilizați. De exemplu, ambele programe pot să stochează volume mari de date, să ruleze interogări și instrumente de analiză puternice pentru a slicera și a dice datele și să efectueze calcule sofisticate care returnează datele de care aveți nevoie.

Cu toate acestea, fiecare program are avantaje clare, în funcție de tipul de date pe care le gestionați și de ce doriți să faceți cu aceste date. De exemplu, dacă doriți să mențineți integritatea datelor într-un format care poate fi accesat de mai mulți utilizatori, Access este cea mai bună alegere, în timp ce Excel este mai potrivit pentru date numerice complexe pe care doriți să le analizați în detaliu.

În multe cazuri, puteți utiliza ambele programe, fiecare pentru scopul în care este cel mai potrivit. În general, Access este mai bun pentru gestionarea datelor: ajutându-vă să le mențineți organizate, ușor de căutat și disponibile mai multor utilizatori simultani. Excel este în general mai bine pentru analiza datelor: efectuarea de calcule complexe, explorarea posibilelor rezultate și producerea de diagrame de înaltă calitate. Dacă utilizați Access pentru a stoca date și Excel le analizați, puteți obține avantajele ambelor programe.

Înainte să decideți ce program să utilizați, este util să comparați avantajele fiecărui program, să aflați când este mai bine să utilizați unul sau altul și să aflați cum să lucrați cu ambele programe pentru a obține exact rezultatele dorite.

Notă: Toate suitele Microsoft Office includ Excel, dar nu toate suitele includ Access.

Comparați avantajele fiecărui program

Alegerea programului potrivit este esențială dacă doriți să accesați și să actualizați informațiile cu performanță și acuratețe maximă. Pentru a afla ce program este potrivit pentru activitățile pe care doriți să le efectuați, poate fi de ajutor să comparați avantajele pe care le are de oferit fiecare program cu privire la stocarea datelor, analiza datelor, colaborarea cu mai multi utilizatori și securitatea.

Date plat versus date relaționale    Pentru a decide ce program este cel mai potrivit pentru stocarea datelor, adresați-vă următoarea întrebare: sunt datele relaționale sau nu? Datele care pot fi conținute eficient într-un singur tabel sau într-o singură foaie de lucru se numesc date plate sau nerelaționale. De exemplu, dacă doriți să creați o listă simplă de clienți, cu o singură adresă și o persoană de contact pentru fiecare client, Excel fi alegerea mai bună. Totuși, dacă doriți să stocați o listă de clienți mai complexă care conține adresele de facturare și de livrare pentru fiecare client sau mai multe persoane de contact pentru fiecare client, Access este soluția mai bună.

Într- bază de date relațională, organizați informațiile în mai multe tabele. Într-o bază de date relațională bine proiectată, fiecare tabel este plat și conține informații despre un singur tip de date. De exemplu, în cazul în care creați o bază de date de client, numele clienților trebuie stocate într-un tabel, în timp ce adresele de facturare și livrare ale acelor clienți trebuie stocate într-un tabel separat. Stocarea adreselor separat de nume este o idee bună, deoarece fiecare client poate avea mai multe adrese și doriți să puteți introduce mai multe adrese pentru fiecare client fără a fi necesar să introduceți din nou numele clientului pentru fiecare adresă.

Date locale versus date externe    Puteți utiliza Access pentru a vă conecta la date dintr-o varietate de surse de date externe, astfel încât să vizualizați, să interogați și să editați datele fără a fi nevoie să le importați. De exemplu, Access furnizează comenzi pentru conectarea la date existente într-o bază de date Microsoft SQL Server, un fișier dBASE sau un folder anOutlook, împreună cu multe alte surse de date. Puteți utiliza bazele Excel pentru a vă conecta la o largă varietate de surse de date, inclusiv la baze de date Access, SQL Server și Analysis Services, fișiere text și XML și surse de date ODBC și OLE DB. Totuși, nu puteți edita datele pentru a modifica datele sursă prin Excel utilizator nou.

Atât Access, cât Excel furnizează comenzi pentru conectarea la date din Windows SharePoint Services listă. Cu toate Excel oferă doar o conexiune doar în citire la SharePoint liste; în timp ce Access vă permite să citiți de la și să scrieți date SharePoint liste.

Integritatea datelor versus flexibilitate    Identificatorii unici contribuie la menținerea integrității datelor și asigură că două rânduri (sau înregistrări) nu conțin exact aceleași date. Identificatorii unici furnizează, de asemenea, cea mai rapidă modalitate de a regăsi date atunci când căutați sau sortați datele. În Access, puteți utiliza tipul de date Numerotare automată pentru a genera automat un identificator unic pentru fiecare înregistrare. Apoi puteți utiliza acești identificatori pentru a corela înregistrările din un tabel la una sau mai multe înregistrări din alt tabel.

Structura pe care Access o aplică la datele dvs. asigură integritatea datelor. Access poate solicita ca înregistrările noi într-un tabel să aibă o valoare corespunzătoare existentă în alt tabel, astfel încât să nu puteți crea înregistrări "solitare". De exemplu, nu doriți să aveți o comandă care să nu includă informațiile despre clienți. Access poate solicita ca fiecare înregistrare nouă din tabelul Comenzi să aibă o valoare de client corespunzătoare în tabelul Clienți. Această corespondență obligatorie de valori se numește integritate referențială.

De asemenea, puteți impune propriile restricții și reguli pentru a vă asigura, de asemenea, că datele sunt introduse corect. Excel vă permite să introduceți date într-un mod mai liber, dar, deoarece Excel nu acceptă date relaționale, acesta nu acceptă integritatea referențială. Totuși, puteți utiliza comanda Validare date pentru a controla introducerea datelor în Excel.

Interogare    Dacă deseori trebuie să vizualizați datele în mai multe moduri, în funcție de condițiile sau evenimentele în schimbare, Access ar putea fi alegerea mai bună pentru stocarea și lucrul cu datele. Access vă permite să utilizați interogări Limbaj de interogare structurat (SQL) pentru a regăsi rapid doar rândurile și coloanele de date dorite, indiferent dacă datele sunt conținute într-un tabel sau în mai multe tabele. De asemenea, puteți utiliza expresii în interogări pentru a crea câmpuri calculate. Utilizarea unei expresii în Access este similară cu procesul de utilizare a formulelor în Excel pentru a calcula valori. De asemenea, puteți utiliza interogări Access pentru a rezuma datele și a prezenta valori agregate, cum ar fi sume, medii și contorizează.

Modelare    În Excel, puteți utiliza instrumentele analiză de tip „ce-ar fi dacă” pentru a prognoza rezultatul unui model de foaie de lucru. Analiza de tip "ce ar fi dacă" vă permite să rulați diferite scenarii pe datele dvs., cum ar fi cele mai bune scenarii de caz și cel mai rău caz, și să comparați datele rezultate ale mai multor scenarii dintr-un raport rezumat. Nu este disponibilă nicio caracteristică similară în Access.

Pivotare și diagrame    În ambele programe, puteți crea rapoarte PivotTable și diagrame PivotTable. Cu toate acestea, Excel oferă caracteristici mai complexe de raportare și diagrame PivotTable decât Access. Dacă plănuiți să creați rapoarte PivotTable extinse sau să furnizați cu regularitate diagrame cu aspect profesionist, trebuie să utilizați raportarea PivotTable sau diagramele PivotTable în Excel în loc să utilizați aceleași caracteristici din Access.

Atât Access, cât și Excel pot fi utilizate în mediile de colaborare, cum ar fi partajări de fișiere în Windows SharePoint Services și în rețea, dar există diferențe între modul în care datele pot fi accesate de mai mulți utilizatori.

Accesul mai multor utilizatori la date    Sub operațiunea normală, Access permite mai multor utilizatori să deschidă o singură bază de date în același timp; acest lucru funcționează bine, deoarece Access blochează doar datele care sunt în curs de editare; în consecință, alți utilizatori pot edita înregistrări diferite fără conflicte. În Excel, puteți partaja un registru de lucru cu alți utilizatori, dar aceasta funcționează cel mai bine atunci când utilizatorii lucrează la date din acel registru de lucru în momente diferite, nu simultan. De fapt, utilizatorii unei baze de date Access colaborează la un setde date și utilizatorii unui registru de lucru Excel colaborează la un document.

Utilizarea Windows SharePoint Services pentru colaborare    Ambele programe se integrează cu Microsoft Windows SharePoint Services, cum ar fi SharePoint și bibliotecile de documente.

Access furnizează diverse moduri de a colabora cu mai mulți utilizatori pe un site SharePoint echipă. De exemplu, puteți să încărcați o bază de date completă într-o bibliotecă de documente Windows SharePoint Services, să faceți formularele și rapoartele disponibile ca vizualizări Windows SharePoint Services și să legați o bază de date la datele stocate în liste SharePoint date.

Excel oferă o singură modalitate de a colabora cu mai mulți utilizatori pe un site SharePoint Services. Puteți încărca un registru de lucru în Windows SharePoint Services de documente, unde utilizatorii individuali pot verifica registrul de lucru pentru a efectua modificări, împiedicând alți utilizatori să modifice registrul de lucru în același timp. Utilizatorii pot edita un registru de lucru fără a-l scoate din biblioteca de documente, caz în care trebuie să se coordoneze cu alți utilizatori pentru a evita conflictele de date.

Utilizarea folderelor de rețea pentru colaborare    Dacă stocați o bază de date Access într-un folder de rețea partajat, mai mulți utilizatori pot să deschidă baza de date și să lucreze simultan cu datele sale. Înregistrările individuale sunt blocate atunci când un utilizator le editează. Dacă stocați un registru Excel lucru într-un folder de rețea partajat, un singur utilizator poate edita registrul de lucru o dată. În scopuri de vizualizare, mai mulți utilizatori pot deschide registrul de lucru în timp ce un alt utilizator îl editează, dar utilizatorii nu pot face nicio modificare la date până când utilizatorul care editează registrul de lucru nu îl închide.

Ambele programe furnizează caracteristici similare - parole și criptare - care vă pot ajuta să preveniți pierderea de date și să protejați datele împotriva accesului neautorizat. Cu toate acestea, există câteva diferențe între Access și modul Excel cum funcționează protecția datelor la nivel de utilizator.

Prevenirea pierderii datelor    În Access, lucrul dvs. este salvat continuu, astfel încât, în cazul unei erori neașteptate, este puțin probabil să pierdeți din lucru (dacă există). Însă, pentru că Access salvează lucrul încontinuu, este posibil să efectuați modificări pe care ulterior decideți că nu doriți să le comiteți. Pentru a vă asigura că puteți restaura baza de date așa cum doriți, trebuie să creați o copie backup a fișierului bazei de date într-un program care se potrivește nevoilor dvs. Puteți să recuperați o bază de date întreagă dintr-o copie backup sau să restaurați doar tabelul sau alt obiect din baza de date de care aveți nevoie. Dacă utilizați un utilitar de backup al sistemului de fișiere, puteți utiliza, de asemenea, o copie a unei baze de date dintr-o copie backup a sistemului de fișiere pentru a restaura datele. În Excel, puteți salva informațiile de recuperare automată la intervale stabilite în timp ce vă actualizați datele.

Protecția datelor la nivel de utilizator    În Excel, puteți elimina datele critice sau private din vizualizare prin ascunderea coloanelor și rândurilor de date, apoi puteți proteja întreaga foaie de lucru pentru a controla accesul utilizatorilor la datele ascunse. Pe lângă protejarea unei foi de lucru și a elementelor sale, puteți, de asemenea, să blocați și să deblocați celule dintr-o foaie de lucru pentru a-i împiedica pe alți utilizatori să modifice neintenționat datele importante.

Securitate la nivel de fișier    La nivel de fișier, puteți utiliza criptare ambele programe pentru a împiedica utilizatorii neautorizăm să vadă datele. De asemenea, se poate solicita ca un parolă să fie introdus pentru a deschide un fișier bază de date sau un registru de lucru. În plus, puteți contribui la securizarea unui fișier bază de date sau a unui registru de lucru utilizând un semnătură digitală.

Acces restricționat la date    În Excel, puteți să specificați permisiuni bazate pe utilizator pentru a accesa datele sau să setați drepturi doar în citire care împiedică alți utilizatori să facă modificări la datele la care au acces. Access nu furnizează caracteristici de securitate la nivel de utilizator, dar Access acceptă modelul de securitate de utilizator al oricărui server de baze de date la care se conectează. De exemplu, dacă creați un link SharePoint listă de nume, Access heeds the user permissions for the SharePoint list. Dacă doriți să împiedicați utilizatorii neautorizare să vă acceseze datele Access, puteți cripta baza de date prin setarea unei parole. Utilizatorii trebuie să introducă parola pentru a citi datele din baza de date, chiar dacă o accesează utilizând un alt program, cum ar fi Excel.

Pentru mai multe informații despre cum se contribuie la protejarea datelor, consultați Setarea sau modificarea securității la nivel de utilizator Access 2003 în Access 2007 sau o actualizare și Protecția și securitatea în Excel.

Când se utilizează Access

În termeni foarte generali, Access este cea mai bună alegere atunci când trebuie să urmăriți și să înregistrați date cu regularitate și apoi să afișați, să exportați sau să imprimați subseturi ale acestor date. Formularele Access furnizează o interfață mai convenabilă decât o Excel de lucru pentru lucrul cu datele. Puteți utiliza Access pentru a automatiza acțiunile efectuate frecvent, iar rapoartele Access vă permit să rezumați datele în format imprimat sau electronic. Access furnizează o structură mai mare pentru datele dvs.; de exemplu, puteți să controlați ce tipuri de date se pot introduce, ce valori se pot introduce și puteți să specificați modul în care datele dintr-un tabel sunt corelate cu datele din alte tabele. Această structură vă ajută să vă asigurați că se introduc numai tipurile corecte de date.

Access stochează datele în tabele care arată cam la fel ca foile de lucru, dar tabelele Access sunt proiectate pentru interogare complexă în raport cu datele stocate în alte tabele.

Utilizați Access atunci când:

  • Anticipați mai multe persoane care lucrează în baza de date și doriți opțiuni robuste care gestionează în siguranță actualizările la date, cum ar fi blocarea înregistrărilor și rezolvarea conflictelor.

  • Anticipați necesitatea de a adăuga mai multe tabele la un set de date care provine ca tabel plat sau nerelațial.

  • Doriți să rulați interogări complexe.

  • Doriți să produceți o varietate de rapoarte sau etichete poștale.

  • Gestionarea persoanelor de contact    Puteți să gestionați persoanele de contact și adresele poștale, apoi să creați rapoarte în Access sau să îmbinați datele cu Microsoft Office Word pentru Microsoft Office imprima scrisori, plicuri sau etichete poștale pentru formulare.

  • Monitorizarea inventarului și a activelor    Puteți să creați un inventar de elemente acasă sau la birou și să stocați fotografii sau alte documente asociate împreună cu datele.

  • Urmărirea comenzii    Puteți să introduceți informații despre produse, clienți și comenzi, iar apoi să creați rapoarte care arată vânzările după angajat, regiune, perioadă de timp sau altă valoare.

  • Urmărirea activității    Puteți să urmăriți activități pentru un grup de persoane și să introduceți activități noi în același timp, alte persoane își actualizează activitățile existente în aceeași bază de date.

  • Organizarea bibliotecilor de împrumut    Puteți utiliza Access pentru a stoca date despre cărți și CD-uri și a urmări căror persoane le-ați lent.

  • Planificarea evenimentelor    Puteți să introduceți informații despre data, locația și participanții la eveniment, iar apoi să imprimați planificările sau rezumatele cu privire la evenimente.

  • Urmărirea nutriției    Urmăriți rețete și jurnale de activități de dietă și exerciții.

Când se utilizează Excel

Ca program pentru foi de Excel poate stoca volume mari de date în registre de lucru care conțin una sau mai multe foi de lucru. Totuși, în loc să servească ca sistem de gestionare a bazelor de date, cum ar fi Access, Excel este optimizat pentru analiza datelor și calcul. Puteți utiliza acest program flexibil pentru a crea modele pentru analiza datelor, pentru a scrie formule simple și complexe pentru a efectua calcule cu datele, pentru a pivota datele așa cum doriți și pentru a prezenta datele în mai multe tipuri de diagrame cu aspect profesionist.

Utilizați Excel atunci când:

  • Solicitați o vizualizare plată sau nerelațională a datelor în locul unei vizualizări bază de date relațională care utilizează mai multe tabele și atunci când datele sunt în mare parte numerice.

  • Calculele și comparațiile statistice efectuate frecvent cu datele dvs.

  • Doriți să utilizați rapoarte PivotTable pentru a vizualiza date ierarhice cu un aspect compact și flexibil.

  • Planificați crearea periodică a diagramelor și doriți să utilizați noile formate pentru diagrame care sunt disponibile Excel.

  • Doriți să evidențiați datele utilizând pictograme cu formatare condiționată, bare de date și scale color.

  • Doriți să efectuați operațiuni de analiză de tip "ce ar fi dacă" pentru datele dvs., cum ar fi analiza statistică, de inginerie și analiza regresiei.

  • Doriți să urmăriți elementele dintr-o listă simplă, fie pentru uz personal, fie în scopuri limitate de colaborare.

  • Contabil    Puteți utiliza caracteristicile puternice de calcul ale Excel multe situații financiar-contabile, cum ar fi situațiile fluxurilor de numerar, declarațiile de venituri și declarațiile de profit și pierderi.

  • Bugete    Indiferent dacă nevoile dvs. sunt personale sau de afaceri, puteți crea orice tip de buget în Excel - de exemplu, un plan de bugetare de marketing, un buget pentru un eveniment sau un buget pentru pensionare.

  • Facturi și vânzări    Excel este utilă și pentru gestionarea datelor privind facturile și vânzările și puteți crea cu ușurință formularele necesare, cum ar fi facturi de vânzări, fișe de ambalaj sau comenzi de achiziție.

  • Raportarea    Puteți crea diverse tipuri de rapoarte în Excel care reflectă analizele de date sau rezumă aceste date, cum ar fi rapoarte care măsoară performanțele unui proiect, previzionează date, rezumă date sau prezintă date de varianță.

  • Planificarea    Excel este un instrument foarte bun pentru crearea planurilor profesionale sau a planificatoarelor, cum ar fi un plan școlar săptămânal, un plan de cercetare de marketing, un plan de impozite la sfârșitul anului sau planificatoare care vă ajută să planificați dineuri, petreceri săptămânale sau concedii.

  • Urmărire    Aveți posibilitatea să utilizați Excel urmări datele dintr-o foaie de timp sau o listă, de exemplu, o foaie de timp pentru urmărirea lucrului sau o listă de inventar care ține evidența echipamentului.

  • Utilizarea calendarelor    Datorită naturii sale similare cu grila, Excel este bun pentru a crea orice tip de calendar, cum ar fi un calendar școlar pentru a urmări activitățile de-a timpul anului școlar sau un calendar de an fiscal pentru a urmări evenimentele de afaceri și jaloanele.

Pentru a Excel șabloane utile în oricare dintre aceste categorii, consultați Șabloane pentru Excel pe Microsoft Office Online.

Utilizarea Access și a Excel împreună

Pot exista momente când doriți să beneficiați de avantajele pe care le au ambele programe de oferit. De exemplu, ați creat o foaie de lucru în Excel în care aveți posibilitatea să calculați și să analizați datele, dar foaia de lucru a devenit prea mare și complexă și mulți alți utilizatori trebuie să aibă acces la date. În acest moment, poate doriți să importați sau să legați foaia de lucru în Access și să o utilizați ca bază de date în loc să lucrați cu aceasta în Excel. Sau poate că aveți date într-o bază de date Access pentru care doriți să creați câteva rapoarte Detaliate PivotTable Excel rapoarte cu aspect Excel diagrame.

Indiferent ce program utilizați mai întâi, puteți transfera oricând datele dintr-un program într-altul, unde puteți continua să lucrați cu acestea. Cu sau fără o conexiune de date, puteți aduce date în Access din Excel (și invers) copiind, importându-le sau exportându-le.

Pentru mai multe informații despre cum să faceți schimb de date între ambele programe, consultați Mutarea datelor Excel în Access.

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

×