Utilizarea unui cititor de ecran pentru a aduce date Excel în bazele de date desktop Access

În acest articol

• Pregătirea foii de lucru Excel pentru import sau legare

• Pregătirea bazei de date Access destinație pentru import

• Importul datelor

• Crearea unui link la date în Excel

  • Pornirea Expertului Legare foaie de calcul

    • Deschiderea registrului de lucru Excel în Access

    • Utilizarea casetei de dialog Preluare date externe - Foaie de calcul Excel

  • Utilizarea Expertului Legare foaie de calcul pentru a crea o legătură la datele Excel

Pregătirea foii de lucru Excel pentru import sau legare

Înainte de a aduce date dintr-o foaie de lucru Excel la Access, examinați foaia de lucru și decideți cum doriți să importați date din aceasta.

• Decideți dacă doriți să creați o legătură sau să importați întreaga foaie de lucru sau doar o porțiune a acesteia. Dacă doriți să aduceți doar o porțiune a unei foi de lucru în Access, puteți defini o zonă denumită care include numai celulele pe care doriți să le aduceți. Pentru instrucțiuni, accesați Utilizarea unui cititor de ecran pentru a denumi o zonă de celule sau de date în Excel.

• Asigurați-vă că foaia de lucru Excel este în format plat, astfel încât expertul să poată gestiona cu ușurință datele din aceasta. De exemplu, remediați posibilele valori de eroare, eliminați coloanele și rândurile necompletate inutile și verificați dacă fiecare coloană conține același tip de date pe fiecare rând. Pentru informații mai detaliate despre cum să vă pregătiți pentru import sau legare, consultați secțiunile "Pregătirea foii de lucru", "Pregătirea datelor Excel" și "Depanarea valorilor lipsă sau incorecte" din Importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

Pregătirea bazei de date Access destinație pentru import

Înainte de a importa date dintr-o foaie de lucru Excel, verificați dacă baza de date Access destinație este gata pentru import și decideți cum doriți să stocați datele importate.

• Asigurați-vă că baza de date Access destinație nu este doar în citire și că aveți permisiunea de a efectua modificări în baza de date.

• Decideți dacă doriți să stocați datele într-un tabel nou sau existent:

  • Dacă alegeți să stocați datele într-un tabel nou, Access creează un tabel și adaugă datele importate la acest tabel. Dacă există deja un tabel cu numele specificat, Access suprascrie conținutul tabelului cu datele importate.

  • Dacă alegeți să adăugați datele la un tabel existent, rândurile din foaia de lucru Excel se adaugă la tabelul specificat.

• Dacă decideți să adăugați datele Excel la un tabel Access existent, asigurați-vă că setările de structură și câmp din datele sursă din Excel se potrivesc cu cele din tabelul destinație din Access. Pentru a deschide tabelul Access în Vizualizarea proiect pentru inspecție, apăsați Alt+H, W, D. Verificați tabelul în raport cu lista de verificare din secțiunea "Pregătirea bazei de date destinație", pasul 2, din Importul sau legarea la datele dintr-un registru de lucru Excel.

Importul datelor

Când importați date, Access creează o copie a datelor într-un tabel nou sau existent fără a modifica foaia de lucru Excel sursă.

1. Dacă registrul de lucru Excel sursă este deschis, închideți-l.

2. Deschideți baza de date Access destinație unde vor fi stocate datele importate.

   Sfat: Dacă doriți să creați o bază de date nouă, necompletată, apăsați Alt+F, N, L.

3. Pentru a deschide caseta de dialog Preluare date externe - Foaie de calcul Excel , alegeți una dintre următoarele variante, în funcție de versiunea Access pe care o utilizați:

   • În versiunea abonamentului Microsoft 365 sau Access 2019, apăsați Alt+X, N, 1, apoi F și X.

   • În Access 2016 sauAccess 2013, apăsați Alt+X pentru a accesa fila Date externe . Apăsați tasta Tab până când ajungeți la grupul Import & Link , apăsați tasta săgeată la dreapta până când auziți "Excel ", apoi apăsați pe Enter.

4. Se deschide caseta de dialog Preluare date externe - Foaie de calcul Excel . Alegeți una dintre următoarele variante pentru a specifica fișierul Excel care conține datele pe care doriți să le importați:

   • Pentru a muta focalizarea la câmpul text Nume fișier , apăsați F, apoi lipiți sau tastați calea către fișierul Excel.

   • Pentru a răsfoi după fișier, apăsați R. Se deschide caseta de dialog Deschidere fișier . Navigați la fișierul dorit și, când vă aflați la fișier, apăsați pe Enter pentru a-l selecta.

5. Pentru a specifica modul în care doriți să stocați datele importate, alegeți una dintre următoarele variante:

   • Dacă doriți să stocați datele într-un tabel nou, apăsați I pentru a trece la și selectați opțiunea Se importă datele sursă într-un tabel nou din baza de date curentă . Vi se va solicita să denumiți mai târziu acest tabel.

   • Dacă doriți să adăugați datele la un tabel existent, apăsați A pentru a trece la și selectați opțiunea Adăugați o copie a înregistrărilor la tabel . Pentru a selecta tabelul, apăsați tasta Tab o dată. Focalizarea se mută pe lista de tabele. Apăsați Alt+tasta săgeată în jos pentru a extinde lista, apăsați tasta săgeată în sus sau în jos până când auziți tabelul dorit, apoi apăsați pe Enter pentru a-l selecta. Această opțiune nu este disponibilă dacă baza de date nu are niciun tabel.

6. Apăsați tasta Tab până când ajungeți la butonul OK , apoi apăsați pe Enter. Pornește Expertul Import foaie de calcul.

   Sfat: Dacă cititorul de ecran nu citește automat ferestrele expertului, apăsați tasta SR+W.

7. Dacă registrul de lucru al Excel sursă are o singură foaie de lucru și nicio zonă, treceți la pasul următor. Dacă registrul de lucru conține mai multe foi de lucru sau zone denumite, alegeți una dintre următoarele variante pentru a selecta foaia de lucru sau intervalul de importat:

   • Pentru a selecta o foaie de lucru, apăsați Alt+W, apăsați tasta Tab o dată, apăsați tasta săgeată în jos până când auziți foaia de lucru dorită, apoi apăsați pe Enter pentru a o selecta.

   • Pentru a selecta o zonă denumită, apăsați Alt+R, apăsați tasta Tab o dată, apăsați tasta săgeată în jos până când auziți zona dorită, apoi apăsați pe Enter pentru a o selecta.

8. Se deschide fereastra următoare a expertului. Dacă primul rând al foii de lucru sau al intervalului sursă conține numele câmpurilor, apăsați I pentru a trece la și selectați opțiunea Primul rând conține titluri de coloană . Apăsați pe Enter pentru a muta focalizarea la următoarea fereastră a expertului. Dacă adăugați date la un tabel existent, puteți trece la pasul 12.

9. În fereastra expertului nou, puteți specifica informații despre fiecare câmp pe care îl importați, dacă este necesar. Este selectat primul câmp din foaia de lucru sau din interval. Puteți face următoarele lucruri:

   • Pentru a modifica numele câmpului curent, apăsați Alt+M, apoi tastați numele nou.

   • Pentru a modifica tipul de date al câmpului, apăsați Alt+T. Focalizarea se mută pe lista Tip de date . Pentru a extinde lista, apăsați Alt+tasta săgeată în jos. Apăsați tasta săgeată în jos până când auziți valoarea dorită, apoi apăsați tasta Tab o dată.

   • Pentru a modifica dacă este indexat sau nu câmpul, apăsați Alt+I. Veți auzi valoarea curentă. Pentru a extinde lista, apăsați Alt+tasta săgeată în jos. Apăsați tasta săgeată în jos până când auziți valoarea dorită, apoi apăsați tasta Tab o dată.

   • Dacă nu doriți să importați câmpul curent, apăsați Alt+S pentru a trece la și selectați opțiunea Nu se importă câmpul .

10. Pentru a selecta un alt câmp, apăsați F6 până când auziți "Panou", apoi solicitați unui coleg să vă ajute să selectați câmpul dorit. Modificați câmpurile așa cum este descris la pasul 9. După ce ați terminat, apăsați pe Enter pentru a trece la următoarea fereastră a expertului.

11. Adăugați o cheie primară pentru tabelul nou. Cheia primară identifică înregistrările din tabel, astfel încât să puteți regăsi datele mai rapid. Alegeți una dintre următoarele:

    • Pentru a Access permite adăugarea cheii primare, apăsați A.

    • Pentru a alege propria cheie primară, apăsați C. Pentru a defini tasta de utilizat, apăsați tasta Tab o dată. Focalizarea se mută pe lista cu taste. Pentru a extinde lista, apăsați Alt+tasta săgeată în jos. Apăsați tasta săgeată în sus sau în jos până când auziți tasta dorită.

    • Dacă nu doriți să utilizați chei primare, apăsați O.

    Pentru a trece la ultima fereastră a expertului, apăsați pe Enter.

12. Se deschide fereastra finală a expertului. Focalizarea este în caseta Import în tabel și auziți numele curent al tabelului destinație. Dacă doriți să modificați numele tabelului, tastați un nume nou, apoi apăsați pe Enter pentru a finaliza importul.

    Notă: Dacă auziți o avertizare că tabelul există deja și doriți să suprascrieți tabelul existent cu datele importate, apăsați Y. Dacă doriți să redenumiți tabelul, apăsați N. Apăsați Alt+I pentru a muta focalizarea înapoi la caseta Import în tabel , tastați alt nume de tabel, apoi apăsați pe Enter.

13. Dacă importul a reușit complet sau parțial, Access afișează starea importului. Access vă solicită, de asemenea, să salvați pașii de import pentru a-i repeta rapid fără expertul de import. Pentru a selecta această opțiune, apăsați Alt+V. Pentru a denumi pașii de import, apăsați Alt+A, apoi tastați un nume pentru operațiunea de import. Pentru a salva pașii de import, apăsați Alt+S. Dacă importul nu reușește, veți auzi "Eroare la încercarea de a importa fișierul", urmat de numele fișierului. Apăsați pe Enter pentru a ieși din mesajul de avertizare.

Crearea unui link la datele din Excel

Utilizați Expertul Legare foaie de calcul pentru a crea o legătură de la o bază de date Access la datele din Excel, astfel încât să puteți utiliza instrumentele de interogare și raportare în Access fără a fi necesar să păstrați o copie a datelor Excel în baza de date.

Când creați o legătură la o foaie de lucru Excel sau la o zonă denumită, Access creează un tabel nou care este legat la celulele sursă. Toate modificările efectuate la celulele sursă din Excel apar în tabelul legat din Access. Cu toate acestea, nu aveți posibilitatea să editați conținutul tabelului corespunzător în Access. Dacă doriți să adăugați, să editați sau să ștergeți date, trebuie să efectuați modificările în fișierul Excel sursă.

O bază de date poate conține mai multe tabele legate.

Consultați și

Utilizarea unui cititor de ecran pentru a crea tabele în bazele de date desktop Access

Utilizarea unui cititor de ecran pentru a crea o interogare în bazele de date desktop Access

Utilizarea unui cititor de ecran pentru a crea un formular în bazele de date desktop Access

Utilizarea unui cititor de ecran pentru a exporta un tabel Access într-un fișier text

Comenzi rapide de la tastatură pentru Access

Configurarea dispozitivului pentru a funcționa cu accesibilitatea în Microsoft 365

Asistență tehnică pentru clienții cu dizabilități

Microsoft dorește să ofere cea mai bună experiență posibilă pentru toți clienții noștri. Dacă aveți o dizabilitate sau aveți întrebări legate de accesibilitate, contactați biroul Microsoft destinat persoanelor cu dizabilități (Disability Answer Desk) pentru asistență tehnică. Echipa de suport de la Disability Answer Desk este instruită în utilizarea multor tehnologii de asistare populare și poate oferi asistență în limbile engleză, spaniolă, franceză și în limbajul semnelor. Vizitați site-ul Microsoft Disability Answer Desk pentru a afla detaliile de contact pentru regiunea dvs.

Dacă sunteți un utilizator comercial, instituție guvernamentală sau întreprindere, contactați Disability Answer Desk pentru întreprinderi.