Cum se utilizează caracteristica Îmbinare corespondență în Word pentru a crea și a imprima scrisori formular care utilizează date dintr-o foaie de lucru Excel

Rezumat

Acest articol vă arată cum să utilizați caracteristica Îmbinare corespondență din Microsoft Word pentru a crea și a imprima scrisori formular utilizând date dintr-o foaie de lucru Microsoft Excel.

 Atunci când utilizați caracteristica de îmbinare corespondență Word, Word îmbină un document principal cu o listă de destinatari pentru a genera un set de documente de ieșire:

  • Documentul principal conține textul de bază, care este același în toate documentele de ieșire. Acesta poate conține un antet de scrisoare, text și instrucțiuni în câmpurile de îmbinare pentru inserarea de text (cum ar fi numele și adresele destinatarilor) care variază de la un document de ieșire la altul.

  • Lista de destinatari este o bază de date care conține datele care urmează să fie îmbinate în documentele de ieșire. De exemplu, lista de destinatari este un fișier bază de date Microsoft Access sau o foaie de lucru Excel.

    Această bază de date este de obicei o listă de nume, adrese, numere de telefon și alte categorii de informații personale.

  • Documentele de ieșire sunt rezultatul îmbinării corespondenței. Textul dintr-un document cu ieșire poate fi la fel în toate documentele cu ieșire, dar puteți aplica formatări la anumite documente.

Pasul 1: Configurați fișierul de date Excel

Înainte de a continua cu Expertul de îmbinare corespondență, asigurați-vă că foaia de lucru Excel este bine structurată pentru acest scop. Rețineți următoarele cerințe pentru tabelul de date:

  • Primul rând trebuie să conțină numele câmpurilor pentru fiecare coloană, de exemplu, Titlu, Salut, Prenume, Al doilea nume, Nume, Adresă1 și Adresă2.
  • Fiecare nume de câmp trebuie să fie unic.
  • Fiecare rând trebuie să furnizeze informații despre un anumit element. De exemplu, într-o listă de expediere poștală, fiecare rând poate include informații despre un anumit destinatar.
  • Tabelul nu trebuie să conțină rânduri necompletate.

Creați fișierul de date Excel și apoi aranjați-l utilizând câmpurile pe care doriți să le utilizați pentru scrisoare, așa cum se arată în următorul fișier de date exemplu.

  După ce creați fișierul de date Excel, salvați-l, apoi închideți-l.

Pentru informații suplimentare despre cum să creați o listă de adrese pentru îmbinarea corespondenței, faceți clic pe următorul număr de articol pentru a vedea articolul în Baza de cunoștințe Microsoft:

294688 Cum se proiectează și se configurează o listă de adrese pentru îmbinarea corespondenței în Word 2002 și în versiunile mai recente de Word

Pasul 2: Configurarea documentului principal

  1. În Microsoft Office Word 2003 și în versiunile anterioare de Word, indicați spre Scrisori și corespondență în meniul Instrumente, apoi faceți clic pe Expert îmbinare corespondență.

    În Microsoft Office Word 2007, faceți clic pe Pornire îmbinare corespondență în grupul Pornire îmbinare corespondență din fila Corespondență, apoi faceți clic pe Pas cu pas expertul Îmbinare corespondență.

  2. Sub Selectare tip document, faceți clic pe Litere.

    Documentul activ devine documentul principal. Documentul principal conține textul și elementele grafice care sunt identice pentru fiecare versiune a documentului îmbinat. De exemplu, adresa de returnare și formula de salut dintr-o scrisoare formular sunt aceleași pentru fiecare versiune.

  3. Faceți clic pe Următorul: Document de pornire.

  4. Utilizați una dintre următoarele metode:

    • Începeți cu documentul afișat în prezent în fereastra documentului. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Utilizați documentul curent.

       Apoi puteți fie să tastați litera în fereastra documentului, fie să așteptați până când expertul vă solicită acest lucru într-un pas ulterior.

    • Începeți de la un șablon. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

      1. Faceți clic pe Începeți de la un șablon.

      2. Faceți clic pe Selectare șablon.

      3. Pe fila Îmbinare corespondență, selectați șablonul dorit în caseta de dialog Selectare șablon, apoi faceți clic pe OK.

    • Începeți cu un document existent. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

      1. Faceți clic pe Pornire din documentul existent.
      2. În caseta Porniți de la existent , selectați documentul dorit, apoi faceți clic pe Deschidere.
      3. Dacă nu vedeți documentul, faceți clic pe Mai multe fișiere, apoi pe Deschidere. În caseta de dialog Deschidere, găsiți documentul dorit, apoi faceți clic pe Deschidere.

  5. Faceți clic pe Următorul: Selectați destinatarii.

Pasul 3: Specificați sursa de date Excel

  1. Sub Selectare destinatari, faceți clic pe Utilizați o listă existentă.

  2. Faceți clic pe Răsfoire.

  3. În caseta de dialog Selectare sursă de date , găsiți și faceți clic pe foaia de lucru Excel pe care doriți să o utilizați.

     În mod implicit, Word deschide folderul "Sursele mele de date".

  4. Faceți clic pe Deschidere.

  5. Dacă foaia de lucru Excel conține informații despre mai multe file, selectați fila care conține informațiile dorite, apoi faceți clic pe OK.

  6. Toate intrările din sursa de date apar în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență. Aici puteți să rafinați lista de destinatari incluși în îmbinare.

Pasul 4: Selectarea destinatarilor

  1. În caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, selectați destinatarii pe care doriți să-i includeți. Pentru aceasta, utilizați una dintre următoarele metode:

    • Utilizați casetele de selectare pentru a desemna destinatarii.

       Această metodă este în special utilă dacă lista este scurtă. Faceți clic pentru a bifa casetele de selectare de lângă destinatarii pe care doriți să-i includeți, apoi faceți clic pentru a debifa casetele de selectare de lângă destinatarii pe care doriți să-i excludeți.

      Notă: dacă doriți să includeți cea mai mare parte a listei în îmbinare, faceți clic pe Selectare totală, apoi faceți clic pentru a goli anumite înregistrări. În mod similar, dacă doriți să includeți doar câteva înregistrări în listă, faceți clic pe Golire totală, apoi selectați înregistrările pe care le doriți.

    • Sortați elementele din listă.

       Această metodă este utilă dacă doriți să vedeți elementele în ordine alfabetică sau numerică. Faceți clic pe titlul coloanei elementului după care doriți să sortați. De exemplu, dacă doriți să afișați lista în ordine alfabetică după numele de familie, faceți clic pe titlul coloanei Nume de familie.

    • Filtrați elementele din listă.

       Această metodă este utilă dacă lista conține înregistrări pe care știți că nu doriți să le vedeți sau să le includeți în îmbinare. După ce ați filtrat lista, puteți utiliza casetele de selectare pentru a include și a exclude înregistrări, așa cum am descris anterior. Pentru a filtra lista, urmați acești pași:

      1. Faceți clic pe săgeata de lângă titlul coloanei elementului după care doriți să filtrați.

      2. Alegeți oricare dintre următoarele:

        • (Necompletate): această opțiune afișează toate înregistrările în care câmpul corespondent este necompletat.
        • (Completate): această opțiune afișează toate înregistrările în care câmpul corespondent conține informații.
        • Dacă sursa de date conține înregistrări care conțin aceleași informații și dacă există 10 sau mai puține valori unice în coloană, puteți filtra după informații specifice. De exemplu, dacă există mai multe adrese care listează Australia ca țară, puteți filtra după Australia.

    • Caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență afișează numai înregistrările desemnate. Pentru a afișa din nou toate înregistrările, faceți clic pe (Toate).

    Note

    • Pentru sortare și filtrare complexă, faceți clic pe săgeata de lângă orice nume de coloană, apoi faceți clic pe (Complex). Utilizați filele Filtrare înregistrări și Sortare înregistrări pentru a configura interogarea de sortare sau filtrare dorită.
    • Dacă ați instalat software de validare a adreselor, faceți clic pe Validare în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență pentru a valida adresele destinatarilor.

  2. Faceți clic pe OK pentru a reveni la Expertul Îmbinare corespondență.

     Word utilizează destinatarii desemnați pentru îmbinare.

  3. Faceți clic pe Următorul: scrieți scrisoarea.

Pasul 5: Terminați scrisoarea și adăugați câmpurile de îmbinare

Dacă nu ați făcut deja acest lucru, tastați textul care doriți să apară în fiecare scrisoare formular din documentul principal.

Inserarea câmpurilor de îmbinare

Inserați câmpuri de îmbinare unde doriți să îmbinați nume, adrese și alte informații din sursa de date. Pentru a insera câmpuri de îmbinare, urmați acești pași:

  1. În documentul principal, faceți clic în locul în care doriți să inserați câmpul.

  2. Inserați oricare dintre următoarele elemente:

    • Bloc adresă cu nume, adresă și alte informații:

      1. Faceți clic pe Bloc adresă.

      2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, selectați elementele de adresă pe care doriți să le includeți și formatele pe care le doriți, apoi faceți clic pe OK. Pentru ajutor privind o opțiune, faceți clic pe semnul întrebării, apoi faceți clic pe opțiune.

      3. Pentru ajutor privind o opțiune, faceți clic pe semnul întrebării, apoi faceți clic pe opțiune. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Word să nu poată găsi unele dintre informațiile de care are nevoie pentru blocul de adresă. Faceți clic pe săgeata de lângă
        (indisponibil), apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea corespondenței.

    • Linie de salut:

      1. Faceți clic pe Linie de salut.

      2. Selectați formatul de linie de salut care include salutul, formatul de nume și punctuația.

      3. Selectați textul care doriți să apară în cazurile în care Word nu poate interpreta numele destinatarului. De exemplu, Word nu poate interpreta numele atunci când sursa de date nu conține prenumele sau numele unui destinatar, ci doar numele firmei.

      4. Faceți clic pe OK.

      5. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Word să nu poată găsi unele dintre informațiile de care are nevoie pentru linia de întâmpinare. Faceți clic pe săgeata de lângă (indisponibil), apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde câmpului necesar pentru îmbinarea corespondenței.

    • Alte câmpuri de informații:

      1. Faceți clic pe Mai multe elemente.

      2. Utilizați una dintre următoarele metode:

        • Faceți clic pe Câmpuri adresă pentru a selecta din câmpurile de adresă care se vor mapa automat la câmpurile corespunzătoare din sursa de date, chiar și în cazul în care câmpurile din sursa de date nu au aceleași nume ca și câmpurile dvs.
        • Faceți clic pe Câmpuri bază de date pentru a selecta câmpurile care preiau întotdeauna datele direct dintr-o coloană dintr-o bază de date.

      3. În caseta Câmpuri, faceți clic pe câmpul pe care îl doriți.

      4. Faceți clic pe Inserare, apoi faceți clic pe Închidere.

      5. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Word să nu găsească unele dintre informațiile de care are nevoie pentru a insera câmpul. Faceți clic pe săgeata de lângă (indisponibil), apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea de corespondență.

        Notă Dacă inserați un câmp din lista Câmpuri bază de date și comutați ulterior la o sursă de date care nu conține o coloană cu același nume, Word nu poate insera informațiile din acel câmp în documentul îmbinat.

    • Timbrare electronică:

      Pentru a adăuga timbrare electronică, trebuie să instalați mai întâi un program de timbrare electronică, cum ar fi unul pe care îl puteți cumpăra de la un furnizor terț de pe web. Pentru a utiliza timbrarea electronică, urmați acești pași:

      1. Faceți clic pe Timbrare electronică.

         Dacă nu aveți instalat un program de timbrare electronică, Word vă solicită să instalați unul și se oferă să se conecteze la următorul site Web Microsoft Office:
        Imprimați timbrare online
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

      2. Introduceți timbrarea conform instrucțiunilor programului.

    • Pentru a adăuga timbrare electronică, trebuie să instalați mai întâi un program de timbrare electronică, cum ar fi unul pe care îl puteți cumpăra de la un furnizor terț de pe web. Pentru a utiliza timbrarea electronică, urmați acești pași:Cod de bare poștal: Trebuie să selectați un tip de scrisoare sau plic care acceptă codul de bare POSTNET. Pentru a utiliza codul de bare poștal, urmați acești pași:

      1. Faceți clic pe Cod de bare poștal.

      2. În caseta de dialog Inserare cod de bare poștal , selectați câmpurile de adresă corespunzătoare.

        Notă: Opțiunea Cod de bare poștal apare numai dacă utilizați versiunea de Word în limba americană.

      3. Repetați pașii a și b pentru toate câmpurile pe care doriți să le inserați. NOTE:

        • Nu aveți posibilitatea să tastați caractere pentru câmpuri de îmbinare (" ") sau să le inserați utilizând comanda Simbol din meniul Inserare.
        • În cazul în care câmpurile îmbinate apar între acolade, cum ar fi { MERGEFIELD City }, Word afișează coduri de câmp în locul rezultatelor câmpurilor. Acest fapt nu afectează îmbinarea, însă, dacă doriți să afișați rezultatele, faceți clic cu butonul din dreapta pe codul de câmp, apoi faceți clic pe Comutare în coduri de câmp în meniul de comenzi rapide.

      De exemplu, utilizând baza de date eșantion afișată mai sus, scrisoarea poate conține câmpurile AddressBlock și GreetingLine și, prin urmare, prima pagină ar apărea asemănător cu următoarea:
      26 februarie 2002

      Bloc adresă

      Linie de salut

      Tastați scrisoarea aici.

      Cu stimă,

      Tastați-vă numele aici

    Notă De asemenea, puteți utiliza bara de instrumente Îmbinare corespondență pentru a insera câmpuri de îmbinare, pentru a lucra cu documentul principal de îmbinare sau pentru a rula o îmbinare de corespondență. Pentru a afișa bara de instrumente Îmbinare corespondență, indicați spre Scrisori și corespondență în meniul Instrumente, apoi faceți clic pe Afișare bară de instrumente pentru Îmbinare corespondență.

    Bara de instrumente Îmbinare corespondență furnizează comenzi suplimentare care nu sunt incluse în panourile de activități ale expertului Îmbinare corespondență. De exemplu, puteți utiliza meniul Inserare câmp Word de pe bara de instrumente Îmbinare corespondență pentru a insera câmpuri Word pentru controlul procesului de îmbinare. De exemplu, puteți insera un câmp IF care inserează text doar dacă un anumit câmp de îmbinare are o valoare specificată.

    Alternativ, puteți face clic pe Verificare erori pentru a face ca Word să ruleze îmbinarea corespondenței și să raporteze toate erorile conținute în documentul principal.

Modificarea formatului datelor îmbinate

Pentru a formata datele îmbinate, trebuie să formatați câmpurile de îmbinare din documentul principal. Nu formatați datele din sursa de date, deoarece formatarea lor nu este păstrată atunci când îmbinați datele în document. Pentru a modifica formatul datelor îmbinate, urmați acești pași:

  1. În documentul principal, selectați câmpul care conține informațiile pe care doriți să le formatați, inclusiv caracterele din câmpurile de îmbinare (<<>>).

  2. În Word 2003 și în versiunile de Word anterioare, faceți clic pe Font în meniul Format, apoi selectați opțiunile dorite.

    În Word 2007, faceți clic pe opțiunea dorită în caseta Fonturi temă din grupul Font, pe fila Pornire.

Formatarea utilizând coduri de câmp

Pentru a controla alte aspecte ale formatării, apăsați ALT+F9 pentru a afișa codurile de câmp, apoi adăugați argumente la câmpurile de îmbinare. Când lucrați cu câmpuri, un argument este o instrucțiune specială care determină apariția unei acțiuni specifice. În general, un argument este adăugat la un câmp pentru a modifica un rezultat.

Exemple de utilizare a argumentelor sunt următoarele:

  • Pentru a afișa numărul 34987,89 ca 34.987,89 lei, adăugați comutatorul imagine numerică (\#).
  • Pentru a imprima numele clienților cu majuscule, adăugați comutatorul de format (\*).
  • Pentru a vă asigura că informațiile îmbinate au același font și aceeași dimensiune în puncte pe care le aplicați la câmpul de îmbinare, adăugați comutatorul Charformat (\*).

Pasul 6: Salvați documentul

După ce ați terminat documentul principal și ați inserat toate câmpurile de îmbinare, asigurați-vă că salvați documentul înainte de a continua. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

  1. În Word 2003 și în versiunile de Word anterioare, faceți clic pe Salvare ca în meniul Fișier.

    În Word 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office, apoi faceți clic pe Salvare ca.

  2. Denumiți documentul, apoi faceți clic pe Salvare.

  3. Faceți clic pe Următorul: previzualizați scrisorile.

Pasul 7: Previzualizarea scrisorilor și Fine-Tune lista de destinatari

Când expertul afișează panoul de activități "Pasul 5 Îmbinare corespondență", expertul înlocuiește fiecare câmp de îmbinare din documentul principal care conține textul real de la prima intrare din lista de destinatari. Astfel, puteți vedea cum va arăta primul document de ieșire.

 De exemplu, dacă ați continua să utilizați baza de date eșantion afișată mai sus, prima pagină ar trebui să semene cu următoarea pagină, după ce faceți clic pe Următorul: Previzualizați scrisorile:

26 februarie 2002

Andrew Fuller
908 W. Capital Way
Tacoma 98401

 Stimate Andrew Fuller,

Tastați scrisoarea aici.

Cu stimă,

Tastați-vă numele aici Pentru a examina intrări suplimentare, utilizați una dintre metodele următoare:

  • Pentru a previzualiza elementele în ordine, faceți clic pe butoanele săgeată la stânga sau la dreapta.
  • Pentru a găsi și a previzualiza un anumit element, faceți clic pe Găsire destinatar, apoi introduceți criteriile de căutare în caseta de dialog Găsire intrare.

Reglați fin lista de destinatari, dacă doriți. Pentru aceasta, utilizați una dintre următoarele metode:

  • Pentru a exclude un anumit destinatar din operațiunea de îmbinare, faceți clic pe Exclude acest destinatar.
  • Pentru a modifica lista de destinatari, faceți clic pe Editare listă destinatari, apoi efectuați modificările în caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență.

Pasul 8: Finalizați îmbinarea

Pentru a finaliza îmbinarea, utilizați oricare dintre următoarele metode.

Personalizarea literelor individuale

Pentru a personaliza elemente individuale, finalizați de fapt îmbinarea, apoi editați informațiile dorite în documentul îmbinat rezultat. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

  1. Faceți clic pe Editare litere individuale.

  2. În caseta de dialog Îmbinare într-un document nou , selectați înregistrările pe care doriți să le îmbinați.

  3. Faceți clic pe OK.

     Word creează și deschide un document îmbinat nou. Documentul principal rămâne, de asemenea, deschis și puteți comuta înapoi la acesta dacă doriți să modificați toate documentele.

  4. Defilați la informațiile pe care doriți să le editați, apoi efectuați modificările.

  5. Imprimați sau salvați documentul așa cum ați face cu orice document obișnuit.

Pentru a imprima scrisorile, utilizați una dintre următoarele metode:

  • Dacă ați personalizat elementele și dacă documentul îmbinat este activ, urmați acești pași:

    1. În Word 2003 și în versiunile de Word anterioare, faceți clic pe Imprimare în meniul Fișier.

      În Word 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office, apoi pe Imprimare.

    2. Selectați opțiunile dorite.

  • Dacă doriți să imprimați direct din Expertul îmbinare corespondență, urmați acești pași:

    1. În Pasul 6 al Expertului îmbinare corespondență (Finalizarea îmbinării), faceți clic pe Imprimare.

    2. În caseta de dialog Îmbinare la imprimantă , utilizați una dintre metodele următoare, apoi faceți clic pe OK:

      • Pentru a imprima toate documentele, faceți clic pe Toate.
      • Pentru a imprima documentul pe care îl vedeți în fereastra documentului, faceți clic pe Înregistrare curentă.
      • Pentru a imprima o zonă de documente, faceți clic pe De la, apoi tastați numerele de înregistrare în casetele De la și Până la.

    3. În caseta de dialog Imprimare, selectați opțiunile dorite.

Salvarea literelor îmbinate pentru utilizare ulterioară

Dacă doriți să editați scrisorile îmbinate sau să le salvați pentru utilizare ulterioară, le puteți colecta într-un singur document. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

  1. Faceți clic pe Editare litere individuale.

  2. În caseta de dialog Îmbinare într-un document nou , utilizați una dintre metodele următoare, apoi faceți clic pe OK:

    • Pentru a îmbina toate documentele, faceți clic pe Toate.
    • Pentru a îmbina doar documentul pe care îl vedeți în fereastra documentului, faceți clic pe Înregistrare curentă.
    • Pentru a îmbina o zonă de documente, faceți clic pe De la, apoi tastați numerele de înregistrare în casetele De la și Până la.

  3. Word deschide un singur document nou care conține toate literele individuale. Apoi puteți salva documentul pentru utilizare ulterioară, așa cum ați face cu orice document obișnuit.

Referințe

Pentru mai multe informații, faceți clic pe următoarele numere de articole pentru a le vizualiza în Baza de cunoștințe Microsoft:

318117 Cum se utilizează adresele dintr-o foaie de lucru Excel pentru a crea etichete în Word

318115 Cum se creează o scrisoare formular utilizând informații dintr-o bază de date Access în Word 2002

318112 Cum se utilizează adresele dintr-o bază de date Access 2002 pentru a crea etichete în Word 2002

294686 Cum se utilizează îmbinarea corespondenței pentru a crea o listă sortată după categorie în Word 2002 și în versiunile mai recente de Word

290408 Întrebări frecvente despre îmbinarea corespondenței în Word 2002

294688 Cum se proiectează și se configurează o listă de adrese pentru îmbinarea corespondenței în Word 2002 și în versiunile mai recente de Word

294693 Cum se utilizează îmbinarea corespondenței pentru a crea un director în Word 2002 și în versiunile mai recente de Word

294683 Cum se utilizează îmbinarea corespondenței pentru a crea scrisori-formular în Word 2002 și în versiunile mai recente de Word